Bureau d'association : quelles sont les règles du jeu ?

Article écrit en collaboration avec Samson Conseil et Formation

Bien souvent dans la gestion d'association, de nombreuses questions gravitent autour du bureau. À quoi sert-il ? Est-il obligatoire ? Quelle différence fait-on avec le conseil d’administration ou bien les assemblées générales d’association ?

Rassurez-vous : les réponses à ces questions sont bien plus simples que vous ne le pensez. L’essentiel est de bien identifier ce qui touche à vos obligations légales et ce qui relève de l’usage.

Pour y voir plus clair, voici ce que vous allez trouver dans cet article :

• La procédure d’élection d’un bureau d’association
• Un schéma récapitulatif de son fonctionnement
• Le rôle d'un bureau associatif
• Des conseils pour clarifier et formaliser votre organisation

Un petit point historique et juridique ne fait pas de mal pour se mettre dans le bain. Alors, suivez le guide ! C'est promis, en fin d'article, vous serez incollable sur le bureau d'association. 

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Bureau d’association : quelle est la procédure à suivre ?

Avant d’aborder le sujet de l’élection de votre bureau d’association, il est nécessaire d’en comprendre les fondements.

Pour commencer revenons donc sur les trois pouvoirs décisionnels constituant votre association : l’assemblée générale, le conseil d’administration d'association et, bien sûr, le bureau.

Il est important d’avoir en tête que ces trois instances n’ont pas la même valeur juridique. Détaillons ensemble ces différences afin de mieux comprendre le pouvoir du bureau d’association.

La loi : l’assemblée générale d’association

La loi 1901 - qui a récemment fêté ses 120 ans - ne fait état d’aucune obligation concernant la tenue régulière des assemblées générales. Toutefois, elle stipule que ces AG sont le seul organe décisionnel reconnu légalement.

L’assemblée générale est constituée d’un groupe de personnes physiques, qui forme lui-même une personne morale : votre association. Cette instance de délibération est chargée des décisions politiques et stratégiques qui régissent votre structure.

Toutefois, réunir une assemblée générale pour des questions quotidiennes, souvent d’ordre opérationnel, peut rapidement devenir complexe. Imaginez qu’il faille rassembler tous vos adhérents pour décider de la couleur de vos nouveaux stylos... Pas idéal, vous en conviendrez.

C’est pour cette raison que l’usage désigne d'autres instances pour régler ces problématiques - pas uniquement la couleur des stylos, rassurez-vous.

L’usage : le conseil d’administration et le bureau d’association

L’assemblée générale de votre association étant le seul organe de délibération, elle est en droit de mandater des membres pour prendre des décisions à sa place. C’est ce que nous appelons le conseil d’administration (CA), ou comité directeur.

Notez qu’il n’existe aucune obligation légale imposant à votre association d’avoir un conseil d’administration. Cette démarche relève essentiellement de l’usage, pour plus de praticité.

Les membres du CA sont un peu les chevaliers de la table ronde de votre association. Durant leur mandat, ils peuvent légitimement exécuter un certain nombre d'actes au nom de l’assemblée générale.

Enfin, pour permettre au conseil d’administration de déléguer à son tour les tâches du quotidien les plus opérationnelles, il est possible de créer un sous-organe. C'est là qu'intervient notre fameux bureau d'association !

Si le conseil d’administration est mandaté par l’assemblée générale, le bureau est quant à lui seulement désigné par le conseil d’administration. Concrètement, cela signifie que le bureau n’a aucun fondement juridique : c’est un outil de fonctionnement qui relève uniquement de l’usage.

Si sa mise en place est facultative, dans les faits, il est fortement conseillé d’en instituer un. En effet, le bureau est l’organe exécutif de votre association : il y a donc de fortes chances qu’il vous permette de gagner en efficacité dans tous vos projets !

Fonctionnement d'une association : schéma récapitulatif

Pour vous permettre d'y voir plus clair, nous vous avons concocté un petit schéma récapitulatif. 

En résumé, la loi ne vous impose rien concernant l’organisation structurelle de votre association : libre à vous de choisir le mode de fonctionnement qui vous correspond le mieux. Élection ou non d’un conseil d’administration, instauration ou non du bureau… Tout est possible !

Les pouvoirs des dirigeants d'une association

Nous venons de le voir : l’élection d’un conseil d’administration et la nomination d’un bureau sont facultatives.

Toutefois, à partir d'un certain nombre de membres, ces instances de gestion peuvent s’avérer très utiles, voire indispensables au bon fonctionnement de votre association. 

Il vous reviendra donc de statuer sur les différents pouvoirs que vous souhaitez accorder aux dirigeants de ces organes (conseil d’administration et bureau). Nous parlons ici d'un(e) président(e), d'un(e) trésorier(e) et d'un(e) secrétaire. 

Ces rôles sont généralement définis par les statuts de l’association et doivent être aussi précis que possible, afin de leur conférer un certain pouvoir d'initiative. Sans cela, leur mission sera limitée à l'exécution des décisions prises en assemblée générale.

Néanmoins, notez que ladite AG peut également décider de confier des missions spécifiques ou temporaires aux dirigeants.

Le rôle du bureau d’association

Vous l’avez compris : le bureau d’association n’a aucune valeur juridique. De fait, les explications que nous vous fournissons ici relèvent uniquement de l’usage, de la bonne pratique et de la tradition.

La mission du bureau d'association

Le bureau d’association est l’organe exécutif de votre organisation. 

À ce titre, il est chargé de la direction quotidienne de l’association et s’occupe de mettre en œuvre les décisions prises en assemblée générale et par le conseil d’administration.

Olivier est au conseil d'administration, 
il réfléchit à mettre en place un bureau pour son association.

La loi vous laisse entièrement libre de décider de son organisation. Celle-ci est en effet fortement liée à la taille et à l’activité de votre association : un club d’une vingtaine de membres ne se gère pas de la même manière qu’une association comptant plusieurs milliers d’adhérents !

Bonne nouvelle, donc : vous êtes libre d’organiser votre association comme bon vous semble !

Petite exception à cette règle : si votre association est reconnue d’utilité publique, vous devez utiliser les statuts-types de l’administration. Nous comptons par exemple les associations d’intérêt général, comptant au minimum 200 adhérents et dont l'influence dépasse le cadre local. Pour en savoir davantage, rendez-vous sur www.service-public.fr.

Les membres du bureau d’association

Au sein du bureau, le pouvoir décisionnel repose entre les mains de trois personnes élues : un(e) président(e), un(e) trésorier(e) et un(e) secrétaire.

En fonction des besoins de votre association, vous pouvez choisir d’ajouter des rôles supplémentaires, sans limitation : vice-président(e), vice-trésorier(e), etc.

Attention toutefois à veiller à l’harmonie et la cohérence de votre organisation : plus les membres qui composent votre au bureau sont nombreux, plus le pouvoir de décision est éparpillé !

À noter : pour les petites associations, les membres du Conseil d’Administration et ceux du bureau sont bien souvent les mêmes personnes.

Conseil d’administration et bureau d’association : comment les formaliser ?

Afin de prévenir tout conflit de pouvoir, il est intéressant - et fortement conseillé - d’écrire noir sur blanc le mode de fonctionnement de votre organisation.

Pour ce faire, vous pouvez le formaliser dans vos statuts d’association et dans votre règlement intérieur.

Concernant le conseil d’administration

Comme le prévoit la loi, les membres de votre conseil d’administration sont élus par mandat lors de vos assemblées générales.

Il vous revient de définir les modalités de ce mandat dans vos statuts d’association. Elles comprennent plusieurs dimensions :

• • Le mode de désignation : élection, cooptation, membres de droit, etc. Généralement, nous observons plutôt des élections sous les règles des scrutins uninominaux à un ou deux tours. Toutefois, à vous de choisir ce qui vous convient le mieux !
  • La durée du mandat : là encore, il n'y a pas de règle précise en la matière, cela dépend de votre fonctionnement et de vos besoins.

Corinne est rassurée :
pour la passation, elle est parée !

Chez les associations sportives par exemple, nous observons généralement des mandats de 4 ans. A contrario, les associations étudiantes ont souvent des mandats plus courts, car le va-et-vient des membres y est beaucoup plus fréquent.

Retenez que les mandats longs permettent de gagner en stabilité, mais peuvent figer les dirigeants dans un cadre et, à la longue, émousser leur motivation et l'impact de leur pouvoir. À l'inverse, des mandats courts assurent un rafraîchissement plus fréquent des personnes élues, mais imposent régulièrement la lourdeur de l'organisation des élections.

À vous de placer le curseur au bon endroit !

Une fois encore, la définition à l'écrit de la durée du mandat n'est pas obligatoire, mais vivement conseillée.

Concernant le bureau d’association

Afin d’alléger vos statuts, il est tout à fait possible d’intégrer les modalités d’élection de votre bureau d’association au sein de votre règlement intérieur. D'ailleurs, il est notamment fait pour ça !

La loi ne prévoyant pas de conditions particulières pour la désignation des membres de votre bureau, c’est à vous que revient la digne tâche d’en éditer les termes, au même titre que pour le conseil d’administration.

De même, n'hésitez pas à définir sans ambiguïté la répartition des attributions entre le conseil d’administration et le bureau.

Le renouvellement du bureau

La période du changement de bureau, appelée la passation, est soumise à des formalités à la fois légales et financières.

En effet, tout changement au sein du bureau doit être déclaré en préfecture. La déclaration doit être formalisée via un formulaire CERFA 13971, auquel doit être jointe une copie du procès-verbal actant la passation.

Ces changements doivent être déclarés dans les trois mois suivant le renouvellement du bureau. Le cas échéant, les pouvoirs seront toujours détenus par les anciens membres du bureau.

Dans un second temps, il vous faudra mettre à jour les procurations auprès de la banque, afin que les nouveaux membres élus aient accès aux moyens de paiement de l’association. Un document interne officiel, comme le procès verbal (PV) de l’assemblée générale ou du conseil d’administration, doit être fourni pour faire foi.

Quand ces différentes formalités ont été effectuées, le nouveau bureau de votre association peut pleinement prendre ses fonctions, et assurer la gestion de tous vos projets associatifs !

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En bref

✅ Comment élire les membres du bureau d'association ?

Le bureau est désigné par le conseil d'administration. Ce dernier est, quant à lui, mandaté par l'assemblée générale. En savoir plus

💪 Quels sont les pouvoirs des dirigeants ?

Les dirigeants d'une association sont la/le président(e), trésorier(e) et secrétaire. Leurs pouvoirs sont généralement déterminés dans les statuts. En savoir plus

🎭 Quel est le rôle du bureau d'association ?

Le bureau est chargé de la direction de l'association, et exécute les décisions prises lors des assemblées générales et par le conseil d'administration. En savoir plus

Ca y est, nous avons passé en revue l’ensemble des règles du jeu concernant l’organe exécutif qu’est le bureau d’association. Vous l’aurez compris, la loi de 1901 laisse votre association libre de décider de son propre mode d’organisation et de fonctionnement.

En tant que responsable associatif, l'essentiel est de bien avoir à l’esprit les règles qui relèvent de la loi et de l’usage. Une fois ces différences assimilées, à vous de jouer : faites de votre association une organisation qui vous ressemble !

Vous souhaitez garder une trace de cet article ? Téléchargez sa fiche technique et n'hésitez pas à la partager au reste de votre association !