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Arnaud De LA TAILLE
Le 10 janvier 2017
Apprendre à lire les documents comptables de son association

Apprendre à lire les documents comptables de son association

La force de la comptabilité d’engagement réside dans le fait qu’elle permet de produire des documents de synthèse appelés « Etats Financiers » qui sont normés et donnent une image de l’organisation.

En tant que membre du bureau de votre association, vous devez savoir les lire. En particulier, le Bilan et le Compte de Résultat sont deux documents qu’il faut savoir décrypter : ils seront très utiles lors d’une Assemblée Générale ou d’un rendez-vous avec un financeur.

Un trésorier qui connaît son sujet rassure, inspire confiance et donne envie de croire dans son projet.

A vous de jouer !

Nous verrons dans cet article comment lire les 5 documents comptables principaux :

  1. Les journaux
  2. Le Grand Livre
  3. La Balance Générale
  4. Le Compte de Résultat
  5. Le Bilan

A la fin de cet article, un schéma récapitulatif fera le lien entre tous ces documents.

Avec des logiciels comme AssoConnect, ces documents sont produits automatiquement sans que vous n’ayez à entrer dans la technique comptable.

Les journaux

C’est le niveau le plus fin : il liste de manière exhaustive toutes les opérations comptables triées par date. C’est un document comptable destiné plutôt à des comptables ou experts-comptables.

Si vous n’êtes pas familier avec la notion de compte, je vous invite à lire cet article : les bases de la comptabilité. Nous consacrerons également un prochain article à la saisie dans les bons comptes au débit/crédit.

Exemple de journal général :

Date

Libellé

Compte

Montant au débit

Montant au crédit

01/01/2017

Adhésion Paul Dupont

756

100€

01/01/2017

Adhésion Paul Dupont

411

100€

05/02/2017

Don Julie Durand

754

60€

05/02/2017

Don Julie Durand

411

60€

07/02/2017

Adhésion Jean Dupond

756

120€

07/02/2017

Adhésion Jean Dupond

411

120€

08/02/2017

Paiement Julie Durand

411

60€

08/02/2017

Paiement Julie Durand

512

60€

08/02/2017

Paiement Paul Dupont

411

100€

08/02/2017

Paiement Paul Dupont

531

100€

Il existe également des journaux plus « segmentés », qui sont un premier filtre des écritures.

Par exemple, le journal de banque liste toutes les écritures de banque ; le journal d’achats, tous les achats, etc.

Le Grand Livre

C’est un niveau plus « ordonné » du journal. Nous pouvons d’ailleurs le recréer à partir du Journal Général. Les écritures y sont triées par compte puis par date.

C’est utile si vous souhaitez connaître le détail des écritures pour un compte en particulier. Par exemple, en reprenant le journal ci-dessus, si vous consultez le Grand Livre pour les adhésions vous aurez le résultat suivant :

Date

Libellé

Débit

Crédit

Solde

Début

-

-

-

01/01/2017

Adhésion Paul Dupont

100€

07/02/2017

Adhésion Jean Dupond

120€

Fin

0€

220€

220C

La lecture de ce tableau nous permet d’identifier toutes les adhésions. Il permet aussi de constater le produit total associé, soit 220€.

Note : 220C signifie « 220€ au crédit ».

La Balance générale

Elle est probablement « le chouchou » des experts-comptables car elle donne une bonne vue d’ensemble sur un Exercice Comptable et permet d’effectuer quelques vérifications.

C’est une version condensée du Grand Livre : on n’affiche que le solde de fin à un instant t.

Par exemple, en reprenant le journal, la balance correspondante serait la suivante :

Compte

Libellé

Cumul débit (€)

Cumul crédit (€)

Solde débit (€)

Solde crédit (€)

411

Clients

280

160

120

TOTAL CLASSE 4

280

160

120

-

512

Banque

60

-

60

-

531

Caisse

100

-

100

TOTAL CLASSE 5

160

-

160

754

Cotisations

-

220

-

220

756

Dons

-

60

-

60

TOTAL CLASSE 7

-

280

-

280

TOTAL GENERAL

440

440

-

-

Note : c’est une version simplifiée. Dans une Balance complète, figureront par exemple l’ensemble des comptes (classe 1, 2, 3 etc.). Et un tableau de synthèse permettra de connaître le total pour les comptes de Bilan, les Produits et les Charges.

En la lisant, nous pouvons déduire plusieurs choses.

La première (et de loin la plus importante) : la balance est équilibrée. En effet, la somme de tous les débits est égale à la somme de tous les crédits. C’est extrêmement important car le contraire signifierait qu’il y a eu des incohérences de saisie.

Ensuite, nous avons bien une vue d’ensemble sans avoir à rentrer dans le détail du Grand Livre :

  • Le total des créances est de 120€ (compte 411)
  • Il y a 160€ de disponibilités (60€ en banque et 100€ en espèces)
  • Le total des produits est de 280€, constitués principalement d’adhésions

En général, un expert-comptable passera en revue ce document. Puis il ira de temps en temps consulter le détail d’un compte en utilisant le Grand Livre.

Le Compte de Résultat

C'est un document comptable bien connu des responsables d’associations car il est régulièrement demandé. Il constitue une synthèse des Charges (à gauche ci-dessous) et des Produits (à droite ci-dessous).

Il permet de savoir si l’association a fait des bénéfices (appelés « excédent » en association) ou une perte (appelée « déficit » en association) au cours de l’Exercice Comptable.

A la différence du Bilan, le Compte de Résultat (CR) ne prend en compte des flux que sur un seul exercice.

Structure du CR

schéma compte de résultat - AssoConnect

Exemple de CR simplifié

Charges

Produits

6226 – Expert-Comptable

   616 – Assurance

   627 – Frais bancaires 

   611 – Logiciel

 

   Total

1 500€

600€

150€

250€

 

2 500€

707 - Vente de produits

   706 – Evénements

   754 – Dons

   756 - Adhésions

 

   Total

5 000€

500€

2 000€

10 000€

 

17 500€

Résultat = 17 500 – 2 500 = 15 000€

Notez qu’un CR est aussi souvent représenté avec Produits et Charges l’un au-dessus de l’autre. Une colonne rappelant les chiffres de l’année précédente (année n-1) est alors rajoutée.

La vision simplifiée (produits / charges / résultat) est bien souvent suffisante en association. Certains souhaiteront néanmoins aller plus loin et avoir une vision plus fine de certains indicateurs. En particulier :

  • Résultat d’Exploitation : à mon sens le plus intéressant car c’est celui qui est immédiatement lié à votre activité. Il est constitué de toutes les opérations qui ne sont ni exceptionnelles ni financières. (ex : adhésions, dons, charges locatives, etc.)
  • Résultat Financier : constitué de toutes les opérations financières (ex : intérêts sur un prêt)
  • Résultat Exceptionnel : constitué de tous les produits / charges qui sont par nature exceptionnels (ex : une créance devenue irrécouvrable)
  • Le Chiffre d’Affaires : quasi équivalent au Produit d’Exploitation, la différence est subtile. Il s’en distingue en particulier par le fait qu’il ne comprend que ce qui est le fruit de l’activité opérationnelle. Il exclut donc les subventions par exemple.

Le Bilan

Le Bilan est une photographie de l’association. Y sont recensés :

  • L’actif (ce qu’elle possède)
  • Le passif (ce qu’elle doit)

Une règle importante : l’actif est égal au passif.

En tant que trésorier ou président de votre association, il faut savoir lire un bilan. C’est essentiel si vous voulez défendre votre projet auprès d’un institutionnel, d’une banque ou à l’occasion d’une AG.

C’est probablement le document comptable le plus complexe, mais il devient très simple à lire dès lors que nous le représentons visuellement. Ce schéma doit être gravé dans votre mémoire :

Bilan très simplifié

Bilan très simplifié - AssoConnect

Si les notions sur ce schéma sont obscures à vos yeux, je vous invite à lire cet article : les bases de la comptabilité associative.

Alors me direz-vous, « il est clair que la colonne de gauche représente ce que l’association possède… mais celle de droite est-elle vraiment ce que nous devons » ?

De ce point de vue, on considère pour des entreprises que les comptes de Capitaux (classe 1) symbolisent grosso modo une « dette » de l’entreprise vis-à-vis des actionnaires (ou établissements financiers).

Dans le cas d’une association, je pense que nous pouvons considérer que c’est une « dette » envers les membres de l’association.

Version plus complète du Bilan (toujours simplifiée)

Bilan comptable association

Si vous souhaitez aller plus loin dans le détail des comptes, en particulier des fonds propres, vous pouvez consulter les règles ANC fixées en 1999.

De plus en plus liquide

Les actifs qui se situent en bas du Bilan sont plus « liquides », c’est-à-dire qu’ils sont plus accessibles. Des espèces sont disponibles immédiatement. Une immobilisation (un ordinateur par exemple) pourra être « transformée » en argent seulement si elle est vendue par l'association.

De plus en plus court terme

En bas du passif, nous retrouverons par exemple la facture de téléphone à payer. Et plus haut, se situera par exemple un emprunt bancaire.

Equilibré

Un Bilan est forcément équilibré : si une opération impacte un côté, elle impactera immédiatement l’autre. Par exemple, une adhésion de 100€ va venir augmenter le résultat de l'association de 100€ et donc le passif. Elle augmentera également l’actif puisque le montant en banque augmentera en parallèle de 100€.

Lecture

En représentant le Bilan de manière schématique, nous comprenons immédiatement les grandes tendances.

Exemples :

Exemple 1

Cette association semble être dans une mauvaise passe :

  • Elle a énormément de dettes à son passif
  • Les dettes sont bien plus importantes que les actifs liquides
  • Il y a très peu de disponibilités

Bien sûr, il faudrait regarder les dettes dans le détail mais nous dégageons déjà une tendance.

Exemple 2

Nous conservons ici la même structure pour l’actif mais avec beaucoup moins de dettes.

C’est bien moins inquiétant car les dettes sont à peu près équivalentes aux créances.

Et l’actif circulant (stocks + créances + disponibilités) est bien supérieur aux dettes.

Exemple 3

Cette dernière association à l’air d’être en grande forme :

  • Peu de dettes
  • Aucun stock
  • Enormément de disponibilités

Schéma récapitulatif des documents comptables d'une association

Schéma récapitulatif comptabilité associative

Aller plus loin : Bilan, Compte de Résultat et Trésorerie

Bilan et Comptes de Résultat

Le Bilan n’est pas la somme des Comptes de Résultat des exercices passés, ce sont simplement deux documents différents.

En effet, certaines opérations n’impacteront que le Bilan de l'association (un retrait d’espèces à un distributeur par exemple).

Ne confondez pas CR et trésorerie

Le compte de résultat ne mesure pas l'argent que l’association a gagné ou perdu : les flux de charges et de produits ne sont pas des flux de trésorerie (argent encaissé ou décaissé) mais des flux d'enrichissement de patrimoine ou d'appauvrissement de patrimoine.

Vous pouvez avoir enrichissement du patrimoine (ex : adhésion de Jean) sans pour autant qu’il y ait un flux financier (si Jean ne vous a pas encore payé).

Conclusion

Nous avons appris comment analyser la comptabilité d’une association en partant de la Balance pour remonter jusqu’au Grand Livre et aux Journaux. A cette occasion, nous avons retenu quelques principes fondamentaux. En particulier le fait que la balance doit être équilibrée.

Ensuite, vous pouvez à présent décrypter la « performance » au cours d’un exercice grâce au Compte de Résultat.

Enfin, vous savez maintenant analyser le patrimoine d’une association en schématisant son Bilan.

Vous avez donc toutes les clefs en mains pour piloter votre association et si nécessaire défendre votre projet vis-à-vis de vos adhérents ou de financeurs.

Si vous souhaitez que certains aspects soient davantage détaillés ou que nous rédigions un article relatif à d’autres documents, n’hésitez pas à l’indiquer en commentaire de ce post.

A bientôt !

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