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Adopter un logiciel de gestion et multiplier par quatre son nombre d’adhérents

Yado

L’Association des Américains Accidentels (AAA) est une association de défense des droits. A l’origine simple collectif, les membres fondateurs décident de se structurer en association début 2017 pour permettre au mouvement de prendre de l’ampleur. 

L'objectif de l’association : défendre et représenter les intérêts des personnes de nationalité franco-américaine qui résident hors des Etats-Unis, contre les effets néfastes de certains pans de la législation américaine à caractère extraterritorial. 

En novembre 2019, l’association a atteint les 1000 adhérents ! Une réussite dont se félicite les 5 membres du bureau après trois ans d’existence à peine.  

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Arnaud est secrétaire de l’association. Il nous présente les enjeux de l’AAA et en quoi AssoConnect aide les responsables de l’association à s'organiser pour consacrer du temps aux choses essentielles. 

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S’équiper d’outils numériques pour mieux grandir 

Au moment du changement de statut, l’association ne dispose d’aucun outil pour faciliter sa gestion. Pour Arnaud, équiper rapidement l’association est indispensable. 

“Je me suis très vite rendu compte que l’on perdait du temps sur certaines choses et que cela nous empêchait de grandir. C’était par exemple le cas de notre Président qui passait un temps considérable à enregistrer nos adhérents un par un sur Excel ainsi que leur chèque.”

Arnaud se met donc en quête d’un outil pour les aider à gérer simplement l’association. 

Pour les 5 membres du bureau, les premiers besoins sont clairs : créer le site internet de l’association, simplifier la gestion des adhésions avec du paiement en ligne et se doter d’un logiciel de comptabilité. 

Lors de ses recherches, Arnaud se rend sur Solidatech et découvre AssoConnect, une solution qui lui permet de répondre en une plateforme unique à l’ensemble des besoins de l’association. Il décide de tester la solution gratuitement pendant un mois. 

“Nous n’avons même pas testé d’autres outils, on a démarré sur AssoConnect et on a directement choisi ce logiciel.”

En février 2018, l’Association des Américains Accidentels bascule sa base de données de 250 membres sur AssoConnect, et débute son utilisation.

“On a associé notre nom de domaine à AssoConnect, on a certifié notre compte en banque pour activer le paiement en ligne, vérifié toutes les conditions générales, et c'était parti !” 

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Un nouveau site internet complet pour répondre au besoin d’information de l’association de défense des droits

Avant AssoConnect, l’association - encore à ses débuts - ne disposait d’aucun outil. La transition sur AssoConnect s’est donc déroulée très simplement. 

“Concrètement, nous n’avions rien avant. La première chose que nous avons faite, c’était naturellement de créer notre site internet.”

Après un court temps de prise en main du logiciel, le site internet est prêt. 

Raison d’être de l’association, historique, point de contact : les visiteurs y retrouvent de nombreuses informations. En intégrant les fils d’informations Twitter et Facebook de l’association au moyen d’un flux RSS sur le site, les responsables de l’AAA rendent rapidement leurs actions visibles. Actualités et photos sont publiées régulièrement. 

Enfin, une base de données centralise tous les documents indispensables aux bénéficiaires de l’association, un glossaire et une foire aux questions pour les nouveaux arrivants.

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Le paiement en ligne pour faciliter la gestion des adhésions

Très vite, une campagne d’adhésion est paramétrée et mise en ligne. Les personnes intéressées peuvent adhérer en quelques clics en payant sur le site par carte bancaire. 

“En termes de gain de temps, accepter du paiement en ligne est forcément bénéfique. Nous n’acceptons que ça.”

Le Président ne perd désormais plus de temps à enregistrer les adhérents et leur paiement un par un. 

“En ce qui concerne les adhésions, il n’y a presque plus rien à faire maintenant. C’est d’ailleurs tout l’intérêt d’un outil comme AssoConnect. Par ailleurs, avec le lien fait entre les modules, être adhérent c’est avoir accès à un espace spécifique sur notre site internet. Cet accès est directement mis en place grâce au logiciel, je n’ai pas de manipulation à faire.”

Ainsi, les adhérents ont par exemple accès à l’annuaire de l’association. Arnaud constate qu’ils le consultent beaucoup aujourd’hui. 

AssoConnect a également permis une simplification de la gestion comptable de l’association. Alors que les paiements étaient avant saisis dans un second temps, le module Adhésion permet un enregistrement automatique en comptabilité. 

“Déjà, pour les adhésions, nous n’avons plus rien à saisir.”

Le changement est flagrant par rapport à la gestion antérieure.

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Se doter d’un outil comptable simple et complet

Le module Comptabilité est aujourd’hui utilisé pour tenir toute la comptabilité de l’association, du suivi des dépenses et recettes à la génération des documents comptables comme le compte de résultat et le bilan financier. 

“Nous avons souhaité changer de statut pour nous structurer, grandir, et agir concrètement sur le terrain des droits. Nous voulions consacrer le moins de temps possible aux tâches de gestion, défi qu’AssoConnect nous a aidés à relever.” 

Trois ans après sa création, l'association est passée de 250 à 1000 adhérents. En s'équipant d'un logiciel de gestion pour se délester des tâches chronophages, les dirigeants et bénévoles ont pu mener des actions à fort impact, dont certaines auprès du Conseil d'Etat ou du Parlement Européen, pour faire progresser la cause de l'association. 

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Le mot de la fin pour Arnaud

 “AssoConnect c’est un logiciel fiable et efficace, avec de belles perspectives d’évolutions ! Si on nous le retirait demain ? Ah non ! On peut exporter les données mais ça serait très compliqué. Nous restons des bénévoles, le but d’un outil n’est pas de nous détourner de notre mission ni de nous faire perdre du temps et jusque là AssoConnect a rempli sa mission.”

Un grand merci à Arnaud d'avoir accepté de répondre à nos questions.

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Etude de cas client
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