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Optimiser la gestion des dons et la relation aux donateurs pour une Fondation

Yado

En 1983, Leïla Fodil, une petite fille algérienne, vient en France recevoir des soins à l’hôpital pour une leucémie. Pendant son hospitalisation, elle est accueillie par un couple français, Marie et Jean-Bernard Joly. La maladie l’emporte malheureusement 18 mois plus tard. Profondément affectés, le couple et leur trois enfants fondent en 1992 la Fondation Leïla Fodil en son souvenir. Sa mission : contribuer à l’amélioration de la santé des enfants dans les pays en développement

Depuis près de 30 ans, la Fondation met en place de nombreuses actions principalement au Mali et au Vietnam centrées autour de la santé et l’éducation des mères et des enfants : scolarisation d’enfants, constructions hospitalières, éducation sanitaire, … 

Cela fait désormais deux ans que la Fondation Leïla Fodil utilise AssoConnect. Martine Faury, secrétaire administrative de la Fondation au Mali, nous raconte.

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Un fonctionnement au papier crayon 

La Fondation Leïla Fodil met en place de nombreuses actions au Mali : construction d’établissements de santé, bourses de scolarisation, rénovation d’écoles, etc. Ainsi, plus de 450 enfants parmi les plus pauvres de Ségou (l'une des villes les plus peuplées de la région), sont scolarisés grâce à la Fondation.

Un système de dons et de parrainage permet chaque année la scolarisation de nouveaux enfants depuis la primaire jusqu'à l'université, la formation professionnelle, une école des aveugles à Ségou au Mali mais également au Vietnam, le suivi d'un programme de diffusion de la planification familiale naturelle.

En tant que secrétaire, Martine se charge notamment du suivi des enfants scolarisés, de l’enregistrement des parrains, de l’envoi des reçus fiscaux ou encore de la communication avec les parrains. Et la liste est encore longue !

Malgré une vie associative exemplaire derrière elle, gérer de front toutes ces tâches est un vrai challenge pour Martine.

A son arrivée dans la Fondation, la gestion se fait encore sur papier. Martine consigne ainsi tout dans de nombreux cahiers. Au lancement de l’activité au Mali, la Fondation ne scolarise que deux classes d’élèves, le fonctionnement “artisanal” reste donc possible. Avec le développement de l’activité et des élèves allant de la maternelle à l’université, la gestion devient un défi de grande ampleur pour Martine.

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Troquer les feuilles de papier pour le logiciel AssoConnect 

En 2017, André Joly, l'un de membres fondateurs de la Fondation, découvre AssoConnect et encourage Martine à l’utiliser. 

C’est le module Dons qui les intéresse en premier lieu. 

André s’occupe de la prise en main du logiciel. Formé par l’équipe AssoConnect, il forme à son tour Martine pour qu’elle puisse utiliser l’outil. Cette découverte du logiciel se fait en parallèle d’une hausse importante du nombre d’élèves scolarisés grâce à la Fondation. L’accroissement de la charge de travail convainc Martine d’adopter l’outil qui lui offre un gain de temps considérable.

Le nombre d’élèves et donc de parrains devenait trop important. Il fallait trouver un outil pour nous aider et nous faire gagner du temps.

AssoConnect est rapidement adopté par le reste de l’équipe. 

Outil collaboratif, plusieurs personnes ont accès à la plateforme et l’utilisent pour gagner du temps au quotidien. 

La prise en main de l’outil a été assez simple pour l’équipe, même pour moi qui ne suis pas une professionnelle de l’informatique et qui n’ai rien appris là-dessus étant jeune.

C’est le cas par exemple de la personne en charge de la relation avec les donateurs. Elle peut désormais actualiser régulièrement sa base de contacts, gérer les listes des anciens donateurs et accéder à leurs informations rapidement

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Communiquer facilement avec ses donateurs en segmentant sa base de données

Aujourd’hui, plus de 1200 personnes sont gérées via le module de Gestion des membres sur AssoConnect.

Nous avions un fichier Excel que nous avons pu importer sur la plateforme très rapidement et sans problème.

Martine peut désormais trier sa base de membres en quelques clics et distinguer les 460 élèves des parrains et des donateurs. 

Sur la fiche profil de chaque élève, Martine trouve des informations sur le parcours scolaire de l’enfant et sur son parrain. Tout se situe au même endroit : Martine peut envoyer facilement et régulièrement des nouvelles de l’élève à son parrain.

La communication avec les donateurs est donc largement simplifiée.

On faisait déjà ce suivi pour les parrains, mais c’était clairement beaucoup plus long. C’est essentiel pour une Fondation de pouvoir transmettre ces informations à nos donateurs.

A chaque rentrée, la mise à jour des profils des élèves se fait rapidement : l’école transmet les informations, quelques clics suffisent à Martine pour mettre à jour chaque fiche.

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Générer automatiquement des reçus fiscaux et assurer le suivi de ses collectes de dons

Sans grande surprise, la gestion des reçus fiscaux est un incontournable pour une fondation comme la Fondation Leïla Fodil. 

Ce que j’ai particulièrement apprécié avec AssoConnect et qui m’a fait gagner un temps phénoménal est de pouvoir générer des reçus fiscaux automatiquement.

Aujourd’hui, la Fondation Leïla Fodil reçoit la majorité des dons par chèques, moyen privilégié par les donateurs historiques.

Pour gérer simplement ses donateurs, Martine a créé un un formulaire de dons sur AssoConnect. Lorsqu’elle reçoit un don par chèque, elle le renseigne manuellement dans son formulaire, ce qui génère automatiquement le reçu fiscal. Celui-ci peut être envoyé par mail au donateur qui le retrouve également dans son espace personnel.

Mais pour les donateurs et parrains qui préfèrent recevoir leurs reçus fiscaux par courrier, Martine génère simplement les étiquettes avec l’adresse postale des donateurs depuis sa base de membres. Finies les heures à recopier des adresses pour envoyer des courriers !

En renseignant progressivement les dons reçus, Martine a un suivi précis des montants collectés et du nombre de donateurs, qu’elle peut communiquer au reste de son équipe.

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Demain : augmenter les dons collectés grâce à AssoConnect

Aujourd’hui, Martine a conscience de n’utiliser qu’une partie du potentiel du logiciel. Dans les prochains mois, l’équipe de la Fondation Leïla Fodil envisage de proposer le paiement en ligne pour les dons et d’utiliser le module comptabilité. 

Concernant ce dernier, Martine souhaite profiter de l’automatisation des tâches. Lorsqu’elle enregistrera un don dans le module dédié, l’écriture comptable correspondante sera saisie automatiquement. 

Pour la comptabilité, je vais probablement suivre une des formations en ligne proposée par AssoConnect. C’est pratique pour découvrir l’outil à distance.

Mais le gros du chantier pour la Fondation est sans aucun doute de mettre en place dans l’année les dons en ligne. 

Avec cette fonctionnalité, Martine espère augmenter les dons et les parrainages, essentiels à la réalisation de la mission de la Fondation. 

Grâce aux dons en ligne, l’équipe de la Fondation Leïla Fodil pourra viser de nouveaux publics pour diversifier sa base de parrains et soutenir encore plus d’enfants dans leur scolarisation. 

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L’heure du bilan de la Fondation Leïla Fodil concernant AssoConnect

Les gains de temps permis grâce à l’utilisation d’AssoConnect sont évidents aux yeux de Martine. Mais les bénéfices ne se limitent pas au temps.

Si je devais décrire AssoConnect en quelques mots je dirais : fiabilité, simplicité et confidentialité. Je précise pour le dernier point : nous collectons beaucoup d’informations sur les enfants, les parrains, les donateurs, et j’ai une totale confiance en AssoConnect. Cela me rassure d’avoir toutes ces informations stockées !

Le mot de la fin pour Martine :

Si on m’enlève AssoConnect ? Ah mais je quitte la fondation ! (rires) Non, non, ce n’est pas possible. Cela me simplifie trop la vie !

Un grand merci à Martine d'avoir accepté de répondre à nos questions.

Découvrez le site internet de la Fondation Leïla Fodil : www.fondationleilafodil.org.

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