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Répondre aux besoins de son association sur une plateforme unique

Répondre aux besoins de son association sur une plateforme unique

Le Club d’Échecs de Saint Maur est une association qui a vu le jour il y a plus de 30 ans. Aujourd’hui 14ème club d’échecs de France, l’association accueille 250 joueurs, enfants comme doyens de l'échiquier.

Philippe Vidoni a connu l’association grâce à sa fille qui, dès son plus jeune âge, s’est prise de passion pour le jeu d’échecs. Il est aujourd’hui responsable de la communication du club de Saint Maur des Fossés et s’occupe d’organiser des stages d’initiation avec des jeunes de 5 à 15 ans principalement.

Depuis quelques années, le Club d’Échecs de Saint Maur a beaucoup évolué sous l’impulsion de Xavier Parmentier, ancien entraîneur de l’équipe de France puis de son élève Manuel Valles : il propose des cours tous les mercredis, vendredis soir et samedis et organise de nombreuses compétitions le dimanche. Le club est présent au travers de ses différents professeurs et animateurs dans l’ensemble des écoles de Saint Maur.

Face à ces évolutions, de nouvelles attentes émergent pour l’association.

Un nouveau site pour de nouvelles adhésions

Début 2017, l'obsolescence du site internet de l’association pousse Philippe à faire quelque chose.

"Je cherchais une solution à intégrer sur Joomla ou Wordpress puis je suis tombé sur AssoConnect et j’ai tout de suite adhéré.”

Habitué des "CMS" (les "Content Management Systems", c’est-à-dire les solutions permettant de créer soi-même son site internet), Philippe n’a pas eu de mal à prendre en main le module de création de site d’AssoConnect.

"C’est simplissime et accessible à tout le monde. Je peux donc laisser la main à d’autres personnes facilement.”

Aujourd’hui, Philippe est en charge du site internet avec Marc, le président du club. Il met à jour les informations du club, actualise le contenu, écrit des articles et ses efforts sont récompensés : le site internet attire 100 visiteurs uniques par jour et 3000 par mois.

Parmi ces visiteurs, 10 à 15 deviennent membres du club chaque année. Pour Philippe, le calcul est très simple : le montant annuel de l’adhésion est le même que celui investi dans le logiciel d’AssoConnect. Avec 15 adhésions par an, l’association récupère 15 fois son investissement.

"Nous sommes gagnants.”

Un logiciel interconnecté qui a conquis l'équipe

Si les membres du bureau du Club d’Échecs de Saint Maur ont d’abord eu du mal à accepter le coût du logiciel, ils se sont rapidement rendus compte des bénéfices apportés et du caractère indispensable d’AssoConnect qui également devenu leur outil comptable.

Finalement, un mois suffit à ce que l'équipe associative prenne la main sur l'intégralité du logiciel.

"Il n’y a pas eu tellement de difficultés, c’est vraiment intuitif.”

L’association travaille en collaboration : tous les membres du bureau sont mis à contribution. Ainsi, 6 administrateurs se répartissent les rôles sur la plateforme du club d'Échec de Saint Maur.

"Nous avons fixé des droits sur l'administration, sinon ça peut vite devenir délicat.”

Le président et la trésorière sont responsables de la comptabilité, Philippe est administrateur principal et s’occupe de la maintenance du site internet. Quant aux autres, ils se répartissent les rôles entre la partie membres et adhésion, évènement, communication et boutique en ligne.

"Le plus d’AssoConnect est évidemment la liaison entre tous les modules, tout en gardant une simplicité d'utilisation.”

Les modules interconnectés du logiciel ont conquis l’association qui, aujourd’hui, trouve un réel intérêt à utiliser la totalité des modules proposés par AssoConnect.

Une expérience complète sur un logiciel tout-en-un

Le Club d’Échecs de Saint Maur n’est pas un petit joueur ! L’association a su tirer profit de toutes les fonctionnalités du logiciel pour créer ses propres combinaisons de jeu.

Avant AssoConnect, toutes les informations étaient stockées sur des fichiers Excel. Dès le commencement de l’utilisation du logiciel, l’association a créé une base de données en reprenant l’ensemble des informations qu’elle possédait entre les tableaux Excel et autres fichiers.

“Tout est faisable en traitement manuel, mais le numérique rend quand même les choses beaucoup plus simples et efficaces.”

Cette première étape accomplie, le Club d’Échecs de Saint Maur fait son premier déplacement de pièce en utilisant le paiement en ligne.

Le paiement en ligne

L’association gagne un temps précieux depuis l’arrivée du paiement en ligne. Avant l’arrivée d’AssoConnect, il n’y avait pas de factures. Les chèques étaient remis au professeur, qui lui-même les remettait au trésorier, qui attendait les relevés de compte de la banque pour essayer à son tour de faire des rapprochements bancaires : la partie n’était pas gagnée d’avance !

À présent, les transactions sont fluides et les paiements se font directement en ligne. Le plus pour l’association ? Le paiement de l’adhésion est directement saisi dans la partie comptabilité : un gain de temps important pour la gestion comptable.

"C’est un autre monde, cela génère des écritures comptables et tout est en lien avec les autres modules.”

La comptabilité

Avant d'utiliser AssoConnect, rapprocher les écritures était devenu aussi complexe qu’un mat en 8 coups. L’ancien trésorier gérait la comptabilité manuellement et les données étaient stockées sur des tableaux Excel. Le mode d’adhésion de l’association ajoutait une difficulté comptable supplémentaire : 40% du prix pour le deuxième membre de la famille.

"Aujourd’hui tout est plus simple, l’écriture comptable passe directement, l’adhésion est stockée sur la base de données et nous pouvons savoir qui a payé ou non. Ce qui est génial, c’est que tout est lié.”

Si les difficultés de gestion ne sont plus que de mauvais souvenirs pour l’association, il en est de même pour la partie communication.

L’e-mailing

Le Club d’Échecs de Saint Maur est actuellement ravie de pouvoir envoyer ses propres newsletters et campagnes d’e-mailing.

"Nous envoyons des newsletters une fois par mois et ça fonctionne bien. Le taux d’ouverture se situe entre 60 et 70% : nous partageons les résultats des dernières semaines, les événements à venir, etc."

Si avant l’association possédait une simple liste de diffusion qui lui requérait du temps de mise à jour, tout est aujourd’hui regroupé sur une même plateforme. Elle peut désormais utiliser sa base de données pour diffuser ses informations, créer des articles sur la plateforme, les publier directement sur le site internet mais également les envoyer dans ses newsletters mensuelles.

"Le logiciel est clair, il est mûr et stable. Aussi, il faut souligner l’aspect de soutien et d’accompagnement qu’il y a derrière. Si l’on nous retire AssoConnect ce serait embêtant. Nous nous retrouverions un peu en friche car nous connaissons quelque chose de bien et il n’y a pas d’équivalent…”

Si, à première vue, le Club d’Échecs de Saint Maur n’avait pas identifié les difficultés auxquelles il faisait face, aujourd’hui l’association est consciente de la nécessité d’une solution en ligne.

La liaison entre les diverses fonctionnalités du logiciel lui a permis de gagner un temps précieux pour s’adonner pleinement à son activité principale. Échec et mat : les difficultés de gestion sont vaincues !

Documents
icoPaperclip32Dark UseCase_Club-Échecs.pdf
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