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Avoir un site internet d'association autonome et intégré

Avoir un site internet d'association autonome et intégré

Créée en 2004, SOS Préma est une association qui oeuvre pour une meilleure prise en charge des nouveaux-nés prématurés et l’accompagnement de leurs familles. Avec 70 antennes en France et une centaine de bénévoles, SOS Préma est déjà venue en aide à de plus de 600 000 familles.

L’association intervient sur 3 axes principaux : l’accompagnement et le soutien des familles, la sensibilisation auprès des pouvoirs publics et le dialogue avec les équipes médicales.

C’est sur ce dernier aspect qu’intervient Vincent Desdoit. Bénévole pendant 6 années, il est salarié de l’association depuis 2 ans maintenant. Basé à Charbonnières-les-Varennes, dans le Puy de Dôme, Vincent est responsable des relations avec les hôpitaux où il anime régulièrement des formations auprès de nombreux soignants.

En parallèle, son autre cheval de bataille consiste à amener SOS Préma dans une nouvelle dimension numérique, plus simple et plus moderne.

Première urgence : reprendre la main sur le site de l’association

Pendant ses années de bénévolat, Vincent a constaté l’aspect vieillissant du site internet de l'association. Il était donc question de reprendre les choses en main.

Ni une ni deux, Vincent revêtit une nouvelle casquette : celle de la gestion du site internet ! Seulement, le webmaster était le seul à avoir accès au site et la tâche ne s’annonçait pas évidente.

Pour cause, chaque antenne de l’association possédait une page dédiée sur le site de SOS Préma qu’il fallait mettre à jour régulièrement. Un vrai travail de fourmi qui consistait à centraliser les informations en allant piocher dans les pages Facebook de chaque antenne afin de trouver les bonnes informations.

“Ma plus grosse crainte était d’actualiser le contenu du site internet : c’est ce qui m’a donné envie de changer.”

Vincent estime que la mise à jour des informations sur le site de l’association exigeait 4 jours complets de travail. Il était donc indispensable de trouver une nouvelle solution.

Par ailleurs, SOS Préma cherchait une interface accessible sur smartphone - comme une application - donnant accès à des documents en ligne et des mises à jours simples.

C’est sur le site de Solidatech que Vincent est tombé sur la solution proposée par AssoConnect. Partie d’une simple recherche de licence Microsoft, SOS Préma a rapidement été conquise par le champ des possibles.

“Nous avons vu la vidéo de démonstration sur le site et nous nous sommes dit : c’est ce qu’il nous faut ! Comme le site est responsive*, je n’avais plus le problème de l’application mobile. J’ai tout de suite vu ce que j’allais pouvoir faire avec les antennes.”

Un logiciel de gestion complet pour convaincre l’équipe associative

Avant AssoConnect, SOS Préma gérait ses membres sur un logiciel de CRM d’entreprise, peu adapté aux besoins de l’association.

Il présentait de multiples problèmes : les donateurs ne recevaient pas leurs justificatifs de dons et l’utilisation était très compliquée pour les membres de l’association.

La proposition de Vincent d’utiliser un nouveau logiciel voit naître de nombreuses réticences : pourquoi passer sur un nouveau CRM alors que tout le monde a déjà du mal à se servir du logiciel actuel ?

Pour Vincent, l'intérêt est simple : il faut prouver au reste de l’équipe que la solution est complète et correspond aux besoins de SOS Préma.

Après une présentation dans les bureaux de l’association et une période d’essai fructueuse, SOS Préma se rend compte de l’intérêt d’AssoConnect.

“Avec cette solution complète, nous avons pu combler tous les vides que nous avions. C’est hyper important pour nous qu’AssoConnect comprenne les problématiques des associations, qui ont de vrais besoins “professionnels” de gestion et des contraintes particulières.”

Un nouveau site pour SOS Préma

Après validation de l’équipe, l’association met en place ses premières actions sur le site internet.

Aujourd’hui, c’est Vincent qui est en charge de la refonte du site internet de l'association. Il a entièrement la main dessus et gère les pages de ses antennes simplement.

“C’est le jour et la nuit. Avant, pour ajouter une photo il fallait aller dans le code et faire des manipulation longues et complexes. Aujourd’hui, je la prends, je la fais glisser, j'enregistre et c’est terminé.”

Grâce à une écoute constante des besoins de l’association, AssoConnect a pu faire évoluer des demandes en nouvelles fonctionnalités sur le logiciel. C’est par exemple le cas pour la duplication des pages personnalisées du site.

Vincent ne perd plus de temps : il inclut le module Facebook avec les informations de chaque antenne sur la page du site lui correspondant et nul besoin d’actualiser les pages.

“Il y avait une vraie problématique et l’équipe d’AssoConnect en a pris conscience et a fait évoluer le logiciel dans le bon sens.”

À présent, Vincent gagne un temps considérable. Là où 4 jours étaient nécessaires auparavant, aujourd’hui quelques minutes suffisent pour actualiser les pages de son site.

Des dons multipliés par 5 pour les antennes locales

Comme une bonne nouvelle n’arrive jamais seule, d’autres fonctionnalités du logiciel ont également permis à SOS Préma d’améliorer nettement ses actions, comme la gestion des dons.

Désormais, Audrey, la community manager de SOS Prépa, gère plus efficacement les campagnes de dons. Selon Vincent, l’augmentation du montant des collectes n’est pas anodin.

Deux des antennes SOS Préma ont testé le module des campagnes de dons avant les autres. Elles ont collecté 1 500€ chacune entre 6 et 8 mois, contre 300€ dans l’année auparavant.

Selon les utilisateurs, les raisons de ce succès résident dans le paiement en ligne sécurisé, l’attractivité de leur site et la mise en valeur du projet.

“Avant, nos correspondants locaux avaient des réticences à collecter. Aujourd’hui, il ont un outil dans lequel ils ont confiance. Leur communication est améliorée, ce qui est beaucoup plus rentable.”

Grâce à cette fonctionnalité, SOS Préma a pu créer des collectes de dons par antenne pour des projets bien spécifiques et améliorer nettement ses résultats.

Une utilisation complète du logiciel pour de nouvelles perspectives

L’association tire aujourd’hui parti de la majorité des fonctionnalités du logiciel.

La découverte des différents modules permet d’envisager de nouvelles possibilités, de donner un nouveau souffle à ses actions, de dynamiser sa communication, et de gagner en temps de gestion.

La construction d’une newsletter demandait une journée entière de travail à Audrey. Aujourd’hui, elle utilise le logiciel pour faire passer ses informations de manière simple et efficace. Grâce au module newsletter, elle optimise ses campagnes de dons et donne un appui numérique au mailing papier.

La comptabilité trouve elle aussi sa place dans la gestion de l’association avec AssoConnect. Les deux comptes sont reliés au logiciel qui est lui-même interconnecté aux autres modules (dons, adhésion, etc).

“Nous somme ravis, c’est beaucoup plus simple pour nous.”

Vincent n’a également pas manqué de mentionner leur utilisation de la boutique en ligne. SOS Préma compte actuellement 12 produits : bracelets, t-shirts, produits spécifiques pour égailler la chambre des enfants, le livre Le petit frère de Lola est arrivé en avance et bien d’autres.

Enfin, SOS Préma organise régulièrement des événements, dîners de charité et soirées diverses telle que “Back to the 80’s” pour soutenir sa cause. Grâce à la billetterie en ligne, liée au site internet et à la comptabilité, la gestion de ces événements est simplifiée et optimisée.

“Aujourd’hui nous gagnons un temps fou. Si nous n’avions plus AssoConnect, nous serions bien embêtés, car l’outil est bien fait et bien pensé.”

Partie d’un simple besoin de moderniser son site internet, SOS Préma a désormais toutes les cartes en main pour continuer à grandir et développer la cause pour laquelle elle oeuvre au quotidien.

*Responsive : se dit d'un site internet dont l'affichage et le contenu est adapté à la version mobile.

Documents
icoPaperclip32Dark UseCase_SOSPréma.pdf
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