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Gestion d'Association : tout ce qu'il faut savoir

Gestion d'Association : tout ce qu'il faut savoir

Gérer une association est une responsabilité importante pour les personnes qui décident d'embrasser le rôle de dirigeants pendant plusieurs mois ou plusieurs années. Outre la gestion de la comptabilité qui incombe principalement au trésorier, la gestion d'une association rassemble de nombreux aspects : humains, matériels, financiers, légaux, administratifs, etc.

C'est ce que nous allons voir dans cet article dont voici le programme :

C'est parti pour un tour d'horizon de ce qu'il faut savoir pour bien gérer son association !

Gérer une association : quelles responsabilités ?

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Prendre la responsabilité d'une association peut avoir des répercussions importantes pour ses dirigeants.

En effet, selon la manière dont ils gèrent l'association, les risques pris, les dépenses effectuées, etc., les dirigeants de l'association peuvent engager leurs responsabilités financière, civile et pénale.

Pour tout connaître des responsabilités des dirigeants d'associations, nous vous invitons à découvrir l'article dédié au sujet.

Gérer les membres et la vie associative

Une association, c'est avant tout des hommes et des femmes qui se rassemblent autour d'un projet collectif qui les mobilise.

Adhésions : pourquoi le paiement en ligne devient indispensable

Les membres sont avant tout les adhérents de l'association.

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Chaque début d'année est marqué par la même opération délicate : celle des adhésions, et des innombrables écueils qu'elle comporte.

Mais remercions internet : les temps changent et vous facilitent la vie.

Le paiement des adhésions en ligne vous permet de gagner un temps précieux, vous offre une sécurité accrue et vous évite de faire des erreurs dans les saisies des informations concernant vos adhérents.

Pierre Grateau vous explique pourquoi le paiement des cotisations en ligne devient indispensable pour votre association.

10 conseils pour gérer efficacement votre base de membres

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Maintenant que l'étape des adhésions est passée, autant prendre directement de bonnes habitudes dans la gestion de votre association et de ses membres.

Vous verrez que ce n'est pas si compliqué, un minimum de méthodologie permet de gagner largement en efficacité.

Voici 10 conseils simples à mettre en place au niveau de la gestion de votre base de membres :

  1. Nommer un responsable de la base de données
  2. Mettre en place des procédures adaptées
  3. Déterminer des règles de saisie des informations
  4. S'assurer que toutes les personnes habilitées à mettre à jour la base de données ont bien été formées
  5. Vérifier que le détenteur de la base de données peut contrôler l’intégrité des données
  6. Identifier les membres de l'équipe qui commettent régulièrement des erreurs
  7. Mettre à jour régulièrement sa base de données
  8. Faire plusieurs sauvegardes des données
  9. Sécuriser ses mots de passe
  10. Se passer d'Excel

En suivant ces règles simples, vous aurez toutes les clés pour gérer efficacement votre base de membres.

Réussir ses Assemblées Générales d'association

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Si l'année associative est ponctuée de nombreux rendez-vous, l'un d'entre eux est particulièrement important : l'Assemblée Générale.

Elle est l'occasion de partager les informations essentielles avec les membres de l'association et de prendre des décisions stratégiques pour le développement du projet associatif. C'est la raison pour laquelle il est crucial de préparer au mieux ce rendez-vous.

Découvrez nos conseils sur le sujet, et les clés d'une assemblée générale d'association réussie.

Etablir le budget prévisionnel de l'association

S'il n'est pas obligatoire, le budget prévisionnel est pour autant un outil indispensable à la gestion de votre association. Le budget prévoit ce que la comptabilité constatera tout au long de l'exercice comptable.

Globalement, le budget prévisionnel anticipe les dépenses et recettes qui auront lieu pendant le prochain exercice. Que vous établissiez votre budget prévisionnel en fonction des recettes ou des dépenses (en fonction de la nature de vos activités), la règle à respecter est toujours d'avoir un budget équilibré.

Découvrez dans l'article dédié au budget prévisionnel les différents types de budgets, les méthodes pour les construire et nos conseils.

Gérer du matériel : le local d'association

Vaste sujet que celui du local d'association, votre QG !

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C'est à la fois un espace où les membres de votre association peuvent se retrouver, mais aussi une fenêtre de visibilité vers l'extérieur, un lieu d'activités, un espace de stockage, de réflexions, de débats…

Bref, le local est un élément clé dans la gestion d'une association !

Mais comment trouver LE local qui sera parfait pour votre association ? Comment éviter qu'il vous coûte les yeux de la tête ? Comment l'organiser et le décorer ? Comment impliquer vos membres dans ce projet ?

Nous vous expliquons tout cela dans un article dédié à votre local d'association !

Gérer une association, c'est aussi devenir un expert de l'organisation

Organiser des événements et faire vivre l'association

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Parfois, l'organisation d'un événement peut donner quelque peu le vertige.

Entre la thématique, le déroulé, les invitations, la logistique, l'animation, ce ne sont pas les choses à faire qui manquent.

Heureusement, vous n'êtes pas le premier (ni le dernier) à passer par là, et tout le monde finit par s'en sortir, il suffit d'un peu d'organisation… et de quelques conseils que nous avons rassemblés pour vous aider à organiser un événement pour votre association.

En avant la musique !

Les bons outils pour organiser une sortie d'association

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Outre les événements, des sorties d'association ont de bonnes chances de jalonner votre année, notamment si vous êtes une association sportive, culturelle ou de loisirs.

Là encore, un minimum d'organisation est de mise.

Mais bonne nouvelle, des outils numériques sont là pour vous faciliter la vie, donc pas de panique.

Nous avons rassemblé pour vous les bons outils pour votre sortie d'association, du choix de la date au sondage de satisfaction, en passant par l'hébergement, tout est là !

Mettre son association en conformité avec la réglementation

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Nous l'avons vu, la gestion d'une association revêt bien des aspects et celui de la réglementation n'est pas en reste. La loi évolue constamment, et il est parfois difficile d'être au courant des dernières évolutions.

L'année 2018 est néanmoins marquée par un texte dont on parle beaucoup et qui a une réelle incidence pour toutes les structures qui collectent des informations sur des personnes – et les associations en font bien évidemment partie – il s'agit du fameux RGPD : le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles.

Si les associations ont peu de chances de faire partie des premières structures à être contrôlées par l'administration, elles doivent néanmoins prendre connaissance de cette nouvelle réglementation européenne et se mettre en conformité avec cette dernière.

Dans les grandes lignes, voilà ce que le RGPD change pour les associations : elles doivent désormais :

  • Demander et conserver l'accord des personnes dont elles collectent les informations pour le traitement de leurs données,
  • Informer dans les 72 heures la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) ainsi que les personnes concernées si leurs données personnelles ont été piratées dans votre base,
  • Collecter seulement les informations dont elles ont légitimement besoin, en rapport avec le bon déroulé de leurs activités,
  • Donner la possibilité aux individus dont les informations sont collectées de connaître les éléments que les associations conservent sur elles,
  • Tracer l’ensemble des documents mis en place servant au traitement des données personnelles.

Pour en savoir plus, n'hésitez pas à consulter notre article dédié au RGPD et à ce que ça change pour les associations.

Gérer son association en s'équipant des bons outils

Des logiciels de gestion d'association

Depuis quelques années, la gestion des associations s'est largement professionnalisée.

Au même titre que les entreprises, les associations s'équipent d'outils pour leur permettre de gagner du temps. De plus en plus de logiciels dédiés à la gestion des associations existent, et c'est une excellente nouvelle : cela prouve que le monde associatif se développe et mûrit.

Outre le logiciel en ligne AssoConnect, différentes solutions existent pour répondre aux différents besoins des associations.

Découvrez un comparatif des logiciels de gestion pour association ici.

Des outils web pour votre association

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Une simple recherche sur Internet permet de trouver une multitude d'outils numériques pour gagner du temps.

Néanmoins, tous ne sont pas toujours adaptés aux associations et à leurs spécificités. C'est la raison pour laquelle nous avons élaboré un guide des outils numériques pour les associations en nous posant systématiquement la question "est-ce utile et adapté à une association ?"

Découvrez le guide ici : https://info.assoconnect.com/56-outils-web-pour-son-association-guide.

Vous voilà désormais armé pour envisager la gestion de votre association plus sereinement. Bonne route !

Découvrez davantage d'articles sur ces thèmes :
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