Oms logiciel tout en un

Gagner du temps dans la gestion de son OMS grâce à un logiciel tout-en-un

Eva

Avez-vous déjà entendu parler des Offices municipaux des sports (OMS) ? Ces structures, souvent méconnues du grand public, sont des associations loi 1901 qui œuvrent pour faciliter les échanges entre les clubs sportifs et la collectivité.

L’OMS de Grenoble, qui s’apprête à fêter ses 63 ans d’existence, compte 120 associations adhérentes. Il a défini sa mission autour de trois axes forts :

  • représenter ses associations sportives adhérentes et faire le lien avec la Ville ;
  • promouvoir la pratique sportive et physique pour toutes et tous ;
  • être un espace de ressources pour les clubs, grâce à un accompagnement sur différents volets tels que l’administratif, la communication ou encore le juridique.
gagner temps gestion oms

Faîchement arrivée dans la structure en 2020, Bérénice est l’une des deux salariées de l’association. Elle est chargée du développement et de la communication de l’OMS. C’est elle qui a impulsé la transition vers AssoConnect.

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Une réorganisation qui sonne le glas des archives

Quand elle repense aux anciennes méthodes de gestion de l’OMS, Bérénice ne peut s’empêcher d’en rire.

"Quand je suis arrivée, tout était géré à base de fichiers Excel, de documents Word et de tous les outils numériques et papiers possibles. On perdait un temps monumental, et cela nous obligeait à garder des archives énormes dans le bureau."

La perspective d’un quotidien saturé de démarches administratives ne séduisait pas vraiment Bérénice. Bonne nouvelle pour elle, l’OMS souhaitait entrer dans une phase de modernisation sur différents sujets, dont sa gestion associative. Le comité directeur avait déjà entendu parler de d’AssoConnect via MAIF, son partenaire. Cependant, par manque de temps, l’équipe n’avait encore jamais sauté le pas.

"Quand le comité a vu que j’avais envie de prendre en charge cette transition, ils m’ont fait confiance !"

Si le budget de l’abonnement a été un sujet de discussion, la perspective du gain de temps a fini par convaincre le comité directeur de l’OMS de se lancer dans l’aventure… quelques jours seulement avant qu’AssoConnect n’annonce son partenariat avec la Fédération Nationale des Offices Municipaux du Sport

Ce dernier a permis à la structure de finalement bénéficier de deux ans d’abonnement gratuits. Quoi de mieux pour démarrer ce nouveau chapitre ?Oms-logiciel-tout-en-un

Une transition en douceur grâce à un accompagnement par étapes

Au total, il aura fallu à Bérénice deux mois de travail pour recouper les différents documents comportant les mêmes informations, et tout centraliser afin de pouvoir basculer sur AssoConnect sereinement.

"Durant cette période de transition, Séaliah, chargée du déploiement chez AssoConnect, nous a beaucoup aidé. Elle a balisé nos besoins avec nous et nous a transmis de nombreuses ressources. Une fois que nous avons été prêtes, la transition s’est faite toute seule !"

Quelques mois plus tard, Bérénice a même initié l’un des membres les plus âgés du comité directeur au logiciel.

"Il n’était pas forcément à l’aise avec le numérique, mais je l’ai accompagné pas à pas, et aujourd’hui, il est quasiment autonome !"Oms-logiciel-tout-en-un

Une nouvelle newsletter pour booster le rayonnement de l’OMS

Parmi les nombreux bénéfices apportés par le logiciel, il en est un qui a particulièrement changé la donne pour l’OMS de Grenoble : l’emailing.

"Quand je suis arrivée, la newsletter était un fichier PDF envoyé en pièce jointe du mail… Je me suis dit que ça n’allait pas être possible plus longtemps !"

Aujourd’hui, Bérénice et sa collègue Fanny ont créé différents modèles, qu’elles utilisent tout le temps, pour leurs communications par mail. Pour la newsletter, envoyée aux associations et aux partenaires locaux, elles ont par exemple imaginé plusieurs rubriques avec des photos, les actualités des clubs adhérents, etc.

Le contenu est si bien pensé et optimisé qu’il leur a valu les louanges de la presse locale. "Nos contacts presse, comme les journalistes du Dauphiné Libéré, nous ont félicitées pour notre newsletter, à partir de laquelle il leur arrive de trouver des sujets d’articles. Nous avons eu beaucoup de retours positifs comme cela depuis notre passage à AssoConnect !"

Outre le rayonnement externe apporté à l’OMS, le suivi en interne est, lui aussi, beaucoup plus qualitatif. En effet, l’association a désormais accès aux statistiques des emails envoyés.

"Le taux d’ouverture de notre newsletter est proche des 70%. C’est un très bon score, je pense que ça tient beaucoup au fait qu’elle est beaucoup plus simple d’accès et attractive visuellement."Oms-logiciel-tout-en-un

La révolution des adhésions en ligne et l’importance des pourboires

Les Offices municipaux du sport ont cette particularité de gérer des clubs membres, et non des individus. Cette spécificité n’a toutefois pas été un frein sur AssoConnect, qui propose un CRM adapté à ce besoin.

"On gère nos clubs très simplement et surtout, sans doubles saisies. Avant, quand il fallait modifier une fiche adhérent, on devait répercuter le changement sur trois documents différents. Ça, c’est fini !"

Grâce au paiement en ligne des adhésions, les clubs adhérents peuvent désormais entrer leurs informations et régler leur cotisation directement depuis chez eux.

"Avant AssoConnect, on ne pouvait régler sa cotisation que par chèque ou virement. L’arrivée du paiement par carte bleue a beaucoup plu : en moins de deux ans, 40% de nos clubs adhérents s’y sont mis."

Cette méthode permet également à l’OMS de recevoir les paiements beaucoup plus rapidement qu’avant, car les adhésions sont déjà complètes.

"Avant, les délais étaient très longs car il fallait nous renvoyer la fiche par courrier, le chèque aussi, etc. Cette année, on a reçu plusieurs adhésions complétées le soir même de l’envoi de la campagne ! Ça n’a plus rien à voir, c’est beaucoup plus efficace."

De plus, depuis l’arrivée des pourboires sur AssoConnect, l’OMS de Grenoble utilise également le logiciel pour gérer les inscriptions à ses événements.

"Durant notre première année sur AssoConnect, on utilisait HelloAsso en parallèle pour gérer nos événements. Puis l’option pourboire est arrivée sur le logiciel, alors on a rapatrié l’intégralité de notre gestion sur AssoConnect. C’est beaucoup plus pratique de pouvoir tout gérer en un seul outil !"

Pour rappel, la possibilité pour les inscrits de laisser un pourboire libre au moment du paiement permet à l’association de ne pas prendre à sa charge les frais du paiement en ligne.Oms-logiciel-tout-en-un

Un module comptabilité qui questionne la nécessité des experts-comptables

Quand elle a démarré sur AssoConnect, Bérénice n’avait aucune connaissance en comptabilité. Elle s’est formée seule, grâce aux articles explicatifs disponibles depuis le centre d’aide de sa plateforme. "Tout s’est bien passé, en tout cas notre trésorier n’a pas paniqué, c’est plutôt bon signe !"

Aujourd’hui, elle passe deux à trois heures par semaine sur la comptabilité et gère sans stress ses différents impératifs.

"C’est très pratique, je n’ai qu’à compléter les champs qu’on me propose. De plus, je peux rédiger des notes et les assigner à des personnes, ça me permet de suivre facilement les impayés et retards de paiement."

Sur demande du président de l’OMS, elle a créé des tableaux comptables dédiés à des événements ponctuels, ce qui permet à la structure d’avoir un meilleur suivi de la manière dont le budget a été ventilé sur une manifestation donnée.

Concernant la clôture comptable, là aussi, Bérénice gère d’une main de maître :

"l’an dernier, lorsqu’on a tout fait vérifier par notre cabinet comptable, il n’y avait aucune erreur ! On continue néanmoins à travailler avec lui pour la gestion des salaires et la dimension plus “pro” du rendu, néanmoins les assos peuvent tout à fait gérer leur comptabilité uniquement sur AssoConnect."Oms-logiciel-tout-en-un

Une gestion optimisée et plusieurs heures gagnées chaque semaine

Quand on lui demande les principaux bénéfices d’AssoConnect pour l’OMS, Bérénice n’hésite pas : "c’est pratique, personnalisable, et cela permet surtout de gagner en efficacité !"

Elle estime ce dernier à plusieurs heures par semaine, une avancée non négligeable permise grâce à l’optimisation complète de la gestion de l’association.

"Depuis la mise en place d’AssoConnect, le comité directeur est ravi : il ne travaille pas directement sur la plateforme mais a pu en constater les bénéfices, notamment le gain d’efficacité sur les campagnes d’adhésion. En tant que salariées, nous sommes également très satisfaites !"

Aujourd’hui, il n’est pas rare que l’OMS de Grenoble vante les mérites du logiciel auprès d’autres OMS. 

"Ça simplifie vraiment la gestion associative, le gain de temps est énorme ! De plus, l’outil est tellement personnalisable qu’il s’adapte aussi bien à une association classique qu’à un OMS, c’est parfait."

Un grand merci à Bérénice pour son précieux retour d’expérience !

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