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Corinne Dardelet
Le 6 février 2018
Comment organiser un webinaire d'association ?

Comment organiser un webinaire d'association ?

S’il n’est pas encore apparu dans le Larousse, le mot “webinaire” a peut-être une quelconque résonance à vos oreilles.

Webinaire (ou “webinar” en anglais) est la contraction de séminaire et web. Concrètement, un webinaire est un séminaire en ligne. Par extension, on parle également de formations en ligne.

Ayant récemment organisé nos premiers webinaires pour présenter 25 outils web pour les associations en 25 minutes d'une part, et les 6 modules principaux d'AssoConnect d'autre part, nous nous sommes dit qu’il serait intéressant de partager nos retours d’expérience et les leçons que nous en avons tirées.

Voici le programme :

  1. Pourquoi organiser un webinaire ?

  2. Comment préparer votre webinaire ?

  3. Quels outils utiliser ?

  4. Quelle attitude adopter pendant le webinaire ?

  5. Quels sont les pièges à éviter ?

Allez, lançons-nous !

Pourquoi organiser un webinaire ?

Si vous avez besoin de faire passer des informations de manière efficace à plusieurs personnes, que ce soit dans le cadre d’une formation (de bénévoles par exemple) ou dans le cadre d’une réunion d’équipe, internet peut être un précieux allié - je ne vous apprends rien.

Plutôt qu’un mail, un long document ou une vidéo, ce transfert d’informations peut prendre la forme d’une session d'échanges collectifs en ligne, un webinaire.

Qu’il s’adresse à de l’interne (ex : formation des membres) ou à de l’externe (ex : sensibilisation grand public à une cause traitée par votre association), le webinaire présente de nombreux avantages :

  • A bas les frontières : que les participants soient à une rue de vous ou à 1000 km, cela ne change rien à l’expérience qu’ils vivent - à titre d’exemple, à l’occasion du premier webinaire organisé autour de la présentation de 25 outils web pour les associations en 25 minutes, un participant se trouvait à Dakar !
    Ce qui est vrai pour les participants l’est aussi pour les intervenants : le webinaire permet de faire intervenir plusieurs personnes, même si ces dernières ne se trouvent pas au même endroit - le gain de temps de déplacement peut être un argument intéressant si vous avez besoin de convaincre un expert de participer.

  • Finis les soucis de salles et de chaises manquantes : en fonction de l’outil que vous utilisez, vous pouvez convier jusqu’à des centaines de participants.

  • Oubliées les considérations logistiques : il n’est pas nécessaire d’anticiper le nombre de croissants et de litres de cafés, ou de sandwichs.

  • Un webinaire peut en cacher un autre : l’avantage d’une formation en ligne, c’est qu’elle dure dans le temps. En effet, la majorité des outils dédiés aux webinaires enregistrent automatiquement la session, que vous pourrez alors réutiliser. Finalement, vous pouvez voir le temps de préparation comme un investissement.

Alors, avec tout ça, vous êtes convaincus de vous lancer ?

Super, nous vous expliquons comment faire.

Comment le préparer ?

Globalement, l’organisation d’un webinaire partage quelques étapes communes avec l’organisation d’un événement “dans la vie réelle” pour votre association.

Et il présente quelques petites subtilités que nous allons voir ensemble.

Identifiez le thème dont vous souhaitez parler et les objectifs de votre webinaire

Que souhaitez-vous que les participants apprennent et retiennent ?

Fixer ces objectifs vous permettra de présenter au mieux votre webinaire aux potentiels participants et de mesurer après-coup le succès de la session.

Identifiez les personnes auxquelles vous souhaitez vous adresser

Cette formation en ligne est-elle ouverte à tout le monde ou réservée à certaines personnes ? Les participants sont-ils un groupe homogène ou hétérogène ?

Les réponses à ces questions vous permettront de construire au mieux votre communication et le contenu de votre webinaire.

Déterminez le jour et l’heure de votre webinaire 

Si vous connaissez bien le profil des personnes susceptibles d’assister à votre webinaire, imaginez leur semaine-type et la journée-type et identifiez le créneau qui a le plus de chance de s’insérer dans leurs agendas.

Si vous n’en avez aucune idée, vous pouvez tout simplement demander à deux ou trois personnes représentatives de votre cible les jours et heures les plus intéressants pour elles.

Communiquez largement

La nécessité d'une communication massive est d'autant plus vraie si votre webinaire est ouvert à tous. Deux raisons à cela.

La première est que vous avez potentiellement une limite de places assez élevée, alors autant en profiter.

La seconde est qu’il faut garder en tête que la participation à une formation en ligne est moins engageante que celle à un événement dans la vie réelle. C’est regrettable, mais c’est vrai et compréhensible : les inscrits font l'hypothèse que les frais engagés sont faibles voire nuls, et que “ça ne se verra pas” s’ils ne participent pas.

Conclusion : il n’est pas rare d’avoir un taux d’absentéisme approchant les 60 ou 70%.

Conclusion de la conclusion : communiquez beaucoup et suffisamment en amont - au moins 3 semaines.

Prévoyez un support, voire deux

Si vous souhaitez que les personnes retiennent quelque chose de votre webinaire, nous vous conseillons chaleureusement de prévoir un support… voire deux !

Expliquons-nous : le premier support à prévoir est celui que vous diffuserez pendant le webinaire. Nous vous conseillons de le faire aussi léger et visuel que possible : vous présenterez les informations à l’oral. De nombreuses informations par écrit sur ce premier support risqueraient de distraire les participants des explications que vous donnerez à l'oral.

Néanmoins, ce support de présentation n’est pas suffisant. Si votre objectif est de faire passer des informations, il est utile voire indispensable de prévoir un second support à envoyer aux participants à l’issue de la session en ligne. A l’inverse du support de présentation, ce deuxième document peut contenir de nombreuses informations, c’est-à-dire celles que vous aurez présentées à l’oral.

Anticipez le cadre

Prévoyez le timing de votre séminaire et anticipez le cadre dans lequel vous l'animerez.

Préférez un endroit calme évidemment, pour faciliter la communication.

Si vous avez une banderole de votre association, une affiche ou un kakémono, n’hésitez pas à les positionner derrière vous de manière à ce qu’ils apparaissent à la webcam.

 

En ayant bien préparé ces différents éléments, vous serez prêt à vous lancer !

 

 

Quels outils utiliser ?

Plusieurs outils sont aujourd’hui disponibles en ligne pour diffuser des webinaires.

Ils présentent des fonctionnalités et des tarifs différents. Comme pour le choix de n’importe quel outil web, prenez le temps de regarder les différentes options qui s’offrent à vous avant de faire votre choix.

C’est particulièrement vrai d’un séminaire ou une formation qui se déroule exclusivement en ligne : si l’outil ne marche pas ou ne vous correspond pas, votre webinaire risque de se transformer en un moment peu agréable pour tout le monde.

Nous vous en présentons ici 5 qui nous paraissent intéressants.

N’hésitez pas à indiquer dans les commentaires si vous en avez déjà utilisé d’autres.

webinar association outilsGoogle Meet

Google Meet est une application de la Suite Google que nous vous avons déjà présentée dans plusieurs articles.

Elle vous permet d’organiser des visioconférences jusqu’à 25 personnes en créant une invitation sur Google Calendar (cela vous permet donc d’envoyer des invitations et de voir qui sera présent).

Vous avez la possibilité de partager votre écran pour montrer la présentation que vous aurez préparée au préalable. La fonction de chat intégrée à l’application permet aux participants de discuter par message pendant la visioconférence.

Si certaines personnes souhaitent se joindre à votre webinaire par téléphone, Google Meet crée un numéro de conférence. Dans ce cas, l’appel est facturé au prix d’un appel standard.

A cette exception près, le service est gratuit.

webinar association outilsHangout en Direct

Si vous êtes familier de l’utilisation de Gmail, vous avez sans doute déjà utilisé Hangout, l’application de messagerie de Google.

Hangout en Direct est la version "live" de cet outil qui permet de diffuser votre webinaire en direct sur Youtube, ou de le configurer de manière à ce qu’il soit diffusé plus tard.

Comme pour les Hangout “classiques”, vous avez la possibilité de partager votre écran.

La diffusion en direct a l’avantage de permettre des interactions sur le chat associé. La diffusion a posteriori permet à votre webinaire de durer dans le temps.

Selon les personnes que vous souhaitez cibler pour votre webinaire, vous avez la possibilité de choisir qui peut avoir accès à la diffusion. Ainsi, trois options sont proposées :

  • la diffusion peut être publique, alors tous les internautes pourront y avoir accès ;

  • la diffusion peut être non répertoriée, dans ce cas, la vidéo n’est pas affichée publiquement mais les personnes possédant le lien pourront y accéder ;

  • enfin, la diffusion peut être privée, alors seules les personnes à qui vous donnez spécifiquement accès pourront la regarder.

webinar association outils Livestorm

Livestorm est un outil pensé spécifiquement pour la tenue de webinaires. Il est très complet et contient de nombreuses fonctionnalités, aussi bien dans la partie organisation (page d’inscription dédiée, mails d’invitation, mails de rappel, etc.), que pendant le webinaire (modules de sondage, de chat, de questions/réponses) et après le webinaire (mail de remerciement, diffusion du replay, etc.).

Les plus de cet outil : il est très ergonomique, et ne nécessite pas d’installation de la part des participants : ils suivent le webinaire en ligne - ce n’est pas le cas de tous les outils disponibles.

Le revers de la médaille : Livestorm n’est pas gratuit. Après un mois d’essai gratuit, les prix commencent à 89 euros par mois. Ce n’est donc pas adapté à toutes les bourses, mais c’est une solution intéressante à envisager si le sujet des webinaires deviennent vraiment importants pour votre association.

webinar association outilsGo To Webinar

Go To Webinar est un outil historique et robuste pour les webinaires. Il permet d’être plusieurs “sur scène” et se répartir les rôles (présentateur, modérateur, etc.).

Il propose un lien d’inscription, les mails de rappel et le fait d’envoyer un fichier aux participants.

Les participants doivent installer l’application sur leur ordinateur pour suivre votre webinaire.

De la même manière que Livestorm, les tarifs commencent à 89 euros par mois.

webinar association outils Webikeo

Webikeo est un acteur important parmi les outils pour organiser des webinaires puisqu’il s’agit quasiment d’une “marketplace du webinaire” : de nombreux webinaires sont disponibles et affichés sur le site. Et le vôtre pourrait se trouver parmi ceux-ci, ce qui représente un coup de pouce non négligeable pour la communication ! 

Les tarifs affichés sont globalement assez élevés, mais se justifient par l’accompagnement apporté par l’entreprise et l’importance de l’audience de l’outil.

Quelle attitude avoir pendant le séminaire ?

De manière générale, animer une réunion d'association ou une formation n’est pas toujours évident, et requiert une certaine posture.

La dimension “en ligne” du webinaire est encore plus exigeante dans la mesure où vous n’avez pas tous les participants face à vous. Il est donc plus difficile de percevoir leurs réactions.

Pour cela, voilà nos conseils pour animer une réunion ou une formation en ligne :

Commencez par poser le cadre et les règles du jeu 

Présentez-vous, et présentez si nécessaire votre structure, notamment si votre session est ouverte au "grand public" qui ne vous connaît pas forcément bien.

Détaillez le(s) objectif(s) et les thèmes du webinaire.

Indiquez le planning et le temps qu’il est censé durer. Enfin, indiquez la manière dont il va se dérouler.

Par exemple : “Je vais d’abord vous présenter nos actions, puis notre nouveau projet. Cela durera environ 30 minutes. Ensuite, nous aurons un temps de questions-réponses pendant environ 10 minutes.”

Soyez attentif aux personnes sur la dimension technique

Si les participants ne vous voient plus, ne voient plus la présentation que vous partagez, ou ne vous entendent plus, il y a fort à parier qu'ils ne resteront pas longtemps sur votre session, et c'est assez compréhensible.

Dès le début de votre webinaire, proposez-leur une manière de vous signaler qu’ils ne voient plus ou ne vous entendent plus.

Parlez distinctement et pas trop vite

Cette règle est vraie dans n'importe quelle réunion en présentielle, elle l’est encore plus lorsque les interactions se font par le biais d'une webcam et d'un micro.

Fermez tout le reste

Mettez votre portable en mode avion, désactivez toutes vos notifications pour ne pas vous laisser distraire, et soyez concentré à 100%.

Quels sont les pièges à éviter ?

Etre trop long

Nous vous conseillons de ne surtout pas dépasser une heure, sinon vous risquez de perdre les participants.

Idéalement, faites plutôt une présentation pendant une demi-heure, puis une session de questions-réponses d'un quart d'heure.

Ne pas répondre aux questions

Si vous ne répondez pas aux questions, autant faire une vidéo que vous envoyez. En effet, l’intérêt du webinaire est qu’il sous-entend de l’interaction avec les participants.

Montrez que vous faites attention aux personnes qui sont derrière leur écran - ces personnes ont potentiellement de nombreuses autres sollicitations (notifications, des personnes qui leur parlent par ailleurs, etc.), donc il est important de les intéresser.

Ne pas préparer votre webinaire

Imaginez un formateur ou l’animateur d’une réunion qui viendrait les mains dans les poches… Cela vous parait absurde ?

C’est la même chose pour un webinaire. Donc entrainez-vous avant, d’autant plus que cela peut être déstabilisant d’avoir un parterre (virtuel) de personnes qui vous écoutent mais que vous ne voyez pas.

Sous-estimer la dimension technique

La technique est le seul lien qui existera entre les participants et vous.

Assurez-vous d’avoir rassemblé 3 éléments indispensables : une connexion à internet haut débit, un micro de qualité, et une bonne webcam. Sans ces éléments, votre webinaire ne sera vraiment pas efficace, voire il risque d'être inutile.

Sous-estimer la communication

Si votre séminaire est ouvert à tout le monde, il n’est pas impossible que 2 inscrits sur 3 ne viennent pas.

Donc n’ayez pas peur de faire un peu de “surbooking” pour votre session. Et n'oubliez pas d’envoyer un mail de rappel aux inscrits avant le webinaire (sauf si l’outil que vous utilisez le fait pas pour vous, évidemment).

- - -

Voilà les conseils que nous pouvons vous prodiguer du haut de notre expérience.

Nous espérons qu'ils vous seront utiles. La meilleure façon de le savoir est toujours de se lancer, alors bons webinaires !

 

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événement association conseils   réunion d'association conseils bonnes pratiques   association outils collaboratifs

 

 

 

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