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Passer au collaboratif pour gérer les Adhésions à son Association

Passer au collaboratif pour gérer les Adhésions à son Association

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Christopher Bernard est un passionné de Krav Maga, discipline qu'il pratique depuis plus de 16 ans.

En 2011, il a créé l’association FightSchool360 dont il est aujourd'hui Directeur Technique.

Le club est situé en région Toulousaine et compte plus de 200 licenciés. Infatigable, Christopher vient d’ouvrir son troisième club pour continuer de partager sa passion au plus grand nombre !

Christopher jongle au quotidien entre la gestion de son club, les cours et la formation des professeurs. Il explique comment AssoConnect lui permet de gagner un temps précieux pour gérer les adhésions de FightSchool360.

Il nous raconte comment FightSchool360 est passé à AssoConnect.

Dropbox au tapis

Depuis des années, chaque rentrée apporte son lot de tâches plus ou moins laborieuses pour les membres bénévoles du bureau de FightSchool360.

Ils bataillent pour gérer les 200 adhésions des futurs champions du tatami.

Ces adhésions sont constituées de nombreux documents à fournir : fiche d’inscription, demande de licence FEKM, certificat médical à jour, photo d’identité récente, autorisation parentale ainsi que le règlement par chèque bancaire.

Jusqu'à l'année dernière, tous ces documents étaient rangés sur un dossier partagé sur Dropbox, outil de stockage collaboratif. Ainsi, les membres du bureau partaient régulièrement en chasse des éléments dont il a besoin tout au long de l’année dans des dossiers plus ou moins organisés.

Si Dropbox présente de nombreux avantages, il ne fait cependant pas le poids face aux besoins complets d’un club professionnel d’autodéfense.

❝ On est une association, le bureau est bénévole, personne n’a pas le temps de passer des heures sur des tableaux à faire des recherches, inscrire les licenciés, chercher des numéros de chèques, saisir les numéros de licences, etc.❞

Effectivement, Dropbox ne permet pas de gérer à 360° le club, avec notamment la dimension essentielle des adhésions.

Pour palier ce manque, les membres du bureau de l’association utilisaient d’autres plateformes en complément de Dropbox. Cela représentait de nombreuses heures pour transférer les données d’un outil à l’autre.

Anthony, ingénieur informaticien de métier, est le trésorier de l’association. Face à ce constat de perte de temps considérable, il tape du poing sur la table et se met en quête d’une solution plus efficace pour gérer les adhésions.

❝ On avait besoin de quelque chose de simple et d’efficace, comme le Krav Maga ❞

Une rapide recherche sur internet le met face à face avec AssoConnect et son module de gestion des adhésions.

Ni une, ni deux, Anthony soumet l’idée à Christopher qui décide de sauter le pas.

Transmettre le pouvoir aux adhérents

Avec AssoConnect, la tendance s’inverse.

Ce ne sont plus les membres du bureau de l’association qui saisissent les adhésions, mais les adhérents eux-mêmes, en adhérant en ligne.

L’autonomie du membre est le déclic pour FightSchool360 qui s’abonne à l’issue de son mois d’essai gratuit.

❝ Le système supporte bien le coup, pour la gestion et l’inscription des membres, c’est plus simple ! ❞

Les premiers résultats sont prometteurs : en une semaine de campagne d’adhésions, 50 adhérents ont passé le pas et les membres du bureau voient enfin le jour.

❝ AssoConnect est un système qui permet de tout intégrer en une seule fois, donc c’est un gain de temps, forcément. ❞

Envoyer les bons messages aux bonnes personnes

Avant de passer à AssoConnect, FightSchool360 utilisait SendinBlue, une solution d’e-mailing indépendante, pour envoyer des e-mails en masse aux adhérents.

Depuis quelques mois, la situation a bien changé, apportant un gain de temps précieux aux membres du bureau de l’association.

Le club n'a pas de cours de niveau à proprement parler, mais distingue les adhérents en fonction de leur âge.

Ainsi, Christopher et son équipe ont segmenté leur base d'adhérents en trois groupes : Enfants, Adolescents et Adultes.

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Cette segmentation de leurs membres permet à Bérangère, la secrétaire de l'association, d'envoyer les bons messages aux bonnes personnes, via le module d'Emailing.

Bérangère a rapidement pris en main l'outil et en est parfaitement satisfaite. Elle apprécie particulièrement la facilité avec laquelle elle peut ajouter une pièce jointe à son e-mailing, ce qui lui posait problème sur la solution précédente.

❝ Pour les pièces jointes c’est beaucoup plus simple ! ❞

De plus, ce module n’a aucun coût supplémentaire par rapport au module d’adhésion et de gestion des membres.

Finie la multiplication de plateformes dans tous les sens !

Et pour l'avenir de l'association ?

Le premier combat pour le club est pour l’instant de rassurer les adhérents face à cette nouvelle méthode d’adhésion, plus moderne et technologique qui change de la méthode ancestrale.

❝ Régulièrement, les gens me disent 'Oulàlà, moi, l'informatique, c'est pas mon truc !' .
Je leur réponds que s’il est bien fait, l’outil informatique c’est comme le téléphone : pas besoin d’un manuel pour l’utiliser. Et c’est le cas sur AssoConnect ! ❞

Le club a également l’ambition d’élargir l’utilisation d’AssoConnect à d’autres modules...

Utilisant actuellement les modules de gestion des membres, d’adhésion et d’emailing, le bureau souhaite élargir son champs d’action sur notre logiciel interconnecté.

Concernant  la comptabilité du club, elle se fait encore sur de nombreux tableaux Excel.

Les membres du bureau de FightSchool360 comprennent bien l’intérêt de saisir tous les mouvements comptables à un endroit unique de manière à gagner en efficacité.

lIs comptent bien passer à la comptabilité sur AssoConnect dans un futur proche.

❝ Ça permet d’avoir une synthèse et vision globale. C’est le côté tout-en-un qui nous intéresse ❞

Enfin, le club organise régulièrement des stages techniques et passages de grades. Le bureau envisage donc d’utiliser le module "Billetterie" pour créer des évènements ponctuels et simplifier l’inscription au plus grand nombre.

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FightSchool 360 a donc fait le pari cette année de se moderniser et de sortir du côté chronophage des inscriptions manuscrites.

Christopher est ravi, ses bénévoles sont désormais armés pour profiter pleinement de leur temps sur le tatami plutôt que dans leurs multiples tableaux Excel.

Plusieurs  modules sont encore à mettre en place pour ce club, qui ne cesse de se développer, mais Christopher en est certain, la FightSchool 360 est sur la bonne voie.

Une chose est sûre, pour la gestion, ce club de Krav Maga se défend vraiment bien !

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