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Comment organiser une assemblée générale fédérale en temps de crise sanitaire ?

Antoine

Les Assemblées Générales (ou "AG") représentent souvent des événements phares dans l'année des fédérations. Pourtant, au moment d'étudier ce rendez-vous, difficile de comprendre ce qui relève de l’obligation, de la bonne pratique ou simplement de l’habitude. En période de crise sanitaire, alors que beaucoup de fédérations sont appelées à revoir leur fonctionnement, ces questions sont d'autant plus importantes.

Pour clarifier la situation, nous verrons tour à tour :

C’est parti !

Merci à Yohan Penel, Président de la FFBaD, pour l’aide apportée dans la préparation de cet article.

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assemblée-générale-fédérale-définition

Qu’est-ce qu’une assemblée générale fédérale ?

Il n'est pas évident de répondre à cette première question. Plusieurs raisons à cela.
La première tient au fait que le contenu et le format d’une AG sont librement fixés par les statuts de la fédération. Il existe ainsi autant d’assemblées générales qu’il n’existe d’organisations différentes.

Chaque fédération a donc son propre format d’assemblée générale, son déroulé ou encore son quorum. Pour rappel, le quorum est le pourcentage (ou le nombre) de personnes dont la présence ou la représentation est requise pour que l'assemblée puisse valablement délibérer. S’il n’est pas atteint, l’AG est reconvoquée sous 15 jours, cette fois sans condition de quorum.

Ensuite, il existe différents types d’assemblées générales, principalement :

    • Les assemblées générales ordinaires,
    • Les assemblées générales extraordinaires,
    • Les assemblées générales électives.

Une même fédération peut donc avoir des assemblées générales avec différents participants, objectifs et conditions.

Les assemblées générales ordinaires d’une fédération

La première caractéristique des assemblées générales ordinaires est qu’elles ont généralement lieu une fois par an. La plupart du temps, elles commencent par dresser un bilan de l’année passée avant de définir ou valider les grandes directions de l’année à venir. Pour cela, les membres réunis débattent puis procèdent tout simplement à des votes.

Les assemblées générales extraordinaires pour les fédérations

Les assemblées générales extraordinaires n’ont, comme leur nom l’indique, pas de périodicité définie. Elles sont convoquées lorsqu’un sujet important et urgent doit être discuté.

Tout ce qui touche par exemple aux modifications de statuts se fait obligatoirement lors d’AG extraordinaires. Comme leurs homologues "ordinaires", leur mode de convocation et leur déroulé doit être précisé dans les statuts de la fédération.

Enfin, elles imposent souvent un quorum plus important que celui de les assemblées générales ordinaires. Cette différence tient justement au caractère important des décisions qui y sont prises.

Les assemblées générales électives au sein des fédérations

Le fonctionnement global d’une assemblée générale élective est sensiblement identique aux deux précédentes. Les statuts définissent notamment l’échéance de tenue de cette AG, les conditions de convocation ainsi que les conditions de vote, que ce soit le mode de scrutin ou le quorum.

Une fois les vérifications d’usage effectuées, notamment sur la présence des votants, les candidats se présentent puis le vote peut démarrer.

types-assemblees-generales-federationsLes différents types d'AG ?
C'est déjà plus clair pour Olivier !

déroulé-assemblée-générale-fédérale-ag

Comment se déroule l’assemblée générale ordinaire d’une fédération ?

Les grandes étapes d’une assemblée générale fédérale

Si les étapes peuvent varier d’une fédération à l'autre, on y retrouve généralement :

    • Le bilan moral, aussi appelé rapport moral ou rapport d'activité, qui revient sur l’année écoulée en abordant l’objet de la fédération, ses valeurs, le rapport de gestion financière, les relations avec les partenaires, les activités et projets aboutis ou non, la présentation des projets à venir et des remerciements aux membres,
    • Le bilan financier, un grand classique qui permet d’obtenir une photographie de l’exercice passé en comparant les dettes et créances d’une organisation,
    • Les votes de points spécifiques sur des changements et orientations pour l’année à venir, parmi eux le budget et sa répartition, ou encore le coût des cotisations par exemple,
    • Le compte rendu, ou procès-verbal, qui n’est en soi pas obligatoire si cela n’est pas précisé dans les statuts mais qu’il reste vivement conseillé de tenir pour conserver une trace des échanges et des votes.

Dans le cas des fédérations sportives, quelques points peuvent également s’y ajouter :

    • Le bilan sportif, avec les participations et victoires en compétitions officielles,
    • Le rapport moral et sportif du Directeur Technique National (DTN) pour les fédérations délégataires de service public.

Pour terminer, au rayon des bonnes pratiques, notons la réalisation et le partage d’une synthèse du compte rendu de l’assemblée générale. L’écueil souvent observé est que beaucoup de fédérations font valider leur compte rendu un an après l’AG. Pour réduire ce délai, l’idéal est ici de le faire valider par un vote à distance un mois après l'AG. Dans une fédération, les adhérents ne peuvent pas toujours suivre l’intégralité de l’événement. Cette attention ne peut donc que leur plaire et raviver l’intérêt pour la vie de votre fédération !

Quelques pistes pour faire évoluer vos assemblées générales

Au-delà des points indispensables cités ci-dessus, les fédérations jouissent d’une grande liberté pour leurs AG. Vous voulez en profiter ? Voici trois idées !

Créer de vrais débats et y intégrer tous les niveaux

L’assemblée générale concerne l’ensemble d’une fédération, de la direction jusqu’aux acteurs "de terrain". L’AG est l’occasion d’ouvrir des débats et des échanges pour tous les acteurs. Faites intervenir différentes personnes impliquées dans la fédération, pas seulement le président et le trésorier. Cela favorise l'implication des acteurs des différents échelons.

Les thématiques à traiter peuvent varier, mais dans l’ensemble, cela peut être un retour d’expérience, un diagnostic, voire tout simplement des discussions sur le futur de la fédération. Sur ce point : vous avez carte blanche !

Cette idée n’a cependant de sens que si ces échanges impliquent réellement tous les niveaux de la fédération, et, surtout, s’ils débouchent sur des actions concrètes.

Impliquer directement vos acteurs de terrain dans les décisions

Donnez une voix aux personnes sur le terrain et permettez-leur de peser véritablement dans les décisions. Pour cela, rien ne vous empêche de tirer au sort des adhérents pour leur proposer de venir prendre part aux votes effectués lors de l’AG.

Bien qu’imparfait, le tirage au sort reste actuellement le moyen le plus équitable de désigner des personnes représentant les clubs affiliés à la fédération. Les intégrer au quorum est à la fois une preuve d’ouverture et d’écoute, mais aussi un moyen de prendre les décisions les plus adaptées au terrain.

La communication est une difficulté courante au sein des fédérations. Cette piste propose à la fois de recréer un lien souvent trop peu présent, mais aussi de remonter des informations précieuses sur la pertinence des réponses apportées.

format-assemblee-generale-federation
Faire évoluer le format de son AG ?
Marie n'y avait encore jamais pensé !

Diffuser l’événement en direct sur les réseaux sociaux

Notre dernier point est assez simple à mettre en place : il s’agit de rediffuser votre assemblée générale fédérale sur les réseaux sociaux. L’idée n’est pas particulièrement d’attirer des personnes extérieures à la fédération, mais plutôt de faire preuve de transparence envers vos licenciés.

S’il est vrai que cela demande une certaine logistique pour les AG en présentiel, la multiplication des AG à distance le facilite grandement. Il est effectivement possible d'enregistrer une conférence sur la plupart des outils de visioconférence. Il ne vous reste plus ensuite qu’à la mettre en ligne pour la partager aux personnes concernées.

Une assemblée générale pouvant toutefois être assez longue, nous conseillons de "découper" l’ensemble en différentes séquences. Cela permet au public de retrouver facilement les temps forts, et de ne visionner que les thématiques qui les intéressent.

assemblée-générale-fédérale-distance-covid

Comment tenir une AG fédérale à distance ?

Quelles fédérations peuvent faire des AG à distance ?

En principe, seuls les statuts permettent de définir si une assemblée générale peut se tenir à distance. Mais à situation exceptionnelle, mesures exceptionnelles ! Le confinement qui a touché aussi les associations les a empêchées en théorie la tenue de ces assemblées. Avec les limitations de déplacements et l’impossibilité de se rassembler causés par le Covid-19, un décret autorisait alors à déroger à cette règle jusqu'à l'automne 2021

Parmi les modifications prévues, "l’adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé". Pour le dire simplement : les fédérations peuvent procéder à leur assemblée générale à distance, et ce quels que soient leurs statuts.

Plus simplement : les fédérations peuvent procéder à leur assemblée générale à distance, même sans mention dans leurs statuts.

Depuis la fin d'année 2021, ce décret n'est donc plus en vigueur. Dès lors, les statuts font à nouveau autorité et ceux-ci doivent autoriser la tenue d'une AG à distance si vous souhaitez continuer à le faire.

Quels outils pour tenir votre AG fédérale à distance ?

Les outils pour informer de la tenue de l’AG et permettre de s’inscrire

Avant toute chose, l’organisation d’une assemblée générale fédérale démarre par l’envoi des convocations. Mais aussi éventuellement d’une communication sur la tenue de l’AG et d’inscriptions pour y assister auprès des membres.

Pour faire simple et efficace, l’email semble l’outil le plus adapté. Mais encore faut-il avoir un moyen de contacter précisément les personnes concernées. Ici, l’utilisation d’un logiciel de gestion de vos adhérents est d’une aide précieuse.

A titre d’exemple, dans le cas d’AssoConnect, le module CRM vous permet de sélectionner facilement certains membres selon des critères précis. Le module d’emailing permet ensuite de cibler les personnes sélectionnées, d’intégrer si vous le souhaitez un module de billetterie pour s’inscrire, puis de faire parvenir votre message. Le tout en quelques clics, sur une seule et même plateforme.

Les outils de visioconférence pour accueillir l’AG

Dans cette catégorie, vous avez l’embarras du choix : Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, ou encore Framatalk pour les amateurs de logiciels dits "libres".

Chacun d’entre eux possède ses spécificités et ses contraintes, notamment en matière de nombre de personnes pouvant interagir, de possibilité d’enregistrer, et parfois même de tarifs. Il convient donc d’être attentif à ces éventuelles limites pour vous assurer que l’outil réponde bien à votre besoin.

Pour vous aider à faire votre choix, voici un tableau récapitulatif des principales solutions :

tableau-solutions-visio-ag

Les outils de vote à distance pour prendre les décisions en AG fédérale

Une fois n’est pas coutume, le vote à distance n’est autorisé que s’il est inscrit dans les statuts de votre fédération. Et cette fois, les mesures exceptionnelles du gouvernement ne permettent pas d’y déroger ! Elles précisent toutefois que si les modalités de vote prévues sont trop contraignantes, le vote peut être effectué par e-mail ou par consultation écrite.

Il existe également une troisième solution : se tourner vers le vote électronique. Plusieurs outils existent pour procéder à un vote en ligne. Nous vous conseillons toutefois de privilégier les solutions les plus simples d’utilisation, mais aussi à ne pas négliger la sécurité et la fiabilité.

Euro-vote fait par exemple partie des experts du secteur. Si vous êtes client AssoConnect, vous bénéficiez de tarifs préférentiels sur cette solution.

Nos conseils pour faciliter votre AG à distance

Le passage à une assemblée générale à distance impose forcément d’adopter des outils en ligne. Pour le bon déroulement de cet événement, il est donc recommandé de :

    • demander aux participants d’avoir une bonne connexion internet le moment venu. Cela peut sembler évident, mais un rappel ne fait jamais de mal et évite de sérieuses déconvenues le jour J,
    • toujours prévoir un plan B au cas où votre outil vous lâcherait au dernier moment. Les outils proposés dans cet article sont fiables, mais la technologie s’avère parfois imprévisible. Pour vos visioconférences, les solutions ne manquent heureusement pas, mais soyez attentif à choisir une solution de repli qui supporte le nombre de participants à votre AG,
    • demander à toutes les personnes qui ne parlent pas de couper leur micro. Ce n’est pas anecdotique, l’impact que la qualité de l’expérience est énorme, vos participants vous remercieront,
    • tenir un ordre du jour et dérouler votre assemblée générale fédérale comme vous l’auriez fait en présentiel. Une AG à distance ne doit en aucun cas avoir moins de valeur qu’une édition en présentiel, et cette responsabilité revient à chacun des participants !

Blog_Intercalaires_bleu-402En bref

🤔 Qu'est-ce qu'une assemblée générale fédérale ?

L’assemblée générale d’une fédération est un temps fort de l’organisation où sont prises les grandes orientations de la structure par un collège de participants. En savoir plus

🗳 Quelles sont les principales étapes d'une AG fédérale ?

Leur déroulé est assez libre, mais il implique généralement : la présentation du bilan financier, du rapport moral, la délibération, les votes puis la validation d’un compte rendu. En savoir plus

👩‍💻 Comment tenir son AG fédérale à distance ?

Si les statuts l’autorisent ou en situation exceptionnelle comme lors de la crise du COVID-19, l’AG peut se tenir à distance. Cela demande d’utiliser de nouveaux outils de communication, mais aussi parfois de vote en ligne.

Vous voulez conserver une trace de cet article ?
Téléchargez sa fiche technique !

Blog_Intercalaires_bleu-402

Nous espérons que cet article aura su répondre à vos questions sur la manière dont se déroule une assemblée générale fédérale. Vous l’avez compris, ces événements particuliers dans la vie d’une fédération sont par définition souples. Il ne tient donc qu’à vous de les façonner à l’image de votre organisation !

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