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Simplifier la communication avec les parents des enfants

Simplifier la communication avec les parents des enfants

Eclaireurs Evangéliques de France est une association nationale de scoutisme, créée en 1998 et composée d’une vingtaine de groupes locaux totalisant 900 jeunes. Le mouvement s’adresse à des jeunes de tous horizons, quelles que soient leur origine sociale et leur religion.



Développeur informatique, Alain Schneller est également responsable du groupe local des Eclaireurs Evangéliques à Clamart, en région parisienne qui rassemble 8 bénévoles et une trentaine de jeunes.



Lorsque l’entité nationale a décidé de déployer une solution de gestion pour toutes les entités locales de l’association, le groupe d’Alain à Clamart a été chargé, avec son homologue de Lyon, de tester AssoConnect avant les autres groupes. De partir en "éclaireur", autrement dit !



Pour l’antenne de Clamart : essayer AssoConnect, c’est l’adopter !



Au sein du groupe de Clamart, l’adoption d’AssoConnect s’est faite naturellement. Les démonstrations qui leur ont été proposées au début de leur période de test gratuite leur ont permis de percevoir les bénéfices du logiciel en ligne. Depuis, les trois responsables de groupes utilisent régulièrement le logiciel et en sont satisfaits.



Pour Alain, le bénéfice premier fut celui de la gestion des emails des membres du groupe. Avant d’utiliser AssoConnect, Alain gérait sa communication avec des listes d’adresses e-mail sur Excel.



❝ Chaque bénévole gérait sa propre liste d’adresses e-mail, et elles n’étaient jamais à jour. On avait beaucoup de mal à contacter certains parents. 



Aujourd’hui, la communication avec les parents est largement simplifiée. Lorsqu’il envoie un mail, Alain voit directement sur son tableau de suivi les personnes qui ont lu le mail, mais aussi celles qui ne l’ont pas reçu, et la raison pour laquelle le message n’est pas arrivé à son destinataire. Pour lui qui avait régulièrement des problèmes de réception de ses messages, cette fonctionnalité est bien utile. 



Le nouveau site de l’antenne de Clamart, créé avec AssoConnect, facilite à la fois la vie des bénévoles mais celle des parents des jeunes du groupe. Sur le site, les parents créent un compte pour accéder aux galeries photos et inscrire leurs enfants aux événements et séjours proposés. Ces comptes permettent aux bénévoles de récupérer les informations nécessaires pour la meilleure communication qui soit.



Loin d’être une vitrine figée, le site de l’antenne vit désormais et propose des fonctionnalités utiles aux parents, qui le visitent donc plus souvent. Ils semblent s’être habitués à ce nouvel outil.



L’organisation des séjours a également évolué. Avant AssoConnect, Alain y dédiait une partie importante de son temps. 



❝ Entre les problèmes d’allergies, les paiements par chèque à collecter, les parents qui inscrivent leurs enfants au dernier moment... C’était un casse-tête ! 



Aujourd’hui, Alain a mis en place avec les inscriptions en ligne directement sur le site. La clôture des inscriptions est ferme et définitive : les parents respectent les délais et peuvent effectuer leur règlement en ligne, par carte bleue. Alain peut désormais commander la nourriture du week-end en temps et en heure. Et pour l’aider dans le choix des menus, il stocke dans la base de membres toutes les informations sur les préférences et obligations alimentaires des enfants.



Un déploiement progressif au niveau national



En désignant deux groupes d’essai, EEF a souhaité s’assurer que la transition vers AssoConnect se déroulera dans les meilleures conditions pour chacune des entités locales. Après une année d’essai satisfaisante, le Conseil d’Administration a décidé de mettre en place la solution à l’échelle nationale, d’ici deux ans.



Pour Alain, les avantages d’AssoConnect par rapport aux anciens outils ne font aucun doute. Certains responsables d’autres groupes locaux, souvent plus âgés, montrent parfois des réticences face à ce changement programmé. Mais cela n’inquiète pas Alain : 



❝ C’est normal qu’il y ait de la résistance. Mais quand on leur explique les bénéfices d’AssoConnect, tout rentre dans l’ordre. Et puis la transition peut se faire de manière douce : rien ne les empêche de commencer à utiliser les modules un par un. 



Mutualiser les formations pour gagner un temps précieux



Le trésorier de l’antenne de Clamart, chargé de former chaque antenne locale à l’utilisation de différents logiciels de gestion, se réjouit également à la perspective de voir tout le monde utiliser enfin le même logiciel. Il pourra ainsi gagner du temps en proposant des formations groupées, et ne devra plus s’adapter aux différents outils de gestion des antennes (logiciels divers, Excel, papier...).



Alain pense aussi au temps que gagneront le secrétaire et le trésorier de l’entité nationale. Lorsque tout le monde commencera à utiliser AssoConnect, ils n’auront plus à remuer ciel et terre pour réunir les informations sur les membres et la situation financière des entités locales. Tout se fera automatiquement, grâce à la structure du logiciel, qui permet de créer des groupes indépendants et de consolider ensuite les données financières et les informations sur les membres au niveau de l’organisation principale.



EEF étant une association essentiellement bénévole, l’économie de quelques heures de gestion par semaine est précieuse. Les bénévoles peuvent se consacrer entièrement à l’encadrement des enfants, ou à l’organisation de séjours, plutôt qu’à la gestion de fichier Excel.



Conclusion



Pour l’antenne de Clamart, la transition vers AssoConnect a permis à chaque bénévole de gagner un temps considérable. D’ici deux ans, toutes les antennes pourront profiter des mêmes bénéfices. C’est l’entité nationale qui financera l’intégration du logiciel partout en France. Le retour de cet investissement ? EEF aura une bien meilleure visibilité sur l’activité nationale de l’association.



Rien de tel pour encourager son développement !

Documents
icoPaperclip32Dark UseCase Eclaireurs Evangeliques de France.pdf
cta

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