Diminuer les tâches administratives et se libérer du temps grâce au paiement en ligne

Le Club Gym Olivet est un club de gymnastique créé en 1885. A l’origine dédié à la gymnastique militaire, le club propose aujourd’hui six disciplines allant de la Gymnastique Artistique Féminine au Trampoline. 80% des adhérents font de la gymnastique loisir, les 20% restants sont en compétition avec de très bons résultats au niveau national. 

Cette année, le club va dépasser pour la première fois depuis sa création les 700 adhérents - une nouvelle qui réjouit Allain-Gérald, Vice Président du club depuis 2015. 

Il nous raconte les étapes décisives qui ont mené vers un tel succès. 

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Un Club de gymnastique qui s’organise pour faire face à la pénurie de bénévoles 

Des outils de gestion obsolètes et gourmands en temps

2015 est une année charnière pour le Club Gym Olivet : l’ancien bureau quitte l’association et, la même année, le club devient le troisième club de gymnastique de la région Centre-Val de Loire en nombre de licenciés. Trouver de nouveaux bénévoles pour gérer l’association devient indispensable, faute de quoi le Club devra fermer ses portes. 

Avec plus de cinquante cours sur l’année et de nombreux stages pendant les vacances scolaires, la gestion de ce Club représente un vrai défi. Papa de gymnastes, Allain-Gérald décide de s’impliquer pour permettre au Club de perdurer. 

“Je n’avais pas de prédestination particulière pour la gymnastique, mais je voulais que mes 2 filles puissent continuer à la pratiquer, je me suis donc lancé.”

Il prend la place de Vice Président et gère les inscriptions, le suivi des adhérents, et les outils numériques utilisés au sein du club de gymnastique.

La rentrée 2015 lui donne l’occasion d’expérimenter les outils mis en place par le bureau précédent… et beaucoup de fil à retordre ! 

Pour les inscriptions, le Club utilise à l’époque cogito-sport, un logiciel de gestion spécifique au domaine sportif. Ce logiciel a pour objectif de pallier le manque de bénévoles au moment de la rentrée où la charge de travail est la plus importante.

Toutefois, il présente plusieurs limites : les inscriptions sont gérées individuellement et aucun lien n’est fait avec la comptabilité, empêchant ainsi tout suivi des paiements. Par ailleurs, impossible de proposer du paiement en ligne aux adhérents avec cette solution.

Pour Allain-Gérald et les 3 autres parents bénévoles du bureau, les soirées et week-ends du mois de septembre ne sont pas de tout repos.

"Gérer 500 inscriptions, reporter les informations des adhérents, récupérer les certificats médicaux : tout cela prend du temps !"

Et c’est sans compter l’affiliation manuelle de chaque nouvel inscrit à la Fédération Française de Gymnastique. Bref, pour les parents bénévoles, la période d’inscription relève de l’exploit gymnique ! 

Une fois le périlleux mois de Septembre passé, l’histoire se répète pour chaque stage de gymnastique proposé par le club pendant les vacances scolaires - le casse-tête ne prend donc jamais vraiment fin. 

Le logiciel utilisé ne prenant pas en charge la comptabilité, le trésorier du club la gère sur un tableau Excel de son côté. Il y reporte ainsi chaque paiement, ligne par ligne, adhésion par adhésion. L’outil n’étant pas partageable, il est le seul responsable des aspects financiers. 

“Cela posait notamment des problèmes de responsabilité non partagée mais aussi un problème d’accès aux informations puisque personne d’autre ne pouvait consulter facilement ce document.“

Pour les quatre parents bénévoles du bureau qui ont tous un métier à temps plein à côté, gérer une association de cette ampleur s’apparente à un véritable exercice d’équilibriste.

Allain-Gérald décide alors d’explorer les solutions existantes qui lui permettraient de gagner en efficacité. 

Trouver de nouveaux outils pour faciliter la gestion du Club 

Allain-Gérald se rend sur le site de Solidatech, un programme de solidarité numérique qui recense sur plus de 200 solutions informatiques à tarifs préférentiels pour les associations. 

Il décide de commencer par intégrer la suite Google. Rapidement, le Club a ses propres adresses mail et des documents stockés et partagés en ligne - un premier pas vers plus d’efficacité. 

Si cette première étape est appréciée, reste le temps important passé à gérer les adhésions et inscriptions aux stages.

En poursuivant ses recherches sur Solidatech, Allain-Gérald tombe sur une présentation du logiciel AssoConnect. La possibilité de gérer du paiement en ligne intéresse particulièrement le Vice Président qui y voit une solution à ses maux. 

Avant de s’abonner, Allain-Gérald prend le temps de profiter de l’essai gratuit de 30 jours pour s’assurer de la pertinence du logiciel pour son club de gymnastique. Il vérifie ainsi certains points comme la possibilité de s’inscrire à des stages, ce que permet déjà cogito-sport. 

“J’ai posé beaucoup de questions aux équipes d’AssoConnect, on m’a répondu rapidement. Je voulais savoir dans quelle mesure je pouvais mettre en place ce logiciel au sein de notre Club.”

Les liens existants entre les différents modules d’AssoConnect finissent de convaincre le Vice Président. 

Celui fait entre les adhésions et la comptabilité est le plus apprécié : chaque nouvel inscrit via une campagne d’adhésion génère automatiquement une écriture en comptabilité. 

“Pour notre trésorier, c’est un gain de temps considérable et clairement apprécié !”

Par ailleurs, le trésorier n’est plus seul à pouvoir gérer la comptabilité : l’aspect collaboratif d’AssoConnect permet à Allain-Gérard d’avoir un aperçu en temps réel des états financiers du club. 

C’est ainsi que le Club Gym Olivet adopte AssoConnect en 2017. 

“La transition a été rapide, l'argumentaire était évident pour les bénévoles et les membres du bureau.”

70% des adhésions au club de gym via le paiement en ligne

Pas de temps à perdre pour Allain-Gérald : dès la rentrée 2017, le Club de gymnastique lance sa campagne d’adhésion sur AssoConnect. 

Jouant le tout pour le tout, les bénévoles décident de proposer à leurs adhérents le paiement en ligne. Ils anticipent d’éventuelles réticences de la part des adhérents, habitués à payer leurs cotisations en chèques ou en espèces. 

Pour accompagner ce vent de modernité, ils communiquent par mail en amont de la campagne. 

“Nous pensions que les adhérents seraient un peu frileux à l’idée de payer en ligne.”

Si le Club décide de lancer le paiement en ligne, c’est bien parce que la puissance des liens entre les modules fait gagner un temps précieux aux responsables.

Une adhésion payée en ligne génère automatiquement une écriture comptable et les informations sur l’adhérent sont créées ou mises à jour directement dans la base de données du club. Courir déposer des chèques à la banque est un lointain souvenir.  

Aujourd’hui, plus de 70% des adhésions sont payées en ligne ! 

Conséquence directe pour le trésorier : ce sont 70% de chèques en moins à remettre en banque.

Outre l’emploi du temps des bénévoles, AssoConnect allège aussi le budget de gestion du club. L’ancien logiciel coûtait plus de 1000 euros au Club, avec la solution AssoConnect, c’est entre 400 et 600 euros d’économie par an qui sont réalisées.

2019 est la 3ème rentrée avec AssoConnect. Heureuse surprise, le nombre d’adhérents atteint un record historique : 700 inscrits contre 500 en 2015. Pour Allain-Gérald, cette augmentation s’explique en partie par le passage au paiement en ligne. 

Un usage du logiciel AssoConnect qui s’étend progressivement aux autres modules pour le club de gym

Pour les adhésions et la comptabilité, c’est donc un 10/10 - comme Nadia Comăneci ! 

Ayant goûté à ce vent de modernité pour son club, Allain-Gérald ne compte pas s’arrêter en si bon chemin.

Communiquer efficacement grâce à l’emailing

L’outil d’emailing est ainsi utilisé pour communiquer avec l’ensemble des adhérents. 

Si avant AssoConnect, le Club envoyait déjà une newsletter, l’outil leur permet maintenant d’avoir un suivi plus précis de leurs campagnes d’emailing et de vérifier par exemple si les emails sont bien reçus. 

Chaque entraîneur a désormais un accès sécurisé à son groupe d’élèves depuis la plateforme du club. Ils peuvent ainsi communiquer avec eux et gérer l’appel avec les feuilles de présence lors des cours.

Bientôt un nouveau site internet pour le club de gym ?

L’abonnement à AssoConnect inclut l’ensemble des modules. Activer ou désactiver un module ne donne lieu à aucun changement de tarif. 

Si le Club utilise actuellement une autre solution pour son site internet, il envisage à terme de le basculer sur AssoConnect pour faire de nouvelles économies. 

Le mot de la fin pour Allain-Gérald ? 

“Si on m’enlevait AssoConnect aujourd’hui, j’arrêterais sans doute d’être bénévole. Je sais que je ne pourrais pas suivre le rythme imposé, ça serait ingérable avec le si peu de bénévole qu’on a. Ou alors on réduirait drastiquement le nombre de cours et d’entraîneurs, et ce serait dommage pour nos enfants !“  

Un grand merci à Allain-Gérald d'avoir accepté de répondre à nos questions.

Pour en savoir plus sur le Club Gym Olivet : 

• leur site internet : www.gymolivet.fr
• leur page Facebook : www.facebook.com/gymolivet