Retour
Corinne Dardelet
Le 20 décembre 2017
10 étapes pour organiser un événement d'association

10 étapes pour organiser un événement d'association

Une association, c'est avant tout de l'humain. Des hommes, des femmes, des enfants qui se rencontrent et interagissent pour faire des choses de manière collective.

Cette semaine, nous avons organisé le premier petit déjeuner d'AssoConnect dans nos locaux, avec une quarantaine de représentants d'associations. Cette rencontre fut l'occasion de mettre en application quelques principes de base de l'organisation d'événements.

Nous vous proposons aujourd'hui de les passer en revue.

Les grandes étapes :

  1. Définir l'objectif de la rencontre
  2. Déterminer le cadre
  3. S'organiser collectivement
  4. Créer un lien d'inscription
  5. Envoyer les invitations
  6. Communiquer
  7. Finaliser les derniers détails
  8. Etre "présent"
  9. Garder le contact
  10. Dresser le bilan

Vous êtes prêt ? C'est parti !

1/ Définissez les objectifs de l'événement d'association

L'organisation d'un événement est quelque chose de chronophage, et potentiellement fatiguant voire porteur de stress. Il s'agit donc de ne pas se tromper dans les objectifs et les définir clairement.

Les occasions de rassembler des personnes ne manquent pas : célébrer une réalisation, lancer un appel aux dons, recruter des volontaires, présenter un nouveau projet… Il est possible que vous ayez plusieurs objectifs en tête mais comme pour une newsletter, faites l'effort d'identifier les objectifs et de les hiérarchiser.

De même, identifiez précisément les personnes que vous souhaitez inviter à cet événement associatif, en fonction de son objectif principal.

Ce travail de priorisation vous permettra d'être plus clair dans le message que vous enverrez aux personnes que vous invitez : elle auront toutes les cartes en main pour savoir si elles souhaitent participer à votre événement, et n'auront pas l'impression d'être prises au dépourvu. Il vous permettra également de construire le contenu de votre événement.

Une fois votre objectif global défini, fixez-vous également un objectif chiffré : combien de personnes souhaitez-vous avoir à votre événement ? Cela vous permettra d'anticiper les efforts de communication à fournir, et de mesurer après votre événement s'il a été un succès.

Dans notre cas, l'objectif premier était de rencontrer des responsables associatifs, et qu'ils se rencontrent entre eux. Les objectifs secondaires : récolter les questions que se posent les responsables associatifs, présenter les développements prévus sur le logiciel pour l'année 2018, et faire de jolies photos de ce moment de partage. Et nous visions d'avoir une trentaine de personnes présentes.

2/ Déterminez le cadre de votre événement d'association

Quelle que soit l'ambition de votre événement en termes d'affluence, il est indispensable d'anticiper autant que possible son organisation. Même pour une rencontre de taille modeste, nous vous recommandons de l'organiser au moins 3 semaines à l'avance. La raison est simple : vos invités ont probablement des agendas chargés, ils auront du mal à venir à un événement s'ils sont prévenus la veille au soir.

Fixer la date et l'heure peut parfois relever du parcours du combattant. Plusieurs possibilités s'offrent à vous.

  • Si plusieurs personnes doivent impérativement être présentes, faute de quoi votre événement ne fait pas sens (ex : le bureau de l'association, un partenaire, le parrain ou la marraine de votre association, etc.), alors optez pour la solution de la concertation. Doodle est un outil particulièrement intéressant pour ça qui vous permettra de trouver une date et une heure qui conviendra à tous les "VIP".
  • Si ce n'est pas le cas, n'hésitez pas à solliciter quelques personnes dont vous aimeriez qu'elles soient présentes à votre événement pour leur demander le jour de la semaine et l'heure de la journée les plus arrangeant pour elles. Il y a des chances que les contraintes des uns soient également celles des autres, alors autant maximiser vos chances d'avoir des participants à votre événement.

Le lieu de votre événement d'association dépend directement des critères évoqués ci-dessous : les objectifs, le nombre de personnes attendues, le jour et l'heure. Si vous organisez votre événement dans un lieux public comme un café, prenez le temps de passer en détail tous les éléments de la rencontre avec la personne qui gère ce lieu pour éviter les mauvaises surprises.

Si vous souhaitez faire un événement sur la place publique, il est indispensable de faire une déclaration préalable auprès des autorités compétentes, à savoir :

  • à la mairie de la commune où votre événement aura lieu (ou dans chaque mairie s'il a lieu sur plusieurs communes) ;
  • à la préfecture de police si votre événement a lieu à Paris ;
  • à la préfecture de département si votre événement a lieu dans une commune chef-lieu du département.

Pour les événements sur la voie publique, l'anticipation est de mise à Paris : vous devez déposer la déclaration au moins 2 mois avant la date de votre événement. Pour les autres communes, cette déclaration doit être déposée au moins 3 jours avant la date de votre événement.

En termes de contenu, les éléments à inclure dans la déclaration relèvent du bon sens : les informations sur l'association, les coordonnées des personnes responsables de l'organisation de l'événement, l'objet et un descriptif de l'événement, les lieu, date et heure, le nombre de participants attendus et tout renseignement complémentaire à porter à la connaissance des autorités, notamment concernant la sécurité. Enfin, la déclaration doit être signée par le président de l'association (ou une personne à qui il a formellement délégué son pouvoir) et les responsables de l'organisation de l'événement.

Enfin, si vous avez un local d'association, et qu'il s'y prête, y organiser votre événement peut être une solution simple, et qui ravira sans doute vos invités !

Pour l'organisation de notre événement, nous hésitions entre un petit déjeuner et un format plus "afterwork" en fin de journée. Nous avons donc tout simplement sondé plusieurs personnes pour déterminer le format qui leur avait leur préférence – le petit déjeuner l'a emporté.

Concernant le lieu, nous avons la chance de travailler à la Pépinière 27, à Paris. Et ce lieu bénéficie d'une verrière avec une grande capacité d'accueil. Nous l'avons donc privatisée. Inviter les participants "chez nous", dans nos bureaux était vraiment sympa !

3/ Organisez-vous collectivement

Organiser un événement seul est très compliqué. Notre conseil : mettez à contribution les personnes de votre équipe (ou vos bénévoles) et déterminez les rôles des uns et des autres, idéalement en fonction de leurs compétences et de leurs envies, ça les motivera d'autant plus.

En plus d'alléger votre charge de travail, cela aura un effet bénéfique sur votre équipe : responsabilisation et cohésion, c'est tout bénef !

Déterminez ensuite un rétroplanning avec les différentes tâches à effectuer (logistique, communication, contenu, programme, partenaires, etc.) pour vous assurer du succès de votre événement. Pour chacune des tâches, associez une personne responsable et une échéance.

Pour vous aider dans l'organisation, différents outils existent, comme Trello par exemple.

Pour l'organisation de notre petit déjeuner, nous avons utilisé Trello pour communiquer au sein de l'équipe et répartir les rôles. Ainsi, David, notre digital marketing manager, était en charge de live-twitter pendant l'événement, Brian – passionné de photo – avait pour mission d'immortaliser l'événement, Conrad, Jules et Louis se sont occupés de faire les courses.

Nous avons également réparti les rôles pour les prises de parole pendant le petit déjeuner : Pierre, l'un des 3 cofondateurs, a présenté l'historique et la mission d'AssoConnect, Bertrand et Alexis, chefs de produit, ont présenté les développements techniques à venir sur la plateforme, Marine, notre designer, a dévoilé l'évolution de l'identité visuelle d'AssoConnect, et j'ai conclu en parlant de la communauté.

4/ Créez un lien d'inscription

L'une des plus grosses angoisses liées à l'organisation d'événement est de savoir combien de personnes viendront. Pour cela, créez un lien d'inscription afin d'avoir un suivi régulier. Cela vous évitera également de recevoir des dizaines ou des centaines de mails de confirmation de participation.

Diverses solutions existent : si vous êtes utilisateur d'AssoConnect, vous pouvez évidemment utiliser le module de billetterie inclus dans le logiciel ; sinon d'autres solutions existent : Meetup, Eventbrite, Kawaa, Wheezevent, etc. Faites votre choix !

Faites en sorte que la page dédiée à votre événement d'association soit à son image et donne envie. Pour cela, donnez suffisamment d'informations de manière à ce que les personnes qui voient votre événement sachent à quoi s'attendre.

Pour notre petit déjeuner, nous sommes évidemment passés par notre propre solution de billetterie et avons rédigé un court texte à l'image de ce que l'on souhaitait pour notre événement : de la proximité, de la convivialité et de fond.

5/ Lancez les invitations

En fonction des personnes que vous attendez pour votre événement, il peut être judicieux de "chouchouter" particulièrement les personnes dont vous estimez qu'il est important qu'elles soient présentes (partenaires, mécènes, etc.).

Pour cela, nous vous recommandons de leur envoyer des messages personnalisés, plutôt qu'un message générique. Cela leur montrera que vous tenez particulièrement à ce qu'elles soient présentes. N'hésitez pas à leur passer un petit coup de fil, cela peut être une bonne occasion de prendre des nouvelles.

Ces personnes pourront également être de super relais de la communication faite pour votre événement. Invitez-les à inviter à leur tour des personnes.

Pour notre petit déjeuner, nous avons commencé par envoyer des invitations très ciblées aux personnes dont nous étions les plus proches, notamment par l'intermédiaire d'un groupe Facebook que nous avons avec ces personnes. Toutes les personnes de l'équipe ont également envoyé des invitations personnelles aux responsables associatifs qu'elles connaissaient bien.

6/ Communiquez plus largement

La communication est le nerf de la guerre d'un événement réussi.

Pour cela, les réseaux sociaux sont un allié précieux. En fonction de vos objectifs de public, les différents réseaux sociaux peuvent être pertinents. Par exemple, Facebook est plutôt grand public, Twitter vous permet de vous rendre visible auprès d'influenceurs de votre secteur, et LinkedIn facilite les contacts avec des professionnels.

Il n'y a pas de règle d'or, mais plutôt des bonnes pratiques. Par exemple :

  • Communiquez à intervalles réguliers ;
  • Identifiez les personnes susceptibles de relayer votre message et facilitez-leur la tâche (ex : un message d'invitation modèle) ;
  • Communiquez sur le programme de votre événement ;
  • Dévoilez une partie des coulisses des préparatifs (ex : votre équipe en train de travailler sur l'événement) ;
  • A l'approche de l'événement, informez du nombre de places restantes.

Si vous envoyez des newsletters, c'est un canal de diffusion de l'information intéressant pour communiquer sur votre événement.

Attention tout de même : le propre d'un événement est qu'il a lieu à un endroit défini. Si votre liste de diffusion contient des personnes réparties sur tout le territoire, de nombreux destinataires ne seront pas concernés par votre événement car trop éloignés géographiquement, et cela risque de créer plus de frustration qu'autre chose. Dans ce cas, préférez créer une nouvelle liste de diffusion avec des personnes pour lesquelles se déplacer jusqu'à votre événement est possible.

Enfin, un événement est l'occasion de créer une jolie affiche et/ou des flyers, d'autant plus si votre événement a une dimension locale forte. Pour créer de jolies affiches, (re)découvrez les grands principes du design et les conseils de Marine, notre designer.

Pour notre petit déjeuner, après la première salve d'invitations personnalisées, nous avons relayé votre rencontre sur notre page Facebook, ainsi que dans notre newsletter en sélectionnant uniquement les personnes en région parisienne pour éviter d'envoyer une information non pertinentes pour des personnes qui ne seraient pas concernées.

Vous pouvez bien évidemment communiquer sur votre site internet. Et bonne nouvelle, nous avons réalisé un guide complet pour vous aider dans la création de celui-ci :

Télécharger le guide

7/ Finalisez les derniers détails

Votre événement approche, il est temps de vérifier que la préparation est toujours sur la bonne voie. Les choses à faire ne manquent pas.

Parmi les choses à garder en tête, il y a potentiellement :

  • les courses ;
  • le support de présentation ;
  • les goodies – si vous en avez ;
  • le fléchage jusqu'à votre événement, etc.

Nous vous conseillons également d'envoyer un petit mail de rappel à tous les inscrits 1 à 2 jours avant votre événement. C'est l'occasion de leur faire passer les derniers messages.

Pour notre petit déjeuner, la répartition des tâches a largement facilité la gestion de ces détails de dernière minutes. Nous avions prévu des flyers et des stylos AssoConnect à distribuer à nos invités.

8/ Pendant l'événement, soyez "présent"

Cela peut paraître bête, mais c'est extrêmement important : si vous êtes en train de courir à droite et à gauche pendant votre événement, les participants le sentiront.

Accueillez-les, faites en sorte qu'ils soient heureux d'être présents, créez une atmosphère en accord avec les objectifs de votre événement d'association.

Si vous avez bien réparti les rôles au sein de l'équipe, chacun doit savoir ce qu'il est censé faire à chaque moment.

Et surtout, profitez de l'événement !

Voici le tableau que nous avions créé pour notre petit déjeuner avec les rôles des uns et des autres tout au long de l'événement, et les instructions étaient explicitées à côté.

9/ Après l'événement, gardez le contact

Une fois votre événement passé, ça ne s'arrête pas. Votre événement poursuivant un objectif, il y a de fortes chances qu'il ait des suites.

Ainsi, pensez à envoyer un petit mail de remerciement aux participants. C'est également l'occasion de leur partager votre appréciation de l'événement et les perspectives pour la suite. Vous pouvez également leur envoyer un rapide sondage afin de savoir ce qu'ils ont pensé de votre événement associatif.

De notre côté, à l'occasion de notre petit déjeuner, nous avons recueilli diverses questions relatives à la vie associative, pour comprendre les préoccupations des responsables associatifs – souvenez-vous, c'était l'un des objectifs secondaires de notre petit déjeuner.

Et maintenant, nous vous invitons également à contribuer : voici la liste des questions, nous vous invitons à "voter" pour les différentes questions.

Enfin, si vous avez pris des photos, n'hésitez pas à les poster sur la page Facebook de votre association.

10/ Faites le bilan de votre événement d'association

Quelques jours après votre événement, prenez le temps de réaliser le bilan, à la fois personnellement et de manière collective, avec les retours de votre équipe – il est possible que les ressentis soient très différents entre les personnes.

Dans la mesure du possible, essayez de dresser un bilan à la fois quantitatif (ex : nombre de participants vs. nombre d'inscrits, coût total de l'événement, nombre d'heures de préparation, etc.) et qualitatif (satisfaction des participants et de l'équipe organisatrice, nouvelles opportunités créées, difficultés rencontrées, etc.).

Idéalement, essayez de trier les retours en 3 catégories : A garder / A améliorer / A supprimer.

Ce bilan vous permettra d'anticiper au mieux les prochains événements.

Vous voilà désormais armé pour les prochains événements de votre association.

Article associé

storage?id=321147&type=picture&secret=Zf2Chg7jHuSwFrkQR4OuZzk56UffhD4VgSLsoLzk&timestamp=1526434096

* * *

Découvrez davantage d'articles sur ces thèmes :
Communication Evénement
cta

Besoin d'un logiciel complet ?

Sur AssoConnect, tous vos outils de gestion et de communication sont centralisés en un seul endroit.

Tester gratuitement
0 commentaire(s)
Aucun commentaire pour le moment.
Consultez également
Interview - Une bonne stratégie de communication pour votre association

Interview - Une bonne stratégie de communication pour votre association

Comment booster la communication de son association ?Charline Corbel, de l'agence de...

Anaïs Limpalaer
10 avril 2017
6 bonnes raisons de réaliser un sondage de fin d'année

6 bonnes raisons de réaliser un sondage de fin d'année

Découvrez en 6 points clés pourquoi réaliser un sondage de fin d’année est essentiel pour votre...

Sarah Bouyou
7 juillet 2015
Comment booster la communication de votre association pendant les fêtes  ?

Comment booster la communication de votre association pendant les fêtes ?

La plupart des associations ralentissent au moment des fêtes de fin d'année. 

L'activité de...

Pierre GRATEAU
8 décembre 2015
Comment faire profiter votre association du programme Google Ad Grants ?

Comment faire profiter votre association du programme Google Ad Grants ?

Quand vous faites vos recherches sur Google, il vous arrive parfois de cliquer sur des liens...

Pierre GRATEAU
14 novembre 2017
Le Salon des Solidarités vu par AssoConnect

Le Salon des Solidarités vu par AssoConnect

Jeudi, vendredi et samedi derniers, nous avons participé au Salon des Solidarités.

C'était la...

Marie Manach
24 mai 2016
Emails et sondages : les 5 outils malins

Emails et sondages : les 5 outils malins

Cette semaine, découvrez la troisième section de notre guide des outils numériques gratuits ou...

Arnaud Rousseau
28 juin 2016
4 outils pour rendre visible de votre association sur les réseaux sociaux

4 outils pour rendre visible de votre association sur les réseaux sociaux

Vous avez du mal à gérer vos réseaux sociaux, ou vous souhaiteriez mieux les maîtriser ?Notre...

Marie Manach
2 août 2016
5 outils pour faire gagner en visibilité votre association

5 outils pour faire gagner en visibilité votre association

A l'ère du social media et de l'Internet, être présent sur Internet peut vous sembler essentiel...

Marie Manach
12 juillet 2016
Des images et des icônes pour votre association

Des images et des icônes pour votre association

Nous entendons régulièrement qu’une image vaut mille mots, et ce n’est pas peu dire ! Les images...

Léa Bouchet
29 mai 2018
8 outils pour des supports de présentation de votre association

8 outils pour des supports de présentation de votre association

Votre projet associatif commence à prendre forme et vous souhaitez le présenter à vos bénévoles,...

Marie Manach
27 septembre 2016
14 conseils pour gérer efficacement la page Facebook de votre association

14 conseils pour gérer efficacement la page Facebook de votre association

Plus d’un milliard d’utilisateurs dans le monde consultent Facebook quotidiennement, et sa...

Arnaud Rousseau
16 août 2016
Créer un sondage pour votre association : les 7 règles d'or !

Créer un sondage pour votre association : les 7 règles d'or !

Apporter des améliorations pour la saison prochaine, juger de nouveaux projets, avoir des...

Léa Bouchet
27 mars 2018
Comment analyser les statistiques de vos emailings ?

Comment analyser les statistiques de vos emailings ?

En tant qu'association, vous envoyez des centaines voire des milliers d'emails tous les ans.Vous...

Pierre GRATEAU
11 octobre 2016
Comment créer le compte Twitter de votre association en 7 étapes

Comment créer le compte Twitter de votre association en 7 étapes

Twitter… Ses utilisateurs ne cessent de vous en dire du bien, mais vous avez peut-être du mal à...

Anaïs Limpalaer
25 avril 2017
10 astuces pour améliorer la newsletter de votre association

10 astuces pour améliorer la newsletter de votre association

La newsletter est un moyen privilégié de maintenir le contact avec les différents publics qui...

Anaïs Limpalaer
7 novembre 2017
5 publicités d'associations qui ont retenu notre attention

5 publicités d'associations qui ont retenu notre attention

Pour vendre leurs produits et services, les entreprises font parfois preuve d'une imagination...

Corinne Dardelet
1 août 2017
Comment créer une belle affiche pour votre association ?

Comment créer une belle affiche pour votre association ?

Nous l'avons évoqué à de multiples reprises, une bonne communication est essentielle à la...

Corinne Dardelet
28 novembre 2017
10 conseils pour le blog de votre association

10 conseils pour le blog de votre association

Plusieurs personnes vous l’ont suggéré mais vous n’avez jamais passé le pas. Après tout, un blog...

Corinne Dardelet
17 octobre 2017
Les réseaux sociaux où communiquer avec vos jeunes

Les réseaux sociaux où communiquer avec vos jeunes

Ce n'est pas un scoop, les associations doivent impérativement s'intéresser à la génération Y....

Corinne Dardelet
24 octobre 2017
Cinq tendances digitales de la générosité pour votre association

Cinq tendances digitales de la générosité pour votre association

La période des fêtes est propice à la générosité des Français. Selon France Générosités, plus de...

Corinne Dardelet
21 novembre 2017
Dons aux associations : la générosité des Français en infographie

Dons aux associations : la générosité des Français en infographie

Pour bon nombre d'associations françaises, les dons des particuliers sont indispensables au...

Corinne Dardelet
12 décembre 2017
Comment organiser un webinaire d'association ?

Comment organiser un webinaire d'association ?

S’il n’est pas encore apparu dans le Larousse, le mot “webinaire” a peut-être une quelconque...

Corinne Dardelet
6 février 2018
8 conseils pour (re)créer le logo de votre association

8 conseils pour (re)créer le logo de votre association

Créer un logo c’est simple, mais créer un "bon" logo n'est pas chose facile.S'il n’y a pas de...

Marine Defaux
13 février 2018
Créer des visuels pour son association avec CANVA

Créer des visuels pour son association avec CANVA

Article écrit en collaboration avec Plus besoin d’être graphiste pour élaborer des visuels de...

Corinne Dardelet
27 février 2018
LinkedIn : le réseau social plein d'opportunités pour votre association

LinkedIn : le réseau social plein d'opportunités pour votre association

Vous avez compris qu’il est indispensable pour votre association d’être visible sur les réseaux...

Léa Bouchet
12 mars 2018
6 Modèles d'Emailing à envoyer aux Membres de votre Association

6 Modèles d'Emailing à envoyer aux Membres de votre Association

Vous le savez mieux que personne, s’occuper d’une association est un engagement à plein temps où...

Léa Bouchet
16 avril 2018
Découvrez OpenAsso, la plateforme collaborative du monde associatif

Découvrez OpenAsso, la plateforme collaborative du monde associatif

Temps de lecture : 6 minutesNous sommes très heureux de vous annoncer le lancement d’OpenAsso,...

Corinne Dardelet
5 juin 2018
Animer la page Facebook de votre association pendant l'été

Animer la page Facebook de votre association pendant l'été

La période estivale est bien connue pour ses départs massifs en vacances et ses journées...

Nina Flabeau
1 août 2018
5 conseils pour réussir vos flyers de rentrée des associations

5 conseils pour réussir vos flyers de rentrée des associations

À quelques jours de la rentrée associative, vous vous demandez sûrement comment amplifier...

Marine Defaux
21 août 2018
Comment gérer efficacement les mails de votre association ?

Comment gérer efficacement les mails de votre association ?

Article écrit en collaboration avec SolidatechLa gestion de la boîte mail de votre association...

Nina Flabeau
28 août 2018
Fermer En poursuivant votre navigation sur ce site, vous acceptez l'utilisation de cookies et notre Politique de Confidentialité. En savoir plus