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Nina Flabeau
Le 14 novembre 2018
9 conseils pour optimiser le budget prévisionnel de votre association

9 conseils pour optimiser le budget prévisionnel de votre association

Gérer le budget prévisionnel de son association est une tâche qui demande à la fois rigueur et organisation. Or, dans de nombreuses structures, la tenue des comptes est bien souvent reléguée au second plan.

La gestion comptable est pourtant essentielle au bon fonctionnement de l’organisation, dans un souci de transparence de ses comptes.

Cette tâche s'inscrit le plus souvent dans le cadre des missions attribuées au trésorier par les statuts de l'association. À défaut, c’est le responsable associatif qui s'en charge.

Mais comment optimiser son budget en milieu associatif ? C'est l'objet de cet article !

Cet article est écrit en collaboration avec TacoTax, coach en ligne indépendant pour aider les particuliers avec leurs impôts.

En avant toute !

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Les sources de financement des associations de Loi 1901

Pour une association de Loi de 1901, il est impératif de répertorier les sources de financement de votre association de la manière la plus exhaustive possible. Cela vous permettra de visualiser toutes vos possibilités. Une fois cette tâche réalisée, difficile de fausser votre plan de trésorerie !

Ça tombe bien, nous vous avons listé pour vous les principales sources de financement des associations :

Cotisations des adhérents de votre association

Elles sont réglées en une fois si vous avez un moyen de suivre facilement les paiements des cotisations, ou que vous passez par le paiement en ligne.

Une circulaire du Premier Ministre en date du 29 Septembre 2015 clarifie un certain nombre de points de difficultés en matière de gestion des subventions.

La circulaire précise le cadre juridique régissant les subventions versées par les pouvoirs publics aux associations, notamment au regard des évolutions de la réglementation européenne des aides d’État.

Les subventions dont le montant annuel en numéraire dépasse la somme de 23 000 € doivent obligatoirement donner lieu à une convention. Il est également souhaitable de privilégier le recours à la convention d’objectifs pour une durée de 4 ans. La subvention initiale correspondant à la première année d’exécution, un financement prévisionnel et conditionné pour les années suivantes devant être décrit par la convention.

Subventions publiques et privées

Ce sont les sommes d’argent allouées à votre association par une collectivité locale ou une personne morale en vue de financer une activité d’intérêt général.

Produits des ventes

C’est une possibilité pour votre association, dans le seul cas où les statuts de votre association prévoient une activité de vente.

Prêts bancaires

Vous le savez, un emprunt bancaire est un recours classique pour alimenter sa trésorerie. Il en va de même pour votre association.

Dons à votre association

Si l’obtention de dons provenant de particuliers est soumise à des conditions, c’est néanmoins un encaissement courant dans le monde associatif.

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Mettre en place un budget prévisionnel est indispensable afin de prévoir les décalages de trésorerie inhérents au fonctionnement d’une association.

Si l’on prend l’exemple d’un club de danse pour enfants, les inscriptions se font généralement en septembre, à la rentrée.

Les cotisations sont donc encaissées à ce moment-là, alors que le paiement des charges est réparti tout au long de l’année : rémunérations des professeurs de danse salariés ou prestataires, charges courantes, dépenses de matériel, organisation des spectacles, etc.

Il est donc nécessaire d’optimiser son budget prévisionnel pour anticiper toutes ces dépenses.

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9 conseils pour optimiser le budget prévisionnel de votre association

Fixez des objectifs réalisables pour répartir les charges

Cela peut sembler évident, mais au-delà de son utilité pratique, le budget prévisionnel constitue également un élément important pour accompagner la prise de décision au sein de l’association.

C’est pour cette raison qu’il est essentiel de se référer à un rétro-planning.

En évaluant les coûts respectifs de vos différents postes et projets, vous vous confrontez à la réalité des chiffres. La faisabilité de vos aspirations est ainsi évaluée.

Si nous pouvons vous donner un conseil, mieux vaut être au clair sur la réalisation des projets de votre association. Vous pourrez ensuite vous concentrer l'étape suivante : établir le budget prévisionnel de votre association.

En début d’année, les responsables associatifs sont souvent remplis d’enthousiasme à l’idée de mener à bien différents projets.

Entre le recrutement de bénévoles, l’organisation d’événements ou encore la création d’un site internet, vous avez de quoi faire !

Il est fort probable qu’en faisant leur budget prévisionnel, les responsables associatifs se heurtent à une réalité financière légèrement plus palpable que la future réalisation de leurs projets.

Mettre un frein à son ambition est parfois nécessaire afin de gagner en crédibilité auprès des financeurs potentiels.

Si vous devez revoir à la baisse temporairement vos objectifs, c’est aussi une manière de garder les pieds sur terre et présenter un projet fiable et viable.

Réduisez les frais en interne

La meilleure manière d'optimiser son budget prévisionnel est encore de réduire ses frais. Pour cela, il faut commencer par identifier les postes de votre association qui consomment le plus.

Réduisez le gaspillage : plastique, papier mais aussi consommation d’électricité, matériel, équipements…

L’idée n’est pas de minimiser vos besoins mais bien de vous débarrasser du superflu.

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Suivez de près vos encaissements

De nombreuses associations ont recours aux subventions pour le financement de leurs projets.

Il est vrai que les collectivités territoriales sont généralement assez enclines à accorder des subventions. Cependant, il arrive parfois que des semaines - voire des mois - s’écoulent entre l’attribution d’une subvention et le versement des sommes promises.

N’hésitez pas à relancer et insister sur l’impact du retard de la subvention sur votre plan de trésorerie, et l’aspect critique de son bon versement.

Même chose avec les encaissements des cotisations. C’est l’un des vieux serpents de mer des associations : s’assurer que tous les membres sont à jour dans le paiement de leurs cotisations.

Pour cela, un outil de suivi clair et fiable est un précieux allié (nous en connaissons un au besoin, dites-nous si vous avez besoin de plus d'information sur le sujet des adhésions !).

Diversifiez vos sources de financement

Rares sont les financeurs qui acceptent d’allouer des ressources à une association s’ils savent qu’ils sont les seuls à le faire.

Cela peut donner l’impression d’un manque d’intérêt de la part d'autres financeurs potentiels, et voire d’un projet non viable.

Pour cette raison, nous conseillons aux responsables associatifs de varier autant que possible les sources de soutien financier.

Par ailleurs, beaucoup de bailleurs imposent des règles de cofinancement (ex : le soutien de telle région ne dépassera pas 50% des recettes du projet).

Bénéficiez des exonérations fiscales

Votre association est à but non lucratif ?

Sous certaines conditions, elle peut bénéficier d'une fiscalité particulière plus favorable, et percevoir des dons ouvrant droit à un reçu fiscal pour le donateur.

Certains organismes à but non lucratif peuvent en effet être exonérés :

  • de TVA,
  • d’impôt sur les sociétés (IS)
  • de cotisation foncière des entreprises (CFE)

Bien entendu, ces exonérations sont conditionnées.

Pour en bénéficier, il faut que la gestion de votre association soit désintéressée. Et bien évidemment, qu’elle ne concurrence pas le secteur commercial. Que cela signifie-t-il ?

Globalement 3 choses :

  • l’association est gérée et administrée à titre bénévole par des personnes n’ayant elles-mêmes, ou par personne interposée, aucun intérêt direct ou indirect dans les résultats de l’exploitation ;
  • l’organisme ne procède à aucune distribution directe ou indirecte de bénéfice, sous quelque forme que ce soit ;
  • les membres de l’association et leurs ayants droit ne peuvent pas être déclarés attributaires d’une part quelconque de l’actif, sous réserve du droit de reprise des apports.
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En bref, pour bénéficier des exonérations d’impôt, le responsable associatif doit s’assurer que la structure ne fait pas concurrence à des sociétés à but lucratif ou commercial.

On ne doit noter aucune similarité entre l’exercice de l’activité de l’association et celui d’une entreprise à visée commerciale.

Pensez à la franchise d'activités lucratives accessoires

La loi de 1901 impose qu’une association dispose d’un "but autre que de partager des bénéfices".

Concrètement, vous ne pouvez pas créer une association dont l’objet est de partager les revenus générés pour les fondateurs.

Si vous souhaitez créer une structure vous permettant de gagner de l’argent et de toucher des bénéfices, c’est une société qu’il faudra créer.

Cela étant, votre association peut réaliser des activités lucratives accessoires et continuer à bénéficier du dispositif d’exonération d’impôts.

La gestion de votre association reste désintéressée et la majeure partie de ses activités reste à but non lucratif ? Vous pouvez alors bénéficier d’une franchise d’activités lucratives accessoires.

Pour en profiter, vos bénéfices issus des activités commerciales ne doivent pas dépasser un certain montant. Pour 2018, la limite de la franchise est de 61 634 euros.

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Encouragez les dons des particuliers

Ce n'est évidemment pas la première nous que nous vous en parlons : vos donateurs peuvent bénéficier d’une réduction d’impôts.

Il en va de même pour vos bénévoles : s’ils ne demandent pas le remboursement de leurs frais, ils peuvent bénéficier d’une réduction d'impôt pour dons.

Attention cela dit, le Code Général des Impôts, et plus précisément ses articles 200 et 238 bis sont très clairs en ce qui concerne la délivrance des reçus fiscaux.

Si vous souhaitez en savoir davantage sur les réglementations liées aux dons, je vous invite à (re)lire notre article sur le reçu fiscal.

Favorisez l’autofinancement

Vos partenaires et soutiens apprécieront de voir que votre budget prévisionnel n’est pas uniquement composé de leurs fonds, à l’instar des banques qui exigent un apport personnel de l’emprunteur pour accorder un prêt.

En tant que responsable associatif, vous devez montrer que vous êtes prêt à mettre la main à la pâte, mais aussi au porte-monnaie.

Prouvez que vous vous impliquez dans votre projet en y investissant des moyens financiers.

Pensez à l’emprunt

En tant que responsable associatif, vous pouvez emprunter au nom de votre association, auprès :

  • d'une collectivité territoriale, si le prêt permet de financer une activité présentant pour elle un intérêt public,
  • d'une autre association, le prêt entre associations est autorisé, du moment qu'il reste exceptionnel. Cet échange est souvent basé sur la confiance mutuelle. Aucune convention n'est alors signée entre les associations,
  • d'une banque.

Sachez que si les banques rechignent souvent à octroyer des crédits aux particuliers, elles sont encore plus réticentes avec les associations.

Elles ont tendance à favoriser les crédits à court terme plutôt qu'à moyen terme.

Pour décrocher votre crédit, outre le dossier "classique" et sous réserve des spécificités de l’établissement prêteur, vous devez fournir certains documents.

Dans un premier temps, vous devez rédiger une note explicative sur la nécessité de l’investissement au regard de vos activités.

Par la suite vous devrez réaliser un plan de financement prévisionnel (sur le même nombre d’années que le remboursement de l’emprunt) montrant votre capacité financière à le rembourser.

Si vous avez besoin ponctuellement d’une avance de trésorerie, sachez que certaines banques proposent des solutions de financement d’associations à court terme :

  • le découvert autorisé pour un montant et une durée déterminés,
  • la facilité de caisse permettant de faire face à des décalages ponctuels de trésorerie pour quelques jours.

Pour vous aider dans vos prévisions, nous vous avons créer un modèle de budget prévisionnel à télécharger :

Télécharger le modèle

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Pilotez votre budget avec les bonnes applications

Vous êtes trésorier ou président d’une association et cherchez à mettre en place un pilotage financier ?

Plutôt que de vous perdre dans un fichier Excel, nous ne pouvons que vous conseiller de piloter votre association avec un logiciel qui vous permet de faire de la comptabilité analytique.

Ce système organisationnel très en vogue dans les entreprises permet la collecte et le traitement de l’information. Selon des objectifs précis à atteindre, la comptabilité analytique analyse des postes, des services, des évènements, des coûts.

Le principe de la comptabilité analytique qui la distingue de la comptabilité générale est de gérer les écritures par destination.

Plus clairement, elle dissèque le résultat global par produits ou par activités.

Ainsi, pour un responsable associatif, opter pour la comptabilité analytique est une solution optimale pour pouvoir mener de front des projets différents.

AssoConnect vous permet de faire de la comptabilité analytique pour votre association. N'hésitez pas à commencer un essai gratuit dès aujourd'hui et tester toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 30 jours.

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Mettre en place un budget prévisionnel est indispensable pour votre association afin de prévoir les décalages de trésorerie.

Il est donc nécessaire d’optimiser son budget prévisionnel pour anticiper toutes ces dépenses.

De nombreuses manières existent, à vous de sélectionner celle qui correspond le mieux à votre association.

Articles associés :

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Énigme de la semaine : "Qu'est ce qui est plus grand que la Tour Eiffel, mais infiniment moins lourd ?" N’hésitez pas à nous donner la réponse en commentaire !

La semaine dernière, la réponse à l’énigme "Que dit un vampire en quittant sa victime ?" était "Merci beau cou".

Découvrez davantage d'articles sur ces thèmes :
Gestion Financement Administratif
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