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Arnaud DE LA TAILLE
Le 21 décembre 2016
La comptabilité d’une association pour… les nouveaux trésoriers !

La comptabilité d’une association pour… les nouveaux trésoriers !

Ça y est : le Président de l’association vous a convaincu de prendre les rênes de la comptabilité de votre association. Seulement, vous n’êtes pas comptable de formation, ce qui vous cause une légère angoisse à l’heure de vous atteler à la tâche.

Nous allons vous aider à y voir plus clair.

L’objectif de cet article est de rappeler les grands principes de la comptabilité associative et de donner des clefs pour comprendre le jargon comptable.

Voici le programme :

Produits, Charges, A-Nouveaux, Clôture, Plan Comptable… Ces termes ne seront bientôt plus un mystère pour vous !

Comptabilité de trésorerie et comptabilité d’engagement

La comptabilité de trésorerie

Les petites associations peuvent se contenter d’une comptabilité de trésorerie. C’est grosso modo l’équivalent des comptes que l’on effectue pour soi-même à partir de son relevé bancaire.

Le trésorier construit le tableau suivant :

Numéro de pièce

Date

Libellé

Dépenses

Recettes

1

02/01/2016

Adhésion Jean Dupont

100

2

03/01/2016

Achat fournitures

15

A la fin de chaque mois, il somme les dépenses et recettes afin d’obtenir un résultat. Il pourra ainsi comparer mensuellement que le résultat concorde avec le montant en banque.

Note : il est également recommandé d’indiquer pour chaque ligne la nature de l’opération. Par exemple : « Adhésions », « Fournitures », « Dons » etc.

Pour savoir si vous pouvez vous contenter d’une telle comptabilité : cliquez ici.

Avantages : la simplicité.

Inconvénients : elle ne permet pas de savoir facilement si quelqu’un vous doit de l’argent ou au contraire, si vous avez une dette. Par ailleurs, on ne peut pas établir des états financiers de type Bilan qui sont souvent demandés par les financeurs et utiles pour piloter votre activité.

La comptabilité d’engagement

Pour rappel, il y a « dette » lorsque l’association doit quelque chose à un tiers (exemple : paiement de l’assurance). Une « créance » est l’opposé d’une dette, c’est-à-dire que l’association doit recevoir de l’argent de la part d’un tiers.

La comptabilité d’engagement consiste à distinguer l’engagement (dette ou créance) du paiement.

Si nous reprenons l’exemple précédent de Jean Dupont, nous n’aurons pas une mais deux opérations :

  1. Jean adhère à l’association (le 01/01/2017 par exemple), il y a alors une créance
  2. Jean paye son adhésion, il s’agit ici du paiement.

Avantages : la comptabilité d'engagement permet d’avoir une vision exacte de la situation financière de l’association.

Inconvénients : la lourdeur et la complexité pour des personnes sans formation comptable si l’association n’est pas équipée d’outils simples de type logiciel comptable.

Le Plan Comptable Associatif

Le Plan Comptable est un référentiel commun, une classification qui permet à tout le monde de parler la même langue.

En France, nous utilisons le Plan Comptable Général (PCG). Pour les associations, il existe un Plan Comptable Associatif (PCA) qui est une simplification du PCG.

Note : le PCG dépend des normes nationales. Il existe par exemple un PCG différent en Belgique.

Le PCA est découpé en 8 grandes catégories qui sont appelées « Classes de comptes » :

Classe 1 : comptes de capitaux (ex : bénéfices reportés, emprunts)

Classe 2 : immobilisations (ex : ordinateurs)

Classe 3 : stocks

Classe 4 : tiers (ex : clients, fournisseurs, adhérents)

Classe 5 : comptes financiers (ex : banque, chèques, caisse)

Classe 6 : charges

Classe 7 : produits

Classe 8 : contributions volontaires en nature (ex : valorisation du bénévolat)

Tous les comptes comptables découlent d’une classe et sont construits comme une arborescence.

Prenons l’exemple du compte 512100.

5 indique que nous avons affaire à un compte financier

51 (le compte préféré de notre Directeur Technique qui est marseillais) révèle que c’est un compte de type « Banque, établissements financiers et assimilés »

512 permet d’affiner encore et représente un compte de banque

Le compte « officiel » du PCG est 512.

Le fait de rajouter 100 derrière signifie qu’il y a potentiellement plusieurs comptes en banque dans l’association. 512100 sera utilisé pour le premier, 512200 pour le deuxième etc.

Pour aller plus loin sur le Plan Comptable Associatif, lisez l'article dédié ici.

Télécharger le Plan Comptable Associatif

Les notions comptables importantes pour une association

Charges et produits

Les charges sont les opérations qui vont conduire à un « appauvrissement » de l’association.

Exemples : local associatif, achat de fournitures.

Les produits conduisent à un « enrichissement » de l’association.

Exemples : adhésions, dons, subventions reçues.

Attention : comme évoqué précédemment, un chèque reçu n’est pas un produit… c’est un paiement.

Résultat

Somme des produits – Somme des charges = Résultat

En association, si le Résultat est positif on parle d’ « Excédent » et de « Déficit » s’il est négatif.

Attention : conséquence du point précédent, le résultat n’a rien à voir avec le montant en banque. Si en début d’année vous avez 10 000€ en banque et un résultat de 5 000€, vous ne pouvez pas en conclure que le montant en banque en fin d’année est de 15 000€. En effet, certains produits ou charges n’ont potentiellement pas encore été payés. Il y a dans ce cas des dettes ou créances. Il pourra aussi y avoir des immobilisations (cf définition plus bas) .

Dette et créance

Une dette (du latin debeo) est un "échange asynchrone entre deux entités"… une bien belle définition de Wikipedia. Essayons de faire plus simple !

Comme évoqué en début d’article, c’est la base de la comptabilité d’engagement.

Lorsque vous devez de l’argent à une personne, on parle de dette. Et a contrario lorsqu’une personne vous doit de l’argent, on parle de créance.

Exercice comptable

Un principe important de comptabilité est l’indépendance des exercices. La vie de l’association est découpée en périodes indépendantes d’une durée de 1 an (en général).

L’Exercice comptable correspond à une période. Il commence par la saisie des A-Nouveaux et se termine par la clôture comptable.

A-Nouveau

Afin de pouvoir travailler sur chaque exercice indépendamment, on utilise des A-Nouveaux. Ils correspondent à l’état de la comptabilité au dernier jour de l’Exercice précédent à minuit.

Exemple : si des périodes vont du 01/01 au 31/12 et que nous avons 10 000€ en banque au 31/12 à minuit. Alors nous saisirons une écriture d’A-Nouveau en banque de 10 000€ au 01/01 de l’année suivante.

Note : Nous verrons comment lire un Bilan dans un prochain article.

Clôture

La clôture annuelle est la dernière étape de l’année comptable. Elle consiste globalement à déterminer le Résultat et figer le Bilan. Elle s’effectue dans les mois qui suivent la fin de l’Exercice Comptable.

Nous verrons dans un prochain article comment effectuer une clôture comptable.

Report à nouveau

Lors de la clôture comptable, nous déterminons le Résultat. Ce résultat est « reporté » dans le Bilan de l’association. L’écriture de report s’appelle un « Report à nouveau ».

Immobilisation

Ce sont des biens destinés à être utilisés dans la durée par l’association. Par exemple, un ordinateur ou du mobilier.

Ces biens figureront au Bilan de l’association : lors de son achat, un ordinateur ne figurera pas dans le Compte de Résultat.

La valeur des immobilisations diminuera en général chaque année. Cette diminution est matérialisée par un « amortissement » (environ 3 ans pour un ordinateur).

Un bien de faible valeur (la norme est à 500€ HT) n’est pas immobilisé et placé directement en charge.

Pour plus d’informations sur les immobilisations, vous pouvez consulter cet article très bien rédigé : http://www.compta-facile.com/les-immobilisations-comptables/

Quelques notions comptables avancées

Si vous n’êtes pas familier de ces notions, nous vous déconseillons d’improviser. Nous expliquons ci-dessous leur sens davantage à titre de « culture générale » et pour les curieux.

Si vous avez besoin d’émettre ce type d’écritures, il serait probablement sage d’utiliser un logiciel comptable simple, voire de solliciter un Expert-Comptable pour vous accompagner.

Admettons pour les exemples ci-dessus que votre exercice comptable est du 01/01 au 31/12. L’exercice en clôture est 2016.

Facture Non Parvenue (FNP)

Il s’agit de comptabiliser des opérations sur un exercice en clôture et pour lesquelles vous ne recevez la facture que sur l’exercice suivant. Exemple :

Vous avez commandé des T-shirts pour votre association. Vous recevez ces derniers avant la fin de l’Exercice 2016 mais la facture seulement quelques jours plus tard, sur l’exercice 2017.

Vous ne pouvez pas enregistrer la facture en 2016 puisque vous ne l’avez pas encore. Vous enregistrez alors une écriture dite « facture non parvenue » qui matérialise la dépense.

Charge Constatée d’Avance (CCA)

Dans ce cas, vous avez une charge sur l’exercice en clôture. Mais cette charge concerne (au moins en partie) l’exercice suivant. Exemple :

Vous avez souscrit une assurance en Septembre pour une durée de 1 an et un montant de 120€. Alors 4 mois sont à imputer sur 2016 (Septembre à Décembre) et 8 sur 2017.

Vous allez ainsi enregistrer une charge constatée d’avance de (120€ / 12 mois) * 8 mois = 80€.

Si vous n’aviez pas enregistré cette opération, votre résultat 2016 aurait été dégradé à tort de 80€. Ici, on affecte justement les dépenses aux exercices concernés.

Produit Constaté d’Avance (PCA)

Le principe est le même qu’une CCA mais pour des produits.

Imaginons que vous avez lancé vos adhésions 2017 dès la fin 2016 et qu’un adhérent vous ait payé en décembre 2016.

Vous allez enregistrer un PCA du montant de l’adhésion pour que ce produit ne soit pas comptabilisé en 2016 mais bien en 2017.

Vous maîtrisez à présent les fondamentaux !

Avec des logiciels comptables récents (comme AssoConnect), il n’est pas nécessaire d’avoir de formation comptable pour saisir des écritures. Mais il nous semblait intéressant de comprendre l’envers du décor.

Un prochain article vous aidera à lire des documents comptables (Bilan, Compte de Résultat etc.) et vous serez totalement armés pour faire face à votre Assemblée Générale ou aux financeurs !

Bonne semaine à tous et joyeuses fêtes de fin d’année !

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