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Pierre GRATEAU
Le 5 avril 2016
7 avantages du logiciel en ligne pour votre association

7 avantages du logiciel en ligne pour votre association

Les logiciels en ligne ont le vent en poupe.

Ils ne représentent encore que 14% de l’ensemble des logiciels mais leur croissance annuelle est de 20% contre 6% pour les logiciels traditionnels.

Mais le logiciel en ligne, ça peut faire peur !

Et nous parlons en connaissance de cause. AssoConnect étant complètement en ligne, quelques dirigeants associatifs hésitent à s’abonner pour cette raison.

Certaines inquiétudes sont légitimes mais d’autres relèvent d’a prioris.

 

C’est également le constat qu’a fait l’institution Techsoup, représentée par ADB Solidatech en France.

Selon l’étude de 2012 la principale barrière à l’adoption du logiciel en ligne est le manque de connaissance sur le sujet.

 

Pour vous aider à y voir plus clair, voici un état des lieux, le plus objectif possible, des avantages et des inconvénients des logiciels en ligne.

 

Avant tout, quelle est la différence entre un logiciel en ligne et un logiciel traditionnel?

C’est simple :

le logiciel traditionnel doit être installé sur votre ordinateur alors que le logiciel en ligne s’éxecute sur Internet.

Dans le cas du logiciel en ligne, le logiciel tourne dans des datacenters qui ne sont pas dans vos locaux

Ce que vous voyez à l’écran n’est que le résultat de cette exécution à distance. 

 

Vous entendrez aussi parler de SaaS ou de logiciel SaaS. SaaS est l’acronyme de Software As A Service (littéralement logiciel en tant que service).

 

Voici les 7 avantages d’un logiciel en ligne pour votre association.

 

#1 La flexibilité

Les logiciels en ligne adaptent leurs prix en fonction de la taille / des fonctionnalités nécessaires à votre association.

Si votre association se développe, votre abonnement augmentera mais vos ressources aussi.

En cas de coup dur, le prix s’adaptera également

 

#2 La simplicité technique

Les logiciels en ligne dépendent uniquement d’une bonne connexion internet.

Pas besoin de posséder des ordinateurs puissants.

Votre logiciel fonctionnera presque aussi vite sur une tablette à 200€ que sur un ordinateur dernier cri à 2 000€.

 

Pas besoin non plus d’avoir des spécialistes de l’informatique dans votre équipe.

C’est l’éditeur de logiciel qui s’occupe de gérer la maintenance, les mises à jour et l’hébergement.

 

Enfin, les logiciels en ligne peuvent gérer la problématique du "responsive" : c'est à dire qu'il s'utilise aussi bien sur smartphone et tablette que sur ordinateur.

 

#3 L’accessibilité

Vous pouvez utiliser votre logiciel depuis n’importe quel endroit connecté à internet.

Vous n’êtes plus forcé d’être dans le local de l’association ou d’emporter votre ordinateur pour utiliser votre logiciel.

Vous pouvez désormais gérer votre association depuis l’étranger, en weekend chez des amis, avec votre smartphone dans les transports en commun.

 

#4 L’aspect collaboratif

Les bénévoles de votre organisation vont pouvoir travailler à plusieurs sur le même logiciel.

Par exemple, sur AssoConnect, plusieurs bénévoles peuvent saisir des adhésions en même temps.

Pratique lors du rush de la rentrée associative ! 

 

Pareil pour Google Apps ou Office 365, d’autres logiciels en ligne accessibles par tous, où vous pouvez éditer des fichiers de type Excel simultanément avec d’autres bénévoles.

 

Autre exemple d’utilisation: vous pouvez donner à votre expert comptable un accès à distance à votre logiciel comptable. 2 avantages :

  • plus de classeur de factures à envoyer
  • en cas de problème, l’expert peut intervenir rapidement et à distance

 

#5 L’investissement initial plus léger

L’investissement pour un logiciel en ligne se matérialise la plupart du temps uniquement par un abonnement mensuel.

Acquérir un logiciel traditionnel se traduit au contraire par une sortie d’argent ponctuelle mais conséquente.

Et pour une association, il est souvent plus facile de payer une petite somme tous les mois que de s’acquitter d’un gros chèque qui peut mettre en danger sa trésorerie.

 

Sur le long terme, vous dépenserez peut-être plus avec un logiciel SaaS. Et encore…

 

Ce que l’on ne voit pas toujours quand on achète un logiciel traditionnel, c’est qu’il ne va pas pouvoir s’adapter à des changements de réglementation ou à de nouveaux usages.

Vous allez peut-être devoir acheter une nouvelle version tous les 4/5 ans juste pour palier l’obsolescence du logiciel.

Ce n’est pas le cas d’un logiciel en ligne qui, via des mises à jour à distance, peut évoluer sans que votre abonnement augmente.

 

#6 Le temps d’installation

Pas de temps d’installation nécessaire pour les logiciels en ligne.

Grâce à Internet, vous pouvez utiliser directement le logiciel.

 

#7 La sécurité de données

Cela peut vous sembler contre-intuitif.

Vous vous dites que vos données ne sont pas en sécurité avec un logiciel en ligne ? Détrompez-vous !

De la même manière que vous faites confiance à une banque pour garder votre argent plutôt que de garder du liquide sous votre matelas, vous pouvez faire confiance aux hébergeurs.

Dans l’éventualité (et nous ne le souhaitons pas !) que votre ordinateur soit volé ou que vos locaux soient touchés par un dégât des eaux, un incendie, une tornade, etc., vos données ne seront pas perdues et vous aurez toujours accès à votre logiciel n’importe où !

Certes, les data centers peuvent eux aussi subir des dommages, mais le risque est minime, et c’est leur métier d’assurer vos données.

 

Maintenant que nous avons vu les avantages principaux de ce type de logiciels, voyons les 3 problématiques qui y sont associées, et comment y faire face.

 

#1 La sécurité

Avoir ses données en ligne peut provoquer des angoisses nocturnes.

Bien entendu, le risque 0 n’existe pas, même la NSA s’est faite hackée.

Cependant, que ce soit pour les logiciels en ligne ou les logiciels installés sur ordinateurs, la plupart des failles de sécurité sont dues à des erreurs humaines.

 

Exemple : vous êtes à Honolulu, et vous utilisez votre logiciel depuis un cyber café. A la fin de votre session, vous oubliez de vous déconnecter.

La prochaine personne qui s’installera à l’ordinateur que vous venez de quitter aura tout le loisir de récupérer les données de votre association.

 

Comment sécuriser votre accès ?

Aujourd’hui, la plupart des logiciels (dont AssoConnect) propose un “two factors authentication”, soit une authentification en 2 étapes.

Le principe?

Pour vous connecter à votre logiciel, vous devez entrer un code reçu par SMS ou via une application dédiée (comme Authy).

Avec ce système, il devient beaucoup plus difficile de vous pirater.

 

#2 La performance

La performance de votre logiciel dépendra de la qualité de votre connexion internet.

Certaines des 1,2 millions d’associations françaises sont parfois situées dans des endroits reculés et ont un accès tout relatif à Internet.

Dans ce cas, il est vraiment légitime de préférer un logiciel dans le dur... en attendant d’avoir une meilleure connexion.

 

Pour information, le gouvernement a lancé en 2013 le «Plan France Très Haut débit», qui vise la couverture de l'intégralité du territoire en très haut débit d'ici à 2022. 

 

Si vous avez un doute, essayez le logiciel gratuitement.

La plupart des logiciels en ligne proposent en effet des essais gratuits sans engagement qui vous permettront de voir si votre connexion vous permet de l’utiliser de manière optimale.

 

#3 La dépendance vis-à-vis de l’éditeur de logiciel

Que se passe-t-il si l’éditeur fait faillite ? Vous pourriez perdre toutes vos données.

C’est une crainte légitime mais dans la plupart des cas, vous pouvez exporter vos données sous un format universel (csv, excel).

⇒ vous pouvez donc les conserver sans réseau

⇒ vous pouvez éventuellement les réimporter dans un nouvel outil

 

Pour être tranquille de ce côté-là, assurez-vous des conditions d’export et de reprise des données.

 

 

Beaucoup d’avantages, des dangers maîtrisables…

Si les logiciels en ligne possèdent autant d’atouts, pourquoi ne représentent-ils encore que 14% du marché ?

Les éditeurs y viennent comme le prouve la forte croissance des solutions en ligne vs traditionnelles.

Mais le changement pour les acteurs classiques est coûteux :

  • techniquement : il faut souvent revoir le développement informatique des logiciels
  • financièrement: les éditeurs ont des « trous de trésorerie » puisqu’ils avaient l’habitude d’être payés directement un montant plus conséquent

 

Mais ce n’est qu’une question de temps avant que le logiciel en ligne ne devienne la norme !

Preuve ultime, l’éditeur le plus connu, Microsoft, pousse ses clients à migrer vers Office 365 devenue la solution SaaS la plus utilisée !

 

 

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