Comment un club de hockey s’est doté d’un nouveau site internet pour ses adhésions et sa boutique en ligne

Depuis 1920, la Fédération Française de Hockey est l'instance qui gère le Hockey sur Gazon et le Hockey en Salle. Elle rassemble plus de 174 Clubs soit près de 18 000 licenciés. Pour assurer le lien entre la Fédération et les clubs affiliés, 13 ligues et 33 comités départementaux maillent le territoire.  

Dans le cadre de son projet Fédéral, la FFH a recensé auprès de ses clubs et licenciés un certain nombre de besoins et attentes. Pour y répondre, des engagements ont été pris et plusieurs dispositifs mis en place. Le “service aux clubs” en fait partie ; une structure qui a vocation à accompagner les clubs, les conseiller ou encore mettre des outils de gestion à leur disposition. 

Dans cette démarche, en 2018, la Ligue Hauts-de-France cherche un logiciel pour ses clubs sous l’impulsion de son directeur Laurent Frappart. Les échanges avec AssoConnect débutent en 2018. Les mois qui suivent voient naître un premier partenariat donnant une réduction à l’ensemble des clubs des Hauts-de-France. Très vite, la Ligue fait part de son travail avec AssoConnect à la Fédération qui se penche à son tour sur le sujet. 

En 2019, les échange débouchent sur un partenariat au niveau national pour l’année 2020 : la Fédération propose à l’ensemble de ses clubs une réduction de 15% sur leur abonnement. Avec ce partenariat, elle se positionne comme acteur de l’accompagnement des clubs en leur proposant un outil qui simplifie leur gestion. 

Nous nous sommes entretenus avec Sandrine Louis, qui travaille au sein du Club Iris Hockey Lambersart. Elle nous explique concrètement en quoi le logiciel AssoConnect facilite ses tâches quotidiennes et la gestion globale du club. 

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Un premier enjeu pour le club de hockey : un site internet sécurisé pour adhérer et vendre des produits en ligne 

Le Club Iris Hockey Lambersart existe depuis 1941.

Regroupant 450 adhérents, le club a, au fil des ans, élargi ses actions : ouverture en 2013 d’une équipe hockey sur fauteuil, développement du hockey féminin, participations à des compétitions internationales, etc. 

Pour s’organiser face aux différents enjeux du club, l’équipe d’une vingtaine de bénévoles s’est répartie en différents pôles : comptabilité, partenariats, secrétariat, etc.

Salariée du club, Sandrine s’occupe de toute la gestion administrative (adhésions, prise de licence, courrier), du site internet et des réseaux sociaux. Lors de son arrivée en 2015, le club n’utilise pas AssoConnect. 

Le site internet n’est plus à jour et empêche de mettre en place des nouveautés comme la vente de produits. 

“Nous vendons quelques produits mais c’était impossible pour nous de les proposer sur notre site internet, trop obsolète pour avoir du paiement en ligne sécurisé. Le site se faisait d’ailleurs régulièrement pirater.”

C’est dans ce cadre que le Président du Club Iris Hockey Lambersart, également président de la Ligue, s’intéresse à AssoConnect et décide d’adopter la solution pour la Ligue et le club. 

“Le site internet de la Ligue avait aussi besoin d’un coup de jeune. On a fait d’une pierre deux coups. C’est d’ailleurs de là qu’est parti le premier partenariat entre AssoConnect et la Ligue Hauts-de-France.”

Après un mois d’essai gratuit, le club décide d’adopter AssoConnect. Cela fait maintenant deux ans qu’il l’utilise.

Les premiers pas du club sur AssoConnect

“Les premiers besoins pour le club étaient de moderniser notre site internet, de simplifier le système d’adhésion et de proposer une boutique en ligne.”

Le site internet est très rapidement basculé sur AssoConnect. 

“C’est allé très vite, notre premier contact date de mars 2018 et l’on voulait que tout soit prêt en mai pour la rentrée sportive. Le jour où on a pris AssoConnect, le site internet était prêt et les campagnes d’adhésion également.”

Pour faciliter la transition, et fidèle à son organisation, le club lance un pôle numérique qui a pour objectif d'organiser le passage sur AssoConnect, qui se passe ainsi en douceur. 

“J’ai pris en main AssoConnect avec un autre bénévole du pôle numérique. Il a fait l’architecture du site internet et paramétré la campagne d’adhésion. Aujourd’hui, si j’ai une question, je fais appel à l’équipe d’AssoConnect ou à lui.” 

Le site internet du club de hockey est ainsi modernisé. Les adhérents peuvent adhérer au club, faire leurs achats de matériel sportif, y retrouver les prochains événements et s’y inscrire, consulter les plannings d’entraînement, etc. 

“Le site internet est maintenant sécurisé, ce qui nous permet de collecter du paiement en ligne, enfin ! Nos adhérents ont même un espace membre qui leur est dédié où ils peuvent consulter un certain nombre de documents.”

En parallèle du lancement du nouveau site, le pôle numérique décide de simplifier la gestion des adhésions à la rentrée sportive, jusqu’alors fastidieuse. 

“Les sportifs ne pouvaient pas adhérer ni payer en ligne. Je gérais à la main les fiches d’inscription et différents moyens de paiement, chèques et espèces. Je devais faire de nombreuses relances avant de récupérer l’ensemble des cotisations.”

Ensuite, les adhérents étaient centralisés sur un fichier Excel qui permettait également de suivre les demandes de produits, notamment les numéros de maillot.

“Pour la transition, nous avons importé nos adhérents directement dans AssoConnect. Cette année, plus de 200 sportifs sont passés par le site internet pour leur adhésion, c’est autant de fiches d’inscription que je n’ai pas à collecter et saisir dans Excel. Et plus de la moitié ont payé par carte bancaire : c’est plus de 100 chèques en moins à gérer !”

Pour les adhérents ne passant pas par le site internet, Sandrine continue de collecter les fiches d’inscriptions et les reporte ensuite dans AssoConnect. 

“Pour l’ensemble des adhérents, je fais le suivi du paiement sur AssoConnect qui me permet en quelques clics de retrouver les personnes n’ayant pas réglé leur cotisation. Ça simplifie considérablement les relances.”

La base de données d’AssoConnect leur permet de centraliser l’ensemble des informations des adhérents à un endroit, comme les cours suivis ou les autorisations parentales.

“Cela nous a permis de gagner en rigueur sur la gestion des adhésions et de nos adhérents.”

Une boutique en ligne à la disposition des adhérents et la mise en place d’une newsletter 

Un enjeu pour le club était de proposer l’achat en ligne d’un certain nombre de produits aux couleurs du club : casquettes, vestes, chaussettes, etc. 

“Il y a quelques années, un bénévole a développé une boutique en ligne. Malheureusement, elle est  rapidement devenue inexploitable à son départ. D’autant plus que le site internet ne permettait pas de payer sur internet.” 

La boutique en ligne proposée par AssoConnect est très vite adoptée, juste après la mise en ligne du nouveau site internet. Le club propose maintenant ses produits sur son site avec la possibilité de payer en ligne de manière complètement sécurisée. 

Une autre utilisation d’AssoConnect pour le Club Iris Hockey Lambersart ?

“On a pu créer une newsletter et l’exploiter de manière efficace. Auparavant, on était sur Mailchimp et je devais importer à chaque fois les adresses mails des adhérents. Maintenant, le lien se fait automatiquement : mes adhérents sont dans ma liste de diffusion et je n’oublie personne.” 

A ce jour, le Club n’utilise pas le module comptable. Toutefois, Sandrine n’exclut pas le passage sur AssoConnect à terme. 

“Dans la mesure où la grande majorité de nos écritures correspondent à nos adhésions et aux ventes de la boutique, et que tout cela se génère automatiquement via AssoConnect, une grosse partie du travail est déjà faite.” 

Le mot de la fin pour Sandrine

“Le logiciel est extrêmement pratique, le côté tout-en-un a séduit le club. Les fonctionnalités qui nous plaisent tout particulièrement sont les campagnes d’adhésion en ligne et l’outil de communication. Si on nous enlevait AssoConnect demain ? Ah non ! Pas possible, ça serait bien dommage !”

Un grand merci à Sandrine d'avoir accepté de répondre à nos questions.

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