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Frais kilométriques en association : comment ça marche ?

Antoine

Les bénévoles sont une ressource précieuse et indispensable au bon fonctionnement des associations. Si ceux-ci ne sont par définition pas rémunérés, leur engagement peut en revanche entraîner certaines dépenses de leur côté. 

Heureusement, il est possible de se voir rembourser certains frais engagés à titre bénévole, comme c’est le cas pour les kilomètres parcourus. Dans cet article, nous faisons le tour du sujet en quatre points :

Le programme vous tente ? Alors attachez votre ceinture, c’est parti !

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Remboursement des frais kilométriques : de quoi parle-t-on ?

Comme vous le savez certainement, les associations disposant de voitures de fonction sont rares. Dans l’immense majorité des cas, les bénévoles utilisent donc leur propre véhicule dans le cadre de leurs activités. 

Or, vous ne serez pas surpris de l’entendre : une voiture peut coûter cher, et pas seulement à l’achat. Le prix de l’essence, l’assurance ou encore de manière générale l’entretien peuvent vite faire grimper la facture. 

C’est pourquoi, lorsque des bénévoles utilisent leur voiture, moto ou scooter pour les activités de l’association, il est possible d’obtenir une indemnisation sous la forme d’un remboursement ou d’une déduction fiscale

Si le principe est assez simple, mieux vaut s’assurer de bien comprendre le sujet pour éviter tout désagrément. Alors entrons dès maintenant dans le vif du sujet ! frais-kilométriques-association-définition

Quels critères pour bénéficier d’une indemnisation de frais kilométriques ?

Pour obtenir un remboursement ou une réduction fiscale des frais kilométriques, les salariés ou bénévoles doivent utiliser un véhicule personnel dans le cadre d’activités profitant à l’association. 

L’association doit également contrôler que les bénévoles ou salariés disposent d’un permis de conduire valide, que le véhicule est assuré et que les contrôles techniques obligatoires ont bien été effectués. 

Dans le cas d’une indemnisation par réduction fiscale, l’association doit être habilitée à émettre des reçus fiscaux au titre de dons faits par les particuliers, comme prévu par l’article 200 du Code général des impôts. Cela concerne, à titre d’exemple, les associations d’intérêt général, d’utilité publique, les associations sportives, culturelles, les fonds de dotation, etc. 

Ce mode d’indemnisation ne concerne d’ailleurs que les bénévoles, ces derniers ne doivent donc pas recevoir de rémunération ou de contrepartie pour leur engagement. 

Par exemple, un pratiquant de sport bénéficie de contreparties à travers l’activité en elle-même. Il ne peut pas demander à son club de rembourser ses déplacements puisqu’il agit dans son propre intérêt, et non celui de l’association. 

En revanche, un éducateur bénévole le peut car il agit dans l’intérêt de son club sans contrepartie, ni rémunération. 

Notez pour terminer que, quelle que soit la forme d’indemnisation retenue, vous devrez être en mesure de justifier la réalité, la nature et la distance des déplacements réalisés pour l’association. frais-kilométriques-association-obtenir-remboursement

Comment obtenir le remboursement de ses frais kilométriques ?

Le remboursement sur la base des frais réels

Le premier moyen d’être indemnisé est simple : les bénévoles ou salariés fournissent des justificatifs de chacune de leurs dépenses, puis les soumettent à l’association sous la forme d’une note de frais. L’association rembourse ensuite la somme précise, à l’euro près. 

frais-kilométriques-association-justificatifsBertrand a fourni des justificatifs à son asso et s'est fait rembourser !

Attention : si l’association en profite pour rembourser plus que le prix déclaré à un bénévole, cela peut être considéré comme une rémunération.

Les conséquences, notamment fiscales, sont nombreuses car l’association sera tenue de requalifier le bénévole en salarié. Ce dernier sera également soumis à l’impôt sur le revenu, alors que le remboursement de frais bénévoles ne l’était pas. 

Si l’administration fiscale encourage à utiliser cette méthode, les associations ne sont pas toujours en mesure d’obtenir autant de justificatifs et de rembourser de manière si précise. 

Bien qu’il faille tout de même être capable de justifier les dépenses, elles utilisent alors un système plus souple : le barème kilométrique. 

Le remboursement sur la base du barème kilométrique

Si vous choisissez cette option, le montant à déclarer doit alors être calculé à partir du forfait kilométrique fixé annuellement par l’administration fiscale. 

Ce barème tient compte du type de véhicule (automobile, motocyclette ou cyclomoteur), de la puissance fiscale du véhicule (en "chevaux", ou CV), de la distance parcourue au cours de l’année, de la dépréciation du véhicule, des frais de réparation et d’entretien ou encore des primes d’assurance. 

frais-kilométriques-association-barème-kilométriqueCorinne a réussi à effectuer son calcul, elle trouve son résultat intéressant !

Pour vous aider à effectuer votre calcul, vous pouvez retrouver l’intégralité du tableau pour l’année 2022 sur la page dédiée du site service-public.frfrais-kilométriques-association-obtenir-réduction-fiscale

Comment obtenir une réduction fiscale sur ses frais kilométriques ?

La réduction fiscale des frais kilométriques

Contrairement aux deux premières méthodes d’indemnisation, cette troisième ne peut concerner les salariés, mais uniquement les bénévoles.

Elle est souvent plébiscitée pour sa simplicité et parce qu’elle permet de ne pas faire peser le remboursement sur les finances de l’association. 

Il s’agit en effet de renoncer au remboursement des frais kilométriques afin de les transformer en don à l’association, éligible à une réduction fiscale. Pour en bénéficier, le bénévole doit ainsi avant toute chose expressément renoncer au remboursement par écrit. 

Ensuite, pour calculer le montant concerné, il faut à nouveau se référer à un barème kilométrique. A ne pas confondre avec celui à destination des salariés et bénévoles décrit précédemment, celui-ci est aussi réévalué chaque année. 

Le barème de remboursement des frais kilométriques comporte deux taux, l’un pour les voitures et l’autre pour les deux-roues. La puissance fiscale et le reste des critères n’étant pas pris en compte, le calcul en est grandement facilité. 

Une fois le montant calculé, il suffit de le déclarer comme on le ferait pour un don à une association ouvrant droit à réduction d’impôt. 

Barème de la réduction fiscale liée aux frais kilométriques

Au regard de la loi française, seuls les frais dûment justifiés devraient permettre de bénéficier d’une réduction d’impôt. Il reste malgré tout possible d’utiliser ce forfait pour que les frais liés à l’usage d’un véhicule le soient aussi. 

Le montant du forfait pour l’année 2022, applicable à la déclaration de revenus 2021, est de :

  • 0,324 € par kilomètre parcouru pour les voitures,
  • 0,126€ par kilomètre parcouru pour les deux-roues motorisés.

Des chiffres en légère hausse par rapport à l’an passé, où le barème était de 0,32€ par kilomètre parcouru pour une automobile et 0,125€ pour les motos, scooters et vélomoteurs. 

Rappelons enfin que l’usage du barème ne vous met pas à l’abri d’un contrôle des autorités fiscales. Vous devrez donc toujours être en mesure de démontrer la véracité des kilomètres parcourus. 

Pour vous éviter cette déconvenue, assurez-vous de conserver des justificatifs au cours de l’année et de vous organiser pour être prêt si cela venait à arriver.frais-kilométriques-association

FAQ

🔍 Qui peut être indemnisé pour ses frais kilométriques ?

Certains salariés et bénévoles peuvent se faire rembourser les distances effectuées pour le compte d’une association. Les critères et conditions diffèrent selon le mode d’indemnisation retenu par la personne concernée. En savoir plus 

🚗 Comment se faire rembourser ses frais kilométriques ?

Il existe trois moyens différents d’être indemnisé : le remboursement aux frais réels, le remboursement au forfait ou, moyen le plus courant, la réduction fiscale suite à un abandon de remboursement. En savoir plus 

💰 Quel est le barème kilométrique 2022 pour les bénévoles ?

Le montant permettant de calculer ses indemnités kilométriques pour réduction fiscale sur l’année 2021 est de 0,324€ par kilomètre pour une voiture et de 0,126€ pour les deux-roues. En savoir plusfrais-kilométriques-association

Conclusion

Vous avez maintenant presque tous les éléments en main pour effectuer la déclaration de vos frais kilométriques.

Le barème 2022 communiqué dans cet article est celui diffusé dans la Brochure pratique 2022 - Déclaration des revenus de 2021. Précisons qu'il s’applique donc uniquement aux kilomètres parcourus sur l’année 2021.

Quoi qu’il en soit, s’il ne fallait retenir qu’un message de cet article, il s’agirait de bien conserver un maximum de justificatifs.

En cas de contrôle des autorités fiscales, ils vous seront précieux pour démontrer la réalité des kilomètres parcourus. Il s’agit donc d’y porter un peu d’attention tout au long de l’année pour gagner en tranquillité !

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