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Cas Client AssoConnect Amis Nature Réseau

Accompagner le déploiement d’AssoConnect dans un grand réseau associatif

Yado

Qualifier “Les Amis de la Nature” d’association “qui a de la bouteille” n’est pas un euphémisme. Du haut de ses 125 années d’existence, l’association à dimension internationale promeut le tourisme social en proposant des lieux de villégiature et de rencontres à des tarifs très abordables.

Résolument tournée vers sa mission, l’association peine depuis quelques années à attirer les jeunes générations qui ont du mal à y trouver leur place.

Nous avons échangé avec Nicolas Quero-Rio, chef de projet AssoConnect depuis octobre 2018. En véritable innovateur, il impulse depuis quelques mois le changement de système d’information de la fédération pour la mise en place AssoConnect.

Explications.

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cas client assoconnect association réseau 

Gérer la base d’adhérents d’une fédération, 12 régions et une centaine d’antennes locales : un challenge de taille !

Jusqu'en 2018, les informations concernant les 8 000 adhérents des Amis de la Nature sont gérées sur une base de données Access. Celle-ci présente d'importants écueils, notamment au niveau de la fiabilité des sauvegardes.

De plus, cette base de données n'est accessible qu'en local, sur un poste unique dans les bureaux de l'association. Résultat : seule une personne peut travailler sur le logiciel, et les évolutions concernant la communauté des membres de l'association sont compliquées à saisir.

Outre la gestion des membres, celles des adhésions et de la comptabilité ressemblaient davantage à un parcours du combattant qu'à une promenade en forêt.

La gestion des cartes d'adhésion en lien avec la comptabilité

Avant 2018, la comptabilité des Amis de la Nature est tenue sur le logiciel de comptabilité Sage. Seul le trésorier s'en occupe pour l'ensemble de la fédération.

L'association tire une partie de ses revenus de la vente des cartes d'adhésion à ses adhérents. Pour tenir la comptabilité, le trésorier doit donc avoir une vision claire sur le nombre d'adhérents, ce qui nécessite de rassembler les informations venant de près de 100 structures. Autant dire un casse-tête de grande ampleur.

En quête d'une solution CRM adaptée à une association en réseau

Le bureau estime que les outils utilisés jusqu’à présent sont de véritables freins au développement de l'association, qu’ils constituent une contrainte insurmontable pour recruter de générations plus jeunes.

Aussi, il prospecte différentes pistes, analyse plusieurs logiciels afin de trouver celui qui pourrait correspondre au mieux au besoin de l'association qui comprend un bureau, un conseil d’administration, des régions et des associations locales.

"Nous avons besoin de recruter davantage de jeunes, c'est clé pour le dynamisme de l'association." 

Richard, le trésorier national décide donc de se mettre en quête d'un logiciel CRM associatif, c'est-à-dire un logiciel de gestion des membres, "CRM" signifiant "Customer Relationship Management".

Après une rapide recherche, il présente au bureau le logiciel AssoConnect. C'est un véritable ERP associatif - "Enterprise Resource Planning" ou "Progiciel de Gestion Intégré" - qui permet de gérer différentes tâches (adhésions, comptabilité, mailings…).

Les membres du bureau sont pour la majorité conquis par cet outil. Présenté au conseil d’administration, AssoConnect remporte un vif succès et voilà les Amis de la Nature embarqués dans l’aventure. 

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Les premiers pas des Amis de la Nature sur AssoConnect : le paramétrage de la base de données et l’import des membres

L'essai gratuit n'engageant à rien, Nicolas et Richard décident de tester le logiciel.

Les 30 jours d'essai et ses échanges avec un Responsable d'accompagnement Grands Comptes finissent de les convaincre d'abonner les Amis de la Nature à AssoConnect, le logiciel répondant à la grande majorité des besoins de l'association en termes de CRM.

Sans grande surprise, le premier chantier concerne la communauté de l'association et donc la préparation de l’import des adhérents. 

En amont de l'import à proprement parler, Nicolas règle les paramètres de sa base de données sur AssoConnect de manière à l'adapter parfaitement aux champs de la base historique des Amis de la Nature.

Il formate ensuite son fichier exporté de la base Access de manière à ce que l'import, assisté par l'équipe d'AssoConnect, se passe au mieux.

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Gérer les réticences au changement et proposer des solutions 

Nicolas ne le cache pas : le changement ne s'est pas fait facilement.

De nombreuses et importantes résistances au changement lui ont été opposées. En effet, adopter un nouveau logiciel impose de bouleverser ses habitudes.

Loin d'être découragé, le chef de projet a mis en place une série d'actions pour conduire ce changement de grande ampleur au sein du réseau associatif.

Ainsi, Nicolas a fait beaucoup de pédagogie autour du changement opéré pour en faire comprendre les objectifs et les enjeux pour l'association. 

Informer les structures du réseaux sur les bénéfices d'AssoConnect 

Pierre Grateau, co-fondateur d'AssoConnect, a présenté le logiciel aux membres du Bureau National des Amis de la Nature France.

Une série de webinaires a été mise en place pour les associations locales afin que présenter le logiciel et ses bénéfices pour les petites structures locales.

Proposer des séries de formations aux antennes et aux responsables administratifs du réseau associatif

Pour Nicolas, informer ne suffit pas : la réussite du projet vient de l'appropriation de l'outil. Pour cela, rien de tel que la formation, à commencer par les modules Gestion des membres et Adhésions, indispensables pour l'association.

La collaboratrice nouvellement recrutée au niveau de la tête de réseau a été formée à l'utilisation du logiciel. 

Par ailleurs, quatre sessions de formation sont prévues pour les responsables des 12 régions, de manière à ce qu'ils puissent former à leur tour les responsables des antennes locales.

Evidemment, Nicolas ne compte pas s'arrêter en si bon chemin. Il envisage déjà les 2 prochains modules auxquels il souhaite initier les équipes : l'emailing et le module pour créer son site internet. 

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Laisser de l'autonomie aux antennes locales tout en les accompagnant 

Nicolas crée 2 niveaux de groupes avancés, pour recréer sur AssoConnect l'architecture de l'association : un premier niveau de division au niveau des régions, un second niveau au niveau des antennes départementales.

Pour mettre le pied des antennes à l'étrier concernant les adhésions, les Amis de la Nature sont en train de finaliser les campagnes d'adhésion de l'année en cours.

De ce fait, les associations locales ont le choix : elles peuvent soit saisir elles-mêmes les adhésions, soit déléguer ce pouvoir à la fédération. Cela permet aux associations locales de s'y mettre petit à petit, chacune à son rythme. 

"A terme, j'espère bien que les associations locales seront complètement autonomes sur la gestion de leurs adhésions, et sur la comptabilité." 

Ainsi, chaque région et chaque antenne a de l'autonomie, et la fédération a une vue globale sur les différentes antennes. Cela fait gagner du temps de communication et de reporting.

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Aller plus loin que la gestion des adhérents avec le site internet et la comptabilité 

Moderniser le site vitrine du réseau associatif 

Comme beaucoup d'autres associations, les Amis de la Nature ont un site internet géré par ailleurs, sur un outil extérieur.

Il a été créé il y a quelques années et commence à montrer quelques signes de vieillissement : Nicolas regrette par exemple qu'il s'affiche mal sur mobile.

Il ambitionne à moyen terme de basculer le site vitrine de la fédération sur AssoConnect et de permettre aux associations locales d'y faire apparaître leur page pour promouvoir leurs activités et actualités.

Cela permettrait d'avoir une communication plus cohérente avec une charte graphique commune, ce qui n'est pas vraiment le cas aujourd'hui.

Evidemment, ces décisions sont prises en concertation et validées par les instances décisionnaires du réseau associatif.

Certaines antennes aux avant-gardes sur la comptabilité 

Heureux constat pour Nicolas : quelques associations locales se sont déjà mises sur la comptabilité de manière totalement autonome et les premiers retours sont très positifs !

Selon le responsable, cela s'explique assez facilement.

"Les associations locales ont de vrais besoins concernant la gestion de la comptabilité, la trésorerie et la TVA – c'est d'autant plus vrai au moment des passations. Avec un logiciel bien fait, ce n'est pas étonnant que les plus curieux se soient approprié le module de comptabilité."

Pour illustrer ces propos, nous avons échangé avec deux trésoriers du réseau. Ils témoignent de l’accompagnement mis en place par la tête de réseau pour aider au mieux les antennes à s’approprier l’outil et vaincre progressivement les réticences à l’adopter. 

Christian est référent pour le département Haut-Rhin et trésorier de l’antenne de Mulhouse. Pour lui, AssoConnect a permis de diviser par deux le temps passé à faire la comptabilité. Et les avantages ne s’arrêtent pas là. 

“Si on n’avait pas AssoConnect, du fait de la comptabilité spécifique de notre antenne, nous aurions forcément besoin d’un expert comptable : un budget qui peut aller de 4000 à 5000 euros ! Alors pour nous, que la Fédération nous offre un outil comme cela, c’est essentiel ! “

Prochaine utilisation de l’outil pour Christian ? Le module Communication !

“La communication est notre plus gros chantier en dehors de la comptabilité et des adhésions ! Avec une base de données à jour et les bons emails, on va enfin pouvoir communiquer correctement avec nos adhérents. Ils auront même la possibilité de mettre à jour eux-mêmes leur adresse.”

Pour Jean-Louis, trésorier de l’antenne de Châlons-en-Champagne, le constat est le même. 

“Avant AssoConnect, la comptabilité se faisait sur un fichier excel très élaboré, certes, mais qui ne faisait aucun lien avec les adhésions par exemple. On va déjà gagner 50% de temps sur la comptabilité. Si on ajoute le lien avec les adhésions ça sera probablement plus !”

Les associations locales sont indépendantes juridiquement. Il n'est donc pas nécessaire pour la tête de réseau de consolider la comptabilité. Elle est néanmoins très heureuse de mettre à disposition un outil comptable simple et accessible. 

"C’est informatique, c’est plus jeune, c’est mobile de partout, on peut avoir tout au même endroit, que demander de plus ?"

exemple client assoconnect association réseau

Jouer avec les différents modules pour s'adapter aux besoins du réseau

Aujourd'hui, la boutique proposée par AssoConnect permet aux associations locales de commander les cartes d'adhérents à la fédération. Ce système permet au trésorier de suivre de près le nombre de cartes commandées, de manière à compléter sa comptabilité.

Il s'agit d'une situation de transition pour faciliter les commandes.

A terme, Nicolas envisage une utilisation plus classique du module de boutique. L'association y vendra des objets publicitaires afin générer des revenus supplémentaires, indispensables au développement de ses activités.

Les commandes de cartes d'adhésions passeront elles par des adhésions en ligne. Nicolas étudie la manière de l'interfacer avec un sous-traitant qui produira des cartes d'adhérent physiques. 

témoignage client assoconnect association réseau

18 mois après le début du projet, un bilan positif pour le réseau associatif

Lorsqu'il dresse un premier bilan du projet, Nicolas constate des gains très important quant à la visibilité de la tête de réseau sur sa base de données.

"Nous pouvons enfin connaître le nombre d'adhérents en temps réel. C'était inimaginable avant. Et désormais, nous avons même la possibilité de les contacter en direct en quelques clics."

Le gain financier est lui aussi parlant. Jusqu’à mai, 2 collaborateurs étaient indispensables à la gestion de ces tâches administratives rébarbatives. Désormais, une seule salariée est vraiment dédiée à l’animation du réseau – une mission autrement plus intéressante que de la saisie de données.

Le mot de la fin :

"Si on nous enlevait AssoConnect, ce serait une catastrophe. Il est impensable de revenir aujourd'hui à Access. Quand on a touché à un outil d’une telle puissance, c’est difficile de faire machine arrière. Aujourd'hui un téléphone, une connexion à internet, et c’est bon, je peux gérer mon asso !" avis client assoconnect association réseau

Nous adressons nos sincères remerciements à Nicolas, Jean-Louis et Christian pour le temps qu'ils ont consacré à répondre à nos questions.

Yado
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