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Diminuer les tùches administratives et se libérer du temps grùce au paiement en ligne

Yado

Le Club Gym Olivet est un club de gymnastique crĂ©Ă© en 1885. A l’origine dĂ©diĂ© Ă  la gymnastique militaire, le club propose aujourd’hui six disciplines allant de la Gymnastique Artistique FĂ©minine au Trampoline. 80% des adhĂ©rents font de la gymnastique loisir, les 20% restants sont en compĂ©tition avec de trĂšs bons rĂ©sultats au niveau national. 

Cette annĂ©e, le club va dĂ©passer pour la premiĂšre fois depuis sa crĂ©ation les 700 adhĂ©rents - une nouvelle qui rĂ©jouit Allain-GĂ©rald, Vice PrĂ©sident du club depuis 2015. 

Il nous raconte les Ă©tapes dĂ©cisives qui ont menĂ© vers un tel succĂšs. 

 

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gestion club gymnastique

Un Club de gymnastique qui s’organise pour faire face Ă  la pĂ©nurie de bĂ©nĂ©voles 

Des outils de gestion obsolĂštes et gourmands en temps

2015 est une annĂ©e charniĂšre pour le Club Gym Olivet : l’ancien bureau quitte l’association et, la mĂȘme annĂ©e, le club devient le troisiĂšme club de gymnastique de la rĂ©gion Centre-Val de Loire en nombre de licenciĂ©s. Trouver de nouveaux bĂ©nĂ©voles pour gĂ©rer l’association devient indispensable, faute de quoi le Club devra fermer ses portes. 

Avec plus de cinquante cours sur l’annĂ©e et de nombreux stages pendant les vacances scolaires, la gestion de ce Club reprĂ©sente un vrai dĂ©fi. Papa de gymnastes, Allain-GĂ©rald dĂ©cide de s’impliquer pour permettre au Club de perdurer. 

“Je n’avais pas de prĂ©destination particuliĂšre pour la gymnastique, mais je voulais que mes 2 filles puissent continuer Ă  la pratiquer, je me suis donc lancĂ©.”

Il prend la place de Vice Président et gÚre les inscriptions, le suivi des adhérents, et les outils numériques utilisés au sein du club de gymnastique.

avis client assoconnect club gym

La rentrĂ©e 2015 lui donne l’occasion d’expĂ©rimenter les outils mis en place par le bureau prĂ©cĂ©dent
 et beaucoup de fil Ă  retordre ! 

Pour les inscriptions, le Club utilise Ă  l’époque cogito-sport, un logiciel de gestion spĂ©cifique au domaine sportif. Ce logiciel a pour objectif de pallier le manque de bĂ©nĂ©voles au moment de la rentrĂ©e oĂč la charge de travail est la plus importante.

Toutefois, il prĂ©sente plusieurs limites : les inscriptions sont gĂ©rĂ©es individuellement et aucun lien n’est fait avec la comptabilitĂ©, empĂȘchant ainsi tout suivi des paiements. Par ailleurs, impossible de proposer du paiement en ligne aux adhĂ©rents avec cette solution.

Pour Allain-Gérald et les 3 autres parents bénévoles du bureau, les soirées et week-ends du mois de septembre ne sont pas de tout repos.

"Gérer 500 inscriptions, reporter les informations des adhérents, récupérer les certificats médicaux : tout cela prend du temps !"

Et c’est sans compter l’affiliation manuelle de chaque nouvel inscrit Ă  la FĂ©dĂ©ration Française de Gymnastique. Bref, pour les parents bĂ©nĂ©voles, la pĂ©riode d’inscription relĂšve de l’exploit gymnique ! 

Une fois le pĂ©rilleux mois de Septembre passĂ©, l’histoire se rĂ©pĂšte pour chaque stage de gymnastique proposĂ© par le club pendant les vacances scolaires - le casse-tĂȘte ne prend donc jamais vraiment fin. 

Le logiciel utilisĂ© ne prenant pas en charge la comptabilitĂ©, le trĂ©sorier du club la gĂšre sur un tableau Excel de son cĂŽtĂ©. Il y reporte ainsi chaque paiement, ligne par ligne, adhĂ©sion par adhĂ©sion. L’outil n’étant pas partageable, il est le seul responsable des aspects financiers. 

“Cela posait notamment des problĂšmes de responsabilitĂ© non partagĂ©e mais aussi un problĂšme d’accĂšs aux informations puisque personne d’autre ne pouvait consulter facilement ce document.“

Pour les quatre parents bĂ©nĂ©voles du bureau qui ont tous un mĂ©tier Ă  temps plein Ă  cĂŽtĂ©, gĂ©rer une association de cette ampleur s’apparente Ă  un vĂ©ritable exercice d’équilibriste.

Allain-GĂ©rald dĂ©cide alors d’explorer les solutions existantes qui lui permettraient de gagner en efficacitĂ©. 

Trouver de nouveaux outils pour faciliter la gestion du Club 

Allain-GĂ©rald se rend sur le site de Solidatech, un programme de solidaritĂ© numĂ©rique qui recense sur plus de 200 solutions informatiques Ă  tarifs prĂ©fĂ©rentiels pour les associations. 

Il dĂ©cide de commencer par intĂ©grer la suite Google. Rapidement, le Club a ses propres adresses mail et des documents stockĂ©s et partagĂ©s en ligne - un premier pas vers plus d’efficacitĂ©

Si cette premiÚre étape est appréciée, reste le temps important passé à gérer les adhésions et inscriptions aux stages.

En poursuivant ses recherches sur Solidatech, Allain-GĂ©rald tombe sur une prĂ©sentation du logiciel AssoConnect. La possibilitĂ© de gĂ©rer du paiement en ligne intĂ©resse particuliĂšrement le Vice PrĂ©sident qui y voit une solution Ă  ses maux. 

Avant de s’abonner, Allain-GĂ©rald prend le temps de profiter de l’essai gratuit de 30 jours pour s’assurer de la pertinence du logiciel pour son club de gymnastique. Il vĂ©rifie ainsi certains points comme la possibilitĂ© de s’inscrire Ă  des stages, ce que permet dĂ©jĂ  cogito-sport. 

“J’ai posĂ© beaucoup de questions aux Ă©quipes d’AssoConnect, on m’a rĂ©pondu rapidement. Je voulais savoir dans quelle mesure je pouvais mettre en place ce logiciel au sein de notre Club.”

Les liens existants entre les diffĂ©rents modules d’AssoConnect finissent de convaincre le Vice PrĂ©sident. 

Celui fait entre les adhĂ©sions et la comptabilitĂ© est le plus apprĂ©ciĂ© : chaque nouvel inscrit via une campagne d’adhĂ©sion gĂ©nĂšre automatiquement une Ă©criture en comptabilitĂ©

“Pour notre trĂ©sorier, c’est un gain de temps considĂ©rable et clairement apprĂ©ciĂ© !”

Par ailleurs, le trĂ©sorier n’est plus seul Ă  pouvoir gĂ©rer la comptabilitĂ© : l’aspect collaboratif d’AssoConnect permet Ă  Allain-GĂ©rard d’avoir un aperçu en temps rĂ©el des Ă©tats financiers du club. 

C’est ainsi que le Club Gym Olivet adopte AssoConnect en 2017. 

“La transition a Ă©tĂ© rapide, l'argumentaire Ă©tait Ă©vident pour les bĂ©nĂ©voles et les membres du bureau.”

gestion club gymnastique adhésions

70% des adhésions au club de gym via le paiement en ligne

Pas de temps Ă  perdre pour Allain-GĂ©rald : dĂšs la rentrĂ©e 2017, le Club de gymnastique lance sa campagne d’adhĂ©sion sur AssoConnect

Jouant le tout pour le tout, les bĂ©nĂ©voles dĂ©cident de proposer Ă  leurs adhĂ©rents le paiement en ligne. Ils anticipent d’éventuelles rĂ©ticences de la part des adhĂ©rents, habituĂ©s Ă  payer leurs cotisations en chĂšques ou en espĂšces. 

Pour accompagner ce vent de modernité, ils communiquent par mail en amont de la campagne

“Nous pensions que les adhĂ©rents seraient un peu frileux Ă  l’idĂ©e de payer en ligne.”

Si le Club dĂ©cide de lancer le paiement en ligne, c’est bien parce que la puissance des liens entre les modules fait gagner un temps prĂ©cieux aux responsables.

Une adhĂ©sion payĂ©e en ligne gĂ©nĂšre automatiquement une Ă©criture comptable et les informations sur l’adhĂ©rent sont crĂ©Ă©es ou mises Ă  jour directement dans la base de donnĂ©es du club. Courir dĂ©poser des chĂšques Ă  la banque est un lointain souvenir.  

Aujourd’hui, plus de 70% des adhĂ©sions sont payĂ©es en ligne

Conséquence directe pour le trésorier : ce sont 70% de chÚques en moins à remettre en banque.

Outre l’emploi du temps des bĂ©nĂ©voles, AssoConnect allĂšge aussi le budget de gestion du club. L’ancien logiciel coĂ»tait plus de 1000 euros au Club, avec la solution AssoConnect, c’est entre 400 et 600 euros d’économie par an qui sont rĂ©alisĂ©es.

2019 est la 3Ăšme rentrĂ©e avec AssoConnect. Heureuse surprise, le nombre d’adhĂ©rents atteint un record historique : 700 inscrits contre 500 en 2015. Pour Allain-GĂ©rald, cette augmentation s’explique en partie par le passage au paiement en ligne. 

gestion club gymnastique logiciel

Un usage du logiciel AssoConnect qui s’étend progressivement aux autres modules pour le club de gym

Pour les adhĂ©sions et la comptabilitĂ©, c’est donc un 10/10 - comme Nadia Comăneci ! 

Ayant goĂ»tĂ© Ă  ce vent de modernitĂ© pour son club, Allain-GĂ©rald ne compte pas s’arrĂȘter en si bon chemin.

Communiquer efficacement grñce à l’emailing

L’outil d’emailing est ainsi utilisĂ© pour communiquer avec l’ensemble des adhĂ©rents. 

Si avant AssoConnect, le Club envoyait dĂ©jĂ  une newsletter, l’outil leur permet maintenant d’avoir un suivi plus prĂ©cis de leurs campagnes d’emailing et de vĂ©rifier par exemple si les emails sont bien reçus. 

Chaque entraĂźneur a dĂ©sormais un accĂšs sĂ©curisĂ© Ă  son groupe d’élĂšves depuis la plateforme du club. Ils peuvent ainsi communiquer avec eux et gĂ©rer l’appel avec les feuilles de prĂ©sence lors des cours.

BientĂŽt un nouveau site internet pour le club de gym ?

L’abonnement Ă  AssoConnect inclut l’ensemble des modules. Activer ou dĂ©sactiver un module ne donne lieu Ă  aucun changement de tarif. 

Si le Club utilise actuellement une autre solution pour son site internet, il envisage Ă  terme de le basculer sur AssoConnect pour faire de nouvelles Ă©conomies. 

gestion club gymnastique outil

Le mot de la fin pour Allain-GĂ©rald ? 

“Si on m’enlevait AssoConnect aujourd’hui, j’arrĂȘterais sans doute d’ĂȘtre bĂ©nĂ©vole. Je sais que je ne pourrais pas suivre le rythme imposĂ©, ça serait ingĂ©rable avec le si peu de bĂ©nĂ©vole qu’on a. Ou alors on rĂ©duirait drastiquement le nombre de cours et d’entraĂźneurs, et ce serait dommage pour nos enfants !“  

Un grand merci à Allain-Gérald d'avoir accepté de répondre à nos questions.



Pour en savoir plus sur le Club Gym Olivet : 

Yado
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