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Diviser par 10 le temps de gestion de son club

Diviser par 10 le temps de gestion de son club

Avec 800 adhérents, Gravelines Natation est ce qu'on appelle un "grand" club de natation des Hauts-de-France. Il compte 9 entraineurs et des adhérents de 4 à 90 ans, nageant aussi bien en loisir qu'en compétition.

Pour gérer tout ce petit monde, trois personnes s'occupent des aspects administratifs, dont Sébastien Colin, Président du club depuis 3 ans. Il nous explique comment AssoConnect est devenu un outil de gestion du quotidien de l'association.


 

Un logiciel en ligne qui fait la différence sur la comptabilité

Lorsqu'il arrive à la présidence du club en 2014, Sébastien récupère des bases de données d'adhérents éparpillées sur différents tableaux Excel, avec des mises à jour difficiles à faire. A cette époque, faute de trouver un logiciel qui répond à son besoin de gestion des adhérents, Sébastien – informaticien autodidacte – décide de développer lui-même une solution web pour son club.

Une fois la question de la base de membres réglée, se pose celle de la comptabilité.

❝ Ca faisait longtemps que je cherchais un logiciel pour m’aider dans la gestion comptable de l’association. 

Il trouve de nombreux logiciels de comptabilité, dont AssoConnect. Ce dernier présente deux avantages aux yeux du Président :

  • le module de comptabilité propose le plan comptable associatif (et non le plan comptable général comme la majorité des logiciels de comptabilité),
  • c'est un logiciel en ligne qui ne requiert donc aucune installation sur un ordinateur.

Cela le convainc de passer le pas et de tester le logiciel.

❝ J'en ai essayé plein, mais AssoConnect est le seul logiciel pour lequel je n'ai trouvé aucun défaut rédhibitoire au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. ❞

Sur le module comptabilité, Sébastien scanne systématiquement toutes ses factures et les lie aux écritures comptables. Cela lui permet de retrouver tous ses documents facilement.

Subventionné par la Mairie, le club Gravelines Natation est suivi par un cabinet comptable. Le comptable a demandé à avoir un compte administrateur sur AssoConnect afin de suivre la comptabilité de l'association au fur et à mesure. Sébastien affirme que le comptable est séduit par la solution.

❝ Il a la comptabilité de 35 associations à contrôler chaque année. Si toutes pouvaient passer par AssoConnect, ça lui faciliterait largement la tâche. ❞

De nouveaux usages et un gain de temps qui facilite l'engagement bénévole

A l'occasion de la démonstration personnalisée au début de son essai gratuit, Sébastien découvre les autres modules du logiciel.

❝ Même si à la base on cherchait un logiciel plus orienté comptabilité, on a finalement tout basculé sur AssoConnect. ❞

Aujourd'hui, le programme de gestion des adhérents développé par Sébastien est rangé au placard et Gravelines Natation utilise la quasi-totalité des modules proposés sur le logiciel.

Pour l'organisation des événements et compétitions, les adhérents ou leurs parents avaient l'habitude d'envoyer un mail à une adresse dédiée. Gérer ces centaines de mails – "Arthur sera présent", "Clothilde ne viendra finalement pas" – exigeait des dizaines d'heures aux administrateurs du club. Désormais, ils utilisent la billetterie en ligne avec le paiement par carte bancaire.

❝ AssoConnect amène tout un tas de possibilités pour tout le monde. ❞

Sébastien et ses collègues incitent largement les adhérents à créer leur mot de passe sur AssoConnect pour retrouver leurs inscriptions aux événements sur leur espace personnel.

Le Président reconnaît que faire changer les habitudes prend du temps, mais se satisfait que le mouvement prenne : 60 à 70% des adhérents passent désormais par AssoConnect pour confirmer leur venue, ce sont de nombreuses heures de gestion épargnées.

❝ On va maintenant 5 à 10 fois plus vite pour la gestion des événements. Le gain de temps est très important. Mon objectif est que toutes les personnes passent vraiment à AssoConnect. ❞

Sébastien reconnaît que l’engagement des bénévoles n’est pas toujours évident ni régulier.

Le précieux gain de temps permis par l'utilisation d'AssoConnect est même devenu un argument de poids pour encourager le bénévolat au sein de l'association. En effet, il est plus facile pour Sébastien de solliciter les bonnes âmes pour une ou deux heures, plutôt que dix.

Répartir le travail et découvrir possibilités offertes par le logiciel

Le logiciel en ligne étant multi-administrateurs, Sébastien a réparti les rôles entre les différentes personnes qui gèrent l'association à ses côtés.

Il a accès à l'administration principale et a octroyé les droits d'administration sur la partie communauté et communication à la directrice du club. Ainsi, elle s'occupe de gérer par exemple les membres de l'association et les envois de mails.

Comme Sébastien, elle se sert d'AssoConnect tous les jours.

❝ Le fait que ce soit en ligne, c'est extrêmement pratique : je peux travailler de chez moi, et si ma directrice change quelque chose depuis le bureau, tout est synchronisé. ❞

Pour la suite, Sébastien souhaite approfondir sa connaissance du logiciel, notamment les nouveaux modules comme Trello. Il anticipe que cet outil collaboratif lui permettra de gagner encore plus de temps et d'éviter d'oublier certaines choses.

La transmission est importante pour Sébastien. Son objectif est d'accompagner les personnes bénévoles du club et d'avoir à terme 6 à 8 personnes qui gèrent l'association avec des petites tâches bien réparties. Là encore, Trello a de bonnes chances d'être utile.

Avec AssoConnect, Sébastien et l'équipe de Gravelines Natation ne sont plus sous l'eau !

Documents
icoPaperclip32Dark UseCase Gravelines Natation.pdf
cta

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