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Comment recevoir et gérer des paiements par Chèques-Vacances pour son club de sport ?

Antoine

La fin de saison approche, et avec elle, une nouvelle campagne d’adhésion en ligne ! Si vous êtes habitués à recevoir des chèques, voire du paiement en ligne, savez-vous qu’il est aussi possible d’accepter les Chèques-Vacances ANCV ?

En tant que club de sport, vous cherchez sans doute à maintenir vos adhésions à flots en ces temps difficiles. Or, ce moyen de paiement peut s’avérer une bonne opportunité à saisir.

Pour mieux comprendre le fonctionnement des chèques ANCV, nous verrons :

C’est parti !

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Quelles associations peuvent recevoir des paiements par Chèques-Vacances ?

Rappelons d’abord qu’il s’agit d’un moyen de paiement émis par l’Agence Nationale pour les Chèques-Vacances (ANCV), un établissement public à caractère industriel et commercial, dépendant du Ministère de l’économie et des finances et du Ministère chargé du tourisme.

Le Chèque-Vacances vise à favoriser le départ en vacances du plus grand nombre. Il est par conséquent accessible sur critères sociaux aux salariés, mais aussi aux agents de la Fonction publique et travailleurs non-salariés.

Les Chèques-Vacances se trouvent sous la forme d’un chéquier, contenant des coupures de 10, 20, 25 ou 50€. Ils peuvent servir à régler des dépenses telles que :

    • Des hébergements,
    • De la restauration,
    • Des voyages ou transports,
    • De la culture,
    • Ou encore des loisirs sportifs.

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C’est dans cette dernière catégorie que votre club de sport peut se trouver. Pour pouvoir accepter les règlements par Chèques-Vacances, il suffit pour votre club de signer une convention avec l’ANCV. Cette signature implique :

    • De proposer une activité éligible au conventionnement,
    • D’être une association déclarée et de posséder un numéro de Siret,
    • D’avoir un compte bancaire domicilié en France.

Pour vous assurer de votre éligibilité, créez votre Espace sécurisé ANCV et saisissez votre dossier de conventionnement en ligne.

Notez que si l’inscription est gratuite, l’ANCV se rémunère par la suite en prélevant 2,5% des sommes perçues via ce mode de paiement.

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Comment fonctionnent les paiements par Chèques-Vacances ?

Une fois que votre club de sport reçoit la confirmation de son conventionnement ANCV, il est possible de recevoir des Chèques-Vacances comme moyen de paiement.

D’après les chiffres de l’ANCV, ce sont chaque année pas moins de 10 millions de personnes qui utilisent les Chèques-Vacances. Une occasion pour votre club d’attirer de nouveaux membres, ou un levier pour finir de convaincre vos adhérents de renouveler leur adhésion.

Le fonctionnement est assez simple : vos membres règlent leur adhésion, cotisation ou tout autre paiement d’activité sportive par Chèques-Vacances, puis vous demandez le remboursement des chèques auprès de l’ANCV.

Pour ce faire :

    • Rassemblez les Chèques-Vacances reçus ;
    • Remplissez le bordereau prévu à cet effet, accompagné des chèques concernés ;
    • Faites parvenir l’ensemble à l’adresse suivante : ANCV-R, TSA 74379, 77438 Marne-la-Vallée CEDEX 2 ;
    • Quelques jours après réception, l’ANCV procède au remboursement par virement bancaire, directement sur le compte de votre club sportif.

Rappelons qu’au moment du remboursement, l’ANCV prélève 2,5% du montant collecté par Chèques-Vacances.

Point d’attention : en plus des Chèques-Vacances, il existe des coupons sport qui reposent sur le même principe. Il s’agit en revanche de coupures nominatives qui ne peuvent être utilisées que pour régler des activités sportives. Elles doivent être envoyées à la même adresse que les Chèques-Vacances, mais disposent d’un bordereau distinct.

Veillez donc bien à ce que chaque moyen de paiement dispose du bordereau correspondant, sous peine de frais supplémentaires.

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Comment enregistrer des Chèques-Vacances ANCV en comptabilité ?

Une fois les chèques reçus, vous allez devoir les renseigner dans votre comptabilité.

La manœuvre peut s’avérer délicate étant donné que la somme que vous déposez et la somme que vous recevez n’est pas la même, du fait du prélèvement de 2,5% par l’ANCV.

Pour résumer étape par étape, prenons l’exemple de l’adhésion d’un membre, d’un montant de 100€ et réglée par Chèque-Vacances. Vous allez devoir enregistrer :

  1. L’adhésion de votre membre (100€),
  2. Le paiement de cette adhésion par Chèque-Vacances (100€),
  3. La remise du ou des chèques auprès de l’ANCV (100€),
  4. Les frais prélevés par l’ANCV (2,50€).

Ces étapes peuvent être résumées dans le tableau suivant :

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Déchiffrons-le ensemble.

Etape 1

L’adhésion est enregistrée, Jean s’engage donc à verser le montant de 100€ en échange de son adhésion. Cela se matérialise en comptabilité par un débit de 100€ dans le compte 467000 (autres comptes débiteurs ou créditeurs), et en crédit de 100€ dans le compte 756000 (cotisations) ;

Etape 2

Jean règle par Chèque-Vacances le lendemain. Nous renseignons alors un crédit de 100€ dans la classe 467000 (autres comptes débiteurs ou créditeurs) et un débit du même montant dans la classe 511200 (chèques à encaisser) ;

Etape 3

Ensuite, vous effectuez la remise de chèque ANCV comme pour des chèques classiques, avec un crédit de 100€ en classe 511200 (chèques à encaisser) et un débit de 100€ en classe 512000 (banques). Jusqu’ici tout va bien, une simple remise de chèques ;

Etape 4

Pour terminer, afin de renseigner les frais de 2,5% prélevés par l’ANCV, vous pouvez créer une écriture d’un montant de 2,50€ en débit de classe 627000 (services bancaires et assimilés), et en crédit du même montant en classe 512000 (banques).

Notez qu’avec certains logiciels de comptabilité, comme AssoConnect, le moyen de paiement "Chèques-Vacances ANCV" existe déjà. La saisie des écritures comptables liées à ces opérations s’en retrouve donc grandement simplifiée.

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FAQ

🌴 Quelle est la démarche pour accepter les Chèques-Vacances ?

Pour que votre association sportive puisse recevoir des règlements par Chèques-Vacances, celle-ci doit effectuer une demande de conventionnement auprès de l’ANCV. La démarche se fait de manière gratuite et directement en ligne. En savoir plus

💸 Accepter des Chèques-Vacances est-il gratuit pour une association ?

Oui et non. L’inscription au service est gratuit, et il n’y a pas de frais de mise en service ni d’abonnement. En revanche, l’ANCV se rémunère en prélevant 2,5% des montants collectés via Chèque-Vacances ou Coupon Sport. En savoir plus

📊 Comment enregistrer des paiements par Chèque-Vacances en comptabilité ?

Les règlements par Chèques-Vacances s’enregistrent de la même manière qu’un chèque classique. Les frais de 2,5% prélevés par l’ANCV peuvent en revanche créer des décalages. Veillez donc à bien les renseigner dans votre comptabilité. En savoir plus

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Conclusion

Le Chèque-Vacances ANCV, comme le Coupon Sport, sont donc des moyens de paiement que les clubs éligibles peuvent proposer à leurs pratiquants. Avec 10 millions de personnes en bénéficiant chaque année, il peut s’agir d’une belle opportunité pour votre club de toucher ce large public !

Avec une mise en place simple et gratuite, les risques sont faibles et vous n’êtes pas à l’abri d’une bonne surprise. Alors pourquoi ne pas vous lancer et la tester dès la prochaine rentrée ?

Il vous reste quelques doutes sur les Chèques-Vacances ANCV ou vous avez un retour d’expérience à partager ? Laissez-nous un commentaire ci-dessous, nous nous ferons un plaisir de vous répondre !

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