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Révolutionner la gestion de sa base d'adhérents

Révolutionner la gestion de sa base d'adhérents

Né à Courbevoie en 1968, le Danse Club 92 propose plus de 30 cours de danses de tous types dispensés par d’anciens champions de danse sportive. Depuis plus de 50 ans, le succès de l’association ne se dément pas : elle accueille chaque année près de 500 adhérents.

Avec une telle demande, la gestion du Danse Club 92 peut rapidement tourner au casse-tête. Erik Habib, Président de l’association, explique comment AssoConnect lui permet de prendre le tournant du numérique dans la gestion de ses membres.

Gérer et segmenter sa base d'adhérents efficacement

En juin 2016, Erik a fait le point sur les outils et besoins de son association pour la rentrée. Il a rapidement constaté la nécessité d’améliorer la gestion de sa base d'adhérents, traitée sur différents tableaux Excel. Ces derniers présentaient de nombreuses imperfections : informations manquantes ou non actualisées, adresses mail erronées, non partage de l’information avec les professeurs, etc.

Trouver une nouvelle solution était indispensable pour le Président de l’association.

❝ Certaines adresses mail étaient fausses, et on ne le savait pas forcément. Résultat, je pense qu’une partie des mails n’arrivait jamais à leur destinataire. ❞

Plusieurs logiciels en ligne proposaient des fonctionnalités intéressantes. Le choix d’Erik s’est porté sur AssoConnect, la solution la plus complète à ses yeux.

En effet, outre la gestion de la base de membres, AssoConnect propose notamment le paiement des adhésions en ligne, et l’envoi simplifié d’e- mailings. Ces éléments ont fini de convaincre le dirigeant associatif de tester la version gratuite du logiciel. Il a commencé par y importer sa base de 500 adhérents.

❝ Pour mes débuts sur le logiciel, l’équipe d’AssoConnect m’a été d’une aide précieuse pour la prise en main des modules. ❞

Aujourd’hui, la base d’adhérents du Danse Club 92 est rassemblée en un endroit unique, accessible en ligne. Toutes les informations sur les membres y sont classées de manière claire, et Erik peut les retrouver facilement.

Les 30 cours de danse proposés par l'association exigeaient d’aller plus loin. Erik a créé un groupe pour chaque cours de danse sur le logiciel. Une séance est annulée ? Erik peut désormais envoyer un mail à tous les élèves concernés en 2 minutes !

150 chèques à gérer en moins dès la première année

La rentrée associative imposait à Erik la gestion de centaines de chèques d'adhésion. Le paiement en ligne s'est révélé être la solution pour gagner un temps précieux.

Erik a créé un formulaire d’adhésion en ligne sur AssoConnect qu’il a intégré sur le site internet du club. Ne voulant imposer quoi que ce soit à ses adhérents, il leur a laissé le choix : ils pouvaient adhérer et payer en ligne, ou envoyer un chèque. Le Président a néanmoins proposé un tarif préférentiel pour les cotisations payées en ligne, afin d'inciter les adhérents à choisir cette option.

❝ Les cotisations sont arrivées directement, Je n’ai pas eu de retour négatif de la part des adhérents en ligne. Je pense qu'ils se sont facilement approprié l’outil ! ❞

Pour cette première campagne d'adhésion, déjà 15% des adhérents ont décidé de payer en ligne, un début encourageant !

De nouvelles possibilités pour le suivi des cours de danse

Parmi les fonctionnalités d’AssoConnect, Erik a découvert les feuilles de présence qui permettent de suivre l’assiduité des élèves. C’est rapidement devenu la fonctionnalité préférée d’Erik.

Erik souhaite aujourd'hui former ses collaborateurs au logiciel. De plus, il n'hésite pas à en parler aux dirigeants associatifs qui recherchent une solution pour la gestion de leur club.

❝ J’ai parlé d'AssoConnect à d’autres clubs sportifs. Cinq l'ont déjà adopté ! ❞

Pour le Danse Club 92, une petite révolution numérique est en marche !

Documents
icoPaperclip32Dark Club Danse 92.pdf
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