Retour
Alvina Gervy
Le 11 septembre 2018
Fichier des Ecritures Comptables : ce que doivent savoir les associations

Fichier des Ecritures Comptables : ce que doivent savoir les associations

Vous en avez vaguement entendu parler ou l'avez découvert au moment où il vous a été demandé, levons cette semaine le voile sur le Fichier des Ecritures Comptables, dit "FEC".

S'il n'est pas indispensable pour tous les trésoriers d'associations de connaître le sujet sur le bout des doigts, disons que cela rentre dans la culture générale globale, même hors associations d'ailleurs. Il serait donc dommage de s'en priver.

Dans cet article, nous répondrons aux questions suivantes :

En avant !

Qu'est-ce que le Fichier des Ecritures Comptables ?

Comme son nom l'indique de manière assez éloquente, le Fichier des Ecritures Comptables est un document informatique qui rassemble l'ensemble des écritures comptables d'une structure sous une forme définie.

storage?id=397662&type=picture&secret=pQekctj5nzQ86yoejHVBfumLo9rHSzF0IPNAiQZs&timestamp=1536655859

Il peut être assorti de sa notice explicative détaillant la manière de lire les différentes informations qu'il contient, notamment la forme et les valeurs prises par ces différentes informations.

Le Fichier des Ecritures Comptables est lié à une période comptable et ne peut en concerner plusieurs à la fois.

C'est un document à fournir à l'administration fiscale en cas de contrôle fiscal de la structure, obligatoire depuis le 1er janvier 2014.

A quoi sert-il ?

Le Fichier des Ecritures Comptables est le document sur lequel l'administration fiscale se base lorsqu'elle contrôle une structure – nous verrons ci-dessous que les associations, au moins une partie d'entre elles, ne dérogent pas à la règle.

Une fois transmis à l'administration fiscale, le Fichier des Ecritures Comptables passe dans le logiciel de l'administration qui mouline et fait ses calculs, trie et recoupe les informations et vérifie l'adéquation entre les documents comptables de l'association et les déclarations déposées par cette dernière.

En cas d'incohérence, le vérificateur reviendra vers vous avec ses questions.

De cette manière, le Fichier des Ecritures Comptables permet de gagner du temps à l'occasion des contrôles fiscaux. Sinon, imaginez si, en cas de contrôle, vous deviez ressortir et imprimer tous les journaux de l'association que le contrôleur fiscal passerait au crible dans votre local pendant des heures. En bref, le FEC permet de gagner du temps en fournissant une grille de lecture claire pour les contrôles.

Que contient le Fichier des Ecritures Comptables ?

Ce n'est évidemment pas vous, responsable associatif, qui allez accoucher vous-même de ce document.

Je me permets donc de vous montrer un exemple de la tête que ça a :

storage?id=393384&type=picture&secret=yL8StwBxsiPN4tnI76oLHI7UMBUFHvYQC8ay5oyK&timestamp=1536225160

Je vous l'accorde, le Fichier des Ecritures Comptables n'est pas forcément la chose la plus "sexy" au monde pour le commun des mortels.

Voyons un peu plus en détail ce qui est contenu là-dedans :

  1. Code du journal de l’écriture comptable
  2. Libellé du journal de l’écriture comptable
  3. Numéro de l’écriture comptable (devant être basé sur une séquence continue)
  4. Date de comptabilisation de l’écriture comptable
  5. Numéro de compte (compte utilisé par l'association, en fonction du Plan Comptable Associatif)
  6. Libellé de compte (là encore, n'hésitez pas à aller vous rafraîchir la mémoire avec le Plan Comptable Associatif)
  7. Numéro de compte auxiliaire (laissé vide si non utilité)
  8. Libellé de compte auxiliaire (laissé vide si non utilisé)
  9. Référence de la pièce justificative
  10. Date de la pièce justificative
  11. Libellé de l’écriture comptable (identification littérale du motif de l’écriture comptable)
  12. Montant au débit
  13. Montant au crédit
  14. Lettrage de l’écriture comptable (laissé vide si non utilisé)
  15. Date de lettrage (laissé vide si non utilisé)
  16. Date de validation de l’écriture comptable
  17. Montant en devise
  18. Identifiant de la devise

La précision entre parenthèse a son importance pour le format de votre Ficher des Ecritures Comptables : ne remplacez pas les colonnes vides par des "0" ou des espaces qui ne pourraient pas être lus par le logiciel de l'administration.

Le FEC comprends donc l'ensemble des journaux de la comptabilité de l'association, de même que les écritures d'A-nouveaux et celles d'inventaires (stocks).

storage?id=393410&type=picture&secret=VoQntz38L8fg225EeJCtMHwuoW0wVmibOJwv1tNV&timestamp=1536226098

Quelles sont les associations concernées par le FEC ?

Nous venons de voir que le FEC avait été créé pour les contrôles fiscaux.

Ainsi, seules sont concernées les associations fiscalisées, c'est-à-dire celles ayant des obligations vis-à-vis de l’administration fiscale.

Quelles associations doivent payer des impôts commerciaux ?

Si les associations ont le droit d'exercer une activité lucrative, toutes ne sont néanmoins pas soumises aux impôts commerciaux, c'est-à-dire l'Impôts sur les Sociétés (IS), la TVA et la Contribution Economique Territoriale (CET).

Retenez simplement que si les activités lucratives sont "accessoires" par rapport à l'activité principale de votre association, cette dernière est alors exemptée d'impôts commerciaux.

Ainsi, il est plus simple de définir les associations bénéficiant de la franchise d'impôts commerciaux.

Il s'agit des associations :

  • dont la gestion est désintéressée,
  • pour lesquelles les activités non lucratives sont "significativement prépondérantes" par rapport aux activités à dimension lucrative - attention, l'administration fiscale n'apporte pas de précisions concernant l'appréciation de ce critère,
  • dont le montant des recettes d'exploitation provenant des activités lucratives encaissées au cours de l'année civile n'excèdent pas 62 250 euros hors TVA, sachant que les éléments suivants n'entrent pas en ligne de compte pour le calcul des recettes d'exploitation
    • les revenus patrimoniaux,
    • les résultats des activités financières lucratives et des participations financières soumis à l'IS de droit commun,
    • les opérations immobilières non exonérées de TVA,
    • les recettes de six manifestations annuelles de bienfaisance ou de soutien qui bénéficient d'une exonération spécifique cumulable avec la franchise.

Comment obtenir le Fichier des Ecritures Comptables de son association ?

Si vous tenez votre comptabilité sur un logiciel (spécialisé), il y a de fortes chances que ce dernier vous fournisse votre FEC en quelques clics.

J'en profite au passage pour vous indiquer qu'AssoConnect vous permet désormais de le faire.

Sinon, un expert comptable est évidemment capable de vous fournir un tel document.

Dernière précision, le FEC ne peut être produit que sur un exercice comptable clôturé. En cours de période comptable, il ne vaut rien.

storage?id=393413&type=picture&secret=NVasjAEdYW4gL17ZQGWFdQX9kGcrUYv4aBCQwYkd&timestamp=1536226153

Quand et comment fournir son FEC à l'administration fiscale ?

S'il se déplace dans vos locaux, le vérificateur doit obtenir lors de son premier passage dans vos locaux.

Ne paniquez pas. En cas de contrôle sur place, vous serez averti par un avis de vérification.

Concernant la manière de fournir le fameux document, différentes possibilités sont envisageables dès lors qu'il est sur un support physique (CD, DVD, Clé USB, disque dur externe, etc.). Je vous déconseille tout de même la disquette, le vérificateur risque de se demander si vous ne sortez pas de l'âge de pierre...

Précision sans doute inutile : gardez tout de même une copie du document pour vous – ou ayez un moyen de le générer de nouveau – ne sait-on jamais.

De son côté, l'administration a un délai de 3 mois suivant la remise du Fichier des Ecritures Comptables pour effectuer ses contrôles.

Que devient le Fichier des Ecritures Comptables une fois qu'il a été utilisé ?

Une fois que l'administration fiscale a travaillé sur votre Fichier des Ecritures Comptables – ce qui a donné lieu ou pas à des questions ou une mise en recouvrement de l'association –, elle détruit ce document.

Quels sont les éléments à fournir en même temps que le FEC ?

L'administration fiscale peut vous demander de fournir la notice explicative de votre Fichier des Ecritures Comptables.

Chez AssoConnect, cette notice explicative existe déjà, vous n'avez évidemment pas à la rédiger – ce serait un comble !

Si vous travaillez avec un Expert-Comptable qui vous fournit votre FEC, vous pouvez lui demander de vous partager cette notice explicative.

storage?id=393411&type=picture&secret=LSAyvzAylTUCsGfYWItB24V7MghcnzMtfleG5j7k&timestamp=1536226126

Que se passe-t-il en cas de non transmission de votre Fichier des Ecritures Comptables ?

Si votre association peut être sujette à des contrôles de l'administration fiscale, je ne peux que vous conseiller de savoir où chercher votre FEC.

En effet, en cas de non transmission du Fichier des Ecritures Comptables, votre association s'expose à une amende, même si tout est conforme d'un point de vue comptable. Le simple fait de ne pas remettre votre FEC au vérificateur donne lieu à une sanction à hauteur de 5000 euros.

Ce serait dommage de vous mettre dans cette situation, d'autant plus qu'une fois qu'on sait ce qu'est le FEC et où le trouver, le transmettre est un jeu d'enfant.

storage?id=397679&type=picture&secret=DXmDBt221h0osRPGH5mcRtabQyrQGPs1rzl9pBCP&timestamp=1536656374

J'espère que cet article vous permettra d'aborder plus sereinement vos éventuels contrôles fiscaux à venir, et qui sait, de briller par votre culture comptable à votre prochaine soirée aux côtés d'autres trésoriers d'association !

Vous souhaitez en savoir davantage sur la comptabilité d'association ? N'hésitez pas à télécharger notre guide complet gratuitement !

Télécharger le guide gratuitement

Articles associés :

Découvrez davantage d'articles sur ces thèmes :
Comptabilité
cta

Besoin d'un logiciel complet ?

Sur AssoConnect, tous vos outils de gestion et de communication sont centralisés en un seul endroit.

Tester gratuitement
0 commentaire(s)
Aucun commentaire pour le moment.
Consultez également
Reçu fiscal : tout ce qu'il faut savoir pour votre association

Reçu fiscal : tout ce qu'il faut savoir pour votre association

Vous le savez certainement, en France les donateurs peuvent bénéficier d'une réduction d'impôts...

Pierre GRATEAU
6 novembre 2018
Vidéo : comment gérer votre comptabilité associative avec AssoConnect ?

Vidéo : comment gérer votre comptabilité associative avec AssoConnect ?

Voici la nouvelle vidéo de présentation du module comptable d'AssoConnect. Nous avons pensé la...

Pierre GRATEAU
3 septembre 2015
Nouvelles fonctionnalités d'AssoConnect pour piloter votre association

Nouvelles fonctionnalités d'AssoConnect pour piloter votre association

Avec le début d’année viennent les bonnes résolutions.Chez AssoConnect, bonnes résolutions...

Bertrand Flaujac
7 janvier 2016
Les nouveautés d'AssoConnect - novembre 2016

Les nouveautés d'AssoConnect - novembre 2016

Ce mois-ci, nos efforts de développement se sont portés principalement sur les modules...

Bertrand Flaujac
1 novembre 2016
Trésoriers : les stars des associations !

Trésoriers : les stars des associations !

Le titre est un peu provocateur : l'association est d'abord un collectif et le trésorier est...

Arnaud Rousseau
29 novembre 2016
La comptabilité d’association pour les nouveaux trésoriers !

La comptabilité d’association pour les nouveaux trésoriers !

Ça y est : le président de l’association vous a convaincu de prendre les rênes de la...

Arnaud De LA TAILLE
2 octobre 2018
Apprendre à lire les documents comptables de son association

Apprendre à lire les documents comptables de son association

La force de la comptabilité d’engagement réside dans le fait qu’elle permet de produire des...

Arnaud De LA TAILLE
10 janvier 2017
Comment effectuer le rapprochement bancaire de votre association ?

Comment effectuer le rapprochement bancaire de votre association ?

Le rapprochement bancaire consiste à comparer ce que vous avez saisi en comptabilité et votre...

Arnaud De LA TAILLE
1 février 2017
Enregistrer une écriture dans la comptabilité de votre association

Enregistrer une écriture dans la comptabilité de votre association

La mécanique de la comptabilité d'association est extrêmement logique pour les personnes qui ont...

Arnaud De LA TAILLE
14 février 2017
La comptabilité analytique, un outil indispensable pour votre association

La comptabilité analytique, un outil indispensable pour votre association

Vous êtes trésorier ou président d’une association et cherchez à mettre en place un pilotage...

Arnaud De LA TAILLE
4 avril 2017
Le quotidien du trésorier d'association

Le quotidien du trésorier d'association

Après vous avoir convaincu de l’importance du rôle de trésorier, vous avoir expliqué les bases...

Arnaud De LA TAILLE
28 février 2017
La clôture comptable d'une association

La clôture comptable d'une association

La clôture, c’est le sacre du trésorier, la consécration d’une année de dur labeur.Si elle n’est...

Arnaud De LA TAILLE
21 mars 2017
La prise de fonction du trésorier d'association

La prise de fonction du trésorier d'association

"Les 100 jours", une expression à la mode en ce moment qui décrit la courte période pendant...

Pierre GRATEAU
18 avril 2017
Comptabilité d'association : logiciel en ligne ou Excel ?

Comptabilité d'association : logiciel en ligne ou Excel ?

Logiciel en ligne ou Excel : quel outil vous offre le plus de possibilités pour la gestion de la...

Géraud de Lachaise
16 mai 2017
Contributions volontaires en nature : ce qu'il faut savoir

Contributions volontaires en nature : ce qu'il faut savoir

Avec plus de 13 millions de bénévoles, le France jouit d’un tissu associatif riche et dynamique....

Corinne Dardelet
15 janvier 2018
Plan Comptable des Associations : Modèle à télécharger et Conseils

Plan Comptable des Associations : Modèle à télécharger et Conseils

Si vous êtes trésorier d’association, il y a de bonnes chances que vous ayez déjà été confronté...

Corinne Dardelet
28 février 2018
Associations et contrôles fiscaux : quelles réglementations en vigueur ?

Associations et contrôles fiscaux : quelles réglementations en vigueur ?

Comme tout contribuable, les associations peuvent être soumises au contrôle de l’administration...

Léa Bouchet
23 avril 2018
La Comptabilité d'Association : tout ce qu'il faut savoir

La Comptabilité d'Association : tout ce qu'il faut savoir

Pour une association, la tenue d’une comptabilité est une nécessité.Que vous soyez un nouveau...

9 janvier 2018
Découvrez OpenAsso, la plateforme collaborative du monde associatif

Découvrez OpenAsso, la plateforme collaborative du monde associatif

Temps de lecture : 6 minutesNous sommes très heureux de vous annoncer le lancement d’OpenAsso,...

Corinne Dardelet
5 juin 2018
Etablir le budget prévisionnel de son association

Etablir le budget prévisionnel de son association

"Gouverner, c’est prévoir". Cette citation d’Emile de Girardin doit aussi s’appliquer à la...

Arnaud De LA TAILLE
3 juillet 2018
Experts-comptables pour votre association : 8 cabinets

Experts-comptables pour votre association : 8 cabinets

C’est bien connu, une comptabilité bien gérée est l’une des premières clés d'une gestion...

Nina Flabeau
18 juillet 2018
Fermer En poursuivant votre navigation sur ce site, vous acceptez l'utilisation de cookies et notre Politique de Confidentialité. En savoir plus