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Arnaud Rousseau
Le 15 mars 2016
Google Apps : un must gratuit pour votre association !

Google Apps : un must gratuit pour votre association !

Qu'est ce que Google Apps ?

Ce sont des logiciels en ligne édités par Google qui ont pour but d'améliorer le travail d'équipe et la productivité. De fait, Google Apps est une des suites bureautiques de référence des entreprises : plus de 5 millions d’entreprises en France paient pour ce service et ses fonctionnalités.

Googles Apps est disponible gratuitement pour tout le monde, mais une version payante, pour les entreprises, rassemble plus de fonctionnalités. En tant qu’association, vous avez la possibilité d’en profiter gratuitement grâce au programme "Google pour les associations" (qui comprend Google Ad Grants).

L’objectif affiché de ces apps : réduire vos coûts informatiques et aider vos bénévoles à collaborer plus efficacement... Des outils très complémentaires à ceux que nous proposons sur AssoConnect !

Dans cet article, nous vous présentons 4 Google apps utiles pour votre association ainsi que la démarche pour en profiter gratuitement :

  1. Gmail
  2. Google Drive
  3. Google Agenda
  4. Google Docs/Sheets/Slides

App #1 : Gmail

Chez AssoConnect, nous utilisons Gmail comme messagerie donc nous pouvons vous en parler !

Quand vous n’êtes pas "pro", voici les principaux avantages de la messagerie Gmail :

- Vous accédez à vos messages en ligne (à la différence des systèmes de messagerie installés sur les ordinateurs). Pratique pour consulter vos messages à distance et indispensable si vous veniez à perdre votre ordinateur.

- Le moteur de recherche intégré à l’emailing est forcément très puissant puisque la recherche est le métier historique de Google ;)

- Gmail classe automatiquement vos mails en 3 sections : « Principale », « Réseaux Sociaux » et « Promotions », ce qui vous assure de lire en premier les messages les plus importants.

- Enfin, l'ergonomie de manière générale est plus fluide que sur d'autres systèmes de messagerie.

A cela s’ajoutent les fonctionnalités professionnelles :

- Vous pouvez définir des emails personnalisés pour tous les bénévoles de votre association, par exemple « prénom@votreassociation.fr »

- L'espace de stockage est deux fois plus important qu’avec un compte classique

- Aucune publicité ne vient polluer votre messagerie

Complémentaire : l’outil d’emailing d’AssoConnect qui vous permet d’envoyer de belles newsletters à votre base de membres.

App #2 : Stockage en ligne : Google Drive

Google Drive vous permet de stocker vos fichiers en ligne (jusqu’à 30G).

Les avantages principaux de cette app :

- Le stockage en ligne vous permet d’accéder à vos documents à n’importe quel moment que ce soit sur ordinateur, tablette ou smartphone.

- Vous pouvez synchroniser les fichiers de votre ordinateur avec Drive, et inversement.

- Drive permet d’ouvrir plus de 40 formats de fichiers

Pas besoin d’avoir le bon logiciel installé, cela facilite l’échange de documents au sein de votre association !

Le gros avantage de la version pro de Google Drive est sa capacité de stockage illimité (vs 15 Go pour la version normale).

Alternatives : Box, Dropbox ou Icloud

App #3 : Google Agenda

L’app Agenda permet de disposer d’un agenda en ligne performant et collaboratif.

Les principaux avantages :

- Partagez votre agenda et consultez celui d’autres personnes

- Vous pouvez comparer votre agenda avec celui d'autres personnes en les affichant sur un même écran

- Utilisez votre agenda sur mobile, ordinateur ou tablette

Complémentaires :

Un outil comme Doodle vous permettra de trouver une date commune avec les autres membres de l'association pour fixer une réunion par exemple.

L’agenda AssoConnect affiche automatiquement toutes les billetteries créées sur AssoConnect ainsi que les anniversaires de vos adhérents si vous le souhaitez.

La nouvelle version de l’agenda d’AssoConnect permettra de le synchroniser avec votre Google Agenda.

App #4 : Docs (équivalent Word) / Sheets (équivalent Excel) / Slides (équivalent Powerpoint)

Ces apps vous permettent de travailler en équipe sur différents types de documents : documents texte, feuilles de calcul et présentations.

Tout cela sans rien installer !

Les principaux avantages :

- Vous pouvez partager, modifier en temps réel et travailler simultanément à plusieurs sur vos documents, vos feuilles de calculs, et vos présentations.

Utilisation de Google Docs pour les associations

- Vous pouvez exporter le travail que vous réalisez sur Docs au format .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt ou .html, et vos feuilles de calcul réalisées dans Sheets au format .xlsx, .csv, .html, .ods, .pdf ou .txt

- Vous pouvez également y ajouter des commentaires et y accéder hors connexion

- Vous gérez les droits d’accès et de partage comme vous le souhaitez

- L’historique des révisions est illimité

Comment profiter gratuitement des Google Apps en tant qu'association ?

La condition sine qua non est que votre organisation soit enregistrée auprès du programme ADB Solidatech.

Si vous ne savez pas ce qu'est ADB Solidatech, consultez cet article.

Vous obtiendrez un jeton de validation pour créer votre compte et pour bénéficier gratuitement de Google pour les associations.

Pour en savoir plus, découvrez notre livre blanc complet sur les outils numériques pour votre association :

Télécharger le guide gratuitement

https://www.solidatech.fr/

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