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La cotisation en ligne : l'indispensable de la rentrée 2021 pour votre association

Corinne

Depuis deux ans, la crise du Covid-19 n’a pas épargné le secteur associatif. Plus de 6 associations sur 10 ont été contraintes de suspendre leurs activités et, pour nombre d’entre elles, l'année a une nouvelle fois été grandement perturbée

Pour de nombreux responsables, l'enjeu principal de cette rentrée va alors être de retrouver une base d’adhérents suffisante pour assurer la pérennité de leur structure. Pour rendre ce passage à l’acte plus simple et plus sûr, la dématérialisation du règlement de la cotisation sur un logiciel pour association gratuit comme AssoConnect, avec une solution de paiement en ligne, présente de sérieux avantages.

Si vous n’avez pas encore envisagé le passage à la cotisation en ligne pour votre association, cet article est fait pour vous. Voici le programme :

En avant, marche !

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Faire payer sa cotisation en ligne pour s’adapter aux usages en vigueur

Depuis des années, le paiement en ligne est une tendance de fond et son essor ne ralentit pas, bien au contraire ! Sur le seul premier trimestre de l’année 2021, 41 millions de Français ont effectué des achats en ligne, selon les chiffres de Mediamétrie en partenariat avec la Fevad*. Soit un million de plus qu'il y a un an.

Marc Lolivier, Délégué Général de la Fédération du e-commerce et de la vente à distance (Fevad), déclarait ainsi il y a quelques mois :

Pendant le confinement, le e-commerce a permis à des millions de Français d’effectuer leurs achats en restant chez eux. [...]. 51,4% des répondants estiment que l’achat en ligne leur a permis d’éviter de s’exposer au risque sanitaire.

De gré ou de force, par confort ou sous la contrainte, le paiement en ligne s’est donc invité dans la majorité des foyers français

Si vous n’en êtes pas convaincu, posez-vous la question du nombre de personnes qui achètent leur billet d’avion ou de train à un guichet. Force est de constater que de tels exemples sont de plus en plus difficiles à trouver.

Ce nouveau moyen de paiement s’est démocratisé dans la majeure partie de notre société. Les réticences à son adoption ont été levées les unes après les autres, aussi bien par rapport à la sécurité du paiement en ligne (mise en place du système 3D-Secure, loi qui protège le consommateur, taux de fraude plus bas que les autres moyens de paiement) qu’à son accessibilité au plus grand nombre.

Désormais, c’est davantage l’impossibilité de payer en ligne, directement sur un site, qui constitue un désagrément pour les usagers.

L'impossibilité de pratiquer son activité en 2020 à amener les membres à demander le remboursement de leur cotisation à leur association. Il est important d'être au clair sur ce qui peut être fait ou non. 

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S’épargner des relances de cotisations en attente de paiement 

Proposer les cotisations en ligne pour votre association revient à supprimer le temps d’attente entre l’engagement (l’achat de la cotisation = dette de l’adhérent envers votre association) et le paiement (qui annule donc la dette de l’adhérent).

Si l’achat de la cotisation d’une part et son paiement d’autre part sont séparés de plusieurs jours - comme lorsqu’elle est réglée par chèque ou par virement bancaire - alors la personne responsable de collecter les cotisations doit intégrer ce décalage dans le temps dans son suivi. Il devient indispensable d’avoir un suivi quotidien des paiements.

Après avoir identifié les éventuels retardataires, il faut donc retrouver le contact de chacune des personnes puis envoyer une relance… en espérant que le courrier avec le chèque n’est pas déjà en route, sous réserve de perdre en crédibilité ou de dégrader l’image de marque de votre association.

Vous l’aurez compris : le paiement des cotisations en ligne supprime ce laps de temps entre l’achat et le paiement. Il offre donc au responsable un suivi fiable et en temps réel de l’état des paiements. 

Cela lui permet alors de se concentrer davantage sur la communication autour de la rentrée associative, plutôt que de s’épuiser sur des relances administratives jamais agréables à effectuer. 

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Sécuriser les paiements liés aux cotisations en ligne de votre association

C’est un corollaire de notre propos ci-dessus : si les paiements de cotisations arrivent instantanément sur un compte en ligne, le risque de perdre une enveloppe pleine de chèques fond évidemment comme neige au soleil. Et ne parlons même pas d’une caisse où des espèces trainent et deviennent impossibles à distinguer des autres recettes de l’association.

Dès qu’il s’agit d’argent, la question de la sécurité est incontournable (et légitime).

Pour cela, revenons sur les fondamentaux du paiement en ligne et son fonctionnement autour d’un principe : l’encaissement pour compte de tiers.

Qu’est-ce que l’encaissement pour compte de tiers ?

Lorsque vous proposez du paiement en ligne pour vos cotisations, l’argent ne va pas directement du compte bancaire de l’acheteur à celui de votre association. Il transite par un compte en ligne, que vous pouvez apparenter à une sorte de porte-monnaie électronique

NB : nous parlons ici de cotisation en ligne, mais le principe est exactement le même pour les dons en ligne, la billetterie, la vente d’objets et autres goodies au travers d’une boutique en ligne, le crowdfunding etc.

Pourquoi un compte en ligne ?

Parce que sans compte en ligne, il faudrait développer des liens entre tous les comptes bancaires, à la fois du côté des associations qui reçoivent l’argent, et de celui des payeurs.

Légalement, il est interdit de faire le lien via une API entre tous ces comptes bancaires, pour des raisons de sécurité évidentes. Enfin, les banques (classiques) ne proposent pas ces types de prestations complexes.

Le compte en ligne est donc géré par un prestataire de services de paiement (ou PSP pour "Payment Services Provider" en anglais). Pour exercer, les PSP doivent avoir reçu un agrément de la part d’une autorité bancaire qui prouve la compétence et la sécurité du système. 

En France, cette autorité bancaire est l’Autorité du Conseil Prudentiel et de Résolution (ACPR). Mais il existe une régulation au niveau européen : un établissement ayant un agrément auprès de l’autorité d’un pays européen peut proposer ses services dans les autres pays de l’UE.

La responsabilité de l’établissement de paiement inclut notamment de suivre la procédure KYC (pour "Know Your Customers"), issue des directives européennes qui régulent le système financier européen. Cette procédure consiste à vérifier des identités de la personne morale qui collecte de l’argent (dans le cas présent, votre association) et de détecter les éventuels risques de fraude, de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme.

Il existe plusieurs PSP en France et dans le monde, parmi lesquels les plus connus du grand public sont PayPal, Apple Pay, Google Pay, Adyen ou encore Stripe

En complément de la rémunération du PSP, des frais liés aux réseaux bancaires (MasterCard, Visa, etc.) s’appliquent.

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Dans la mesure où un "opérateur" à part entière (dont c’est le métier) intervient dans le paiement en ligne via l’encaissement pour compte de tiers, et que cet opérateur doit être rémunéré, le paiement en ligne 100% gratuit n’existe pas. Le coût lié à ce service prend simplement différentes formes selon la politique appliquée par les plateformes de paiement : frais de transaction, commission, pourboire volontaire suggéré à l’acheteur, etc.

Comme toute chose, la sécurité a un coût. Il suffit donc de savoir qui le prend en charge. Globalement, c'est soit votre association, soit l’adhérent qui paye sa cotisation en ligne.

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L’envoi automatique des attestations, reçus et factures liés aux cotisations en ligne

Pour une association, la cotisation en ligne et son paiement entraînent de nombreuses conséquences - comprendre ici, des tâches administratives rébarbatives pour le bénévole responsable de la collecte.

Pour autant, il est légitime de la part de l’adhérent qui souhaite rejoindre votre association de vouloir être tenu au courant, d’avoir une confirmation de la réception de son paiement, d’obtenir une attestation, etc.

Evidemment, ce travail ne prend pas un temps infini pour quelques adhérents - quelques minutes tout au plus si vous avez un modèle bien construit et un tableau de suivi propre.

Mais qu’en est-il pour des dizaines, voire des centaines de cotisations ? 

Les petites eaux faisant de grandes rivières, le responsable des cotisations risque de faire face à un tsunami si le nombre d’adhérents qui frappent à votre porte se multiplie (pour autant, c’est évidemment ce que l’on vous souhaite !).

Avec les cotisations en ligne, le paiement étant lié à la cotisation, le temps de suivi est mécaniquement réduit. Inutile par exemple d’avoir un statut "En attente de paiement" sur la facture.

Si vous utilisez un logiciel suffisamment complet pour collecter vos cotisations, alors vous avez certainement la possibilité de paramétrer l’envoi automatique des reçus et factures

Le temps consacré à cette partie administrative du suivi passe donc de quelques minutes à zéro pour chaque cotisation. Et donc potentiellement de plusieurs heures à aucune pour l’ensemble de votre campagne d’adhésion en ligne. Eurêka !

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Faire gagner du temps (à tout le monde) avec la cotisation en ligne

Le temps gagné par vos adhérents avec les cotisations en ligne

En tant que responsable associatif, vous avez certainement à cœur d’apporter le meilleur service possible à vos membre et adhérents.

Cela passe également par le fait de leur faciliter la vie et de leur faire gagner du temps (ou a minima, de ne pas leur en faire perdre).

Comparons alors deux situations : 

    • la cotisation hors ligne, dont le paiement se fait par chèque envoyé par courrier (par les temps qui courent, considérons que les adhérents évident de se déplacer au local de l’association), 
    • la cotisation en ligne, avec paiement sécurisé par carte bancaire.

Voici schématiquement les étapes pour chacune des situations :

Comparaison cotisations en ligne hors ligne

Vous divisez donc par 6 le temps demandé à l’adhérent pour rejoindre officiellement votre association.

Le temps gagné par votre responsable des cotisations

Du côté du responsable des cotisations, la liste des tâches à effectuer est longue - et globalement peu enthousiasmante - lorsque les cotisations sont gérées hors ligne. 

Il s’agit principalement de : 

    • réceptionner les courriers,
    • décrypter des écritures plus ou moins aléatoires, 
    • saisir les informations en base de données, avec les bonnes informations dans les bonnes cases,
    • mettre à jour pour chacun les attestations et les envoyer.

A coup d’une quinzaine de minutes par cotisation, le temps passé peut rapidement s’envoler dès lors que le nombre d’adhérents augmente. L’intérêt des tâches à effectuer, lui, ne décolle pas pour autant.

Il y a fort à parier que le responsable des cotisations - d’aussi bonne composition soit-il - ne courra pas après cette responsabilité tous les ans.

Sur les bons logiciels de collecte de cotisations, la plupart de ces tâches sont tout simplement inexistantes et le responsable des cotisations peut se contenter d’un suivi simple en direct

Celui lui permet de dégager un temps précieux, qu’il pourra passer à accentuer la communication si besoin est.

Le temps gagné par votre trésorier pour la saisie comptable d'une cotisation en ligne

Dans la course aux cotisations à la rentrée associative, le trésorier n’est pas en reste. 

Pour nombre d’associations, cette période est décisive pour les finances, les cotisations représentant une part importante des recettes de l’année. Il ne faut donc pas se louper ! Cette tâche incombe au trésorier qui trouve dans le paiement en ligne un allié de choc.

Les cotisations en ligne lui permettent en effet de gagner un temps précieux notamment pour le rapprochement bancaire, l’opération qui consiste à faire le lien entre la situation réelle du compte en banque de l’association et celle théorique en comptabilité.

Enfin, ce n’est certainement pas votre première préoccupation, mais même votre banquier gagne du temps lorsque vous abandonnez le paiement par chèque pour les cotisations en ligne - au passage, il vous félicitera certainement aussi de l’adoption d’une solution moderne pour votre association.

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Faites entrer votre association dans l’ère numérique avec la cotisation en ligne

Nous vous le répétons régulièrement au travers des articles que nous publions sur ce blog : avant de penser "outil", il faut penser "besoin". Il existe deux types de besoins : les besoins-cailloux, et les besoins-moteurs. 

Les besoins cailloux font référence aux "cailloux dans la chaussure". Une fois qu’ils sont adressés, ils arrêtent de faire mal au pied. Sans eux, vous marchez mieux, votre quotidien (ou celui de vos bénévoles) est facilité.

La gestion des cotisations entre généralement dans cette catégorie. 

Pour reconnaître un besoin-caillou, un élément simple peut vous mettre la puce à l’oreille : c’est le moment où vous vous rendez compte que vous avez une tâche répétitive à effectuer, indispensable mais à faible valeur ajoutée

Le suivi des paiements, la saisie des cotisations et des informations de l’adhérent ou encore l’envoi de mail de confirmation entrent typiquement dans ce cas de figure. L’adhérent doit avoir confirmation de sa cotisation, pour autant, n’y a-t-il pas mieux à faire que de taper 250 fois le même mail ?

Evidemment, toutes les réponses aux besoins ne sont pas forcément d’ordre numérique. Cependant, force est de constater que ce dernier apporte des billes intéressantes aux besoins-cailloux.

Et généralement, il s’accompagne d’un effet d'entraînement et de modernisation de la structure, puisqu’il encourage à passer en revue les process en place et à faire la chasse aux habitudes trop peu efficaces.

Bref, nous avons constaté parmi nos associations clientes que le passage aux cotisations en ligne n'a eu que des effets d'entraînement positifs en termes de modernisation et d’organisation.

Et nous ne pouvons que vous encourager à passer le pas à votre tour !

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En bref

👀 Pourquoi passer aux cotisations en ligne pour son association ?

Le paiement en ligne s'est démocratisé : billet de train, achats divers sur internet, dons en ligne, ... Et pourquoi les adhésions ne se feraient-elles pas elles aussi sur internet ? En savoir plus

💻 Comment fonctionnent les cotisations en ligne ?

Les cotisations passent par le paiement en ligne via un PSP ("Payment Service Provider") qui permet de sécuriser les transactions par le biais d'un compte en ligne, sorte de porte-monnaie électronique pour votre association. En savoir plus

✨ Quels sont les avantages à collecter des cotisations en ligne ?

Gain de temps pour votre association et vos adhérents, sécurisation des paiements, modernisation, adaptation aux usages, etc. : les avantages sont nombreux. En savoir plus

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Téléchargez gratuitement sa fiche technique !

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Merci d’avoir lu cet article jusqu’à sa fin.

Pour vous soutenir dans cette période délicate et faciliter la reprise, AssoConnect propose une offre 100% gratuite pour collecter tous vos paiements. Cotisations, dons, billetterie, vous y trouverez les outils essentiels pour démarrer l’année du bon pied !

S’il vous reste des doutes sur l’intérêt des cotisations en ligne pour votre association ou des réticences à passer au paiement en ligne, nous serions réellement heureux d’en discuter avec vous. Si tel est le cas, je vous invite à m’écrire à corinne@contact-assoconnect.com.

*Source : Baromètre trimestriel de l’audience du e-commerce en France, enquête e-commerce et confinement

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