Gérer ses adhésions efficacement grâce à l’offre Liberté AssoConnect

Depuis 1995, l’association Gym Plaisir Frouzins est l’un des piliers de la vie sportive et culturelle de la petite ville dont elle porte le nom, située non loin de Toulouse.

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, à Gym Plaisir Frouzins, il y a certes de la gym, mais pas seulement ! Les 500 adhérents ont accès à 28 heures de cours hebdomadaires dans une dizaine de disciplines différentes, de la gym douce à la zumba en passant par la marche nordique.

Dès sa première année en tant qu’adhérent, Alain Rosello a souhaité s’investir au sein du club, plus particulièrement à la présidence. Il s’est présenté suite à l’appel à candidature lancé par l’association à l’occasion du renouvellement de bureau, en 2016.

Cadre hospitalier à la retraite, l’un de ses grands projets des dernières années a été la digitalisation du club, notamment en ce qui concerne les adhésions. Il nous explique pourquoi il a choisi de faire confiance à l’offre Liberté d’AssoConnect.

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Du papier au numérique : la découverte d'AssoConnect

Avant l’arrivée d’Alain à la présidence, c’est le système du bulletin d’adhésion papier qui prévalait. Les adhérents devaient le remplir et le retourner lors des permanences d’inscription tenues par le bureau, accompagné du ou des chèques pour régler leur cotisation.

"Je suis passionné par l’informatique. Quand je suis arrivé à la présidence, la nouvelle secrétaire s’est révélée être elle aussi informaticienne de métier ! Tous les deux, nous avons voulu moderniser l’association."

Leur choix d’évoluer vers une solution digitale a toutefois mis quelque temps à se concrétiser. Entre méfiance du bureau et essais infructueux, il a fallu à notre duo plus de cinq ans pour trouver la solution idéale pour leur association.

"L’an passé, nous avons fait un test avec HelloAsso, mais les résultats ne nous convenaient pas, alors nous n’avons pas continué."

Également président du club omnisports de la ville voisine, Alain connaissait déjà la version complète d’AssoConnect, que le club utilisait grâce au partenariat avec la Fédération Française des Clubs Omnisports (FFCO). 

"Mon autre club utilisant l’offre Sérénité, je connaissais le fonctionnement de l’outil et j’ai pensé que l’offre Liberté pourrait suffire à subvenir aux besoins de gestion de Gym Plaisir Frouzins."

Ce choix était donc avantageux pour Alain, qui avait déjà une bonne connaissance de la plateforme, mais aussi pour sa secrétaire, qui en a rapidement compris le fonctionnement. Ces arguments, ainsi que les webinaires gratuits proposés par AssoConnect, lui ont permis de vaincre les réticences de ses collègues.

Le retour des adhérents post-Covid facilité par les adhésions en ligne

L’une des fonctionnalités les plus importantes pour le club Gym Plaisir Frouzins est le module de gestion des adhésions.

"Nous avons été très agréablement surpris, car 80% de nos membres ont adhéré en ligne, même parmi les plus anciens. Aujourd’hui, nous avons atteint notre objectif en termes de nombre d’adhérents, et les nouvelles adhésions continuent d’arriver ! C’est vraiment un franc succès."

Une fois la campagne d’adhésion créée, le club a choisi de la diffuser sur deux canaux : par mail, à tous ses anciens adhérents, ainsi que directement sur son site internet. Alain ne s’attendait pas à un tel engouement pour cette nouvelle méthode… et il en est ravi !

"Il y a énormément d’avantages à cette solution : zéro papier, pas besoin d’être présent aux permanences d’inscription... En plus de ça, avec les restrictions sanitaires liées au Covid, c’était un avantage car il n’y a pas eu de contact physique."

Les adhérents n’ont pas été les seuls à avoir apprécié cette première expérience. Du côté du bureau du club, les adhésions en ligne ont permis un gain de temps et d'énergie sans précédent.

"Incontestablement, il y a eu une économie de temps en passant à AssoConnect. Avant, il nous fallait dix demi-journées d’inscription, avec le besoin d’avoir au moins cinq personnes mobilisées, contre seulement deux maintenant."

Le nombre de retours négatifs sur cette nouvelle méthode étant largement minoritaire, Alain en tire un bilan très encourageant.

Le succès immédiat du paiement en ligne

Une autre fonctionnalité s’est révélée particulièrement appréciée par les adhérents de Gym Plaisir Frouzins : le paiement en ligne.

Lors de l’ouverture de sa plateforme AssoConnect, Alain a tout de suite choisi d’activer le paiement en ligne. Il a pu utiliser cette fonctionnalité après avoir fait certifier le compte en ligne de son club. Guidé pas à pas à travers cette étape, il a rapidement pu démarrer la collecte des paiements.

"Le plus dur, c’est de valider le compte en ligne, il faut vraiment que tout soit nickel dans les documents que l’on transmet. Pour cela, l’assistance d’AssoConnect m’a bien aidé."

Grâce à l’offre Liberté d’AssoConnect, le club a pu proposer plusieurs moyens de paiement, dont le choix est laissé à chaque adhérent au moment de régler son adhésion.

"Les moins de 60 ans ont opté pour le paiement en ligne. De leur côté, les plus âgés ont pour l’instant préféré continuer à payer par chèque."

Le club a également décidé de mettre en place le système du pourboire, l’une des nouveautés 2021 d’AssoConnect. Il permet à l’adhérent de prendre en charge, s’il le souhaite,  les frais de transaction à la place de l’association. Malgré une petite appréhension, Alain note de très bons retours sur ce système.

"On a voulu mettre en place le fonctionnement par pourboire, pour couvrir nos frais liés au paiement en ligne. On craignait que les personnes ne comprennent pas qui recevait le pourboire, mais non ! Les adhérents étaient contents de pouvoir payer en ligne et donc ils le faisaient savoir par ce biais !"

La suite de l'aventure AssoConnect pour l'association

Depuis notre entretien avec Alain, le club a retrouvé ses 500 adhérents. La campagne d’adhésion s’est donc révélée être une vraie réussite.

Alain est très satisfait de l’utilisation de l’offre Liberté d’AssoConnect. Si, à ce jour, il utilise essentiellement le module Adhésions pour son association, il n’exclut pas l’utilisation d’autres fonctionnalités dans le futur.

"L’offre Liberté d’AssoConnect répond bien aux besoins des associations. Elle est spécifique aux adhésions, ce qui nous va très bien, même si on aimerait à terme passer à l’offre Sérénité !"

Pour permettre à ses adhérents de profiter d'activités à moindre coût, l’association Gym Plaisir Frouzins a néanmoins préféré continuer avec l’offre Liberté cette année. 

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Merci beaucoup à Alain pour son témoignage !