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Un outil comptable efficace pour les 720 antennes d'une fédération nationale

Yado

Créée en 1983, la FNSMR, Fédération Nationale du Sport en Milieu Rural, a pour mission d'animer et de développer le milieu rural par le biais de la pratique sportive de loisirs accessibles à tous. La Fédération compte aujourd'hui plus de 720 associations locales regroupant plus de 50 000 licenciés.

Fin 2018, la FNSMR mène un audit auprès de ses clubs au niveau des outils de gestion. De cette enquête remonte principalement une forte hétérogénéité des outils utilisés mais également plusieurs besoins notamment en comptabilité et en communication.

Convaincu de son rôle de facilitateur pour ses associations, la FNSMR a exploré les différents outils disponibles sur le marché. Chacun couvrant très souvent un besoin spécifique, la FNSMR découvre alors AssoConnect qui regroupe de nombreux outils permettant de simplifier la vie des associations. Ajouté à cela un service d'accompagnement dédié, AssoConnect s'imposait comme l'outil idéal. 

En 2019 naît le partenariat entre AssoConnect et la FNSMR. Celui-ci permet aux associations de la FNSMR de bénéficier d'une remise de 40% à laquelle la FNSMR ajoute une prise en charge de 60€ pour les 100 premières associations.

cas client assoconnectv federation sportiveDans le cadre de ce partenariat, nous avons rencontré Bénédicte, trésorière du Comité des Sports et Loisirs de Bullion (CSL Bullion). Bénédicte a découvert AssoConnect avant même que le partenariat ne soit mis en place avec la FNSMR.

Elle nous raconte les changements décisifs engendrés par la mise en place d'AssoConnect.

 

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Un club avec de nombreuses activités … et de nombreux outils de gestion !

Regroupant plusieurs hameaux, Bullion compte aujourd’hui plus de 2000 habitants. Depuis 1965, le CSL Bullion propose aux habitants du coin de nombreuses activités allant de la pratique sportive aux sorties culturelles : tous les âges et tous les goûts y trouvent leur compte.

En plus de ces activités, le CSL Bullion organise les "Quatre jours de Bullion" à l’Ascension. Lors de cet événement, les nombreuses associations présentes proposent des activités, à l’instar du CSL qui organise un rallye pour les plus jeunes, un barbecue, et plusieurs goûters, mais aussi une brocante, et un parcours VTT. Ces deux derniers événements commencent aujourd’hui à être réputés dans la région. 

Avec toutes ces activités et plus de 450 adhérents, la gestion de l’association est un vrai challenge. 

Fin 2016, la trésorière annonce son départ du CSL en raison des difficultés de gestion. En effet, le fonctionnement de l'association est alors bien complexe, avec de nombreux outils : un logiciel pour la comptabilité, un autre pour les fiches de paies, des adhérents gérés sur un fichier Excel, Mailchimp pour la communication, etc.

Difficile d’y voir clair et de trouver la bonne information au bon moment.  

Avec le départ de la trésorière, le bureau décide de se réorganiser. Un groupe de trois personnes, dont Bénédicte et Aurélie, décide de chercher un outil qui leur permettrait de résoudre la plupart de leurs problèmes de gestion. En tant que présidente adjointe, Aurélie gère avec Bénédicte les adhésions et la communication. 

“Nous avons élaboré un cahier des charges avec les éléments les plus importants pour nous, ceux optionnels et le budget que nous souhaitions consacrer à un outil. En commençant à chercher sur internet, AssoConnect nous est rapidement apparu comme l’outil répondant le plus à nos critères.”

Le fait que chaque personnes ait accès à son espace sur le logiciel et puisse travailler à distance était un élément essentiel pour le club.

Le président s’en sert aujourd’hui pour trouver les informations dont il a besoin sur la comptabilité ou les adhérents : plus besoin de demander à droite ou à gauche, il trouve tout directement sur la plateforme. 

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Un point de départ : simplifier la gestion comptable 

Avant de basculer toute la comptabilité sur AssoConnect, Bénédicte teste le module à fond. 

“Pour s’assurer que l’outil fonctionnait parfaitement, on a tenu pendant un an une double comptabilité : sur Excel et sur le logiciel, pour être certaines de retomber sur nos pattes. Verdict : fin 2018 notre comptabilité était tout à fait en ordre ! L’ancienne trésorière qui venait de partir a vu AssoConnect et nous a même dit “Tout compte fait, je vais peut-être même m’y remettre”! ”

Bénédicte ayant pris en main AssoConnect dans les premières, elle décide de reprendre le poste de trésorière. 

“Je n’ai pas de formation comptable, je suis médecin, c’est bien la preuve que le module comptable est à la portée de tous !” 

Le temps gagné en comptabilité et sa simplicité finissent par convaincre le conseil d’administration de prendre AssoConnect.

La comptabilité se tient maintenant au fur et à mesure de l’année.

“Pour la première fois, la comptabilité peut être clôturée en août, on ne court plus après le temps.”

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Passer d’Excel à une vraie base de données pour gérer ses adhérents 

Après la comptabilité, c’est la gestion des adhérents qui prend un coup de jeune ! 

Terminé Excel, le CSL Bullion intègre ses adhérents via AssoConnect

Aurélie paramètre correctement AssoConnect en fonction des informations récoltées via les fiches d’inscription. 

Elle peut maintenant filtrer la base de membres en fonction des cours que suivent les adhérents et les contacter directement depuis AssoConnect.

Si un cours est annulé par exemple, notifier les personnes concernées prend quelques minutes tout au plus. La base de données permet également de repérer les manquements dans les dossiers d’inscription. 

“Il pouvait nous arriver de nous rendre compte que nous n’avions pas tous les certificats médicaux des adhérents. Avec AssoConnect, en deux clics, les personnes n’ayant pas fourni leur certificat sont identifiées et nous les contactons.”

Cerise sur le gâteau : l’écriture en comptabilité est saisie automatiquement

"Plus besoin de double saisie, quand je crée la fiche de mon adhérent, je choisis ensuite sa formule via le module Adhésion et l’écriture en comptabilité est générée."

Grâce à AssoConnect, le CSL Bullion a également créé un espace personnel où chaque adhérent peut accéder à ses factures et reçus quand il le souhaite. 

“Un vrai gain de professionnalisme pour le CSL.”

Le CSL ne propose pas encore les adhésions en ligne, les nombreux systèmes de réduction complexifiant les formules d’adhésion, mais Bénédicte a conscience des gains que cela pourrait permettre. 

“Il faudrait sans doute que l’on clarifie nos formules, cela nous permettrait de mettre en ligne nos campagnes d’adhésion pour permettre à ceux qui le souhaitent de s’inscrire directement sur notre site. Même si cela ne concerne que la moitié de nos adhérents, 350 inscriptions à ne pas gérer à la main, c’est énorme pour des bénévoles. C’est réellement l’étape suivante pour nous.”

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Donner de l’autonomie à ses bénévoles pour gagner en efficacité 

Aujourd’hui, plus d’une dizaine de personnes utilisent l’outil.

Cela a ouvert le champ des possibles pour le CSL qui, en exploitant à fond AssoConnect, a refait son site internet et amélioré sa communication à destination de ses adhérents

Pour Bénédicte, tout cela s’est notamment fait grâce à l’outil qui donne plus d'autonomie à chacun des bénévoles. 

AssoConnect donne ainsi la possibilité de nommer les professeurs administrateurs de leur groupe. Tous les professeurs n’utilisent pas encore cette fonction, mais pour ceux qui le font, c’est une réussite et un gain de temps évidents

“Un nouveau professeur vient de nous rejoindre, je lui ai donné l’accès à son groupe d’adhérents. Il peut les contacter, les informer s’il ne pourra pas être là au dernier moment ou leur donner des informations pratiques pour le prochain cours. Ce n’est plus aux bénévoles de gérer ces aspects.”

Il en est de même pour la commission culture. Cette commission est en charge de l’organisation des sorties culturelles pour les adhérents. Avec AssoConnect, la commission gère de façon autonome la communication avec les adhérents et le suivi des inscriptions. 

Le site internet se met aujourd’hui beaucoup plus facilement à jour. Le CSL y partage régulièrement des informations et a même créé un espace réservé au Conseil d’administration pour partager des comptes rendus des réunions et autres documents utiles. 

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Le mot de la fin pour Bénédicte 

"AssoConnect est un logiciel fonctionnel et intuitif qui convient à des débutants comme à des confirmés ! L’aspect collaboratif est central pour nous, il permet de mieux s’organiser en interne, de mieux répartir les tâches. Si on m’enlève AssoConnect aujourd’hui ? Je vous tords le cou ! (rires) Non, disons que je renoncerais à mon poste de trésorière, ou alors je partirais à la recherche du même outil !"

Un grand merci à Bénédicte d'avoir accepté de répondre à nos questions.

Yado
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