Pouvoir prendre des décisions sereines à court et long terme pour son association

L’Association Française du Syndrome d’Angelman (AFSA) a été créée en 1992 pour venir en aide aux personnes atteintes de ce syndrome ainsi qu’à leur entourage. Elle compte aujourd’hui plus de 600 familles adhérentes.

Les objectifs de l’AFSA sont multiples : appuyer et financer la recherche, aider dans l’accompagnement de la prise en charge de ces enfants, assister le personnel soignant dans la connaissance de la maladie et soutenir les familles, notamment lors de rencontres régionales et nationales. 

Pour faciliter toutes ces missions, l’AFSA devait trouver un outil pour gérer en temps réel l’association et faciliter la prise de décisions financières. 

Régine Gomis, chargée de l’administration et des finances, et Stéphanie Duval, chargée de communication, développement et levée de fonds, nous ont partagé comment AssoConnect a permis à l’association de relever ces défis. 

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Avant AssoConnect : L'impossibilité du suivi financier complique la gestion de l'association 

Avant AssoConnect, la gestion de l’association se faisait "à la gomme et au crayon". 

"Notre cabinet comptable venait une fois par an lors de la clôture des comptes, et effectuait toutes les écritures de l’année à ce moment-là."

Au-delà de la prestation coûteuse que cela engendrait, le réel problème était l’impossibilité de vision à court et long terme. 

"Sans connaître le détail de nos dépenses et recettes, il était très difficile de décider si l’on pouvait ou non organiser un événement pour nos adhérents, par exemple. Impossible de connaître à un instant T nos capacités financières, notre seule donnée était le solde du compte bancaire."

L’organisation se met donc à la recherche d’un outil qui lui permettra d’avoir une vision globale et de pouvoir se projeter, notamment en comptabilité analytique. 

"Nous avions besoin d’un logiciel pour cerner les dettes et les créances, mais aussi pour pouvoir dissocier le budget de fonctionnement et les dépenses liées aux événements par exemple."

Le but ultime était de "pouvoir prendre des décisions avec certitude."

L’AFSA découvre AssoConnect et l’adopte en 2016, après avoir reçu le feu vert de son cabinet comptable. Celui-ci devait en effet pouvoir intervenir facilement sur le logiciel pour le bilan et la clôture comptable. 

Gérer la comptabilité sur AssoConnect pour être réactif dans la prise de décision 

Régine arrive en septembre 2018 au sein de l’association, et prend aisément en main la comptabilité sur AssoConnect. 

"Lorsque j’avais une question, je n’hésitais pas à échanger avec le support client d’AssoConnect, qui était très réactif !"

La vision budgétaire analytique tant espérée est maintenant "indispensable" à l’AFSA pour optimiser son suivi budgétaire et identifier clairement ses principaux coûts.

"Comme nous l’espérions, nous sommes maintenant réactifs lorsqu’il faut faire un choix financier auprès du conseil d’administration."

Régine est convaincue qu’AssoConnect a ainsi soulagé les bénévoles de ce type de casse-tête. 

Cela lui a aussi épargné de longue heures d’écritures quotidiennes en comptabilité, grâce à l’interconnexion des modules. 

"C’est très pratique, puisque chaque paiement de don ou d’adhésion est automatiquement inscrit en comptabilité."

Régine a pu constater au fil des années les améliorations du produit, "notamment concernant le Niveau Grand Sage". 

De son côté, le cabinet comptable est satisfait de la plateforme. Comme AssoConnect génère automatiquement le grand livre et autres documents comptables, "la liaison et la clôture sont très rapides et simples."

Faciliter la gestion quotidienne de sa communauté 

Stéphanie, responsable communication et développement, a rejoint l’AFSA en 2019. Elle a été formée par la personne précédente et a découvert au fur et à mesure les multiples fonctionnalités. 

Aujourd’hui, elle manipule AssoConnect  quotidiennement : dès qu’une personne contacte le bureau, elle consulte sa fiche profil sur la plateforme.

"Ce n’est pas compliqué, AssoConnect est toujours ouvert lorsque je travaille." 

L’outil lui permet de centraliser tous les renseignements des 7 890 adhérents et donateurs, comme leur adresse postale, leur courriel et le nom de la responsable régionale attitrée. 

"La base de données est sans aucun doute le module incontournable !"

Informer et communiquer efficacement grâce à l'outil d'emailing

Pour communiquer avec la communauté, Stéphanie utilise régulièrement l’emailing. 

"C’est un outil essentiel et très pratique, puisque les campagnes d’emailing sont gratuites, contrairement à un envoi postal à chaque membre."

La segmentation de la communauté et la répartition groupée permet de bien cibler les destinataires pour les campagnes de don, d’adhésion, la newsletter, etc. 

"Le dernier exemple en date, c’est la relance pour les membres qui n’ont pas encore adhéré cette année."

La confection visuelle des emails est assez rapide pour Stéphanie.

"Le module est intuitif et les possibilités de création ainsi que celles de mise en page sont nombreuses". 

D’ailleurs, les cinq délégués régionaux envoient également leurs courriels à partir du logiciel, de façon indépendante et autonome. 

"Ils créent leurs campagnes d’emailing sans avoir besoin que j’intervienne."

Organiser ses événements en deux temps trois mouvements 

L’envoi d’emails permet aussi à Stéphanie de partager les événements des rencontres régionales et nationales, crées sur AssoConnect. 

"C’est chouette de pouvoir réserver la billetterie de l’événement aux adhérents ou de pouvoir mettre en place une jauge de places limitée."

Pour faciliter la vie de Régine, l’AFSA privilégie les paiements en ligne pour l’inscription aux événements, car ceux-ci sont automatiquement inscrits en comptabilité. 

Le mot de la fin pour Stéphanie et Régine 

Pour Stéphanie et Régine, AssoConnect est "intuitif, fonctionnel et essentiel". 

Il facilite la prise de décision des responsables, et simplifie aussi la gestion de la comptabilité, de la communauté et des autres devoirs des deux compères qui l’utilisent au quotidien. 

"AssoConnect nous permet d’accéder aux informations de nos membres ou de la compta en un claquement de doigts, et c’est ça, c’est extra !"

Merci à Stéphanie et Régine pour leur témoignage.

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