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Anticiper dès maintenant la rentrée associative de septembre

Eva

Vous connaissez certainement l’adage "mieux vaut prévenir que guérir" ? À quelques mois de la rentrée, voici l’occasion parfaite de l’appliquer. Pas de panique : loin de nous l’idée de vous propulser en septembre sans passer par la case vacances ! 

Néanmoins, anticiper dès maintenant les sujets à venir vous permettra d’éviter un désagréable coup de pression en fin d’été.

Voici les principaux points que nous allons aborder dans cet article pour vous assurer une rentrée associative sereine et efficace :

Le programme vous intéresse ? Alors, c’est parti !

Vous n’avez pas le temps de lire cet article ?
Téléchargez gratuitement sa fiche technique 

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Pourquoi faut-il anticiper la rentrée dès juin pour votre association ? 

Avant tout départ en vacances, vous réfléchissez certainement à la durée de votre séjour ou regardez les prévisions météo afin de choisir ce que vous mettez dans votre valise. Eh bien, pas de secret : pour votre rentrée associative, c’est la même logique qui s’applique !

Calibrer vos besoins

L’anticipation est la clé de la réussite. Elle vous permettra de bien calibrer les besoins matériels et humains nécessaires à votre rentrée. 

Par exemple, à ce jour, avez-vous suffisamment de bénévoles réengagés pour l’année prochaine ? Si la réponse est non, vous devrez certainement envisager des campagnes de communication pour recruter des bénévoles ou des volontaires en service civique, et cela ne peut se faire au dernier moment.

Rappel : si vous faites appel à des bénévoles, n'hésitez pas à formaliser leur engagement à l'aide d'un contrat de bénévolat !

Avez-vous besoin de renouveler certains équipements ? Pour en récupérer d’occasion ou acheter du neuf, mieux vaut vous y prendre en avance pour ne pas vous retrouver pris de court. Il en va de même pour la location des locaux, la réservation de votre stand au forum des associations ou encore la refonte de votre site internet : mieux vaut tôt que tard !

anticipation-rentree-association-campagne-communicationGrâce à son anticipation 
Marine en est sûre, elle va faire un carton ! 

Sécuriser votre trésorerie

Commencer dès à présent à préparer la rentrée, c’est aussi sécuriser une partie de votre trésorerie

Comment ? Tout simplement grâce aux réadhésions

Vous pouvez dès à présent lancer une campagne dédiée à vos adhérents actuels, pour les inviter à renouveler leur adhésion annuelle avant l’été. Pour eux, c’est l’occasion de se projeter avec votre association. Pour vous, c’est non seulement un volume moins important d’inscriptions à gérer en septembre, mais aussi l’assurance d’aborder la rentrée avec un peu d’argent dans les caisses de l’association.

Plutôt intéressant, n’est-ce pas ?

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Les bonnes questions à se poser avant la rentrée pour les adhésions

Les différentes formules d'adhésion

Voilà un sujet qu’il vous faudra dans tous les cas trancher d’ici septembre : quelles formules d’adhésion allez-vous proposer à vos adhérents cette année ? 

Annuelles, trimestrielles, plus flexibles encore ? Pour rappel, l’opportunité de créer de nouveaux formats d’engagement, plus souples, est l’un des enseignements tirés de la crise sanitaire pour le monde associatif.

Ce besoin est d’autant plus vrai dans le secteur sportif où, d’après les chiffres-clés de l’INJEP, l’offre inadaptée (17%) et les contraintes professionnelles ou familiales (11%) figurent parmi les principaux freins à la pratique. Voilà un sujet qui donne matière à réflexion !

Les informations à collecter sur les adhérents

Pour créer un formulaire d’adhésion efficace, encore faut-il avoir réfléchi en amont aux informations que vous aurez besoin de collecter sur vos adhérents. 

Avez-vous constaté des lacunes dans votre formulaire l’an passé ? Est-il perfectible ? 

Si oui, alors peut-être trouverez-vous dans les pistes suivantes des idées d’informations pertinentes à demander, en fonction des besoins de vos activités :

    • les informations personnelles : prénom, nom, date de naissance, etc.
    • les coordonnées de contact : email, téléphone, adresse postale, personne à contacter en cas d’urgence, etc.
    • les documents : certificat médical, justificatif de domicile, quotient familial, etc.
    • le niveau de l’adhérent : débutant, intermédiaire, confirmé, etc.

Bien entendu, ces différentes données personnelles n’échappent pas au RGPD, vous devrez donc mentionner à vos adhérents l’utilisation des données collectées

Pour rappel, vous n’avez le droit d’exploiter que les données utiles et pertinentes pour votre activité.

Les différents moyens de paiement que vous souhaitez proposer

Votre trésorier en a marre de courir après les chèques ? Pour lui épargner cette peine, il pourrait être judicieux de diversifier les moyens de paiement proposés à vos adhérents.

Paiement en ligne, chèques, espèces, virements, chèques ANCV, coupons sport… 

Vous n’avez que l’embarras du choix : à vous de décider des moyens de paiement qui vous semblent les plus cohérents par rapport aux habitudes de votre cible ainsi qu’à vos ambitions pour le développement de votre association.

rentree-associative-paiement-en-ligneSalma a choisi de diversifier ses moyens de paiement,
un pari qu'elle sait gagnant !

Bon à savoir : les retours de nos clients nous indiquent que 91% d'entre eux ont gagné du temps grâce au paiement en ligne sur AssoConnect. A cela s’ajoutent les autres bénéfices tels que la sécurisation des flux, la disponibilité immédiate des fonds, la modernisation de l’association, etc. Il n’est donc pas inutile d’y consacrer un temps de réflexion avant la rentrée ! 

Les publics à réactiver en priorité

Pour remplir les rangs de votre association, procédez par ordre de priorité

En toute logique, il y a de fortes chances pour que les premiers publics à prendre leur cotisation soient ceux qui étaient déjà adhérents l’an passé.

Si vous avez la chance d’avoir une base de membres bien tenue, identifier vos anciens adhérents sera un jeu d’enfant : il vous suffira alors de leur envoyer un mail.

De plus, si votre base de membres est vraiment bien organisée, alors vous aurez même la possibilité de remonter l’historique de votre association et de retrouver les personnes qui étaient adhérentes les années précédentes : une aubaine !

Dans le cas où aucune de ces deux hypothèses n’est validée, nous vous conseillons de mettre la question de la gestion des membres sur la pile des projets pour l’année prochaine, cela pourrait bien s’avérer utile...

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Les actions concrètes à mettre en place

Digitalisez vos formulaires d'adhésion

Rendez-vous service en préparant à l’avance deux campagnes d’adhésion pour cette nouvelle année. La première sera dédiée aux réadhésions, la seconde aux primo-adhérents.

Ainsi, vous pourrez facilement identifier vos publics et qualifier la provenance des membres de votre association.

Pour créer facilement des campagnes d’adhésion sur-mesure et en quelques minutes, nous ne saurions que trop vous recommander d’essayer l'offre Liberté d'AssoConnect. Vous pourrez paramétrer un nombre illimité de formules d’adhésion et de tarifs associés.

Mieux encore : vous aurez la possibilité d’intégrer votre campagne d’adhésion directement sur le site internet de votre association, si vous en avez un. 

Ainsi, vous simplifierez la vie des adhérents, qui pourront régler leur cotisation directement sur votre site. Vous retrouverez ensuite l’ensemble des informations des adhérents directement sur votre plateforme AssoConnect.

Pour les associations n’ayant pas (encore) de site internet, aucun problème : la campagne d’adhésion est accessible depuis un lien unique. Il ne vous reste plus qu’à le partager !

Relancez vos anciens adhérents avec un email engageant

Nous vous en parlions un peu plus haut : une fois vos anciens adhérents identifiés, envoyez-leur un email pour les relancer et booster leur motivation. Concernant son contenu, plusieurs pistes sont possibles.

La pré-rentrée est l’occasion de les remercier d’avoir été à vos côtés tout au long de l’année écoulée. Pour les inviter à "rempiler" pour une nouvelle année, n’hésitez pas à leur partager le détail des festivités qui les attendent. 

Et, bien sûr, glissez dans votre emailing un lien bien visible vers votre campagne de réadhésion, afin de leur faciliter la démarche !

Si vos anciens adhérents gardent un bon souvenir de leur investissement dans votre association, il y a de fortes chances qu’ils signent pour poursuivre l’aventure à vos côtés et/ou qu’ils recommandent votre association autour d’eux !

Enregistrez vos produits constatés d'avance en comptabilité

Si votre exercice comptable s’étend de septembre à septembre, vous pouvez enregistrer dès à présent les produits constatés d’avance pour vos adhésions.

Imaginons que vous avez lancé votre campagne d'adhésion 2022 dès la rentrée 2021, et qu’une personne a payé sa cotisation dès septembre 2021 (saluons au passage son sens de l'anticipation !).

Vous allez donc enregistrer un produit constaté d’avance du montant de la cotisation, afin que celui-ci ne soit pas comptabilisé en 2021 mais bien en 2022. 

De quoi épargner quelques sueurs froides à votre trésorier, et commencer l’année sur des bases saines !

Planifiez vos événements de rentrée

Il n’y a pas de secret : les événements les plus réussis sont bien souvent ceux qui ont été les mieux préparés

Profitez donc de cette période en amont de la rentrée pour calibrer l’organisation de votre journée portes ouvertes, du forum des associations de votre ville ou de tout autre événement auquel vous avez prévu de prendre part en septembre.

evenements-rentree-association-septembreLouis a déjà tout planifié pour la rentrée,
il peut donc partir en vacances soulagé !

Stand à réserver, buffet à prévoir, équipes à mobiliser, affiches à imprimer… La liste des missions peut rapidement s’allonger

Pour vous y retrouver facilement, nous vous recommandons d’établir un rétroplanning précis jusqu’aux dates butoirs, et de le partager aux différents membres de votre équipe à qui incombent des tâches. 

Ainsi, pas de stress, vous pourrez partir en vacances l’esprit tranquille !

Communiquez sur les temps forts à venir

Si le secteur associatif a souffert du manque d’événements et d’occasions de se rassembler ces deux dernières années, c’est le moment de tourner la page

Pour cela, mettez en valeur les temps forts que vous réserverez à vos adhérents pour la rentrée.

Vous pouvez leur envoyer un email avec le détail des festivités à venir, sorties et événements prévus. Soyez accrocheur dans l’objet de l’email : il faut donner envie dès le premier coup d'œil

N’hésitez pas à enrichir le contenu en lui-même avec des images, et adoptez un ton de proximité qui ne manquera pas de transmettre votre enthousiasme à votre cible !

En parallèle, n’oubliez pas de mettre à jour le site internet de votre structure, si vous en avez un. Cette vitrine est le reflet du dynamisme de votre association, il est donc important de ne pas le négliger.

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FAQ

Pourquoi anticiper dès juin la rentrée de septembre ?

Préparer le terrain en amont de la rentrée associative est très intéressant pour votre association. Cela vous permettra non seulement de bien calibrer vos besoins, mais aussi de sécuriser une partie de votre trésorerie. En savoir plus

💬 Comment gérer les adhésions à venir et la communication ?

Réfléchissez dès maintenant aux formules d’adhésion que vous souhaitez proposer à vos adhérents, mais aussi aux publics à réactiver en priorité : ce sera autant de temps de gagné en septembre ! En savoir plus

🙂 Quelles actions concrètes mettre en place ?

Certaines tâches peu chronophages et pourtant essentielles peuvent vous rendre grandement service. Enregistrer en trésorerie vos produits constatés d’avance ou encore créer un rétroplanning de vos événements de rentrée en sont quelques exemples. En savoir plus

Vous souhaitez conserver une trace de cet article ?
Demandez sa fiche technique, c’est gratuit !

anticiper-rentree-associative-septembre

Conclusion

Vous l’aurez compris : vous poser dès maintenant pour organiser votre rentrée de septembre, c’est autant de temps de gagné à la sortie de l’été ! 

Anticiper les sujets à venir et bien communiquer avec votre équipe sur les prochains temps forts à gérer collectivement est la meilleure façon de préparer le retour des activités dans les meilleures conditions possibles.

D’ici là, nous vous souhaitons un très bel été, et beaucoup de projets pour la rentrée !

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Eva
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