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Nina Flabeau
Le 30 octobre 2018
L'indemnisation et le remboursement des frais bénévoles d'association

L'indemnisation et le remboursement des frais bénévoles d'association

Le bénévole d'association a un statut particulier au regard de la loi, mais aussi pour ce qui est de son engagement personnel : il est celui qui veut (volo) bien (bene) apporter gratuitement son soutien à l’organisme.

Dans notre infographie, nous vous avons annoncé que la France compte plus de 13 millions de bénévoles, ce qui représente 25% des Français ! Sans eux, les 1 300 000 associations en activité feraient certainement beaucoup moins de choses !

Si les bénévoles ne coûtent pas de "salaire" aux associations, ils peuvent tout de même être dédommagés pour les frais qu’ils engagent.

En tant qu'association, vous pouvez donc être amené à appliquer les conditions d’indemnisation et de remboursement des frais engendrés par vos bénévoles.

  1. Les conditions pour l’indemnisation de vos bénévoles
  2. Peut-on rembourser les bénévoles au forfait ?
  3. Comment préparer le remboursement des frais bénévoles ?
  4. Don d’indemnisation : ce qu’il faut savoir
  5. Réglementation de ces indemnisations

C’est parti, je vous explique tout !

Les conditions pour l’indemnisation de vos bénévoles

Bénévolat : l’essentiel à connaître

Il n’y a pas de définition légale de ce qu’est ou n’est pas un bénévole. Mais globalement, vous pouvez retenir 3 critères pour votre association.

Je ne vous apprends rien sur le premier point : un bénévole n’est pas rémunéré. La personne qui s’engage pour votre cause en tant que bénévole doit le faire sans aucune contrepartie financière.

Bien évidemment, cela ne l’empêche pas pour autant d’y trouver son compte sous d’autres aspects : accomplissement de soi, montée en compétences, développement de ses réseaux personnel et professionnel, etc.

Le deuxième critère à ne pas oublier est que votre bénévole détient la liberté de faire ou de ne pas faire. Concrètement, il n’y a aucun lien de subordination officiel entre le bénévole et la personne qui lui propose sa mission.

Enfin, troisième critère, évident mais pas des moindres : c’est à votre bénévole de prendre le choix délibéré de ne pas être rémunéré.

Pour résumer, les contributions volontaires en nature sont avantageuses financièrement pour votre association. C'est-à-dire que vous ne rémunérez pas votre bénévole et ne payez pas de taxes sur le salaire de celui-ci.

Aucun frais n’est déboursé… A part les indemnisations et les remboursements des frais des bénévoles - c'est justement l'objet de cet article.

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Le remboursement des frais du bénévole

Vos bénévoles sont parfois amenés à engager des frais pour le compte de l’association (ex : timbres, transport, matériel).

Mais saviez-vous qu’ils peuvent légitimement demander à votre association de se faire rembourser ?

Vous pouvez prendre en compte les frais de vos bénévoles s’ils sont :

  • Réels : la tâche doit être réalisée, il ne s’agit pas d’une mission fictive,
  • Justifiés : votre bénévole doit prouver sa dépense par une facture ou un reçu remis par le commerçant ou le prestataire,
  • Proportionnel à l’activité de votre association : l’administration fiscale ou sociale peut considérer une demande de remboursement comme excessive ou superflue et donc soumise à différents impôts.

Lorsque ces trois conditions sont réunies, votre bénévole a deux choix face à lui.

Il peut se faire rembourser ses frais directement par votre association. Ou alors, faire don de ses dépenses à votre association et ainsi, bénéficier d’une réduction d'impôt sur le revenu.

Concentrons-nous pour l’instant sur le premier choix : l’indemnisation du bénévole.

Deux conditions sont nécessaires au remboursement des frais de votre bénévole :

  • L’indemnisation doit couvrir les frais réels : il est strictement interdit d’excéder le montant réel,
  • L’association doit affirmer et prouver que les dépenses du bénévole ont bien été réalisées pour l'intérêt de l’association.

En cas de non respect de ces deux conditions, le remboursement des frais n’est pas respecté et ce n’est donc plus du bénévolat mais bien une rémunération !

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Peut-on rembourser les bénévoles au forfait ?

Oui, dans certaines conditions.

De la même manière qu’une entreprise, votre association peut dédier des allocations forfaitaires.

C’est une alternative à l’indemnisation des dépenses engagées de vos bénévoles.

Cette méthode est populaire grâce à la facilité de sa mise en place. Cependant, elle est imprécise et peut entraîner des complications.

En effet, dans le cadre de l’indemnisation des bénévoles au forfait, il est plus complexe pour l’association d’apporter des preuves concernant les remboursements.

Une requalification des indemnités perçues en salaire est donc plus fréquente dans le cas des allocations forfaitaires.

Le régime des remboursements de frais sur une base forfaitaire doit s’appliquer avec précaution. Ce fonctionnement s’applique seulement quand l’approximation par rapport aux frais réels est suffisamment fiable.

Par exemple, si un de vos bénévoles a besoin de se déplacer en voiture pour diverses missions, vous pouvez utiliser les indemnités kilométriques. Pour ce type de cas, l’administration fixe un barème forfaitaire à chaque début d’année civile.

Pour vous donner une idée plus précise, les véhicules automobiles sont indemnisés de 0,308€ par kilomètre parcouru en 2018. Concernant les vélomoteurs, scooters et motos, 0,120€ sont indemnisés par kilomètre parcouru.

Selon l’administration fiscale, le bénévole peut renoncer à son indemnisation.

Il suffit de le mentionner explicitement sur la note de frais, telle "Je soussigné(e) (nom et prénom du bénévole) certifie de renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don".

Cependant, le bénévole souhaitant bénéficier d’une réduction fiscale doit déclarer l’abandon du remboursement des frais engagés de manière expresse.

Vous souhaitez en savoir plus ? L’URSAFF a mis en place un barème forfaitaire pour tous types de véhicule. L’article 200 du code général des impôts vous permet également d’approfondir vos connaissances sur le sujet.

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Comment préparer le remboursement des frais bénévoles ?

Il est chaleureusement recommandé de prévoir ce qui rentre (ou pas) dans le cadre de l’indemnisation des frais bénévoles.

En effet, ce n’est pas obligatoire mais pour éviter toute mauvaise surprise, nous vous conseillons de définir scrupuleusement les éléments suivants :

  • la catégorie des dépenses donnant lieu à un remboursement (ex : les transports, la restauration, etc.),
  • les éventuelles limitations dans les montants remboursés (ex : les repas excédant 15 euros ne sont pas remboursés),
  • le modèle de notes de frais,
  • la liste des justificatifs exigés en contrepartie du remboursement des frais.

Vous souhaitez plus d’informations sur les indemnisations de vos bénévoles ? Les articles L3142-54-1 du Code du Travail vous éclaireront dans les moindres détails.

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Don d’indemnisations : ce qu’il faut savoir

Comme expliqué précédemment, votre bénévole peut également décider de renoncer à ses indemnisations et autres remboursements de frais. Cela revient donc à effectuer un don envers votre association.

Dans ce cas précis, votre association doit remplir un reçu fiscal spécifique à ce sujet. Votre bénévole recevra par la suite une réduction d’impôts sur le revenu à titre de mécénat ou de donation.

Chose à savoir avant d’annoncer cette nouvelle à votre donateur : il faut que votre association soit reconnue d’intérêt général, selon l’article 200 du Code général des impôts.

En tant qu’association, vous devez donc justifier les frais de votre bénévole et exprimer son désir de renoncer à ceux-là.

Attention, comme souvent, il existe des exceptions à la règle. C’est le cas des associations sportives. En effet, les frais engagés par leurs joueurs et membres pour la pratique d’un sport n'ouvrent pas droit à la réduction d’impôts.

Chaque cas étant particulier, il faut se renseigner !

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Réglementation des indemnisations bénévoles

Qui vérifie l’application de ces règles ?

L’URSSAF contrôle de près le bénévolat dans les associations.

Il n’est pas rare que des indemnisations trop importantes soient requalifiées en salaires.

Quel est le risque en cas de requalification en contrat de travail ?

En cas de requalification, l’association s’expose à des poursuites pénales pour travail dissimulé.

Les conséquences pécuniaires sont aussi lourdes pour l’association qui doit alors s’acquitter de tous les frais attenant au contrat de travail : cotisations sociales, assurance, mutuelle et bien d’autres obligations.

Si les frais engagés ne sont pas en lien avec l’objet social de l’association, il y a délit d’abus de confiance. L’article 314-1 du code pénal punit ce type de délit de 375 000 euros d’amende et de 3 ans d’emprisonnement.

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Il est important pour votre association de connaître les conditions des indemnisations de vos bénévoles.

Si votre bénévole ne peut en aucun cas s'enrichir financièrement dans le cadre de son activité au sein de votre organisation, il ne doit pas non plus s'appauvrir.

C’est dans ce sens que l’indemnisation aux bénévoles a été créée.

C’est au principal concerné - le bénévole - de décider ce qu’il veut en retour de ses frais engagés et à l’association de s’adapter à son choix.

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