6 avantages d'un logiciel tout-en-un pour votre association

La gestion d’une association implique de nombreux éléments : connaître ses membres, communiquer avec eux, mettre en place des campagnes d’adhésion, éventuellement récolter des dons, tenir une comptabilité saine, avoir un site internet, etc.

Pour votre association, il est probable que vous utilisiez de nombreux outils ou plateformes pour arriver à vos fins, ou que vous envisagiez de vous équiper dans ce sens.

Or, ces différents outils sont rarement connectés entre eux et il est souvent difficile de les faire communiquer ensemble. Malheureusement, cela entraîne de lourdes pertes de temps ainsi qu’une stratégie décousue. C’est à ce problème que répond l’ERP (“Entreprise Ressource Planning” en anglais), c’est-à-dire un logiciel intégré, tout-en-un.

Vous n’arrivez pas encore à distinguer tous les avantages d’un ERP ? Pas de panique, nous vous expliquons ce qu’est un ERP associatif et les 6 avantages qu’il présente pour les associations :

1. Éviter les doubles et triples saisies d’informations
2. Gagner du temps d’interfaçage
3. Centraliser les informations
4. Baisser les coûts pour votre association
5. Avoir enfin un accès unique
6. Réduire le temps d’apprentissage

Promis, tout cela est illustré d’exemples pour rendre la chose le plus concret possible. Vous verrez que ce n’est pas si compliqué que ça !

Qu’est ce qu’un ERP ?

ll s’agit simplement d'un système de gestion intégré, où tous les modules du logiciel échangent des informations. Également appelé PGI ("Progiciel de Gestion Intégré" en bon français), ce système d’information permet de gérer et suivre au quotidien l’ensemble des informations et des services opérationnels d’une organisation.

La vocation d’un logiciel tout-en-un est d’homogénéiser le Système d’Information - ou “SI” pour les intimes - d’une organisation grâce à un outil unique recouvrant une large palette de modules aux multiples avantages.

Evidemment, les entreprises ont été les premières à s’équiper de ce type d’outil pour gérer efficacement leurs clients, leurs fournisseurs, leurs finances, etc. Parmi les ERP les plus connus pour les entreprises, peut-être avez-vous déjà entendu parler des géants américains SAP, SalesForce ou encore Hubspot.

Depuis quelques années, les associations ont elles aussi pris le tournant du numérique et se sont mises en chasse d’outils web pour gagner en efficacité. Bonne nouvelle, ces outils existent, et AssoConnect est l’un d’eux. C’est en effet ce qu’on appelle un ERP associatif. C’est un outil complet et simple d’utilisation, adapté aussi bien aux besoins des grandes associations qu'à ceux des petites associations.

Nous vous expliquons ici les avantages qu’une solution intégrée présente pour votre association.

1. Éviter les doubles et triples saisies d’informations

Pourquoi ressaisir une information qui a été enregistrée ailleurs ou qui peut être déduite d’une autre information ?

Prenons l’exemple concret de Paul, responsable du club sportif de sa ville.

Depuis de nombreuses années, il utilise une plateforme pour gérer l’ensemble de ses adhésions. Tous les mois, Paul organise un tournoi avec les différents clubs de sa région. À cette occasion, Paul utilise un outil pour gérer sa billetterie en ligne. Avec ces deux plateformes distinctes, Paul n’a aucun suivi de l’assiduité de ses membres. Les inscriptions n'ont pas de répercussion sur la base de données. Cela pourrait être intéressant pour lui de lier les deux logiciels entre eux pour être plus efficace.

C’est là tout l’intérêt d’un ERP.

Si Paul utilise un logiciel tout-en-un pour son association, chaque nouvelle inscription à son tournoi est automatiquement associée à sa base de données.

Avec un ERP, Paul n’a donc plus à se soucier de ce problème. Les différents modules du logiciel tout-en-un communiquent entre eux et sont capables de se transmettre les informations. Ainsi, un champ “prénom" dans un des modules de l’ERP communique avec un champ “prénom” d’un autre module.

La totalité des informations sont centralisées dans un logiciel unique et il n’est donc pas nécessaire de saisir deux fois la même donnée. Pratique, non ?

2. Gagner du temps d’interfaçage

On entend souvent parler d’interface sans bien savoir ce dont il s’agit exactement. Saisissons l’occasion pour éclairer votre lanterne. Une interface en informatique est un dispositif qui permet les échanges et interactions entre différents acteurs. Il peut s'agir d'échanges entre plusieurs logiciels, mais aussi entre une machine et une personne physique. L’écran de votre télé est une interface, par exemple, avec laquelle vous communiquez grâce à une télécommande.

En toute logique, des logiciels conçus par des sociétés différentes ne sont pas pensés pour s’interfacer naturellement. Il est parfois possible de trouver des ponts entre différents logiciels - attention, ce n’est pas toujours le cas - mais ces ponts peuvent être incomplets. C’est le cas par exemple si votre outil d’emailing ne vous permet pas d’importer tous les champs d’information de votre base de données (si le prénom et l’adresse mail de la personne sont importés, mais pas sa ville par exemple).

De son côté, l’ERP fait gagner du temps d’interfaçage pour l’excellente raison qu’il n’en exige pas : tout est déjà fait à l’intérieur du logiciel.

Prenons maintenant un exemple concret avec AssoConnect pour illustrer notre propos.

Imaginons que l’association utilise le module de dons et crée sa campagne. Ces dons arrivent donc à l'association grâce au lien qui existe entre le module de Dons et celui de Comptabilité. En effet, l’écriture comptable correspondant au don effectué par une personne est automatiquement enregistrée dans le module comptabilité. De la même manière, un lien existe entre le module de Dons et celui de la Base de membres où une fiche donateur est créée (si elle n’existe pas encore) ou mise à jour (si elle existe déjà) avec les informations relatives au don effectué par le donateur. Cela évite au responsable de l’association de ressaisir des données récoltées dans un autre module.

L’avantage pour le responsable associatif est évident : il n'a plus besoin de se soucier des différents modules, ils communiquent tout seuls, comme des grands.

3. Centraliser les informations

Bien souvent, les informations de votre association sont dispersées sur différentes plateformes. Difficile alors d’utiliser au mieux les données de vos membres pour leur apporter de l’information ou des services adaptés.

Vous l’avez compris : le mot d’ordre de l’ERP est le gain de temps.

Reprenons maintenant l’exemple de Paul qui a une nouvelle adhésion à son association sportive.

Etape 1 – Le sportif adhère en ligne

Fonctionnalités concernées : Adhésion en ligne – Gestion des membres

Lorsque le sportif remplit son formulaire d’adhésion en ligne, ses informations sont enregistrées dans la base de membres. Lors du renouvellement de son adhésion, les informations seront déjà pré-remplies. Le responsable n’aura donc pas besoin de ressaisir ces informations chaque année, c’est automatique !

Temps gagné : entre 2 et 10 minutes par personne adhérente. Nous vous laissons faire le calcul pour chacune de vos opérations sur chacun de vos adhérents.

Etape 2 : Le paiement en ligne de l’adhésion du membre

Fonctionnalités concernées : Paiement en ligne – Comptabilité

Le paiement en ligne de son adhésion entraîne automatiquement une écriture en comptabilité. Paul n’a donc pas besoin de ressaisir l’information à la main dans son logiciel de comptabilité !

Temps gagné par adhérent : 5 minutes.

Étape 3 : Vérification et relance des retardataires

Fonctionnalités concernées : Adhésion - Comptabilité – Emailing

La liste des adhérents permet à Paul de visualiser ses adhérents qui ne sont pas à jour dans leurs cotisations grâce aux informations concernant le paiement. À partir de ce même listing, il envoie un mail de relance aux retardataires, directement depuis AssoConnect. Il n’a donc pas besoin de croiser 2 tableaux (les paiements d’une part, et les mails des adhérents de l’autre), d’extraire la bonne information, de télécharger sa liste de contacts dans un nouveau logiciel et de leur envoyer un mail.

Temps de gagné : 1 heure pour la manipulation globale.

Vous l’avez compris : avec un logiciel tout-en-un, l’utilisateur ne se soucie pas du lien entre différentes sources d’informations, elles sont toutes centralisées sur l’ERP. La plateforme vous mâche le travail et vous fait gagner un temps considérable. Vous pouvez maintenant consacrer votre temps précieux au coeur de votre association et non pas dans l’administration laborieuse de celle-ci.

4. Réduire les coûts de votre association

Les frais engendrés pour la gestion de votre association peuvent rapidement faire gonfler son budget. Evidemment, tous les outils qui peuvent être utiles à la gestion de votre structure ne sont pas payants, et de nombreuses versions gratuites existent. Néanmoins, ces versions gratuites sont souvent limitées dans les possibilités qu’elles offrent, et passer à la version payante d’un outil fait rapidement monter la facture. Alors imaginez avec plusieurs outils différents...

Faites le calcul des coûts : un logiciel comptable, la rémunération d’un webmaster pour créer ou maintenir votre site internet, une solution d’e-mailing, etc. Les coûts grimpent rapidement.

C’est là que se situe l’un des principaux avantages d’un logiciel tout-en-un : Vous n’avez plus besoin de multiplier les plateformes et de laisser les coordonnées bancaires de votre association sur chacune d’elles. Le trésorier de votre association a de bonnes chances d’être sensible à cet argument.

5. Avoir enfin un accès unique

Petit exercice : combien de fois par mois cliquez-vous sur “Mot de passe oublié” sur une plateforme ? À titre personnel, j’avoue que ça m’arrive régulièrement !

Utiliser un logiciel associatif tout-en-un permet de ne plus vous emmêler les pinceaux et d’accéder à un compte unique. Une seule authentification vous donne accès à tous les modules : ingénieux, n’est ce pas ?

Attention, accès unique ne signifie pas utilisateur unique. De nombreux ERP permettent d’avoir plusieurs accès pour les administrateurs - c’est évidemment le cas d’AssoConnect où vous pouvez être autant d’administrateurs que vous le souhaitez. Et cerise sur le gâteau, vous pouvez vous répartir les tâches et les modules.

6. Réduire le temps d’apprentissage

Adopter un nouveau logiciel, c’est un peu comme apprendre à faire du vélo, cela peut demander du temps. Chaque outil a ses règles de fonctionnement, son ergonomie et sa logique propre. La phase de découverte et d’appropriation peut parfois être longue.

Là encore, pour une association qui utilise différents outils web, c’est autant de temps perdu pour les utilisateurs dans la prise en main de chacun des outils utilisés.

C’est là que réside le dernier avantage d’un logiciel tout-en-un pour les associations : il permet d’avoir une interface unique avec laquelle il faut se familiariser, et non 6. En effet, toutes les fonctionnalités d’un même logiciel bénéficient de la même ergonomie.

À titre d’exemple, sur AssoConnect, le bouton “Enregistrer” sera toujours en orange en haut à droite de l’écran. Une fois que vous avez vu ça, vous ne le chercherez plus, cela deviendra un réflexe sur toute la plateforme.

En bref, l’ERP associatif structure votre association dans son ensemble et vous fait gagner un temps précieux à vous et toute votre équipe, bénévoles comme salariés ou membres.

Evidemment, si vous en cherchez un, nous avons quelque chose à vous conseiller…

Si vous n’avez pas encore testé, vous pouvez le faire gratuitement pendant 30 jours. Et n’hésitez pas à nous dire ce que vous en pensez, évidemment !

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