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Les étapes essentielles pour créer et gérer un BDE

Antoine

Chaque année, de nombreuses associations étudiantes voient le jour, et notamment celles que l’on appelle le "BDE", pour "Bureau Des Étudiants". L’envie d’en créer une trotte dans votre tête, mais vous ne savez pas trop par où commencer ? Pas de panique : voici nos conseils, étape par étape, pour y voir plus clair et le créer dans les règles.

Au programme :


- Définition et rôle d’un BDE
- Les étapes pour créer et gérer son BDE
- Les bonnes raisons de s’engager dans une association étudiante


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Qu’est-ce qu’un BDE et quel est son rôle ?

Un Bureau Des Étudiants est une association d’étudiants qui appartiennent à une même école. Il s’agit d’une association de type loi 1901, ce qui signifie que sans chercher à réaliser des bénéfices, des personnes (dans le cas actuel, des étudiants) se réunissent volontairement autour d'un projet commun. 

La mission d’un BDE est principalement d’animer la vie étudiante de son campus. Comment ? Le plus souvent, en organisant des activités qui peuvent s’avérer diverses : soirées étudiantes, week-ends d’intégration (WEI), accueil et intégration des nouveaux arrivants, rencontre avec les alumnis, sorties à des tarifs préférentiels, etc. 

C’est un peu le centre névralgique de la vie étudiante d’une école ou d’une université. étapes création BDE

7 étapes indispensables pour créer votre association BDE et la gérer au mieux

1 -  En parler à votre établissement

Pour commencer du bon pied, une discussion avec la direction de votre structure est vivement conseillée. En effet, c’est ce qui vous permettra d’obtenir les autorisations nécessaires et de faciliter certaines démarches administratives par la suite

Cerise sur le gâteau : certains établissements proposent également d’attribuer des fonds aux associations étudiantes. Aborder le sujet en amont pourrait vous être utile pour organiser vos évènements et activités. 

2 - Définir le nom de votre BDE

Si le choix du nom de son association est libre, il existe quelques contraintes à garder à l’esprit : 

  • Le nom ne doit pas être déjà utilisé par une autre structure. Pour vérifier sa disponibilité, rien de mieux que d’aller directement consulter les annonces du Journal Officiel des Associations ; 
  • Il ne doit pas comporter plus de 250 mots. Dans le cas contraire, il ne pourra pas être enregistré au Journal Officiel des Associations et des Fondations d’Entreprise (JOAFE). 
  • Il ne doit pas porter atteinte à une autre personne physique ou morale.

Bien que vous ayez probablement envie de passer cette étape au plus vite, prenez le temps de la réflexion. Le nom de votre BDE va vous suivre tout au long de l’année, alors autant vous assurer qu’il vous corresponde et qu’il soit significatif pour les autres étudiants. 

3 - Déterminer le siège social

Concrètement, le siège social d’une association correspond à l’adresse administrative de l’organisme. Il s’agit d’une démarche importante puisque l’adresse du siège social permet de déterminer la juridiction territoriale compétente, c’est-à-dire la préfecture ou la sous-préfecture dont vous dépendez.

Cette adresse apparaît par ailleurs sur tous les courriers officiels, documents législatifs et autres communications institutionnelles et administratives de l’association.

Notez enfin que pour que votre association soit officiellement reconnue, vous devez fixer votre siège social en France. Il peut en revanche être différent de celui où, dans les faits, vous exercez votre activité. 

Un point d’attention toutefois : si votre association étudiante est basée en Alsace-Moselle, elle dépend alors de la loi 1908 et des règles particulières s’appliquent.

4 - Rédiger vos statuts

Les statuts sont l'acte de naissance de votre association étudiante. Ils permettent de décrire l’objet, à savoir le but de l’association et de fixer toutes les règles de fonctionnement de votre BDE. 

Il s’agit donc d’une étape essentielle, dont la rédaction peut demander du temps. Ils doivent être écrits en français par deux membres fondateurs au minimum (ou minimum sept pour en Alsace-Moselle).

Pour vous aider à vous lancer, voici une liste d’éléments à mentionner dans vos statuts :

  • Le nom de votre association étudiante,
  • Son objet social,
  • Sa durée de vie,
  • L’adresse de son siège social, 
  • Les conditions d'admission et de radiation de ses membres, avec notamment la présence d’une cotisation obligatoire,
  • Les conditions de modification des statuts et de dissolution de l’association,
  • Les règles de direction et d’assemblée générale.

Bon à savoir : la rédaction des statuts est, en principe, entièrement libre et aucune forme particulière n’est imposée.

Blog_Images-articles_claire-strongClaire a rédigé les statuts de sa future association
et attaque la prochaine étape de création ! 

Évidemment, quelques exceptions restent toutefois à noter, par exemple le fait qu’un mineur âgé de moins de 16 ans n’ait par exemple pas la possibilité d’y apposer sa signature.

Par ailleurs, l’usage de l’écriture inclusive y est proscrit depuis la circulaire du 21 novembre 2017. En cause : l’utilisation du point​​ médian, qui poserait des problèmes "d’intelligibilité et de clarté de la norme".

Pour contourner ce point, vous pouvez toujours utiliser l’écriture épicène, en utilisant des formulations neutres. À titre d’exemple, on peut parler de "personnes adhérentes" plutôt que "d’adhérent·e·s".

Quoi qu’il en soit, l’écriture des statuts reste un moment-clé de la vie de votre association. Pour ne rien oublier et s’assurer de leur pertinence, nous vous proposons donc trois conseils : 

  • Se servir de modèles et d’exemples pour éviter les erreurs. Vous pouvez notamment regarder de plus près l’exemple mis en ligne par le Service Public. 
  • Éviter de faire figurer des informations qui risquent de devenir obsolètes rapidement. Par exemple, des informations personnelles (telles que les nom, prénom, adresse des membres ou l'état civil des fondateurs). Dans la même idée, des informations trop détaillées peuvent être contraignantes : si votre objet social est trop restreint, vous ne pourrez pas mettre en place certaines activités auxquelles vous n’aviez pas pensé au moment de la création. 
  • Ajouter un règlement intérieur d’association pour compléter vos statuts. En effet, chaque modification des statuts nécessite de suivre une procédure assez lourde. Au contraire, un règlement intérieur peut être transformé par simple décision du conseil d’administration. 

5 - Nommer les responsables de votre BDE

Pour créer votre association étudiante, vous devez également en désigner le "bureau", c’est-à-dire les personnes en charge du bon fonctionnement de l’association.

A minima, il doit y avoir un président, chargé de diriger et représenter la structure. Vous pouvez aussi choisir un trésorier (chargé des finances), un vice-président (pour assister le président dans ses fonctions) et un secrétaire (pour assurer la gestion administrative).

Selon ce que vous avez inscrit dans vos statuts, ces membres peuvent être élus par l’Assemblée Générale constitutive ou par le Conseil d’Administration de l’association. 

6 - Déclarer votre association 

Pour que votre BDE obtienne une personnalité morale et dispose d’une capacité juridique, il convient de la déclarer auprès de la préfecture ou de la sous-préfecture compétente. 

Déclarer votre association n’est pas une obligation mais dans ce cas, vous serez alors très limité dans votre marge de manœuvre : vous ne pourrez pas ouvrir un compte bancaire ou obtenir des subventions par exemple.

Plusieurs options s’offrent à vous pour faire cette déclaration :

  • Vous pouvez vous déplacer au bureau de la préfecture et remplir les formulaires papiers. Pour la déclaration de création, il s’agit du formulaire Cerfa n°13973*04 et pour communiquer la liste des dirigeants, du formulaire Cerfa n°13971*04.   
  • Vous pouvez également effectuer la démarche en ligne, plus simple et plus rapide, c’est d’ailleurs l’option que nous vous recommandons. 

Lors de la déclaration, vous devrez fournir les pièces suivantes : 

  • Les statuts de l’association, signés par au minimum deux responsables pour une association loi 1901,
  • Le procès-verbal de l’assemblée de fondation de l’association,
  • La liste des responsables administratifs.

Une fois cette déclaration faite, vous allez recevoir un récépissé de déclaration contenant votre numéro RNA, pour Répertoire National des Associations, dans les 5 jours qui suivent. Conservez bien ce numéro RNA (composé de la lettre W et de neuf chiffres) car il vous permettra de vous identifier plus facilement pour des futures démarches. 

7 - Publier un avis de constitution au Journal officiel des associations

C’est la dernière étape ! Cette publication au Journal Officiel permet de reconnaître l’existence de votre association d’un point de vue juridique. 

Auparavant payante, la publication d’annonce au JOAFE est gratuite depuis le 1er janvier 2020. Elle doit être effectuée dans un délai d’un mois après la déclaration de l’association en préfecture. 

Ce n’est qu’une fois votre association étudiante dûment créée et déclarée que vous pourrez entreprendre d’autres démarches comme ouvrir un compte bancaire, souscrire une assurance, etc.

Blog_Images-articles_booster-dons-ninaNina a à présent tous les éléments en main
pour créer l'association étudiante parfaite ! 

étapes création BDE

3 avantages à s’engager dans un BDE

Vous hésitez encore à vous lancer ? L’engagement étudiant est toujours une aventure enrichissante et valorisante. Tour d’horizon des principales raisons de s’engager dans un BDE.

Faire des rencontres et s’ouvrir aux autres

L’ambiance conviviale des associations étudiantes est souvent la première chose qui attire ses membres. C’est en effet une bonne occasion pour créer des liens et nouer des amitiés. Au-delà des moments informels partagés, il s’agit d’une belle occasion de travailler en équipe sur des projets plutôt agréables.

Faire un premier pas dans le monde professionnel

Qui dit engagement, dit aussi premières responsabilités. À l’image d’une mini-entreprise, gérer un BDE permet d’apprendre à développer un projet de A à Z, de développer son réseau et parfois même de faire ses premiers pas dans le management en gérant une équipe. 

Développer de nouvelles compétences

Apprendre à communiquer, se constituer un réseau de contacts, se tenir au courant de la législation, animer un site internet, rendre visible un évènement, améliorer sa pratique des langues… Gérer une association étudiante BDE va vous permettre d’acquérir de nouveaux savoir-faire et savoir-être. Ce qui est un vrai "plus" sur votre CV pour vous démarquer des autres candidats. étapes création BDE

FAQ


🔎 En quoi consiste un BDE ?

Un Bureau Des Étudiants est une association de loi 1901 qui permet à des étudiants de se réunir autour d’un projet commun. Son objectif est d’animer la vie étudiante du campus. En savoir plus.

📝 Comment créer un BDE ?

Comme pour les autres types d’associations de loi 1901, il vous faut respecter certaines étapes essentielles pour créer votre association. Par exemple, la rédaction des statuts ou encore la déclaration de votre BDE pour conférer la personnalité morale et la capacité juridique à ce dernier. En savoir plus.

💪 S’engager dans un BDE : qu’est-ce que cela peut m’apporter ?

Pour faire de nouvelles rencontres, passer des bons moments, développer certaines compétences ou encore avoir des premières responsabilités : il existe tout un tas de bonnes raisons de s’investir dans une association BDE. En savoir plus.étapes création BDE

Conclusion

Pour créer votre association BDE, nous vous recommandons donc vivement de suivre pas à pas ces sept étapes. C’est ce qui vous permettra, par la suite, de partir sur de bonnes bases et de gérer votre BDE l’esprit tranquille. À vous de jouer maintenant !

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