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Nina Flabeau
Le 14 août 2018
Pourquoi les cotisations en ligne sont indispensables à votre association ?

Pourquoi les cotisations en ligne sont indispensables à votre association ?

Si vous êtes responsable associatif, on parie que vous prendriez bien des vacances.

Vous n’avez pas pu profiter pleinement des derniers beaux jours de l’été comme le commun des mortels ? La majorité de votre temps a été perdu dans la gestion des cotisations pour la rentrée associative ?

Allez, on remet ça à l’année prochaine… À moins que vous ne passiez aux cotisations en ligne dès cette rentrée !

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Comme David, vous avez 4 bonnes raisons de détester la rentrée associative. Chaque année, c’est la même chose. Vous devez :

  • Faire face à une horde d'intéressés qui veulent adhérer à votre association ;
  • Stocker chez vous des dizaines de chèques et d’espèces ;
  • Déchiffrer des formulaires d’adhésion papier illisibles ;
  • Ressaisir ces informations manuellement.

Et tout ça, c’est long… Alors, comment faire pour éviter ce casse-tête ? Nous vous expliquons tout aujourd’hui !

  1. Les cotisations : quésaco ?
  2. Les avantages des cotisations en ligne pour votre association
  3. Les craintes face aux cotisations en ligne

J’espère que vous êtes prêt à vivre une petite révolution dans votre association et passer (enfin) une rentrée associative sereine. Suivez le guide !

Les cotisations : quésaco ?

Savez-vous que toutes les associations ne récoltent pas de cotisations ?

En effet, le versement d’une cotisation n’est pas une disposition obligatoire sauf dans quelques cas exceptionnels prévus par la loi (c’est par exemple le cas des fédérations de chasseurs).

Néanmoins, les cotisations restent une ressource importante pour les associations : ce sont en effet les sommes d’argent versées par l’ensemble ou une partie des membres d’une structure pour contribuer à son bon fonctionnement.

Attention cependant, une cotisation ne correspond ni à un service rendu aux membres ni à la fourniture d’un bien.

Outre l’aspect économique, les cotisations servent à formaliser l’engagement des membres envers votre structure, mais aussi à tenir une base de membres à jour. Si vous avez un jour été responsable d’une base de données, vous savez combien ce point est essentiel.

Revu chaque année, le montant de la cotisation est fixé par le bureau, l’Assemblée Générale ou le conseil d’administration de votre association.

Si vous voulez un petit conseil, ne fixez pas le montant de la cotisation dans vos statuts, afin de ne pas avoir à les modifier trop souvent.

Autre information importante, les cotisations n’ont parfois pas le même montant et peuvent êtres variables selon les membres. Certains peuvent en être exemptés (pour les membres honoraires ou fondateurs par exemple) contrairement, à d’autres qui s’acquittent d’une cotisation plus élevée (c’est le cas par exemple des membres bienfaiteurs).

De plus, le montant peut varier en fonction des revenus de votre adhérent (c’est le cas par exemple avec le quotient familial).

Enfin, vous pouvez par exemple décider d’appliquer des réductions sur vos cotisations lorsque plusieurs personnes d’une fratrie ou d’une famille adhèrent à votre association.

En plus de formaliser leur engagement ou le renouvellement de leur adhésion, les cotisations vous permettent de tenir une liste de membres à jour.

Vous l’aurez compris, les cotisations des membres sont souvent les ressources phares de votre association. Grâce à elles, vous pouvez même obtenir des subventions. Ce serait dommage de s’en priver ?

Les avantages des cotisations en ligne pour votre association

Depuis plusieurs années, Internet a révolutionné pas mal de choses : qui achète encore ses billets de train ou d’avion à un guichet ? Qui se déplace de magasin en magasin pour faire un comparatif de prix sur tel ou tel produit ? Qui prend encore la peine d'utiliser une carte datant de 1980 plutôt qu'un GPS intégré à son smartphone ?

Gagnez un temps précieux en vous épargnant les doubles-saisies

Dans un monde sans cotisation en ligne, on en revient à la bonne vieille feuille de papier. Tentons un exercice : qui peut dire avec certitude la bonne adresse écrite ci-dessous ? Est-ce un point ou un tiret ?

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Et oui, le papier offre la possibilité aux écritures plus ou moins artistiques de s’exprimer, et vous offre à vous l’opportunité de vous arracher les cheveux à les déchiffrer !

Et une fois la fastidieuse étape de déchiffrage franchie, il s’agit de tout rentrer dans un tableau Excel. Multipliez tout cela par le nombre d’informations demandées à chaque adhérents et le nombre d’adhérents… Un véritable casse-tête.

Heureusement, vous pouvez dire adieu à cette étape rébarbative avec les cotisations en ligne pour votre association.

Plus besoin non plus de deviner des cases incomplètes sur votre formulaire. Rendez les informations importantes obligatoires à renseigner afin qu’aucun document ne soit envoyé avec des éléments manquants à l’appel.

Grâce aux cotisations en ligne, le futur adhérent qui ne remplit pas toutes les informations exigées ne pourra pas finaliser son inscription… et sera donc obligé de les renseigner pour votre plus grand bonheur.

Terminées les doubles ou triples saisies !

Si votre logiciel est assez bien fait (évidemment, j’ai du mal à taire que c’est le cas sur AssoConnect), vos nouveaux adhérents viennent alimenter votre base de données, avec toutes les informations dans les bonnes cases.

Plus besoin de saisir les données de vos adhérents lors de leur adhésion puis dans votre base de donnée. Vous n’avez donc pas à ressaisir vos informations en comptabilité, elle s’y déversent automatiquement.

Oui, oui, vous avez bien gagné une journée de comptabilite, et ça, c’est inestimable !

Mais ce n’est pas tout. Vous le savez sûrement, Internet est un espace infini où vous pouvez stocker toutes sortes de choses, comme le placard de votre association en 100 000 fois plus grand.

Profitez de cet espace pour stocker les documents de vos adhérents. Plus besoin de chercher dans vos classeurs, les certificats médicaux, justificatifs de domicile et autres : ils sont disponibles en ligne !

Rendez service à vos adhérents

Selon les chiffres de FEVAD (Fédération du E-commerce et de la Vente A Distance), 81,7 milliards d’euros ont été dépensés sur Internet en France depuis janvier 2018, un chiffre en hausse de 14,3% par rapport à 2017.

Et cette ascension n’a pas l’intention de s’arrêter là, d’autant plus que le m-commerce (achats via un mobile) se normalise et augmente également en France.

Si les entreprises ont totalement investi cet espace, il n’y a pas de raison que cela ne profite pas également aux associations et donc à leurs adhérents.

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Vous avez dû le remarquer, le paiement par chèque se fait de plus en plus rare. En effet, le nombre de paiement par ce moyen baisse de 5% par an.

Et ce n’est pas pour rien que la majorité de la génération Y ou Z ne possède même plus de chéquier : encombrant, facile à oublier chez soi et exigeant un temps de traitement assez long qui dissuade même les "vendeurs". Le chéquier n’est décidément plus le "must have" à avoir dans son sac à main.

Aujourd’hui, 85% des achats en ligne sont réglés par carte bancaire. C’est donc un service que vous rendez à vos adhérents en leur proposant de payer leur cotisation directement en ligne, avec leur carte bancaire. Cela a l’avantage d’être immédiat et de correspondre à leurs habitudes de consommation.

Sécurisez les flux d’argent

Ça ne tombe pas toujours sous le sens, mais c’est un fait : il est bien plus sûr de collecter de l’argent en ligne via un prestataire agrémenté par la Banque de France que de recevoir de l’argent de gré à gré.

Cela vous offrira la possibilité de transférer l’argent de votre compte en ligne vers votre compte bancaire en quelques clics.

Finis les billets égarés, les piles de pièces de 50 centimes ou les innombrables chèques à aller remettre en banque. Et ça, c’est une sacrément bonne nouvelle !

Vous pouvez également rassurer vos adhérents : le paiement en ligne a un taux de fraude de 0,228%, sachant que la loi est de toute façon du côté de l’utilisateur. Celui-ci dispose d’un délai de 13 mois pour faire opposition, et est intégralement remboursé en cas de fraude.

Si vous voulez plus d’informations sur le sujet, Sylvain vous explique comment sécuriser le paiement en ligne pour votre association.

Vous êtes convaincu ? Parfait, car il va probablement falloir, à votre tour, convaincre votre bureau.

Les craintes face aux cotisations en ligne

Les cotisations en ligne ne font pas encore l’unanimité, et c’est maintenant à vous de désamorcer le sujet auprès de votre bureau.

Voici comment répondre aux objections les plus fréquentes.

"Tous les adhérents ne voudront pas payer en ligne !"

Effectivement, toute la population française n’est pas encore 100% à l’aise avec le fait de divulguer ses coordonnées bancaires à Internet. Cela peut se comprendre et il faut bien évidemment respecter ce choix.

C’est pour cela que vous devez choisir un système qui permet de payer également les inscriptions via d’autres moyens de paiement tout en récupérant l'information sur l'adhésion en ligne.

En effet, même si le paiement ne se fait pas en ligne, récupérer l'information de l'adhésion vous épargne tout de même 90% des saisies - il vous suffira de l'indiquer lorsque vous aurez reçu le paiement.

Ça tombe bien, je connais un logiciel qui propose un paiement en ligne, par chèque ou par espèce. Vous aussi ?

"Nous n’allons pas payer des frais de transaction pour rien !"

C’est vrai, chez AssoConnect, par exemple, ils sont de 1,9% + 0,25€ TTC par transaction. Donc si vous avez 100 adhésions en ligne à 100€, le coût est de 215€ TTC (soit à peu près le prix de deux adhésions).

Mais ne dit-on pas : "le temps, c’est de l’argent" ? C’est aussi le sens de la valorisation du temps bénévole dans la comptabilité associative.

Si vous économisez par exemple une semaine grâce aux cotisations en ligne, vous pourrez mettre à profit ce temps pour :

  • remplir des dossiers de subvention ;
  • aller chercher de nouveaux partenariats privés ;
  • réfléchir à des manières de faire rentrer plus d’argent dans les caisses de l’association ;
  • et bien d’autres choses beaucoup plus intéressantes que la période des cotisations.

De plus, 215€ n’est que l’équivalent de deux adhésions. Au fil des années, vous risquez de perdre plus que deux adhésions si vous ne proposez pas d’alternative au paiement par chèque.

"Et le contact dans tout ça ?"

Rien ne remplace la relation humaine dans une association, c’est certain ! Pour les adhérents qui renouvellent leurs adhésions, le problème ne se pose pas a priori. Vous les connaissez et la réinscription s’apparente plus à une épreuve administrative qu’à un moment convivial.

Il est largement préférable d’organiser un pot de rentrée !

Pour les nouveaux adhérents, la question se pose davantage. Il semble logique de vouloir rencontrer une personne avant qu’elle adhère à votre association.

Bonne nouvelle, vous pouvez évidemment séparer la phase administrative de la phase de la rencontre. Laissez la personne faire une pré-adhésion en ligne. Puis rencontrez-la. Si elle vous convainc, acceptez son adhésion en un clic, et envoyez-lui un mail avec le formulaire de paiement.

Et dans ce 2ème cas aussi, nous ne pouvons que vous encourager à organiser un événement pour accueillir tout le monde comme il se doit !

-

Le passage aux cotisations en ligne pour votre association est donc un bon moyen de passer plus de temps sur le développement de vos projets et moins de temps sur l'administratif et la paperasse.Vous pouvez enfin dormir sur vos deux oreilles et ne plus avoir peur de perdre l’argent de vos adhérents qui fera vivre votre association toute l’année.

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Testez par vous-même, vous ne serez pas déçu ! C’est un service que vous rendez à vos adhérents et à vous-même.

-

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