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Réduire de 60% le temps de gestion de son association

Réduire de 60% le temps de gestion de son association

Les Mini-Bolides de Vichy, Cusset et Bellerive - MBVCB - est une association de modélisme automobile qui a vu le jour il y a 30 ans environ. Cette organisation sportive accueille aujourd’hui 90 adhérents-pilotes qui participent à des courses locales et nationales.

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Philippe Alvin est Président de l’association depuis 5 ans. Sous ses différents mandats, il a été secondé par plusieurs trésoriers avec différents niveaux d’expertise comptable.

Les budgets importants de l’association ont convaincu Philippe qu’il était indispensable de trouver une solution plus efficace qu’Excel pour la tenue de la comptabilité.

La comptabilité en ligne : une nécessité pour l’association

Les trésoriers se sont succédé au sein de MBVCB, et avec eux diverses manières de tenir la comptabilité.

La passation entre les trésoriers, la vision sur la trésorerie et l’historique de l’association étaient devenus un vrai sujet de gestion pour Philippe.

“Il fallait faire quelque chose, ce n’était plus possible !”

Le Président  est alors parti en quête d’un logiciel en ligne pour gérer la comptabilité de son association.

Une simple recherche sur internet lui fait découvrir AssoConnect. Le top départ est lancé ! Il commence directement un essai gratuit du logiciel pendant 30 jours.

Ni une ni deux, Philippe reprend l’historique de sa comptabilité de l’année et a rentré toutes les factures sur la plateforme. Après quelques manipulations, il se rend rapidement compte de l’utilité d’un logiciel en ligne pour gérer sa comptabilité. Les batteries étaient rechargées.

Aujourd’hui MBVCB opère une comptabilité d’engagement au niveau Ninja : l’association peut alors avoir accès à une saisie comptable guidée, une gestion automatique des documents comptables et numéros de comptes, un plan comptable sur mesure, des remises de chèques et rapprochement bancaire.

Pour Philippe, AssoConnect n’est pas seulement un logiciel de comptabilité pour association. En se baladant sur la plateforme, il découvre les différents modules inclus dans le logiciel qui ouvrent le champ des possibles pour MBVCB.

La base des membres : la base de toute la gestion de l’association

Philippe continue la prise en main du logiciel en paramétrant le module communauté : il enregistre ses adhérents, leurs numéros de licence, les voitures qu’ils utilisent, etc.

“Quand on a une compétition, on a besoin de gens pour nous donner un coup de main : buvette, contrôle technique, ramasseurs... Pour gérer ces personnes je me sers d’AssoConnect. J’ai créé des groupes pour les volontaires, ça me permet d’inscrire des gens et de marquer quand ils sont présents."

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La gestion des adhérents est la base de tout pour Philippe. Les adhésions sont liées à plusieurs modules (adhésions, billetterie, boutique en ligne…) et leurs activités sur le site entrent directement en comptabilité. Ces liaisons permettent à l’association de gérer plus simplement sa base de données.

"Je connais tout sur mes adhérents. C’est moi qui enregistre les adhésions, comme ça je peux visualiser qui a payé ou non, et d’un seul coup d’œil je peux voir où on en est à tous les niveaux.”

Finalement pour Philippe, le principal avantage d’AssoConnect est l’interconnexion entre tous les modules.

Cela lui permet de découvrir de nouvelles options qu’il n’avait pas forcément envisagées lors de sa recherche de logiciel de comptabilité.

De nouvelles utilisations pour MBVCB

Aujourd’hui, AssoConnect permet à Philippe de s’occuper à la fois des adhésions, de la comptabilité mais aussi de la boutique en ligne, des événements et du site internet.

“Le fonctionnement est automatique au niveau des paiements, ce qui nous soulage beaucoup."

Avant l’arrivée d’AssoConnect dans la gestion de MBVCB, l’association possédait déjà un site internet. Seulement voilà, l’unique personne à le gérer est partie sans partager les accès. Impossible donc de continuer à le faire vivre.

Aujourd’hui, les choses sont différentes et MBVCB a passé la seconde. L'association a reconstitué son interface web et propose désormais une boutique en ligne où elle vend des t-shirts et des transpondeurs (des éléments clés pour faire gronder les moteurs Mini-Bolides).

“Avant, nous n’avions pas de boutique en ligne. Aujourd’hui, elle existe et je gère facilement les commandes et les stocks, surtout au niveau des transpondeurs.”

Un logiciel, plusieurs administrateurs, des responsabilités partagées

Pour Philippe, AssoConnect présente le grand avantage d’être multi-administrateurs.

Les tâches sont partagées : Philippe s’occupe principalement des adhésions et les 2 autres membres du bureau peuvent aisément consulter les différents modules pour faire leurs retours.

Aujourd’hui, les droits du logiciel sont ouverts au secrétaire de l’association, à la trésorière et au responsable de l’association. C’est Philippe lui-même qui se charge de former ses copilotes du bureau au logiciel. Il les accompagne dans l'utilisation des différents modules.

“C’est sympa, j’ai responsabilisé les autres membres de l’équipe. Le logiciel est vraiment convivial et facile à prendre en main.”

MBVCB a su adapter le logiciel à ses propres besoins, ce qui a permis à l’association d’en tirer des bénéfices significatifs. Il estime que son temps de gestion de l'association a été divisé par 3.

Un gain de temps et de confort

Cliente de la première heure, MBVCB fête bientôt ses 4 ans d’utilisation d’AssoConnect et Philippe n’a, à ce jour, testé aucune autre solution.

“Je suis très content, donc je continue ! Je n'ai qu’un seul outil et je peux tout gérer. J’ai gagné de nombreux allers-retours puisque toutes les informations sont au même endroit.”

Si Philippe utilise quotidiennement AssoConnect, c’est qu’il réalise un gain important en terme de temps et de confort. Grâce aux différents modules et aux liaisons entre ces derniers, l’association peut largement soulager sa gestion et son organisation.

“Si je n’avais plus AssoConnect, je serais très embêté. Je me sentirais tout nu. Je me vois mal retourner en arrière.”

D’un simple besoin en comptabilité sont nées de nouvelles perspectives. Philippe a équipé son association d’un logiciel malléable qui a rendu possibles des projets qu’il n’avait pas envisagés auparavant.

AssoConnect a permis à Philippe de passer à la vitesse supérieure dans la gestion de son association, et c’est tant mieux pour un amoureux des mini-bolides !

Documents
icoPaperclip32Dark UseCase MBVCB.pdf
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