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Pierre GRATEAU
Le 21 juillet 2015
Les 7 avantages d'un ERP pour votre association
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Les 7 avantages d'un ERP pour votre association

Pour votre association, vous utilisez un logiciel de gestion de base de membres, un logiciel comptable, un site internet, un logiciel de billetterie en ligne pour vos événements, etc… Ces logiciels communiquent souvent peu ou mal entre eux, entraînant de sévères pertes de temps et vous avez comme la sensation de construire un puzzle avec des pièces qui ne s’emboitent pas.

 

C’est à ce problème que répond un ERP (Entreprise Ressource Planning – Progiciel de Gestion intégré), c’est à dire un système de gestion intégrée, où tous les modules vont s’échanger des informations.  


Très répandu dans les entreprises (SAP,..), il s’est étendu aux associations américaines sous le nom de Association Management Software (AMS). AssoConnect est le 1er « mini-ERP » associatif français.
Pourquoi « mini-ERP » ? Parce qu’il ne s’agit pas ici de proposer un logiciel ultra complexe  mais plutôt un outil simple d’utilisation, adapté aux associations de petite et moyenne tailles.




Quels sont les 7 avantages d’un ERP pour votre association ?
 

  • Eviter les ressaisies : pourquoi ressaisir une information qui a été enregistrée ailleurs ou qui peut être déduite d’une autre information ?
     
  • Eviter les interfaçages complexes : si vous utilisez des logiciels conçus par des sociétés différentes, ils ne seront pas pensés pour s’interfacer naturellement.
     
  • Exploiter aux mieux les informations de l’association en suggérant des liens (voir l’exemple ci dessous)
     
  • Bénéficier d’un prix plus avantageux que la somme des prix de logiciels séparés
     
  • Avoir un accès et un compte uniques
     
  • Réduire le temps d’apprentissage car les fonctionnalités d’un même logiciel bénéficient souvent de la même ergonomie (ex. sur AssoConnect le bouton enregistrer sera toujours en orange en haut à droite de l’écran.)

 

Concrètement

Prenons l’exemple d’une adhésion à une association sportive et voyons la manière dont un ERP peut vous faire gagner du temps.


Etape 1 – Le sportif adhère en ligne

Fonctionnalités concernées : Adhésion en ligne – Base de membres

Lorsque le sportif remplit son formulaire d’adhésion en ligne, ses informations sont enregistrées dans la base de membres. Lors du renouvellement de son adhésion, les informations seront déjà pré-remplies.

Adhésion du sportif en ligne

 

 

Etape 2 : Paiement de l’adhésion en ligne

Fonctionnalités concernées : Paiement en ligne – Comptabilité

Le paiement en ligne de son adhésion entraine automatiquement une écriture en comptabilité. Pas besoin de ressaisir l’information !   

Paiement de l'adhésion en ligne

 

Etape 3 : Vérification et relance des retardataires

Fonctionnalités concernées : Adhésion - Comptabilité – Emailing

La liste des adhérents indique les adhérents qui ne sont pas à jour de leurs cotisations grâce aux informations de paiement. A partir de ce même listing, il est possible d’envoyer un mail de relance aux retardataires, directement depuis AssoConnect.

Relance des adhérents

 

En bref, l’ERP associatif structure votre association et fait gagner du temps à votre équipe de bénévoles/salariés.

 

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