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Le trésorier : un rôle capital au sein d’une association

Corinne

Nous le constatons tous les jours lors de nos échanges avec nos clients : le trésorier d’association est une personne clé. Une ressource rare et précieuse pour la comptabilité de votre association mais pas seulement. Un trésorier qui s’en va, et c’est la panique dans une association. Pourquoi ? Parce qu’il est dur à remplacer, c’est un poste qui peine à attirer, notamment les jeunes bénévoles. Il est souvent associé à des responsabilités purement comptables, financières, une responsabilité pesante, et pâtit d’un manque de reconnaissance de la part de la communauté.

En tant que dirigeant, c’est à vous de convaincre que le rôle du trésorier d’association est non seulement stratégique mais également enrichissant pour celui qui l’endosse.

Dans cet article, nous vous donnons les clés pour valoriser votre trésorier à la hauteur de l’importance de ses missions. Voici le programme :

Retrouvez un court récapitulatif à la fin de cet article !

C'est parti ! 

Vous n’avez pas le temps de lire l’article ?
Demandez sa fiche technique !

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Trésorier d’association : quel est son rôle ?

1/ Une fonction qui peut être assurée par tout le monde ?

Si vos statuts, ce fameux livre sacré qui régit les règles de votre association le prévoient, il vous sera imposé de désigner une personne qui assurera les tâches quotidiennes du trésorier d'association.

Sa désignation peut être soumise à certaines conditions

Ainsi, les personnes suivantes peuvent se voir refuser le rôle de trésorier d’association, selon le site de l’administration française :

  • les mineurs,
  • les personnes en faillite personnelle,
  • les personnes interdites bancaire,
  • les personnes exerçant la fonction d’agent public,
  • les personnes exerçant la fonction de sénateur ou de député,
  • les personnes militaires,
  • les commissaires aux comptes.

2/ Quelles sont ses activités au sein du bureau ?

Le rôle du trésorier est régi par les statuts et par le règlement intérieur de l’association (s’il existe).

Mais certaines missions de gestion sont classiques et identiques pour la majorité des associations loi 1901, notamment :

  • contrôler les dépenses (sorties d’argent) et les recettes (entrées d’argent) de l’association, et suivre ces événements au travers des justificatifs ;
  • veiller à ce qu’il y ait toujours un fond de caisse pour l’association et donc vérifier régulièrement le compte bancaire ainsi que la caisse ;
  • collecter les cotisations des adhérents et les dons ;
  • s’occuper des salaires si l’association est employeuse ;
  • monter les demandes des subventions et de financements. 

Le moins que l'on puisse dire, c'est que les missions di trésorier sont nombreuses et variées. C'est justement ce qui fait toute la richesse de son rôle ! 

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Les obligations comptables du trésorier d'association

De nombreux articles se réfèrent aux obligations comptables des associations qui incombent donc au trésorier.

Pour synthétiser, les associations font face à 3 types différents d’obligations :

1/ Une obligation légale de tenir une comptabilité pour les associations

Selon le site du gouvernement : "Les associations doivent impérativement tenir une comptabilité, dont le degré et la nature seront fonction de la taille de l'association, de la source de ses financements (subvention, prêt bancaire, don), de son activité et enfin de l'exercice, ou non, d'une activité lucrative".

Les 2 différences majeures sont : le type de comptabilité à tenir et la soumission (ou non) au plan comptable associatif.

Deux types comptabilités existent : 

  • la comptabilité de trésorerie : il s’agit d’enregistrer simplement tous vos encaissements et vos décaissements ;
  • la comptabilité d’engagement : il s’agit entre autres d’enregistrer les produits et charges (engagements) indépendamment des paiements.

Par exemple, vous recevez une facture pour les équipements que vous avez commandés mais vous ne payez pas immédiatement, vous enregistrez une dette (une dépense qui n’est pas encore payée) en compta d'engagement, puis ultérieurement le paiement après l'avoir réalisé. Alors qu'en comptabilité de trésorerie, vous auriez simplement enregistré le paiement au moment où celui-ci se produit.

La deuxième différence est le type de plan comptable.

Le plan comptable est un document sur lequel figurent tous les numéros de comptes. Par exemple, un achat de marchandise impactera le compte 607 alors qu'une vente de marchandise impactera le compte 707.

Le plan comptable des associations est une adaptation du plan comptable général qu’utilisent les entreprises.

Certaines associations y sont soumises, comme les associations qui bénéficient d’une aide publique supérieure à 153 000 € ou les associations reconnues d’utilité publique.

tresoriere-association-rolePatricia, une trésorière
hors pair !

2/ Une obligation statutaire éventuelle pour le trésorier de votre association

La majorité des associations mentionnent dans leurs statuts que "le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l'approbation de l'assemblée".

Il incombe alors au trésorier de tenir la comptabilité de l’association.

3/ Un besoin potentiel de se justifier auprès de l'administration fiscale

Vous devez pouvoir présenter des comptes clairs et précis à toute demande des autorités ou services autorisés et justifier l'exactitude des déclarations en cas de contrôle de l'Administration fiscale ou des organismes sociaux.

À ce titre, je vous invite à découvrir notre article sur la fiscalité des associations.

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Le trésorier d'association, un rôle de héros

Au-delà de ces obligations, voici les 3 raisons qui font de votre trésorier d’association un héros.

1/ Il est le garant de la transparence et de la sérénité de votre association

Votre trésorier vous permet de rendre des comptes

Il explique comment est alloué l’argent et comment l’association est financée. De ce fait, il se doit d’être un bon communicant, de façon à livrer des propos, des explications, des tableaux clairs et précis pour éviter toute incertitude. 

L’association fonctionnant sur un mode "démocratique", vos membres sont en droit de demander une présentation claire de sa gestion financière.

De la même manière, vos donateurs et mécènes peuvent légitimement vous demander des comptes sur l’utilisation de leur argent.

Dans certains cas (on ne vous souhaite pas d’en arriver là), cela permettra aussi de lever des doutes potentiels quant à l’utilisation des dons et subventions.

Il est donc essentiel dans le maintien d’un climat serein au sein d’une association.

2/ Le trésorier copilote le développement de votre projet associatif

Une vision claire sur la situation permet de prendre des décisions éclairées.

Le trésorier vous aide à gérer :

  • Le présent et la pérennité de l’association : connaître les disponibilités financières et éviter tout dérapage financier assure la pérennité des activités.
  • Le futur : c’est lui qui fait apparaître les besoins de financement, qui vous aide à fixer un budget, des objectifs réalistes et à mesurer leurs réalisations.

C’est également lui qui vous permettra de constater qu’une activité est bénéficiaire et qu’une autre est déficitaire.

3/ Le trésorier est le pilier de votre recherche de fonds

Il est central dans la recherche de fonds pour votre association à plusieurs titres.

Pour obtenir des subventions privées ou publiques

La raréfaction des subventions va de pair avec un plus grand contrôle de l’argent alloué - la plupart des financeurs demandent maintenant aux associations de fournir un bilan et un compte de résultat. 

Par exemple, sur le site de la Mairie de Paris, pour faire une demande de subvention, vous devez fournir les documents comptables suivants : Bilan, Compte de Résultat et Budget prévisionnel.

Pour justifier des subventions obtenues

... et pour pouvoir y prétendre de nouveau ! 

Les documents comptables sont généralement exigés également en aval du financement, par exemple sous la forme d’une comparaison entre le réel et le prévisionnel.

Pour aller négocier des prêts avec la banque 

Si vous souhaitez financer un projet, mieux vaut, là encore, arriver armé de documents qui témoigneront à la fois de la bonne santé de votre association, de vos qualités de gestionnaire et de la faisabilité du projet.trésorier-association-fonds

En tant que dirigeant, comment accompagner le trésorier de votre association dans son rôle ?

Maintenant que vous avez bien en tête le rôle prépondérant du trésorier, voici quelques conseils pour convaincre un nouveau trésorier ou pour fidéliser l’actuel.

1/ Valoriser le rôle central du trésorier au sein de l'association

Le trésorier est souvent l’homme de l’ombre et celui auquel on prête attention uniquement quand ça va mal. 

Tout le monde félicitera la personne responsable de l’organisation de la soirée de l’association, mais peu remarqueront que les comptes sont bien tenus.

Comme le veut la formule, "il n’y a pas d’amour, que des preuves d’amour". Alors n’hésitez pas à valoriser votre trésorier en privé mais aussi en public, devant les autres membres de l’association.

tresorier-role-valorisez-associationComme Betrand, valorisez
votre trésorier !

2/ Impliquez-le dans les décisions stratégiques 

Et pas uniquement dans les décisions financières.

Si vous cantonnez votre trésorier dans un rôle purement comptable, il y a de bonnes chances que vous le démotiviez.

En l’impliquant dans les décisions portant sur le projet de l’association, vous valorisez son travail (nous avons vu que les chiffres étaient la base de bonnes décisions) et vous renforcez sa motivation.

3/ Poussez-le à améliorer les processus de gestion

Votre trésorier n’est pas simplement un exécutant. Il est aussi là pour structurer l’association et sa gestion, ce qui représente de grandes responsabilités.

Cette mission est intéressante pour lui : elle lui permet de sortir de l’aspect strictement opérationnel.

Elle l’est également pour l’association qui aura construit des processus pérennes utiles par exemple lors d’une passation de flambeau.

4/ Donner à votre trésorier d'association les bons outils

Une des meilleures manières de l’aider est de lui donner des outils efficaces qui vont lui faciliter la tâche. Idéalement, le trésorier d’une association doit passer plus de temps dans la vérification, l’analyse et le conseil que dans la manipulation de tableaux Excel ou dans la saisie des écritures.

Vous n’êtes pas sans savoir qu’il existe aujourd’hui des logiciels de gestion de trésorerie peu chers, adaptés aux associations et simples d'utilisation.

Nous sommes sûrement légèrement partiaux mais que vous choisissiez AssoConnect ou un de nos concurrents, l’absence de logiciel comptable n’est pas seulement inefficace. Elle peut dans certains cas dissuader des trésoriers peu enclins à manipuler des feuilles Excel ou à raturer des cahiers. 

Vous doter d’un outil numérique convaincra davantage quelqu’un de prendre le relais de votre ancien trésorier : il n’aura plus peur de se retrouver avec un tas de paperasse et donc de s’y perdre !

5/ Valorisez son rôle de trésorier en dehors de la sphère associative

De plus en plus de bénévoles souhaitent se servir de leur expérience associative pour acquérir de nouvelles compétences professionnelles.

Le rôle de trésorier est à cet égard très formateur puisqu’il va travailler ses soft skills (rigueur, précision, manipulation des chiffres) et ses hards skills ou compétences plus techniques : lecture de documents financiers, établissement de budget prévisionnel, suivi de trésorerie. Des compétences qu’il pourra valoriser dans sa vie professionnelle.

Une manière simple de valoriser ce rôle et l’acquisition de compétences consiste par exemple à faire une recommandation sur le profil Linkedin de votre trésorier. Evidemment, n’hésitez pas à en discuter avec lui en amont.

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En bref

 
🤷‍♂️ Quel est son rôle ?
 
Le trésorier est le garant de la bonne gestion des comptes et de la caisse de votre association. Tout le monde peut être trésorier, à quelques exceptions près. En savoir plus
 
💰 Quelles sont ses obligations ?

Le trésorier d'association est face à une obligation légale de tenir une comptabilité, une obligation statutaire éventuelle et un besoin potentiel de se justifier auprès de l'administration fiscale. En savoir plus

🏅 Un rôle à valoriser

C'est une personne-clé que vous devez, en tant que dirigeant, valoriser à la hauteur de l’importance de ses missions. Faites-le au sein de l'association mais aussi en dehors de cette sphère. En savoir plus

Vous souhaitez garder toutes ces informations précieusement ?
Demandez la fiche technique !

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Nous espérons que ces conseils vous seront utiles et participeront au bon fonctionnement de votre association.

Et vous, quelle est la place du trésorier dans votre association ? Comment le valorisez-vous ? Partagez vos retours d'expérience en commentaire ! 👇

Nous vous avons également concocté un guide du trésorier d'association, téléchargez-le, c'est gratuit !

 

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