4 conseils d'organisation pour créer le site internet de votre association

Prêt, feu, partez ! Vous voilà donc lancé dans la création du nouveau site internet de votre association.

Cependant, pas question de démarrer une telle aventure seul et sans préparatifs.

Voici 4 conseils pour bien vous organiser au sein de l'association :

• Conseil #1 - Nommez un chef d'équipe
• Conseil #2 - Construisez votre équipe
• Conseil #3 - Rassemblez une équipe de conseillers
• Conseil #4 - Définissez un calendrier

C’est parti ! 

En fin d’article, retrouvez un court résumé des principales informations à retenir.

Conseil #1 - Nommez un chef d'équipe

Nommez un chef d’équipe qui sera le responsable et va tenir les rênes du projet. 

Ce coordinateur sera garant de l’avancée de la création du site internet, en veillant notamment au respect des échéances. Il sera également le référent du projet et coordonnera l’équipe. 

Conseil #2 - Construisez votre équipe

Si tous les membres de l’équipe dirigeante et des bénévoles peuvent donner leur avis sur le nouveau site de l’association, tous ne vont pas travailler à sa refonte.

Il faut donc trouver des bénévoles et/ou salariés compétents et motivés. Soyez certains que ces personnes sont prêtes à s’investir pour la durée complète du projet et qu’elles sont conscientes de l’engagement que cela implique.

La taille idéale de ce genre d’équipe est comprise entre 2 et 4 personnes.

Idéalement, essayez de varier les personnalités de votre équipe en essayant d’inclure 3 grands profils-type :

• Le rationnel, l’efficace, celui qui va élaguer un contenu trop long ou des effets superflus,

• Le créatif, qui apporte son bon goût esthétique. Une personne qui associera naturellement les bonnes couleurs et créera de jolies pages,

• Le cérébral / littéraire qui va réfléchir au sens du message à faire passer, aux mots à utiliser, au contenu. Miser sur quelqu’un qui a une belle plume et à l’orthographe irréprochable.

Conseil #3 - Rassemblez une équipe de conseillers

Une fois que l’équipe du projet est déterminée, prenez le temps de désigner des conseillers, internes ou externes à votre association. Ces derniers ne vous aideront pas à bâtir le site mais porteront un œil extérieur sur votre travail et pourront ainsi vous faire des retours pertinents sur le site.

Nous vous recommandons plusieurs types de conseillers :

• Le conseiller "petit robert", le pro de l’orthographe et de la syntaxe que vous pouvez solliciter de temps en temps pour la relecture de vos pages. Il vient en renfort du littéraire de votre équipe, 

• Le conseiller "destinataire type", qui représente les personnes auxquelles votre site est destiné. Par exemple, Si votre site s’adresse d’abord à des mécènes, demandez son avis à un mécène proche de l’association,

• Le conseiller "expert", le bénévole web designer ou graphiste qui n’a pas pu faire partie de l’équipe faute de temps mais qui pourra vous donner des conseils ponctuels de professionnel. 

Conseil #4 - Définissez un calendrier

Pour donner un cadre à votre projet, prenez le temps de vous organiser en amont autour d’un calendrier. 

Voici quelques conseils que nous avons appliqués lors de la reconstruction du site internet d’AssoConnect. 

Définissez une date de sortie

Fixez une date de sortie et communiquez-la aux autres membres de l’association.

C’est une manière de mettre un peu de pression sur votre équipe et d’éviter la procrastination.

En interne, fixez à votre équipe une date de sortie 2 à 3 semaines avant la date de sortie officielle, cela vous laissera une marge de sécurité. Cette sortie anticipée vous permettra aussi de partager le site aux autres membres de l’équipe dirigeante et de pouvoir intégrer leurs potentiels retours avant le lancement du site au public. 

Etablissez un rétro planning

Le rétroplanning est un calendrier "inversé", basé sur la date de fin de votre projet et donc celle de sortie de votre site internet. C’est à partir de cette date que les tâches préparatoires et leur échéance sont définies. 

Vous ne savez pas par où commencer pour créer ce fameux calendrier ? Pas de panique, nous vous proposons de télécharger gratuitement notre modèle au format Excel.

Dans ce document, vous pouvez découvrir trois colonnes : 

• La colonne "Tâches" présente la liste des tâches à accomplir,
• La colonne "Responsables" correspond aux personnes qui vont s’occuper des différentes tâches pour que le travail se déroule de manière synchronisée,
• La colonne "Statut" précise l’état d’avancement des tâches et la cohérence avec le calendrier. Cette partie vous permettra de savoir en un coup d’œil ce qui est à faire, en cours, terminé ou en retard.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre article consacré à la création d'un rétroplanning pour une organisation de projet optimale !

Répartissez les tâches à effectuer semaine après semaine.

Une fois que vous avez rempli votre rétroplanning, nous vous conseillons d’utiliser un outil pour pouvoir vous organiser facilement au jour le jour.  

Quoi de mieux que Trello pour cela : facile à prendre en main, gratuit et disponible en français !

Chez AssoConnect nous l’utilisons depuis plusieurs années, voici un exemple de son fonctionnement : pour chaque tâche vous créez des "cartes" attribuées à des membres de votre équipe, vous ajoutez une date d'échéance, des fichiers, des checklists, etc. et chacun déplace ses cartes en fonction de leur état d'avancement.

Découpez votre planning en petites périodes (d’une ou de deux semaines).

A la fin de chaque petite période, assurez-vous que tous les membres de votre équipe ont bien accompli leurs tâches.

Prévoyez des réunions d’état d’avancement.

Prévoyez dès le départ toutes vos réunions à dates et horaires fixes.

Avantage : ce seront les bénévoles qui s’adapteront et pas l’inverse, le planning a ainsi moins de risque de glisser.

Faites attention à la dimension politique

Les bénévoles ont des idées, faites-les donc participer.

Cependant, veillez à ne pas avoir trop de décideurs pour pouvoir avancer rapidement.

En bref

🏄‍♀ Quels sont les bonnes pratiques d’organisation pour créer le site internet de votre association ? 

Pour mener à bien votre création de site internet d’association, préparez son organisation en amont. Pour cela, nommez un chef de projet, constituez une équipe, rassemblez des conseillers et définissez un calendrier en fonction de la date de sortie de votre site. En savoir plus 

👯‍♂ Comment constituer une équipe efficace pour créer le site internet de votre association ? 

Constituez une équipe de 2 à 4 bénévoles et/ou salariés de votre association. Variez les profils en incluant par exemple un "rationnel", un "créatif" et un "littéraire". En savoir plus 

📆 Comment organiser le calendrier pour créer le site internet de votre association ? 

Définissez d’abord la date de sortie de votre projet. À partir de celle-ci créez un rétroplanning qui précise les tâches préparatoires ainsi que leur(s) responsable(s) et leur échéance. Prévoyez des réunions régulières pour vérifier que le projet avance. En savoir plus  

Vous voilà fin prêt à débuter ce projet de (re)construction de votre site internet. Une fois que vous êtes bien organisés, vous pouvez passer à l’étape suivante : bien définir les objectifs et les cibles du site internet de votre association.

Si vous souhaitez un accompagnement pour gérer cette aventure sereinement, téléchargez notre guide complet sur la création de site web pour association !