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Comprendre le grand livre comptable de votre association

Thâo

Le grand livre est l’un des documents comptables d'association obligatoires.

À mi-chemin entre le journal comptable d'association et la balance comptable, il donne une vue d’ensemble sur l’activité de votre association. Levons aujourd’hui le voile sur le grand livre comptable, un sujet sur lequel vous deviendrez bientôt incollable !

A la fin de cet article, retrouvez également un récapitulatif des points à retenir.

Pour vous aider dans la saisie de vos données, nous vous proposons de télécharger un modèle du grand livre !

Vous êtes prêts à démarrer ? Alors, c'est parti !

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Qu’est-ce que le grand livre dans la comptabilité d’une association ?

Le grand livre comptable de votre association, c’est quoi ?

Le grand livre retrace de façon chronologique les écritures enregistrées compte par compte, au débit ou au crédit en fonction de l'opération ou de la nature du compte.

Ces écritures sont présentées avec les mentions suivantes :

  • le numéro de compte,
  • l’intitulé du compte,
  • la date, l’intitulé et le numéro de pièce de l’opération (preuve que l’opération a bien été effectuée - exemple : facture, reçu de paiement, etc.),
  • le journal de comptabilisation de l’opération - soit le journal où est enregistrée l’opération,
  • le montant de l’opération et son sens (au débit ou au crédit).

Voici comment vos écritures comptables peuvent être présentées :

assoconnect-association-grand-livre-comptable-exemple

Ce document permet de voir et d'analyser ce qui se passe précisément dans un compte sur un exercice donné, par exemple : solde à nouveau, mouvements de l'exercice détaillés, solde final.

Pour rappel, les comptes sont toujours composés de 6 chiffres, dont le premier numéro définit sa classe suivant le plan comptable.

Si vous souhaitez plus d’informations sur le sujet, nous avons dédié un article complet au Plan Comptable Associatif.

Combien de temps faut-il conserver le grand livre comptable de votre association ?

Le grand livre fait partie de l’un des documents obligatoires, il doit donc contenir certaines mentions légales et être conservé au minimum 10 ans à compter de la date de la dernière inscription dans le livre.

D’un point de vue pratique, une longue conservation de ce document vous permet de garder un historique complet de toutes les transactions faites au sein de votre association.

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Les différents types de grands livres comptables pour votre association

Pour faciliter sa lecture, le grand livre est divisé en 2 types : le livre général reprenant l’ensemble des comptes d’une part, et les livres auxiliaires spécifiques à certains comptes d’autre part.

Le grand livre général de votre association

Le grand livre général reprend l’ensemble des comptes de votre association : les comptes 1 à 7.

Il présente l’intégralité des mouvements de façon chronologique et concernant l’ensemble des tiers (comptes de classe 4).

Les livres auxiliaires de votre association

Les grands livres auxiliaires regroupent l’ensemble des écritures pour des comptes spécifiques.

Les comptes en question sont : les comptes clients (compte 411) et les comptes fournisseurs (compte 401). Il s’agit donc globalement de comptes de tiers, d’où le nom de “livres auxiliaires”.

Ces livres auxiliaires permettent donc au trésorier ou au dirigeant d’association d’analyser un compte client ou compte fournisseur de son choix et d’observer l’ensemble des écritures comptables le concernant.

grand-livre-comptabilite-associationQuel livre auxiliaire peut aider Tristan
à analyser les flux d'adhésions ?

AssoConnect aspire à simplifier la gestion comptable de chaque association, le logiciel propose une segmentation supplémentaire : les comptes utilisateurs (compte 467).

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À qui est destiné le grand livre ?

Ce document comptable est bien sûr destiné au responsable de la comptabilité, ou autrement dit votre trésorier d’association.

Vous l’aurez compris, les types du grand livre facilitent la lecture d’écritures comptables pour des comptes spécifiques.

Les livres auxiliaires apportent des informations utiles à certains membres de votre association tels que par exemple un chef de projet en charge des provisions. Le livre sur les fournisseurs lui sera donc précieux !

Des membres de votre association souhaitent s’impliquer davantage dans la vie de votre association ?

Grâce au logiciel d’AssoConnect, vous pouvez aisément donner accès à ces membres et les désigner en tant qu’administrateur. En tant qu’administrateur, ces membres pourront entrer des saisies comptables. Si vous ne souhaitez pas donner accès à la modification de votre comptabilité, vous pouvez simplement leur donner un droit de regard.

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Le grand livre comptable de votre association sur la comptabilité d’AssoConnect

Sans revenir sur le grand débat entre logiciel de comptabilité et Excel, rappelons simplement que posséder une version numérique du grand livre présente nombre d’avantages, notamment de :

  • centraliser l’ensemble des données (saisies comptables, documents informatiques et papiers, tels que des factures, reçus de paiement, etc),
  • partager simplement les données aux autres membres de votre association ou à votre expert-comptable,
  • repérer plus facilement les erreurs et incohérences comptables,
  • gagner du temps dans la saisie des données.

Comme vous le savez sûrement déjà, le logiciel AssoConnect regroupe plusieurs modules dont le chouchou des trésoriers d’associations : le module de comptabilité.

Il vous permet notamment de générer automatiquement tous les documents comptables dont vous avez besoin tels que le FEC d'association (fichier des Écritures Comptables), le journal, le bilan d'association, le compte de résultat, etc.

Les grands livres comptables en font donc bien évidemment partie.

Voici un exemple d’un grand livre généré sur AssoConnect que vous pouvez retrouver dans le module "Comptabilité", onglet "Documents".

assoconnect association comptabilite grand livre

Naviguez facilement entre les livres, choisissez le compte à inspecter et définissez la date de votre choix.

En plus de générer le grand livre général et les livres auxiliaires, sur AssoConnect nous vous proposons de générer également le livre utilisateur !

En tant qu’association, un 3ème tiers entre en jeu, ce sont les personnes enregistrées dans votre base de membres (ou CRM). L’avantage d’avoir cette section supplémentaire est de pouvoir tracer les mouvements de vos membres - adhérents, donateurs, etc. - qui sont sûrement plus nombreux que vos clients.

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons demandé au logiciel de sortir l'ensemble des écritures en lien avec "Auda Forest" qui est enregistrée dans notre base de membres. Cela permet de retrouver facilement et rapidement historique avec cette personne.

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En bref

🤔 Qu’est-ce que le grand livre d’une association ?

Le grand livre suit les écritures comptables enregistrées compte par compte, au débit comme au crédit en fonction de l'opération ou de la nature du compte. Il permet de consulter l’activité précise d’un compte sur un exercice.

📚 Quels sont les différents types de grands livres ?

Le grand livre contient en réalité deux types de livres différents : le livre général, qui reprend l’ensemble des comptes (de 1 à 7) et les livres auxiliaires, spécifiques à certains comptes.

🙋‍♀️ À qui est destiné le grand livre ?

Le grand livre s’adresse avant tout à la personne en charge de la comptabilité, c’est-à-dire le trésorier. Il peut aussi ponctuellement servir à d’autres membres de votre association, bien que cela soit plus rare.

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Vous avez désormais toutes les cartes en main pour appréhender sereinement le grand livre comptable de votre association : un document complet, rangé par ordre chronologique qui vous permet de passer au peigne fin vos saisies comptables.

Votre trésorier n'est pas encore à l'aise avec les termes comptables ? Téléchargez notre guide sur la comptabilité pour les associations !

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