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Nina Flabeau
Le 28 août 2018
Comment gérer efficacement les mails de votre association ?

Comment gérer efficacement les mails de votre association ?

Article écrit en collaboration avec Solidatech

La gestion de la boîte mail de votre association vous semble laborieuse ? Vous avez l’impression de passer votre temps à recevoir, lire et répondre à des courriers électroniques ?

La rentrée associative est le bon moment pour mettre de l’ordre dans tout ce bazar, et changer vos habitudes.

Et oui, l’envoi de mails est un geste quotidien, machinal et banal qui a pourtant des conséquences importantes sur l’environnement. Êtes-vous au courant que plus de 10 milliards de mails sont envoyés à travers la planète en l’espace d’une heure ?

La quantité d’énergie utilisée pour communiquer de cette manière est en conséquence énorme.

Voyons ensemble comment gérer efficacement les mails de votre association :

  1. Le mail, une pratique bientôt ancestrale pour votre association ?
  2. Le mail n’a pas dit son dernier mot

C’est parti, suivez nos conseils pour améliorer la productivité de votre association, gagner du temps et participer à votre échelle à la sauvegarde de la planète. Oui, oui, c’est possible !

Le mail, une pratique bientôt ancestrale pour votre association ?

Réduisez votre empreinte carbone

Vous avez dû en entendre parler, les mails consomment une énergie monstrueuse.

Certes, ce message immatériel n’a pas de pot d’échappement et ne rejette aucun produit toxique et pourtant il est l’un des facteurs principaux du réchauffement climatique.

Mais comment est-ce possible ? Je vous l’accorde, il n’est pas évident de penser qu’un simple clic sur le bouton "envoyer" peut avoir de telles répercussions sur notre planète.

Et pourtant, derrière votre mail se cachent des datas centers (centres de données en bon français) qui moulinent 24h/24 et 7j/7. Ces machines stockent vos données toute l’année et sont elles-mêmes alimentées par des centrales à charbon…

Il est donc nécessaire de réduire sa consommation, à titre personnel mais également au niveau de son association.

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En fonction de son implantation et de sa popularité, votre association reçoit plus ou moins de mails (de vos membres, prestataires, prospects, adhérents, donateurs, etc.).

Et si le moment était venu de trier tout ça et d'appliquer les bonnes méthodes pour partir sur de nouvelles bases à la rentrée ?

Les solutions alternatives pour communiquer avec votre équipe

Commençons par le coeur de votre association : votre équipe.

Il est vrai que l’envoi de mails est l’une des méthodes de communication préférée des Français.

Mais maintenant que vous êtes sensibilisés sur l’aspect nocif que provoquent vos mails, plus question de passer par ce support pour communiquer en interne. Il y a bien plus simple, fonctionnel et écologique. De nombreux outils gratuits vous permettent de communiquer en temps réel sans passer par la case "boîte de réception".

Parmi eux, vous retrouverez Slack qui facilite la collaboration avec tous les membres de votre équipe. Soyons honnête, Slack n’est pas un outil magique (comme bien d’autres), lui aussi pollue, mais beaucoup moins que votre boîte mail.

Vous partagez via cette plateforme des données avec vos membres dans le même espace et donc en un seul exemplaire. Ce qui réduit considérable l’espace de stockage utilisé.

Au niveau de notre équipe AssoConnect, nous utilisons quotidiennement Slack, ce qui nous a permis de réduire d'au moins 30% le nombre de nos mails, et de gagner considérablement en efficacité dans notre communication interne.

Slack propose une version gratuite très aboutie, n'hésitez pas à la tester.

Travaillez sur des bases documentaires et dites adieu à la saturation de votre boîte mail

Des solutions existent également pour arrêter de saturer votre boîte mail avec les pièces jointes que vous envoyez.

Une base de données sur excel, un album de votre dernier évènement, une vidéo présentant votre association... Tous ces fichiers pèsent très lourd et sont compliqués à envoyer instantanément.

Heureusement, grâce au Cloud, vous pouvez maintenant travailler en ligne et en collaboration avec votre équipe via par exemple :

  • Google Drive : Outil permettant de créer et de partager des documents, feuilles de calcul, présentations avec votre équipe en temps réel,
  • Dropbox : Service de stockage et de partage de fichiers pour votre association.

Le mail n’a pas dit son dernier mot

Évidemment, malgré ces solutions alternatives, les mails ne sont pas amenés à disparaître dans les prochains jours. Ils resteront encore longtemps indispensables à n’importe quelle structure.

Voyons alors quelques astuces pour vous permettre d'optimiser la gestion des mails de votre association.

Les règles d’attributions : vos alliées dans la gestion de vos mails

Vous voulez faire de l’ordre rapidement dans votre boîte mail ? Mettez en place des règles d’attribution ou des filtres pour classer vos mails automatiquement (toutes les boîtes de réception en possèdent).

Vous recevez régulièrement des mails de Michel, votre trésorier ? Créez un répertoire particulier "Michel" ou "Trésorerie". De même pour les newsletters que vous recevez ou autres…

L’envoi automatique d’un message selon un objet ou un expéditeur est également possible avec les règles d’attributions. Plutôt pratique, n’est ce pas ?

De manière générale, si vous voulez être efficace, agissez dès la réception de vos mails en les classant ou en les supprimant. Il peut être utile de créer des sous-dossiers, en les nommant de cette manière :

  • "A traiter aujourd’hui", "A traiter dans la semaine",
  • "A faire", "A relancer", "A relire au calme" (pour les mails nécessitant de la réflexion).

Soyez pragmatique !

Rassurez-vous, la règle du "zéro mail" tous les soirs dans votre boîte de réception n’est pas impérative à tout prix.

Par contre, nous vous recommandons vivement de vous fixer des objectifs. Par exemple : traiter les messages les plus importants en fin de semaine.

Vous pouvez également réaliser des newsletters si vous devez envoyer un message à plusieurs personnes au lieu d’envoyer 25 fois le même mail.

Pour vos échanges "one to one", évitez de mettre 50 personnes en copie (sauf si c’est vraiment nécessaire). Dans ce cas, le partage d’un compte-rendu sera plus efficace et facile à suivre pour la personne qui doit être informée.

Gagnez un temps précieux pour votre association

Tous les mails ne doivent pas forcément être lus dans l’immédiat. En y regardant de plus près, vous verrez que rares sont les fois où l'urgence est si extrême qu'elle ne peut attendre.

Pour être efficace, réservez-vous des moments dans votre agenda dédié à cette activité. Vous pouvez ainsi traiter vos mails par lots.

Vous n’êtes pas non plus obligé de "Répondre à tous" systématiquement. Si vous êtes en copie, c’est qu’il s’agit bien souvent d’un mail informatif. Évitez également les messages du type " Ok", "Lu", "Merci".

Enfin, pour ne plus être déconcentré, je vous conseille de ne pas travailler avec votre messagerie ouverte. Vous pouvez également désactiver les notifications de mails et vous dire que vous leur dédiez par exemple 2 sessions d'une heure par jour.

Cela vous permettra de vous consacrer intégralement à vos missions et d'être ainsi plus efficace.

L’heure du grand nettoyage a sonné

Le nombre moyen de mails présents dans une boîte de réception est de 3495. Et comme 95% de la population, vous ne les effacez sans doute pas.

Alors pourquoi ne pas effectuer un peu de rangement ?

Commencez par vous prendre un moment, lisez vos messages les plus récents et répondez-y. Inutile de garder de vieux mails qui n’ont pas fait l’objet de relance et qui ont parfois plusieurs années. S'ils sont vraiment importants, les personnes vous contacteront certainement d'une autre manière entre temps.

Durant votre ménage, pensez également à vous désabonner des newsletters et notifications que vous ne consultez jamais ! Nous espérons évidemment que notre newsletter hebdomadaire vous intéresse suffisamment pour ne pas faire partie de votre grand ménage ! :)

Lorsque ce tri est terminé, n’oubliez pas de vous fixer quelques rappels pour réitérer cette étape régulièrement.

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Des outils pour vous aider à faire le tri dans vos mails

Heureusement des outils existent pour faire le tri dans vos mails :

  • Cleanfox : outil gratuit qui permet de supprimer et/ou de se désabonner des newsletters en quelques clics, tout en réduisant l'empreinte carbone. Une solution utile et écologique en ligne.
  • Mailstrom : plateforme de nettoyage de messagerie. Un robot se connecte à votre boîte mail, scanne l’entête des messages, les expéditeurs, les objets. Il range ensuite tous vos mails par catégories, expéditeurs, etc.
  • Spark : application vous permettant d’utiliser un filtre intelligent pour voir instantanément ce qui est important et trie le reste par la suite.

-

Et voilà, il n’en faut pas plus pour avoir une boîte de réception impeccable.

Vous allez épater les membres de votre association avec votre nouvelle organisation. Si vous êtes plusieurs à gérer la boîte mail, n’oubliez pas de leur partager ces bonnes pratiques. Cela vous évitera de nombreuses erreurs.

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