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Faire passer une Fédération et ses antennes dans l'ère de la gestion numérique

Yado

Créée en 1970, la Fédération Musicale de l’Essonne poursuit depuis plusieurs décennies le même but : promouvoir la pratique musicale amateur dans la région. Aujourd’hui, 17 associations sont adhérentes à la Fédération. 

En 2019, Nicolas Belverge, président de la Fédération depuis un an, se fixe pour objectif d’accompagner les associations adhérentes dans leur gestion comptable, une comptabilité rigoureuse conditionnant l’obtention de nombreux soutiens financiers. 

Outre son rôle de Président de la Fédération, Nicolas est également à la tête d’un des orchestres adhérents. Fort de cette double casquette, il explique comment AssoConnect répond aux besoins des deux niveaux de gestion

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Une comptabilité et une gestion des adhérents fastidieuse, faute d’outils uniformes

Membre du Conseil d’Administration depuis plusieurs années, Nicolas accentue son engagement associatif et prend la suite de l’ancien Président de la Fédération en 2018. Son objectif : continuer à valoriser la pratique musicale en Essonne

A sa prise de fonction, la comptabilité de la Fédération et la gestion des orchestres adhérents se font sur papier et Excel. 

Dans le cadre de son orchestre, Nicolas gère la comptabilité avec une deuxième personne. Chacun a son fichier sans avoir accès à celui de l’autre. Résultat : ce sont des allers-retours sans fin pour obtenir une information comptable fiable

Nicolas rêve d’un outil pour la Fédération et son orchestre où toutes les personnes impliquées dans la gestion pourraient retrouver l’ensemble des informations au même endroit et apporter des modifications quand nécessaire. 

Avec Joël, président de la Société Musicale d’Arpajon, elle aussi adhérente à la Fédération, Nicolas découvre différents logiciels en ligne, qui permettent de ne pas s’enfermer dans l'utilisation d’un logiciel en dur.

Parmi ses logiciels : AssoConnect

“AssoConnect avait l’air plus sympa à utiliser. Et la possibilité de l’essayer gratuitement pendant un mois nous a permis de le tester chacun de notre côté, d’entrer des données, etc.”

Pour les deux orchestres, pionniers dans l’utilisation du logiciel, la transition des anciens outils vers AssoConnect se déroule facilement

“On a eu des questions bien sûr, mais on a trouvé l’ensemble de nos réponses sur l’aide en ligne. On a également été accompagnés au début avec des démonstrations de l’outil, et puis nous avons assisté à des webinaires en ligne.”

Après avoir testé l’outil comptable pour les orchestres, Nicolas envisage d’utiliser AssoConnect et son module de comptabilité pour la Fédération.

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AssoConnect un logiciel qui joue sur différentes gammes et différents niveaux

Un des éléments décisifs dans le choix d’AssoConnect est le fait qu’AssoConnect s’adapte au fonctionnement des associations en réseaux et des fédérations. Que la tête de réseau ait besoin de consolider les informations au niveau central, ou que les antennes soient indépendantes, le logiciel s’adapte ! 

La Fédération musicale de l’Essonne décide donc d’utiliser AssoConnect pour sa comptabilité, et rend disponible l’outil à 10 des ses adhérents. Chaque ensemble musical ou orchestre a donc accès à l'ensemble des différents modules d’AssoConnect, avec l’outil de comptabilité au premier plan. 

Les associations adhérentes étant indépendantes juridiquement de la Fédération, nul besoin de consolider la comptabilité au niveau de la tête de réseau : chaque association gère sa comptabilité en toute autonomie. 

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Mettre la comptabilité au diapason pour la Fédération et ses associations adhérentes 

Pour la Fédération, l’objectif est clair : mettre sa comptabilité aux normes et permettre aux associations adhérentes de faire de même. Sans cela, elle prend le risque de se couper de nombreux financements publics indispensables à ses activités.

“Pour la Fédération, c’était un enjeu central que l’on repoussait depuis plusieurs années. On sait maintenant qu’on est à jour vis-à-vis de la Commune et du Département pour les demandes de subventions notamment.”

La prise en main de la comptabilité commence par la possibilité de choisir un niveau d’expertise pour avoir une comptabilité adaptée aux compétences de chacun.

Nicolas choisit le niveau Panda, pour les associations adhérentes, comme pour la Fédération. 

“Je n’ai pas de formation comptable alors j’ai suivi les webinaires que proposait  AssoConnect sur la comptabilité. Des notions comme le rapprochement bancaire m’échappaient. Une fois les formations suivies, tous ces éléments étaient beaucoup plus clairs ! Au total, j’ai dû y consacrer six heures maximum au début, et maintenant, ce n’est que du gain de temps !”

En effet, Nicolas découvre bien vite les liens existants entre les différents modules d'AssoConnect. Quelqu’un adhère à l’association ? L’écriture en comptabilité se génère automatiquement, plus besoin de la saisir manuellement. 

Pour Nicolas, l’outil AssoConnect est intuitif et simple : les associations pourront donc y tenir leur comptabilité dans les règles de l’art et en peu de temps.

AssoConnect génère automatiquement tous les documents comptables : bilan, compte de résultat, etc. Bref, tout ce qu’il faut pour monter un dossier de subventions sans fausse note ! 

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Simplifier la gestion des adhérents 

L’usage d’AssoConnect ne s’arrête pas à la comptabilité pour la Fédération et ses associations adhérentes. 

Aujourd’hui, ces dernières commencent à importer leurs bases de membres sur AssoConnect depuis un simple tableau Excel

Désormais, les responsables associatifs ont accès aux membres de leur orchestre à n’importe quel moment et peuvent communiquer avec eux si nécessaire. Chaque adhérent a sa fiche profil avec des informations comme la marque ou le numéros de série de son instrument, et peut même mettre à jour ses informations.

La fonction fétiche de Nicolas pour la Fédération et son orchestre est définitivement la recherche par filtre sur la base de membres.  

“Sur AssoConnect, on peut segmenter sa base de membres en groupes. Je peux retrouver et contacter un membre en fonction de l’ensemble musical auquel il appartient ou de l’instrument de musique qu’il pratique.”

Avant, Nicolas gérait tout cela sur Excel, ce qui demandait des mises à jour en permanence.

Sur AssoConnect, les mises à jour des informations des adhérents se font automatiquement. Ainsi, un adhérent de la Société Musicale d’Arpajon peut mettre à jour sa fiche profil en ligne, pour renseigner un changement d’adresse par exemple. Automatiquement, les administrateurs de l’orchestre ont accès à ces nouvelles informations, de même que les administrateurs de la Fédération : les données remontent au niveau supérieur.

Pour la rentrée, la Fédération change son fonctionnement.

Terminées les campagnes d’adhésion sur plusieurs mois avec formulaire papier et paiement par chèque. Désormais, la Fédération propose les adhésions en ligne avec la collecte d’informations via un formulaire qui met à jour la base de membres. Pour le paiement, de nouvelles modalités sont proposées : paiement en ligne ou virement. 

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Moins de temps à pianoter sur un ordinateur, plus de temps pour pianoter tout court 

Nicolas le constate chaque jour : les gains liés à l’utilisation d’AssoConnect sont multiples pour la Fédération

“Le gain de temps est évident pour nous. Le simple fait que les modules soient connectés est essentiel. On enregistre une adhésion et hop, plus besoin de saisir l’écriture en comptabilité.”

Un autre élément essentiel aux yeux du Président est l’aspect collaboratif de l’outil : la Fédération travaille aujourd’hui à plusieurs mains sur AssoConnect. Un avantage qui donne à tous la possibilité d’accéder à la plateforme, d’envoyer des emailings, …

Et il en est de même pour chaque association adhérente ! 

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Promouvoir la pratique musicale avec un site internet haut de gamme

Difficile de promouvoir la pratique musicale sans l’illustrer au travers d’un site internet

La Fédération a montré l’exemple en re-créant son site internet avec AssoConnect. Le système de glisser-déposer simple d’utilisation permet à Nicolas de faire évoluer son site internet s’il le souhaite. 

“Je dirais qu’il m’a fallu environ une heure pour prendre en main le module Site internet, le temps de comprendre le principe. Après, ça a été très rapide. Le plus pour nous, ce sont les articles de blog. En quelques clics, on publie des informations à destination de nos adhérents.”

Nicolas invite toutes les associations adhérentes à créer à leur tour leur site internet personnalisé. Cela leur permettra de diffuser leur campagne d’adhésion, d’informer des prochains concerts, publier des photos et vidéos, etc.

De multiples manière de mettre en lumière leurs activités et talents !  

“Dans la même veine, AssoConnect donne accès à un outil de communication très puissant et simple à utiliser. Par rapport à une gestion via gmail, c’est nettement plus pratique.”

Sur le module d’Emailing, les associations peuvent créer des listes de diffusion spécifiques en fonction de critères : adhérents, newsletter ou acteurs publics. Liées à la base de données, les informations de contact sont toujours à jour. L’outil donne accès à des statistiques : taux d’ouverture, taux de clics, tout y est.

Joël, le président de la Société Musicale d’Arpajon, partage l’enthousiasme de Nicolas : l’adoption d’AssoConnect est complète !

Il valide même l’utilisation de l’outil en lançant un sondage via AssoConnect auprès de ses adhérents : près de 70% de taux de participation, preuve pour lui que les gens s’intéressent à l’outil et le prendront en main. 

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Le mot de la fin du Président de la Fédération Musicale

“AssoConnect est un logiciel pratique et très intuitif, on a vraiment trouvé un système qui nous fait gagner du temps ! Si on m’enlevait AssoConnect aujourd’hui je ne serais pas content du tout, ça serait un gros retour en arrière pour nous. D’ailleurs, si vous le retirez à notre trésorier, je vous préviens : il vous appellera immédiatement !”

Un grand merci à Nicolas d'avoir accepté de répondre à nos questions.

Yado
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