Arnaud DE LA TAILLE
Le 21 mars 2017
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La clôture comptable d'une association

La clôture, c’est le sacre du trésorier, la consécration d’une année de dur labeur.

Si elle n’est pas anticipée, elle peut devenir un calvaire, une montagne infranchissable. Et comme lors d’un trek, le meilleur moyen d’y arriver sans trop d'embûches est d’y aller par étapes.

Chez AssoConnect, nous pensons que plus un problème est complexe, plus il faut le découper en petites parties simples. C’est probablement une déformation de geek, mais nous parlons en informatique de KISS : Keep It Simple Stupid (littéralement « garde ça simple et idiot).

C’est un peu comme organiser un mariage (croyez-moi, je suis en plein dedans !) : la masse de tâches à effectuer donne le vertige. Mais si c’est abordé avec méthode, ça en devient (presque) une partie de plaisir. 

L’objectif de cet article est de vous expliquer les étapes qui conduisent à une clôture réussie.

Organisation de l’article :

  • Qu’est-ce que la clôture comptable ?
  • Timing et vérifications d’usage
  • Les écritures de clôture

Qu’est-ce que la clôture comptable ?

Dans les grandes lignes

Comme nous avons pu le voir dans l’article sur les bases de la comptabilité, un principe important de la comptabilité est l’indépendance des exercices. La vie de l’association est découpée en périodes indépendantes d’une durée d'un an (en général).

Un Exercice Comptable commence avec une situation initiale (grâce aux « A-Nouveaux ») et se termine par la clôture, qui acte la fin de l’Exercice et le début d’un nouveau.

Elle constitue donc en quelque sorte un état des lieux de fin d’année, qui permettra notamment de :

  • Figer l’exercice (on ne pourra plus y toucher)
  • Poser les bases de l’exercice suivant
  • Générer des états financiers, dont CR et Bilan

Il faut prendre cet exercice très au sérieux car s’il n’est pas effectué dans les règles de l’art, votre comptabilité n’aura aucune valeur.

Pour qui est-elle utile ?

Avant tout pour vous en tant que dirigeant ! Vous avez la responsabilité de piloter votre activité, et des finances saines sont un prérequis à la pérennité de votre association.

Elle est également utile vis-à-vis de votre communauté, en particulier des adhérents et donateurs. Effectuer une clôture en bonne et due forme vous permet de produire des documents clairs, gages de transparence et de crédibilité.

Ensuite, elle devient nécessaire dès lors que vous bénéficiez de subventions. En effet, les financeurs sont de plus en plus exigeants d’un point de vue reporting. Ils veulent être certains que les fonds ont bien été utilisés de manière pertinente.

Enfin, certaines associations doivent déposer des comptes, ce qui devient alors une contrainte légale.

 

Un débat fait rage

Les comptables utilisent très largement le terme de « clôturer » pour indiquer qu’on procède à la clôture. Les puristes et l’Académie française ne s’y aventureront pas et préféreront le terme de « clore ».

Timing et vérifications d’usage

Quand effectuer la clôture ?

La norme veut qu’elle soit effectuée au cours du premier trimestre suivant la fin de l’exercice.

Notez que si vous devez déposer des comptes, la date limite est en général en Mai.

Ceci-dit, la clôture commence bien avant ! Elle doit être anticipée tout au long de l’année. Si vous ne l’avez pas lu, je vous conseille notre article sur le quotidien du trésorier d'association.

En particulier, le rapprochement bancaire ne pardonne pas : c’est un très bon indicateur de la validité de votre comptabilité.

 

Avant même de commencer à saisir des écritures de clôture, il va falloir effectuer quelques vérifications. Voici une checklist qui vous y aidera :

Rapprochement bancaire

Avez-vous effectué votre rapprochement bancaire pour toute l’année ? Il est indispensable qu’au dernier jour de votre exercice, le solde en banque soit cohérent entre votre relevé bancaire et la comptabilité de l’association.

Si vous arrivez à démontrer cela, alors vous êtes en très bonne voie :

Solde relevé bancaire (Sb) = Solde banque en Compta (Sc) – Mouvement prévus pas encore en banque (M)

On n’a donc pas nécessairement Sb = Sc !

M peut être un virement qui vous a été envoyé mais qui n’apparaît pas encore. Ca peut aussi être des chèques déposés mais qui n’ont pas encore crédité votre compte.

 

Si vous n’arrivez pas à prouver que Sb = Sc - M

Pas d’inquiétude, il va juste falloir procéder de manière méthodique.

Première vérification : est-ce que le solde de départ est juste ? Cela paraît évident, mais nous rencontrons souvent cette erreur.

Ensuite, reprenez tous vos relevés de l’année, et vérifiez, mois par mois, que le solde en fin de mois est cohérent. J’ai bien dit mois par mois : essayer de sauter des étapes est un faux gain de temps.

Balance équilibrée

Cette vérification est davantage une vérification générale de cohérence. La somme des débits doit être égale à la somme des crédits. 

https://www.assoconnect.com/articles/12462-apprendre-a-lire-les-document-comptables-de-votre-association

Si ce n’est pas le cas

Je vous souhaite bien du courage car il y a une incohérence quelque part dans votre comptabilité. Il faut identifier à quel moment vous avez passé une écriture pour laquelle le débit n’est pas égal au crédit.

Note : avec un logiciel comptable récent comme AssoConnect, ce cas de figure ne peut pas se produire car il a été structurellement pensé pour que ce soit impossible.

Dettes et créances

Le montant des dettes et créances vous semble-t-il correct ? Passez-les toutes en revue afin de vérifier que c’est bien le cas.

Normalement, l’exercice du rapprochement bancaire limitera énormément les incohérences à ce niveau. Mais vous découvrirez peut-être que vous avez saisi par erreur deux fois l’adhésion de Jean Dupont.

Les écritures de clôture

Tout vous semble en ordre pour attaquer la phase finale : la clôture. Attention, ne commencez pas cette étape tant que les précédentes ne sont pas au carré !

Avec un logiciel comptable, vous serez a priori guidé à ce stade. Voilà les principales opérations à effectuer :

Stocks

Si vous gérez des stocks (par exemple T-shirts de l’association), il va falloir les valoriser.

La première étape est d’effectuer un inventaire : comptez vos stocks. Ensuite, donnez à chaque stock une valeur unitaire.

La valeur de chaque stock (à inscrire au Bilan) est donc simple à calculer :

Valeur du stock = nombre d’unités * valeur unitaire

PCA, CCA et FNP

Si vous êtes un puriste (ou une grosse association qui a des obligations légales), vous pouvez enregistrer vos Produits et Charges Constatés d’Avance ainsi que des Factures Non Parvenues.

Nous ne détaillerons pas ici comment procéder. Vous trouverez une définition de ces termes ici.

 

Avec AssoConnect, nous proposons cette fonctionnalité en mode « Grand Sage » (masqué par défaut pour les personnes moins aguerries). Et les écritures sont passées automatiquement.

 

Pour un détail des écritures à passer, Compta Facile est un bon guide :

http://www.compta-facile.com/produits-constates-d-avance-comptabilisation/

http://www.compta-facile.com/les-charges-constatees-davance-cca/

http://www.compta-facile.com/les-factures-non-parvenues-fnp/

Autres écritures

Il va falloir effectuer toute une série de saisies comptables lors de l’opération de clôture. En particulier : report du résultat au Bilan, création des A-Nouveaux, extournes en début d’exercice.

Mais vous n’avez pas besoin de connaître tout ça, c’est très bien géré par les logiciels de comptabilité qui les passent automatiquement. Mieux vaut consacrer ce temps à votre projet !

Le moment fatidique

C’est votre heure de gloire, votre souris survole le bouton « Clore l’exercice » (ou clôturer !).

En général, les logiciels vous permettront d’annuler la clôture si vous constatez que vous vous êtes trompés. Mais ce n’est pas toujours le cas : vérifiez bien avant d’appuyer sur le bouton.

Une fois les opérations générées par votre logiciel comptable, je vous encourage à les vérifier. En particulier :

          1. Bilan de l’exercice clos équilibré ?

Le total de l’actif doit être égal au total du passif.

          2. A-Nouveaux

Est-ce que le solde de chaque compte est le même en fin d’exercice clos et début de nouvel exercice ? Par exemple : regardez le compte 512, vous devez avoir le même montant au bilan de l’exercice clos et en A-Nouveau.

 

Conclusion

N’oubliez pas de rester simple et de procéder par petites étapes successives. Si malgré votre logiciel et les conseils qui ont pu vous être donnés vous avez toujours des doutes, n’hésitez pas à vous faire accompagner d’un Expert-Comptable : il saura vous conseiller et sera le garant d’une bonne tenue des comptes. S’il y a bien un moment où il ne faut pas transiger, c’est bien lors de la clôture.

Si vous avez réussi à mener à bien votre première clôture, félicitations ! Vous avez passé l’épreuve du feu, c’est de loin la plus difficile.

Vous étiez déjà élevé(e) au rang de star de l’association, à présent votre rôle de grand manitou des finances est affirmé.

Avec une comptabilité au carré, vous avez toutes les cartes en mains pour faire briller l’association auprès de ses membres et du grand public.

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