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Nina Flabeau
Le 24 juillet 2018
7 avantages du logiciel en ligne pour votre association

7 avantages du logiciel en ligne pour votre association

Les logiciels en ligne ont le vent en poupe. Adoptés rapidement par les grandes entreprises puis par la majorité des organisations à but lucratif, les associations commencent à adopter cet outil pour booster leurs performances.

Mais le logiciel en ligne, ça peut faire peur !

Et nous parlons en connaissance de cause : AssoConnect étant une solution complètement en ligne, certains dirigeants associatifs hésitent encore à s’abonner pour cette raison.

Certaines inquiétudes sont légitimes mais d’autres relèvent d’a priori. La preuve en chiffre : plus de 3000 associations utilisent aujourd’hui AssoConnect.

Le logiciel en ligne est la solution ultime pour travailler en collaboration avec vos adhérents et administrateurs. D’après une étude de Solidatech, l’utilisation des outils collaboratifs s’est fortement développée entre 2013 (22%) et 2016 (43%), soit une progression de 21 points.

La majorité des associations portent un regard très positif sur le numérique et pour cause, le partage d’information atteint les 85% d’effets positifs attendus par celles-ci (cohésion d’équipe, efficacité, suivi et évaluation des actions). Au total, un responsable d’association sur deux est convaincu des impacts positifs sur l’implication des adhérents, des bénévoles ou des salariés.

Vous ne l’avez pas encore adopté ? C’est donc le moment de devenir l’expert du sujet ! Nous allons tout vous expliquer sur les avantages et les inconvénients du logiciel en ligne tout en essayant d’être le plus objectif possible.

  1. Le logiciel en ligne, qu'est-ce que c'est ?
  2. Les avantages d'un logiciel en ligne pour votre association
  3. Les problématiques liées au logiciel en ligne

Le logiciel en ligne, qu'est-ce que c'est ?

Il est important de bien différencier un logiciel en ligne avec un logiciel traditionnel. Le logiciel traditionnel doit être installé sur votre ordinateur alors que le logiciel en ligne s'exécute sur Internet.

Dans le cas du logiciel en ligne, le logiciel tourne dans un data center qui gère toutes vos données sur internet (appelé également "le Cloud") qui n’est donc pas dans vos locaux. Ce que vous voyez à l’écran n’est que le résultat de cette exécution à distance. Si vous entendez parler du SaaS, cet acronyme étrange, n’ayez pas peur ! Il s’agit simplement et littéralement d’un "logiciel en tant que service" traduit de son nom anglais "software as a service".

Ce marché a déjà généré mondialement plus de 58,6 milliards de dollars en 2017 d’après le magazine "Le Big Data". Un chiffre encourageant qui montre que l’usage d’un logiciel en ligne contribue à améliorer les performances d’une organisation. Mais comment ? Nous vous expliquons tout dans cet article.

Afin de réellement désamorcer votre peur du logiciel en ligne, sachez que sur l’année 2017, 75% des utilisateurs ont déclaré avoir un meilleur accès à leurs données, le ROI (retour sur investissement) dépasse souvent les 100%.

D'après IDC (International Data Corporation), le marché français des logiciels de gestion va connaître une progression annuelle moyenne de 5,5% en valeur entre 2017 et 2021. Son chiffre d'affaires d’environ 514 millions d'euros l’an dernier devrait atteindre 638 millions d'euros dans 4 ans.

Passons maintenant à tous les avantages que peut apporter le logiciel en ligne à votre association.

Les avantages d’un logiciel en ligne pour votre association

Plus flexible qu’un gymnaste

Les logiciels en ligne adaptent leurs prix en fonction de la taille de votre association et des fonctionnalités nécessaires à celle-ci.

Si votre association se développe, votre abonnement augmente mais vos ressources aussi.

En cas de coup dur, le prix s’adapte également.

Simple comme "Bonjour"

Les logiciels en ligne dépendent uniquement d’une bonne connexion internet.

Pas besoin de posséder des ordinateurs puissants, votre logiciel fonctionne presque aussi vite sur une tablette à 200 euros que sur un ordinateur dernier cri à 2 000 euros.

Plus besoin non plus d’engager un spécialiste de l’informatique dans votre équipe. C’est l’éditeur de logiciel qui s’occupe de gérer la maintenance, les mises à jour et l’hébergement. Pas mal, non ?

Enfin, les logiciels en ligne peuvent gérer la problématique du "responsive" : c’est-à-dire qu’ils s’utilisent et s’adaptent aussi bien sur smartphones et tablettes que sur votre ordinateur.

Accessible même au fin fond de l’univers

Vous pouvez utiliser votre logiciel depuis n’importe quel endroit connecté à internet. Il n’est donc plus nécessaire de vous enfermer dans le local de votre association ou d’emporter votre ordinateur pour utiliser votre logiciel.

Bonne nouvelle, vous pouvez désormais gérer votre association depuis l’étranger, en week-end chez des amis, avec votre smartphone dans les transports en commun, etc.

Croyez-nous, ça change d’un tableau excel sur votre portable !

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Nouveau mot d’ordre avec votre logiciel en ligne : collaboration !

Les bénévoles de votre organisation vont pouvoir travailler à plusieurs sur le même logiciel. Par exemple, sur AssoConnect, plusieurs bénévoles peuvent saisir des adhésions en même temps.

Pratique lors du rush de la rentrée associative !

De même pour Google Apps ou Office 365 (d’autres logiciels en ligne accessibles par tous) qui vous permettent d’éditer des fichiers de type Excel simultanément avec d’autres bénévoles.

Autre exemple : vous pouvez donner à votre expert-comptable un accès à distance à votre logiciel comptable. Cette utilisation revêt deux avantages pour votre association :

  • Plus de classeur de factures à envoyer.
  • En cas de problème, l’expert peut intervenir rapidement et à distance.

Le coût initial ne vous coûtera plus un bras

L’investissement pour un logiciel en ligne se matérialise la plupart du temps uniquement par un abonnement mensuel.

Acquérir un logiciel traditionnel se traduit au contraire par une sortie d’argent ponctuelle mais conséquente sous forme de licence (limitée à un nombre d’utilisateurs, ou dans le temps).

Vous êtes bien placé pour savoir qu’il est souvent plus facile de payer une petite somme tous les mois que de s’acquitter d’un gros chèque qui peut mettre en danger la trésorerie de votre association.

Sur le long terme, vous dépenserez peut-être plus avec un logiciel SaaS. Et encore…

Ce que l’on ne voit pas toujours quand on achète un logiciel traditionnel, c’est qu’il ne va pas pouvoir s’adapter à des changements de réglementation ou à de nouveaux usages.

Vous allez peut-être devoir acheter une nouvelle version tous les 4 ou 5 ans juste pour pallier à l’obsolescence du logiciel.

Ce n’est pas le cas d’un logiciel en ligne qui, via des mises à jour régulières gérées par votre prestataire, évolue sans que votre abonnement augmente.

Plus rapide que l’éclair dans la prise en main

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Si vous avez déjà utilisé un logiciel installé directement sur votre ordinateur, vous devez sûrement vous rappeler du temps d’installation de celui-ci.

Des heures peuvent passer entre l’examination de votre espace de stockage, de la machine, du programme… sans compter le temps de téléchargement !

Cette perte de temps et d’autant plus conséquente si vous devez installer le logiciel sur différents ordinateurs.

Pas de temps d’installation nécessaire pour les logiciels en ligne. Grâce à internet, vous pouvez utiliser instantanément le logiciel.

Aussi sécurisé qu’un bunker

Cela peut vous sembler contre-intuitif.

Vous vous dites que vos données ne sont pas en sécurité avec un logiciel en ligne ? Détrompez-vous !

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De la même manière que vous faites confiance à une banque pour garder votre argent plutôt que de garder du liquide sous votre matelas, vous pouvez faire confiance aux hébergeurs.

Vous perdez ou cassez votre ordinateur ? Votre local d'association est touché par un dégât des eaux, un incendie ou une attaque de zombies ? Pas de souci, vos données ne sont pas perdues, et vous avez toujours accès à votre logiciel n’importe où !

Certes, les data centers peuvent eux aussi subir des dommages, mais le risque est minime, et bonne nouvelle, c’est leur métier d’assurer vos données.

Maintenant que nous avons parcouru les avantages principaux de ce type de logiciel, voyons les 3 problématiques qui y sont associées, et comment y faire face.

Les problématiques liées au logiciel en ligne

L’ultime remise en question de la sécurité

Avoir les données de votre association en ligne peut vous provoquer des angoisses nocturnes. Bien entendu, le risque 0 n’existe pas, même la NSA s’est fait hacker.

Cependant, que ce soit pour les logiciels en ligne ou les logiciels installés sur ordinateur, la plupart des failles de sécurité sont dues à des erreurs humaines.

Prenons un exemple, imaginons que vous êtes à Honolulu, et que vous utilisez votre logiciel depuis un cyber café. A la fin de votre session, vous oubliez de vous déconnecter. La prochaine personne qui s’installera à l’ordinateur que vous venez de quitter aura tout le loisir de récupérer les données de votre association.

Mais alors comment sécuriser votre accès ?

Aujourd’hui, la plupart des logiciels (dont AssoConnect) vous proposent un "two factors authentification", soit une authentification en 2 étapes.

Le principe ? Pour vous connecter à votre logiciel, vous devez entrer un code reçu par SMS ou une application dédiée (comme Authy). Vous pouvez également télécharger Lastpass qui génère des mots de passe forts et les mémorise pour vous ! Ingénieux, non ?

Avec ce système, il devient beaucoup plus difficile de vous faire pirater.

La performance relative à votre connexion internet

La performance de votre logiciel dépend de la qualité de votre connexion à internet. Certaines des 1,3 million d’associations françaises sont parfois situées dans des endroits reculés et ont un accès restreint à Internet.

Dans ce cas, il est vraiment légitime de préférer un logiciel "en dur"… en attendant d’avoir une meilleure connexion.

Pour information, le gouvernement a lancé en 2013 le "Plan France Très Haut Débit" qui vise la couverture de l’intégralité du territoire en très haut débit d’ici à 2022.

Si vous avez un doute, essayez le logiciel gratuitement.

La plupart des logiciels en ligne proposent en effet des essais gratuits sans engagement qui vous permettent de voir si votre connexion vous permet de l’utiliser de manière optimale.

La dépendance vis-à-vis de l’éditeur du logiciel en ligne

Que se passe-t-il si l’éditeur fait faillite ? Vous pourriez perdre toutes vos données !

C’est une crainte légitime mais dans la plupart des cas, vous pouvez exporter vos données sous un format universel (cvs, excel) - c’est en tout cas ce que nous vous proposons sur AssoConnect. Ce qui vous permet de conserver vos données sans réseau et même les réimporter dans un nouvel outil si vous le souhaitez.

Pour être tranquille de ce côté-là, assurez-vous des conditions d’export et de reprise des données.

-

Beaucoup d’avantages, des dangers maîtrisables…

Si les logiciels en ligne possèdent autant d’atouts, pourquoi n’ont ils pas encore conquis le marché ?

En effet, une autre question en concordance se pose : Pourquoi tous les grands éditeurs de logiciels traditionnels n’y passent-ils pas ? La principale raison est le coût, à deux égards :

  • techniquement : il faut souvent revoir le développement informatique des logiciels et donc mobiliser des ressources en interne
  • financièrement : les éditeurs ont des “trous de trésorerie” puisqu’ils avaient l’habitude d’être payés directement un montant plus conséquent.

Mais ce n’est qu’une question de temps avant que le logiciel en ligne ne devienne la norme !

Preuve ultime, l’éditeur le plus connu, Microsoft, pousse ses clients à migrer vers Office 365 devenue la solution SaaS la plus utilisée !

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