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Les clés d'une Assemblée Générale d'association réussie

Corinne

L'Assemblée Générale n'est certainement pas la première chose à laquelle vous avez pensé en créant votre structure associative... Pourtant, elle est essentielle au bon fonctionnement et à la bonne gestion d'association. C'est à l'occasion de ces assemblées que sont prises la majorité des décisions importantes pour l'avenir de votre association.

Il existe deux types d'Assemblées Générales :

    • les Assemblées Générales Ordinaires, pendant lesquelles sont prises les décisions relatives au fonctionnement propre de l’association,
    • les Assemblées Générales Extraordinaires, à caractère plus exceptionnel, prévues pour décider de sujets structurants comme la modification des statuts, la dissolution de l’association ou encore l'élection d'une nouvelle personne à la présidence, par exemple.

Retrouvez dans cet article nos conseils pour que vos prochaines Assemblées Générales se passent au mieux !

Si vous n'avez pas le temps de lire l'article dans sa totalité, nous vous proposons de télécharger sa fiche technique !

assemblee-generale-association

L'Assemblée Générale d'association : qui, quand, comment ?

Rappelons en premier lieu que tout ce qui relève de l’Assemblée Générale (participants, modalités, etc.) est indiqué dans les statuts de l'association.

Est-il obligatoire de faire une Assemblée Générale ?

La loi 1901 ne mentionne aucune obligation pour une association de se réunir lors d'une assemblée générale. En revanche, les statuts l'imposent généralement. Il s'agit en effet de l'occasion de tirer un bilan de l'année écoulée et de procéder à l'approbation des comptes. L'AGO devient alors obligatoire chaque année.

Dans les faits, les AG sont de toute manière un moment-clé pour toutes les associations. Quand bien même elles ne seraient pas obligatoires, elles s'avéreraient rapidement indispensables pour votre association.

Qui peut convoquer une Assemblée Générale ? 

La convocation ne fait pas exception : ce sont les statuts, ou le règlement intérieur, qui désignent la personne ou l'organe pouvant initier une AG. Le plus souvent, il peut s'agir du président, du secrétaire, du bureau, du CA, voire d'une proportion de membres.

En l'absence de cette mention dans vos statuts, la convocation à une assemblée générale revient généralement au président de l'association.

Qui participe à l'Assemblée Générale d'association ?

Si les statuts ne comportent aucune précision sur la composition de l’Assemblée Générale, tous les membres de l’association doivent être convoqués même la première année suite à la création de l'association.

La loi de 1901 stipule qu’une association est constituée par un ensemble de personnes qui mettent en commun des moyens humains et matériels dans un but collectif. Aucun membre ne doit être laissé pour compte dans les grandes décisions prises au cours de ces réunions.

Par ailleurs, si votre association a un commissaire aux comptes, il est généralement admis qu'il doit être convié à vos Assemblées Générales. Ce n'est pas là une obligation réglementaire, mais plutôt une habitude qui relève de la déontologie.

Quand convoquer une Assemblée Générale d'association ?

La plupart du temps, les Assemblées Générales Ordinaires sont annuelles. Elles ont généralement lieu en mars ou en décembre, selon le type d’association et ses besoins. Ainsi, libre à chaque association de déterminer la temporalité qui lui correspond le mieux.

Une Assemblée Générale Extraordinaire est, comme son nom l’indique, extraordinaire. Ces AGE n’ont donc pas de calendrier précis et dépendent de la volonté des membres de l’association de les convoquer, au moment imposé par les décisions importantes à prendre. 

Comment formaliser le déroulement d'une Assemblée Générale d'association ?

Pour plus de clarté, mieux vaut détailler au maximum le fonctionnement de vos Assemblées Générales dans les statuts de votre association.

Voici ce que vous pouvez définir dans vos statuts :

    • la personne ou l'organe responsable de la convocation des Assemblées Générales,
    • le mode de convocation (courrier, mail, annonce sur panneau d’affichage, etc.),
    • la fréquence des Assemblées Générales,
    • les personnes autorisées à y assister,
    • le quorum, c'est-à-dire le pourcentage de personnes dont la présence ou la représentation est requise pour que l'assemblée puisse valablement délibérer,
    • le temps de latence entre la convocation et la tenue de l'Assemblée Générale.

C'est vrai, cela représente beaucoup de choses à renseigner.

assemblee-generale-association-reussieOlivier sait maintenant qui convier
pour sa grande Assemblée !

Cependant à défaut de précisions, n’importe qui pourrait par exemple proposer une Assemblée Générale ou y assister.

Alors un conseil : ne négligez pas la rédaction des statuts de votre association !

Une partie des membres peut demander à ce qu'une Assemblée Générale Extraordinaire soit tenue. Le nombre minimum de membres requis pour que la demande soit valide est à prévoir dans vos statuts.
 
Si le Président de l'association refuse de convoquer une Assemblée Générale demandée par une partie des membres bien qu’il soit normalement obligé de s’y soumettre, dans les usages, seul un membre du Conseil d'Administration peut le faire à sa place.
assemblee-generale-association-convocation

Que doit contenir une convocation à une Assemblée Générale d'association ?

Sans qu'il s'agisse d'informations révolutionnaires, une piqûre de rappel ne fait jamais de mal :

    • le nom de l'association,
    • la date de la convocation,
    • la date, l'heure et le lieu de l'Assemblée Générale (même à distance, il vous faudra indiquer un lieu précis pour l'AG, qu'il s'agisse du siège de l'association ou non),
    • l'ordre du jour,
    • l'identification et la signature de l'auteur de la convocation.

Une fois cette convocation rédigée, communiquez-la par le canal prévu dans les statuts.assemblee-generale-association-deroulement

Comment se déroule une Assemblée Générale d'association ?

Trois étapes clés sont à effectuer avant de débuter une Assemblée Générale :

L'émargement d'une feuille de présence

C'est une étape incontournable. Ce document permet de vérifier que le quorum est atteint.

Si ce n’est pas le cas, l’Assemblée Générale ne peut pas être tenue. Dans le cas où cette dernière se déroule à distance, de nombreux outils informatiques vous permettront d'atteindre ce quorum !

Voici un modèle de feuille de présence sur lequel vous pourrez vous appuyer lors de votre prochaine Assemblée Générale :

assemblée-générale-feuille-présence

L'élection d'un président de séance

... si rien n’est prévu dans les statuts à ce niveau.

C'est lui qui vérifiera que l'Assemblée Générale est tenue dans les règles de l'art et conformément à ce qui est prévu dans les statuts.

Les règles du jeu concernant les prises de parole

Enfin, il est conseillé d'indiquer avant le début de la séance précisément les moments auxquels la parole sera donnée (entre chaque sujet, à la fin des discussions, etc.).

Cela participe à donner un cadre porteur aux échanges et d'éviter tout débordement.

Ne vous méprenez pas, ces étapes peuvent paraître banales, mais elles déterminent en grande partie le bon déroulement de l'Assemblée Générale de votre association.

Une fois ces différents points validés, l’AG commence vraiment, en passant en revue l’ordre du jour partagé dans la convocation.

assemblee-generale-association-decision

Quel processus de décision pendant les Assemblées Générales d'association ?

A nouveau, les statuts de l’association seront votre guide pour ce qui touche au processus de prise de décision.

Ce sont eux qui définissent les modalités relatives aux élections diverses et au vote, notamment la possibilité du vote électronique en assemblée générale d'association, utile en temps de crise sanitaire, ou encore la nécessité d'un bulletin secret. D’où l'importance d’être précis dans leur rédaction !

L’Assemblée Générale est le seul organe de décision mentionné dans la Loi de 1901. Elle est dite "souveraine".

Depuis l'instauration du droit d'association, l’usage a rendu nécessaire la création d’organes mandataires. D’autres organes de délibérations sont donc apparus pour prendre des décisions plus opérationnelles. C'est par exemple le cas du Conseil d'Administration.

clefs-assemblee-generale-associationPour Salma, organisation de l'AG rime avec efficacité

Si vous faites partie des personnes mandatées par l’Assemblée Générale pour prendre des décisions, vous devez vous poser 2 questions :

    • Ai-je le droit (le mandat) de prendre des décisions ?
    • L'Assemblée Générale est-elle en accord avec la décision prise en son nom ?

Notez qu’à l’occasion de l'Assemblée Générale, un bilan doit être dressé pour rendre compte de tous les actes réalisés. C’est ce qu’on appelle le rapport moral de l'association.

L'enjeu juridique est très important puisque l’on parle de transfert moral de responsabilité. Cependant, dans l’usage c’est l’acte par lequel on obtient quitus. Autrement dit, si vous n’obtenez pas quitus, vous êtes entièrement responsable de la décision prise.

Il peut être donc aussi très important d'être au clair par la même occasion sur les responsabilités des dirigeants d'association

A noter : il peut arriver qu’une décision soit prise alors qu’elle ne respecte pas le règlement intérieur ou les statuts de l’association : un membre peut alors demander son annulation dans les cinq années suivant la délibération.

assemblee-generale-association-distance/

Comment organiser une Assemblée Générale à distance ?

La collaboration à distance a été l’un des grands enjeux depuis le début de la crise sanitaire en mars 2020. Si l’on ne souhaite évidemment jamais devoir revivre une telle situation, il reste néanmoins utile de savoir tenir efficacement une Assemblée Générale à distance.

En effet : quand la distance géographique n’est plus un obstacle au travail collaboratif, tout devient plus simple à organiser !

Renée Vermande, de l’Association des retraités de Pôle Emploi, a étudié le sujet pendant la crise sanitaire. Elle en retient ceci : 

La phase de visioconférence n’est pas indispensable, mais elle favorise cependant le contact entre les adhérents et le Conseil d’administration.

Pour ses Assemblées Générales à distance, l’association utilise l’outil Zoom, qui offre la possibilité d’enregistrer les séances et de les publier sur le site internet pour les absents.

Renée Vermande plaide en faveur de l’anticipation.

Je recommande vivement de préparer une présentation des rapports en visioconférence, ouverte à tous les adhérents.

Retrouvez plus de conseils et d’astuces dans notre article à propos des Assemblées Générales à distance, qui détaille toutes les démarches à suivre et les outils à votre disposition pour vous organiser au mieux.

assemblee-generale-association-proces-verbal

Les registres et procès verbaux de l'Assemblée Générale pour enregistrer les décisions

Plusieurs décisions peuvent être prises lors de votre Assemblée Générale d'association concernant divers éléments : 

    • budgets,
    • renouvellement des pouvoirs des responsables de votre association,
    • définition de nouveaux projets,
    • etc.

À l'issue de ces décisions, la loi n’impose pas toujours la rédaction d’un procès verbal.

Néanmoins, il est vivement recommandé d’en rédiger un à chaque fois.

Pourquoi prendre le temps de rédiger un procès verbal en bonne et due forme ?

Procès verbaux incomplets, erreurs d’inattention… Cela peut aller très vite, et un procès verbal mal rédigé ou tout simplement délaissé peut entraîner l’annulation de la délibération qu’il rapporte.

Cela devient critique dans le cas où la délibération a par exemple permis à l’association de percevoir des subventions et/ou des agréments. En effet, faute de procès verbal bien rédigé, ceux-ci pourraient être annulés et devraient alors être remboursés.

assemblee-generale-association-participationAntoine a loupé l'Assemblée, mais grâce à son association qui l'a filmée,
dès ce soir il pourra la visionner.

En effet, les procès verbaux rassemblent tous les éléments des délibérations et permettent d'établir si les décisions ont été prises dans le respect des règles ou non.

Ne pas les rédiger correctement, c'est exposer l'association à des contestations, incertitudes, remboursements et autres désagréments qui auraient pu facilement être évités avec un minimum de temps consacré à la rédaction du procès verbal pendant l'Assemblée Générale.

Si les procès verbaux ne sont pas toujours obligatoires, certains cas font exception. Ainsi, leur établissement est obligatoire si :

    • votre association est reconnue d'utilité publique,
    • votre association est soumise à l'impôt sur les sociétés,
    • votre association a contracté un emprunt.

Comment rédiger un procès verbal d'Assemblée Générale d'association ?

Il est nécessaire de faire apparaître certaines mentions obligatoires sur votre procès verbal :

    • la date,
    • le lieu,
    • la signature de la personne représentante légale de l'association.

Dans les usages, le procès verbal de l'Assemblée Générale d’association mentionne également :

    • l'ordre du jour,
    • l’ensemble des résolutions adoptées pendant la séance.
Ces résolutions doivent être légalisées, donc validées par les organes délibératifs (le/la président.e ou autre personne concernée). Les statuts de l’association peuvent imposer que d’autres personnes signent le procès verbal de l’Assemblée Générale. La signature de plusieurs personnes est recommandée afin d’équilibrer les pouvoirs, mais n’a aucun caractère obligatoire.

Voici un modèle de procès verbal sur lequel vous pourrez vous appuyer lors de vos prochaines Assemblées Générales :

assemblee-generale-association-proces-verbal-exemple

Nous espérons que ce modèle de PV d'Assemblée Générale d'association loi 1901 à télécharger gratuitement facilitera la formalisation des résolutions prises pendant vos prochaines AG !

assemblee-generale-association-animation

Animer efficacement l'Assemblée Générale de votre association

Si votre Assemblée Générale porte sur des sujets sensibles et rassemble de nombreux membres, les discussions peuvent facilement partir dans tous les sens et l'animation se transformer en cauchemar.

Voici donc quelques conseils pour vous accompagner dans l'animation de votre Assemblée Générale :

    • clarifier les missions des élus : Conseil d’Administration, bureau, etc.

    • définir précisément les missions des personnes qui interviennent pendant l’Assemblée Générale : président, secrétaire général, trésorier, etc.

    • indiquer les règles du jeu dans les discussions et les temps de prise de parole.

    • animer l’Assemblée Générale de la manière la plus conviviale possible. Rendez-la vivante et agréable pour tout le monde.

organisation-assemblee-generale-associationFAQ

💡 Quelle est la différence entre une Assemblée ordinaire et extraordinaire ?

Les AG ordinaires sont prévues pour la prise de décisions relatives au fonctionnement propre de l’association, tandis que les AG extraordinaires sont prévues pour décider de sujets importants et qui ne peuvent attendre la prochaine AG ordinaire, comme la modification de statuts ou le départ d’un représentant de l’association par exemple. En savoir plus

🔑 Comment se déroule une Assemblée Générale d’association ?

Avant de commencer les discussions autour de l’ordre du jour établi, il ne faut pas oublier trois étapes-clés : l’émargement d’une feuille de présence, l’élection d’un président de séance et l’explication et déroulé de la séance, notamment les modalités de prise de parole. En savoir plus

📝 Faut-il rédiger un procès verbal de l’Assemblée Générale d’association ?

S’il n’est pas obligatoire pour toutes les associations, le procès verbal est chaudement recommandé pour garder une trace des discussions et décisions prises à l’occasion de l’Assemblée Générale. Un procès verbal mal rédigé ou tout simplement délaissé peut entraîner l’annulation de la délibération qu’il rapporte. En savoir plus

Vous n'avez pas le temps de lire cet article ? 
Téléchargez sa fiche technique, elle est gratuite.

participation-assemblee-generale-association-

Conclusion

Simple piqûre de rappel ou information de toute première fraîcheur, vous connaissez désormais l'essentiel de ce qu'il y a à savoir sur les Assemblées Générales d'associations, et les enjeux qu'elles portent.

Loin de se cantonner à l'approbation des comptes, il s'agit d'un rendez-vous incontournable pour une association. A vous donc d'organiser une AG qui vous ressemble et qui vous soit la plus utile possible.

Nous vous souhaitons de belles discussions !

Article écrit en collaboration avec Samson Conseil et Formation

AdministratifGestionVie associative
Corinne
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