Les clés d'une Assemblée Générale d'association réussie

L'Assemblée Générale n'est certainement pas la première chose à laquelle vous avez pensé en créant votre structure associative... Pourtant, elle est essentielle au bon fonctionnement et à la bonne gestion d'association. C'est à l'occasion de ces assemblées que sont prises la majorité des décisions importantes pour l'avenir de votre association.

Retrouvez dans cet article nos conseils pour que vos prochaines Assemblées Générales se passent au mieux !

Qu'est-ce qu'une assemblée générale d'association ?

L'assemblée générale réunit les membres d'une association pour prendre ensemble les décisions qui engagent son fonctionnement et son avenir. C'est le moment fort où sont votés les grands choix de la structure.

Une association distingue deux types d'assemblées générales, selon la nature des décisions à l'ordre du jour : l'assemblée générale ordinaire (AGO), consacrée au fonctionnement courant, et l'assemblée générale extraordinaire (AGE), réservée aux décisions structurantes comme la modification des statuts ou la dissolution.

AGO ou AGE : quelles différences ?

Le tableau ci-dessous résume ce qui distingue une assemblée générale ordinaire d'une assemblée générale extraordinaire.

Rappelons que tout ce qui relève de l'assemblée générale (participants, modalités, fréquence) est fixé par les statuts de l'association. Ils serviront de référence à chacune des étapes qui suivent.

💡 Bon à savoir : un autre type d'AG existe au moment de la création de l'association et répond à des règles spécifiques. On parle alors d'assemblée générale constitutive. 

L'assemblée générale est-elle obligatoire pour une association ?

La loi 1901 ne mentionne aucune obligation pour une association de se réunir lors d'une assemblée générale. En revanche, les statuts l'imposent généralement. Il s'agit en effet de l'occasion de tirer un bilan de l'année écoulée et de procéder à l'approbation des comptes. L'AGO devient alors obligatoire chaque année.

Dans les faits, les AG sont de toute manière un moment-clé pour toutes les associations. Quand bien même elles ne seraient pas obligatoires, elles s'avéreraient rapidement indispensables pour votre association.

Qui peut convoquer une assemblée générale d'association ?

La convocation ne fait pas exception : ce sont les statuts, ou le règlement intérieur, qui désignent la personne ou l'organe pouvant initier une AG. Le plus souvent, il peut s'agir du président, du secrétaire, du bureau, du CA, voire d'une proportion de membres.

En l'absence de cette mention dans vos statuts, la convocation à une assemblée générale revient généralement au président de l'association.

Qui participe à l'assemblée générale d'une association ?

Si les statuts ne comportent aucune précision sur la composition de l'Assemblée Générale, tous les membres de l'association doivent être convoqués, même la première année suite à la déclaration de l'association.

La loi de 1901 stipule qu'une association est constituée par un ensemble de personnes qui mettent en commun des moyens humains et matériels dans un but collectif. Aucun membre ne doit être laissé pour compte dans les grandes décisions prises au cours de ces réunions.

Par ailleurs, si votre association a un commissaire aux comptes, il est généralement admis qu'il doit être convié à vos Assemblées Générales. Ce n'est pas là une obligation réglementaire, mais plutôt une habitude qui relève de la déontologie.

Quand organiser l'assemblée générale d'une association ?

La plupart du temps, les Assemblées Générales Ordinaires sont annuelles. Elles ont généralement lieu au printemps ou en fin d'année, selon le type d'association et ses besoins. Libre à chaque association de déterminer la temporalité qui lui correspond le mieux.

Une Assemblée Générale Extraordinaire est, comme son nom l'indique, extraordinaire. Ces AGE n'ont donc pas de calendrier précis et dépendent de la volonté des membres de l'association de les convoquer, au moment imposé par les décisions importantes à prendre.

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Que faut-il définir dans les statuts ?

Pour plus de clarté, mieux vaut détailler au maximum le fonctionnement de vos Assemblées Générales dans les statuts de votre association.

Voici ce que vous pouvez définir dans vos statuts :

• la personne ou l'organe responsable de la convocation des Assemblées Générales,
• le mode de convocation (courrier, mail, annonce sur panneau d'affichage, etc.),
• la fréquence des Assemblées Générales,
• les personnes autorisées à y assister,
• le quorum, c'est-à-dire le pourcentage de personnes dont la présence ou la représentation est requise pour que l'assemblée puisse valablement délibérer,
• le temps de latence entre la convocation et la tenue de l'Assemblée Générale.

C'est vrai, cela représente beaucoup de choses à renseigner. Cependant, à défaut de précisions, n'importe qui pourrait par exemple proposer une Assemblée Générale ou y assister.

Alors un conseil : ne négligez pas la rédaction des statuts de votre association !

Une partie des membres peut demander à ce qu'une Assemblée Générale Extraordinaire soit tenue. Le nombre minimum de membres requis pour que la demande soit valide est à prévoir dans vos statuts.

Si le Président de l'association refuse de convoquer une Assemblée Générale demandée par une partie des membres bien qu'il soit normalement obligé de s'y soumettre, dans les usages, seul un membre du Conseil d'Administration peut le faire à sa place.

Que doit contenir une convocation à une Assemblée Générale d'association ?

Sans qu'il s'agisse d'informations révolutionnaires, une piqûre de rappel ne fait jamais de mal :

• le nom de l'association,
• la date de la convocation,
• la date, l'heure et le lieu de l'Assemblée Générale (même à distance, il vous faudra indiquer un lieu précis pour l'AG, qu'il s'agisse du siège de l'association ou non),
• l'ordre du jour,
• l'identification et la signature de l'auteur de la convocation.

Une fois cette convocation rédigée, communiquez-la par le canal prévu dans les statuts.

Comment se déroule une Assemblée Générale d'association ?

Trois étapes clés sont à effectuer avant de débuter une Assemblée Générale :

L'émargement d'une feuille de présence

C'est une étape incontournable. Ce document permet de vérifier que le quorum est atteint.

Si ce n'est pas le cas, l'Assemblée Générale ne peut pas être tenue. Dans le cas où cette dernière se déroule à distance, de nombreux outils informatiques vous permettront d'atteindre ce quorum !

Voici un modèle de feuille de présence sur lequel vous pourrez vous appuyer lors de votre prochaine Assemblée Générale :

L'élection d'un président de séance

Deuxième étape : désigner un président ou une présidente de séance, sauf si les statuts prévoient déjà qui tient ce rôle.

C'est cette personne qui veille au bon déroulement de l'assemblée générale et s'assure qu'elle se tient dans les règles, conformément aux statuts.

Les règles du jeu concernant les prises de parole

Enfin, il est conseillé d'indiquer avant le début de la séance précisément les moments auxquels la parole sera donnée (entre chaque sujet, à la fin des discussions, etc.).

Cela participe à donner un cadre porteur aux échanges et à éviter tout débordement.

Ne vous méprenez pas, ces étapes peuvent paraître banales, mais elles déterminent en grande partie le bon déroulement de l'Assemblée Générale de votre association.

Une fois ces différents points validés, l'AG commence vraiment, en passant en revue l'ordre du jour partagé dans la convocation.

Quel processus de décision pendant les Assemblées Générales d'association ?

À nouveau, les statuts de l'association seront votre guide pour ce qui touche au processus de prise de décision.

Ce sont eux qui définissent les modalités relatives aux élections diverses et au vote, notamment la possibilité du vote électronique en assemblée générale d'association, pratique pour les membres qui ne peuvent pas se déplacer, ou encore la nécessité d'un bulletin secret. D'où l'importance d'être précis dans leur rédaction !

L'Assemblée Générale est le seul organe de décision mentionné dans la Loi de 1901. Elle est dite « souveraine ».

Depuis l'instauration du droit d'association, l'usage a rendu nécessaire la création d'organes mandataires. D'autres organes de délibérations sont donc apparus pour prendre des décisions plus opérationnelles. C'est par exemple le cas du Conseil d'Administration.

Si vous faites partie des personnes mandatées par l'Assemblée Générale pour prendre des décisions, vous devez vous poser deux questions :

• Ai-je le droit (le mandat) de prendre des décisions ?
• L'Assemblée Générale est-elle en accord avec la décision prise en son nom ?

Notez qu'à l'occasion de l'Assemblée Générale, un bilan doit être dressé pour rendre compte de tous les actes réalisés. C'est ce qu'on appelle le rapport moral de l'association. Un rapport financier et un rapport d'activité devront également être fournis.

L'enjeu juridique est très important puisque l'on parle de transfert moral de responsabilité. Cependant, dans l'usage, c'est l'acte par lequel on obtient quitus. Autrement dit, si vous n'obtenez pas quitus, vous êtes entièrement responsable de la décision prise.

Il peut donc être aussi très important d'être au clair, par la même occasion, sur les responsabilités des dirigeants d'association.

📝 À noter : si une décision est votée en méconnaissance des statuts ou du règlement intérieur de l'association, un membre peut en demander l'annulation en justice. Ce recours reste en principe ouvert pendant cinq ans à compter de la délibération.

Peut-on organiser une assemblée générale d'association à distance ?

L'assemblée générale d'une association peut se tenir en visioconférence ou dans un format hybride, mêlant présentiel et participation en ligne. Une seule condition : que les statuts l'autorisent explicitement. Sans cette mention, mieux vaut réunir les membres en présentiel, ou modifier les statuts au préalable.

Une fois ce cadre posé, l'organisation à distance suit la même logique qu'une AG classique. Des outils en ligne prennent le relais pour l'émargement, le calcul du quorum et le vote, y compris à bulletin secret si vos statuts l'exigent. Pensez aussi à indiquer un lieu physique de rattachement sur la convocation, comme le siège de l'association, même quand la réunion se déroule entièrement en ligne.

Le procès-verbal garde toute son importance à distance : il fige les décisions votées et sécurise vos délibérations.

💡 Bon à savoir : le format hybride est souvent le meilleur compromis. Il permet aux membres éloignés de participer sans priver les autres du moment d'échange en présentiel.

Pour le détail des étapes et un comparatif des outils adaptés, consultez notre article dédié aux Assemblées Générales à distance.

Conclusion

Organiser une assemblée générale n'a rien d'insurmontable. Dès lors que vos statuts posent le cadre (qui convoque, quorum, modalités de vote), il suffit de dérouler les étapes dans l'ordre : émargement, président de séance, ordre du jour, puis procès-verbal. En suivant ce fil, vous sécurisez vos décisions et gardez une trace claire de vos échanges.

Et pour tout ce qui entoure votre AG, AssoConnect simplifie l'envoi des convocations, la préparation des documents comptables à présenter et génère même votre procès-verbal si vous le souhaitez. Alors, qu'attendez-vous pour vous lancer ?