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La Comptabilité d'Association à 360°

Pour une association, la tenue d’une comptabilité est une nécessité.

Que vous soyez un nouveau trésorier qui vient de prendre ses fonctions ou un gérant d’association soucieux de maîtriser les finances de votre structure, aborder la comptabilité sans formation préalable pourrait vous causer quelques légères angoisses.

Nous souhaitons vous aider à y voir plus clair.

Cet article vous propose un tour d'horizon des essentiels de la comptabilité associative pour initier les trésoriers et dirigeants à la gestion des finances de leur association.

Comptabilité d'association : quelques notions de base à connaître

Commençons par le commencement : il est indispensable de connaître quelques notions afin d'être sûr de comprendre de ce dont on parle. Elles sont particulièrement indispensables lorsqu'un nouveau trésorier d'association prend ses fonctions.

Deux types de comptabilités pour les associations

Il existe 2 types de comptabilités pour les associations : la comptabilité de trésorerie d'une part, et la comptabilité d'engagement d'autre part.

Pour faire au plus simple, retenez que la comptabilité de trésorerie correspond à l'enregistrement des encaissements et des décaissements. Le paiement est enregistré au moment où il se produit.

Les petites associations peuvent généralement se contenter d'une comptabilité de trésorerie qui a l'avantage d'être très simple, et de n'exiger aucune compétence comptable de la part du trésorier d'association.

En revanche, elle ne permet pas de savoir facilement si quelqu’un vous doit de l’argent ou si vous avez une dette. Elle ne permet pas non plus établir d’états financiers, souvent demandés par les financeurs.

De son côté, la comptabilité d'engagement exige que les produits et les charges soient enregistrés indépendamment des paiements.

Elle distingue donc l'engagement (la dette ou la créance) du paiement. Ainsi, elle offre à l'association une vision exacte de la situation financière de l’association.

Elle est cependant plus complexe à tenir sans formation comptable si l'association n'est pas dotée d'un logiciel de comptabilité adapté.

Le Plan Comptable Associatif

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Le Plan Comptable est un référentiel commun, une classification qui permet à tous les responsables financiers de parler la même langue.

En France, nous utilisons le Plan Comptable Général (PCG). Pour les associations, il existe un Plan Comptable Associatif (PCA) qui est une simplification du PCG adaptée aux besoins des associations.

Le PCA est découpé en 8 grandes catégories appelées "Classes de comptes" :

  1. Classe 1 - Comptes de capitaux (bénéfices reportés, emprunts...)
  2. Classe 2 - Immobilisations (ordinateurs...)
  3. Classe 3 - Stocks
  4. Classe 4 - Tiers (clients, fournisseurs, adhérents, ...)
  5. Classe 5 - Comptes financiers (banques, chèques, caisse, ...)
  6. Classe 6 - Charges
  7. Classe 7 - Produits
  8. Classe 8 - Contributions volontaires en nature (bénévolat, ...)

Découvrez notre article dédié au Plan Comptable Associatif, et téléchargez notre modèle.

Télécharger le Plan Comptable Associatif

Le rôle du trésorier d'association

Son rôle est central : c'est un peu la star de votre association, son super héros.

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Oui, oui, car au-delà d'une obligation légale de tenue de la comptabilité, le trésorier de votre association est le garant de la transparence et de la sérénité, c'est lui qui permet à l'association de rendre des comptes, notamment envers les personnes qui la financent (pouvoirs publics, donateurs, banques, etc.).

Du fait de la vision qu'on a sur l'état de santé de l'association, le trésorier peut également copiloter le développement du projet associatif, faire des projections et prendre des décisions éclairées quant à l'avenir de la structure.

Le trésorier d'association joue également un rôle central dans la recherche de fonds, qu'il s'agisse :

  • d'obtenir des subventions publiques ou privées en fournissant les documents comptables nécessaires,
  • de justifier des subventions obtenues en apportant le parallèle entre le prévisionnel et le réel,
  • de collecter de l'argent en ligne, que ce soit pour la décision de le faire (et donc de ne plus gérer les chèques par exemple), ou pour apporter les documents permettant d'utiliser certains outils (comme lors d'une campagne de crowdfunding),
  • de négocier un prêt auprès de banque pour financer un projet. Inutile de préciser que le banquier a peu de chance de vous accorder un prêt si votre seul argument est votre motivation, il voudra un projet chiffré.

Pour toutes ces raisons et bien d'autres, votre trésorier est précieux, il s'agit de bien comprendre son rôle... et de le chouchouter !

La prise de fonction du trésorier d'association

Une fois élu, le nouveau trésorier d'association prend ses fonctions.

Voici ce qui a de bonnes chances de rythmer les premiers jours ou les premières semaines de son mandat.

Tout d'abord, le changement de statuts auprès de la préfecture en envoyant le formulaire CERFA 13971 qui indique les nouvelles personnes en charge de l'association. Si le trésorier n'est pas forcément la personne en charge de le faire, il fait néanmoins partie de l'opération.

Télécharger le Cerfa

La passation avec l'ancien trésorier est une étape importante.

Plusieurs documents doivent passer de l'ancien trésorier au nouveau, notamment :

  • Le journal de banque avec les extraits de compte bancaire et carnets de chèques
  • L'inventaire des biens dont l'association est propriétaire : le matériel et les stocks
  • Le bilan des 3 exercices précédents
  • Le tableau des emprunts et contrats de prêt

La prise de fonction de trésorier d'association est également l'occasion d'améliorer la manière dont est tenue la comptabilité au sein de l'association, et de songer à l'adoption de nouveaux outils qui pourraient simplifier la gestion de l'association.

Le quotidien du trésorier d'association

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Une fois que le trésorier de votre association a pris ses fonctions, il prend ses marques et son quotidien est chargé.

Globalement, il est ponctué de tâches et opérations comptables qui garantissent la bonne gestion de l'association.

Parmi elles, nous comptons notamment :

  • Le versement des salaires et le remboursement des frais bénévoles
  • L'enregistrement des opérations comptables
  • Le rapprochement bancaire (dont nous vous parlons un peu plus loin)
  • La relance des impayés
  • Le suivi de la trésorerie
  • La remises de chèques et la remise des espèces
  • L'affectation analytique

Découvrez l'article dédié au quotidien du trésorier d'association.

Nous avons également créé une checklist de toutes les tâches du trésorier afin de l'accompagner au quotidien dans sa mission.

Télécharger la Checklist

Enregistrement d'une écriture comptable

Enregistrer une écriture comptable pour un trésorier d'association débutant ou peu aguerri est susceptible de lui donner des sueurs froides.

Néanmoins, comprendre la logique derrière l'enregistrement desdites écritures peut rendre la tâche plus aisée.

Entre histoire, explication des notions préalables et moyens mnémotechniques, l'enregistrement de vos écritures dans la comptabilité de votre association deviendra un jeu d'enfant. Arnaud vous explique tout dans un article dédié.

Lire les documents comptables de son association

Vous avez compris l'importance d'une gestion saine de la comptabilité de votre association, et l'intérêt de la comptabilité d'engagement pour comprendre la santé financière de la structure.

Encore faut-il réussir à s'y retrouver dans les différents documents comptables !

Entre la Balance générale qui est le "chouchou" des experts comptables et le Journal qui liste de manière exhaustive l'ensemble des écritures comptables dans l'ordre chronologique, il est parfois facile de se perdre.

Découvrez comment lire et comprendre les documents comptables de votre association grâce à des explications claires et des schémas récapitulatifs.

Effectuer le rapprochement bancaire de son association

S'il n'est pas obligatoire comme l'est la production des documents comptables, le rapprochement bancaire demeure une étape absolument indispensable dans la bonne gestion de la comptabilité d'une association.

Son principe est simple : il consiste à faire la comparaison entre ce qui est saisi en comptabilité, et ce qui se passe du côté du compte en banque de votre association.

C'est indispensable car cela permet de rapprocher le théorique du réel et d'identifier les éventuels écarts ou les erreurs de comptabilité.

Nous vous conseillons donc de faire cette tâche le plus souvent et régulièrement possible, pour vous éviter de vous retrouver en fin de période comptable avec une année à rattraper – dans ce cas, vous risquez quelques nuit blanches.

Dans cet article, nous vous expliquons simplement comment effectuer le rapprochement bancaire de votre association, et comment comprendre les éventuels écarts. Pas de panique, beaucoup de choses s'expliquent.

La clôture comptable de votre association

La clôture comptable est probablement le point culminant de l'année du trésorier d'association.

Globalement, la clôture comptable permet de dresser un étant des lieux de la comptabilité de l'association à la fin de l'exercice comptable. Elle permet ainsi de figer l'exercice qui est arrivé à son terme, de poser les bonnes bases pour le nouvel exercice qui commence, et enfin de donner à voir les états financiers de l'associations, notamment le Compte de résultat et le Bilan.

Vaste programme, n'est-ce pas ?

Si toutes les étapes expliquées précédemment ont été appliquées avec méthode, il n'y a pas de raison que celle de la clôture comptable se transforme en cauchemar.

Quelques conseils ne faisant jamais de mal, nous ne pouvons que vous conseiller de (re)lire cet article sur la clôture comptable d'une association.

Les logiciels de comptabilité pour les associations

Nous l'avons vu tout au long de cette page : le programme est dense pour les trésoriers d'associations, notamment s'ils tiennent une comptabilité d'engagement.

Evidemment, des tableaux Excel bien pensés et bien construits peuvent aider à tenir une telle comptabilité – encore faut-il être parfaitement à l'aise avec l'outil – mais fort heureusement pour ces chers trésoriers, des logiciels de comptabilité pour associations existent et leur facilitent la vie.

Tout savoir sur les reçus fiscaux

Les reçus fiscaux, c'est le sésame délivré par les associations faisant appel à la générosité publique. En effet, il permet aux donateurs de bénéficier d'une réduction d'impôts de 66% sur les sommes versées aux associations et fondations qui en délivrent.

Ainsi, un don de 100 euros à une association délivrant un reçu fiscal ne coûte finalement que 34 euros au donateur – un précieux argument pour booster la générosité envers les associations, n'est-ce pas ?

Mais délivrer un reçu fiscal est évidemment encadré.

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Contrairement aux idées reçues, toutes les associations ne sont pas habilitées à le faire. Et le reçu fiscal doit répondre à un certain nombre de critères spécifiques.

En cas de faute ou d'erreur, le peine peut être lourde pour l'association : l'amende s'élève à 25% des sommes récoltées.

Pour éviter cela, mieux vaut être au clair et tout savoir sur les reçus fiscaux.

Comptabilité d'association : le guide complet pour les trésoriers

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Il faut le reconnaître : être trésorier d'association n'est pas toujours de tout repos.

Il nous paraît essentiel d'accompagner ces personnes si précieuses aux associations dans leurs missions.

C'est la raison pour laquelle nous avons élaboré le guide complet du trésorier d'association. Sans prétendre qu'il deviendra votre livre de chevet, nous sommes convaincus qu'il pourra vous être d'une aide précieuse dans la gestion comptable de votre association.

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