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Léa Bouchet
Le 16 avril 2018
6 Modèles d'Emailing à envoyer aux Membres de votre Association

6 Modèles d'Emailing à envoyer aux Membres de votre Association

Vous le savez mieux que personne, s’occuper d’une association est un engagement à plein temps où l’action est le mot d’ordre ! La communication est elle aussi une action pour le moins capitale pour votre organisation.

Nous comptons parmi ces actions les campagnes d’emailing qui peuvent avoir un franc succès auprès de vos lecteurs. Cependant, si aucune méthode n’est mise en place, ces tâches peuvent rapidement devenir chronophages. Vous ne pensez tout de même pas les abandonner pour autant ?

Le but de cet article est donc de vous faire part de conseils, astuces et modèles d’emailing pour votre association afin de faciliter vos démarches et gagner du temps dans vos messages les plus récurrents.

Voici ce que nous vous proposons :

Ces modèles sont faits pour le monde associatif : vous y trouverez forcément de l’inspiration ! Il vous reste à les adapter à votre association, évidemment.

Emailing d’appel aux dons pour votre association : conseils et modèle

Pourquoi créer un modèle d’emailing d’appel aux dons ?

Vous le savez mieux que quiconque, les dons sont des sources de financement importantes pour votre association qui permettent de mener à bien de nombreux projets. Il existe bien des façons de faire appel à la générosité : les événements, le financement participatif, les campagnes sur les réseaux sociaux, etc.

Cependant, rappelez-vous que vos premiers donateurs sont ceux qui vous connaissent. Cela tombe bien, vous disposez d’ores et déjà d’une base de membres qualifiée. Exploitez-la !

Selon une étude sur les tendances digitales de la générosité, 18% des donateurs sont incités en premier lieu par l'emailing. Ce serait dommage de s'en priver. Faites donc appel à la générosité de vos membres en les touchant via un canal qu'ils consultent régulièrement : leur boîte mail.

L’appel aux dons est un besoin récurrent : gagnez du temps en constituant un modèle d’emailing pour votre association. Ce modèle d’appel aux dons pourra être repris pour vos différentes campagnes et amélioré en fonction des retours que vous obtiendrez.

Pour optimiser au mieux vos campagnes et obtenir un résultat le plus significatif possible, il est nécessaire de choisir le moment le plus opportun pour la diffuser.

Nous avons élaboré un guide complet de la communication digitale pour votre association. Téléchargez-le gratuitement

Télécharger le guide complet

Contexte : à quel moment lancer votre campagne d’emailing d’appel aux dons ?

La période la plus propice pour faire appel à la générosité des Français est la fin de l’année - plus précisément les 3 derniers mois - voire le mois de décembre à lui tout seul.

Avec les fêtes de fin d’année vient un besoin de cohésion et de partage qui amène les plus généreux à faire de bonnes actions. D’un point de vue moins féérique, le mois de décembre correspond également à la fin de la période d’imposition. C’est bien connu, le reste de l’année "il n'y a pas le temps pour penser aux impôts". En décembre, les Français seront donc dans un contexte plus favorable pour profiter des avantages fiscaux de leur BA.

Petite astuce : dans votre modèle d'emailing d’appel aux dons, exprimez clairement les avantages pour les donateurs. La générosité est une qualité forte qui demande quelque fois un petit coup de pouce. Ne vous privez pas d’inclure les réductions fiscales auxquelles ont droit vos donateurs.

D’autre part, il vous est également possible de lancer des campagnes de manière plus ponctuelle en fonction de vos projets à venir. Il n’y a pas de règles, seulement des contextes plus favorables !

Quel cadre pour votre modèle d’emailing d’appel aux dons ?

Avant de vous lancer et de créer un modèle d’emailing pour votre association, prenez le temps de définir un cadre.

Pour votre campagne d’emailing d’appel aux dons, il vous est possible de définir :

  • Un cadre financier : quel est l’objectif de montant de collecte à atteindre ?
  • Un cadre temporel : vos sollicitations sont-elles ponctuelles ou permanentes ?
  • Le pourquoi, qui justifie la sollicitation.

Personnalisez vos campagnes d'emailing !

Un modèle d’emailing ne peut pas être personnalisé ? Détrompez-vous ! Certaines techniques permettent d’humaniser vos contenus et d’apporter une certaine proximité afin d'attirer l'attention et de sensibiliser davantage vos lecteurs.

Pour cela, rien de tel que d’utiliser des photos de vos bénéficiaires, de votre équipe ou encore des personnes qui mèneront à bien le projet. Favorisez également un ton de proximité.

Enfin, personnaliser vos emails grâce aux champs dynamiques. C'est possible sur la plupart des outils d'emailing, dont AssoConnect.

Pour vous aider à construire votre email d’appel aux dons, téléchargez notre modèle d’emailing pour votre association.

Télécharger le Modèle

Modèle d'emailing pour les d’adhésions : remerciements et renouvellement

Votre association a le vent en poupe et c’est tant mieux ! Votre cause et votre activité touchent de plus en plus de personnes et de nouveaux membres rejoignent l’aventure.

Il est important d’adresser des remerciements à vos nouveaux adhérents et de chouchouter les plus fidèles.

Modèle d’emailing de remerciement d’adhésion pour votre association

Votre campagne d’adhésion touche à sa fin : de nouveaux membres passent les portes de votre association, de nouvelles têtes se présentent et de nouveaux bras viennent vous soutenir. Vous ne pensiez tout de même pas passer à côté des remerciements ?

L’occasion est toujours bonne pour remercier les membres de votre association. Il est d’autant plus important de choyer vos adhérents dès leur arrivée dans l’équipe afin d'amener un climat chaleureux et convivial.

Un mail de remerciement est une action rapide à réaliser qui fait toujours son petit effet. Cependant, si vous opérez avec des copier-collers génériques, le charme risque d'être rompu.

Tout comme le modèle d’emailing d’appel aux dons, il est important de personnaliser votre contenu. Souvent, la simple évocation du nom de l’adhérent suffit pour qu’il se sente concerné. Dans ce cas, pensez à personnaliser les champs, comme il est possible de faire sur la plateforme AssoConnect par exemple.

Si vous recevez de nombreuses demandes d’un coup, comme c'est probablement le cas en début d’année, les emails de remerciement peuvent devenir une activité chronophage.

Pour vous faciliter la tâche et avoir enfin une ligne de conduite à reproduire, téléchargez et adaptez notre modèle d’emailing d’association pour remercier vos nouveaux adhérents.

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Profitez de l’occasion pour annoncer les nouveautés, le calendrier de l’année ou encore les activités à venir. De ce fait, vous impliquez d’ores et déjà vos petits nouveaux.

Modèle d’emailing d’association : renouvellement d’adhésion

Vous êtes ravis d'accueillir de nouveaux visages au sein de votre association, et c’est tout-à-fait normal. Cependant vos adhérents actuels sont toujours là et méritent eux aussi une attention particulière. Il est important de leur rappeler combien ils sont précieux pour votre association et de les inviter à renouveler leur adhésion.

Afin de compter sur leur soutien et leur participation au sein de votre association, envoyez à vos membres un mailing ciblé pour leur donner envie de prolonger l’aventure.

Vous pouvez par exemple faire un teasing sur le programme de cette nouvelle année, annoncer la prochaine manifestation, mettre en avant les éléments que vous mettez à leur disposition ou encore les nouveautés par rapport à l'année précédente.

Pour vous aider dans cette démarche, voici un modèle d’emailing pour votre association.

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Modèle d’emailing : invitation à un événement de votre association

Dans quel contexte inviter à un événement par emailing ?

Personne ne vous dira le contraire : tout événement est important à célébrer ! En effet, les raisons de vouloir organiser un événement associatif sont nombreuses. Qui plus est, les retombées peuvent être intéressantes pour votre association. Il n’existe pas de bon ou de mauvais moment : toutes les occasions sont bonnes.

Cependant, afin qu’une manifestation soit réussie et touche un plus grand nombre de personnes, il est important de bien communiquer en amont. Une des manières de diffuser l’information est de contacter directement vos membres par email.

Quels éléments faire apparaître dans l’emailing d’invitation à un événement ?

L’objet

Soyez accrocheur ! Donnez envie dès le premier coup d'oeil, ne vous privez de rien. Pour cela, plusieurs éléments sont à votre disposition :

  • Soignez votre objet : "Votre invitation pour le gala de charité",
  • Illustrez par des images,
  • Adoptez un ton de proximité.

Le programme

La programmation est un élément à lui tout seul qui doit avoir une place à part entière dans votre modèle d’emailing d’invitation à un événement. Il permettra à votre destinataire de savoir non seulement s’il pourra assister ou non à votre événement, mais également s’il a envie d’y participer.

Soyez donc clair dans les éléments contextuels et mettez en valeur les activités prévues. Pour cela, votre emailing devra comprendre :

  • La date,
  • Le lieu,
  • Les horaires,
  • Le programme avec les activités prévues.

"Je participe" : le call-to-action indispensable

Pour avoir une organisation bien rodée et limiter les pertes de temps, faites en sorte d’obtenir un maximum de réponses de la part de vos invités. Pour cela, il est nécessaire que vos destinataires puissent confirmer leur présence à l’événement dès la réception de l’email.

Afin de récolter ces réponses, plusieurs choix s’offrent à vous. Vous pouvez demander une réponse par email, seulement ce n’est pas la méthode la plus optimale. Elle est plus contraignante pour la personne qui répond et plus chronophage pour vous. Privilégiez plutôt une collecte de réponses plus simple en réalisant une billetterie en ligne.

Pour cela plusieurs outils sont prévus à cet effet :

  • AssoConnect : la plateforme vous permet de créer une page web dédiée à votre événement grâce au module billetterie. Si votre manifestation est payante, il est possible de payer en ligne ou de proposer des options payantes. Tout comme le fait Psychodon pour sa soirée événement, cette option peut être pratique pour votre organisation.
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  • TypeForm : pour des questionnaires en ligne faciles à prendre en main,
  • Google Forms : pour des sondages simples et efficaces,
  • Eventbrite : pour planifier et faire la promotion de vos événements.

Les limites

Si le nombre de place à votre événement est limité, n’oubliez pas de le préciser afin que vos destinataires ne soient pas pris au dépourvu et puissent répondre dans les temps.

Voici un modèle d’emailing pour votre association reprenant l’essentiel d’une invitation à un événement.

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La newsletter : un modèle d’emailing pour votre association

La newsletter est votre journal périodique à vous. Elle vous permet de tenir informés vos abonnés sur de nombreux sujets concernant votre association en elle-même ou bien la cause que vous soutenez.

Un modèle de newsletter pour votre association

Ces emailings sont de réels supports de communication dont il est important de maîtriser les codes. La newsletter répond à de nombreux objectifs et permet de mettre en valeur vos actions et d’impliquer davantage vos abonnés dans la vie de votre association.

Afin d’avoir toutes les cartes en main pour réussir vos emailings, nous vous conseillons de jeter un oeil aux 10 astuces pour améliorer la newsletter de votre association.

Dans le présent article, nous proposons plutôt de vous donner de l’inspiration en proposant un modèle d’emailing pour votre association !

Si vous ne savez pas par quoi commencer, sachez que de nombreux sujets peuvent faire l’objet d’une newsletter :

  • Les actualités sur la vie de votre association ;
  • Un bilan ponctuel des actions menées ;
  • Un email d’urgence : une action doit être menée rapidement ? Prévenez vos membres dans votre newsletter ;
  • Des actualités plus générales sur la cause que vous défendez ;
  • Un bilan annuel ;
  • Des remerciements adressés à vos partenaires, bénévoles, donateurs ;
  • Des emails de bienvenue ;
  • Des relais d'articles de blog ;
  • Etc.

Voici un modèle de newsletter pour votre association.

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Un modèle d’emailing pour votre association : remerciement d’inscription à la newsletter

Un nouvel internaute souhaite suivre les actualités de votre association et s’inscrit en ligne à votre newsletter. Vous ne pensez tout de même pas le laisser sans réponse ?

En effet, il est important de donner suite à une inscription à votre newsletter pour plusieurs raisons :

  • Confirmer la réussite à l’inscription : avec cette mention dans votre email, vous êtes sûr que votre futur lecteur n’a pas de souci à se faire ou, dans le cas inverse, il sera prévenu d’une éventuelle erreur.
  • Remercier le nouveau participant : il est agréable de se voir adresser des remerciements lorsqu’ils sont justifiés. Exprimez l’importance pour vous d’avoir de nouveaux abonnés à votre newsletter.
  • Rappeler le but de la newsletter : indiquez à votre lecteur que cette newsletter est conçue pour recevoir telle information à telle fréquence.
  • Inviter à la participation : pourquoi ne pas proposer à votre nouvel abonné de faire des suggestions à propos de votre newsletter ? Précisez également comment il est possible de vous tenir informé s’il souhaite y contribuer.

Afin de vous donner un aperçu, voici un modèle d’emailing pour votre association pour remercier les nouveaux participants à votre newsletter.

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Rappelez-vous que gagner du temps sur la communication, c’est en gagner à toutes les échelles !

Alors, n’hésitez-pas à construire des modèles d’emailings pour votre association ou bien des modèles types de courriers pour gagner en productivité.

Bonnes communications !

Téléchargez gratuitement notre livre blanc pour booster la communication de votre association

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