note de frais bénévole association

Note de frais pour bénévole d’association : fonctionnement et modèle

Eva

Pour accomplir leurs missions, vos bénévoles effectuent parfois des dépenses avec leur propre argent. Si votre association est autorisée à rembourser leurs frais bénévoles, comme pour des salariés, alors l’établissement d’une note de frais pour bénévole d’association en bonne et due forme est indispensable !

Sur papier ou dématérialisé, ce document permet aux bénévoles de justifier les dépenses engagées et aux associations de procéder à leur remboursement de façon transparente. 

Pour approfondir la question, découvrez dans cet article :

Envie d’en savoir plus ? C’est parti !

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bénévoles conditions

Les bénévoles d’association peuvent-ils présenter des notes de frais ?

Votre association fonctionne grâce à l’engagement de bénévoles ? Contrairement aux salariés associatifs, ces volontaires donnent de leur temps à votre organisme sans contrepartie !

S’il est légitime qu’ils ne s’enrichissent pas pendant ce temps de bénévolat, ils ne doivent pas non plus prendre à leur charge les dépenses réalisées dans le cadre de leurs activités (matériel, transport, repas, etc.). 

Comme les frais professionnels des salariés d’entreprise et d’association, il est tout à fait possible de rembourser les frais de vos bénévoles, à condition de respecter certaines conditions.

Les conditions du remboursement des notes de frais des bénévoles d’association

Vos bénévoles sont autorisés à demander le remboursement de leurs dépenses, sous réserve de réunir plusieurs conditions. 

Pour faire l’objet d’un remboursement, les frais doivent être :

  • Réels : les dépenses doivent correspondre à une tâche réellement accomplie et non à une mission fictive ;
  • Justifiés : tout frais doit être justifié au moyen de justificatifs originaux (facture, ticket de caisse…) ;
  • Effectués dans l’intérêt de l’association : les dépenses doivent être en lien avec l’activité associative. Il ne peut pas s’agir de dépenses personnelles ;
  • Raisonnables au regard des besoins de l’activité de l’association : si des frais sont perçus comme excessifs au regard de la tâche accomplie, l’URSSAF ou l’administration fiscale pourraient considérer le remboursement comme un salaire dissimulé et le soumettre au paiement d’impôts et de cotisations sociales.

Afin d’éviter les débordements, nous vous conseillons de prévoir une politique de remboursement émanant d’un organe délibérant de l’association (Conseil d’administration, bureau…).

Intégrée au règlement intérieur, cette politique peut déterminer :

  • Les catégories de dépenses pouvant faire l’objet d’une note de frais ;
  • Un plafond de remboursement (par exemple, 60 euros maximum par nuitée…) ;
  • Les justificatifs exigés selon le type de frais ;
  • Un modèle de note de frais pour bénévoles d’association.

Bon à savoir : un bénévole peut aussi renoncer expressément au remboursement de ses dépenses. Les frais engagés sont ainsi considérés comme un don à l’association. Dans ce cas, le bénévole bénéficie, sous certaines conditions, d’une réduction d'impôt sur le revenu. 

Les différentes modalités de remboursement des frais

Vos bénévoles avancent régulièrement des frais dans le cadre de leurs activités associatives ? Vous pouvez alors choisir entre deux options pour procéder au remboursement de leurs dépenses :

  • Un remboursement sur la base des frais réels : chaque dépense est remboursée à l’euro près, sur présentation des justificatifs annexés à la note de frais ;
  • Un remboursement forfaitaire : les dépenses sont remboursées à partir d’un forfait ou d’un barème fixé annuellement par l’administration. Cette option est principalement utilisée pour le remboursement des frais kilométriques en association.

Néanmoins, le recours au remboursement forfaitaire n’est pas recommandé pour les notes de frais de bénévole d’association.

En effet, il arrive parfois que les sommes remboursées dépassent les dépenses réellement engagées. En cas de contrôle, il est beaucoup plus difficile de justifier les montants remboursés.

Nous vous conseillons donc, autant que possible, de traiter les notes de frais des bénévoles d’association sur la base des frais réels. 

bérénice assoconnect curieuse

Quand faire une note de frais, se demande Bérénice ? On vous explique toutes les coulisses !

dépenses bénévolesQuelles dépenses de bénévole peuvent faire l’objet d’une note de frais ?

Il existe diverses situations dans lesquelles les bénévoles associatifs doivent avancer des frais. Voyons ensemble les situations les plus courantes.

Les frais kilométriques 

La plupart des associations n’ont pas les moyens de mettre à disposition de leurs bénévoles des véhicules de fonction. Pour se rendre à des réunions ou à des formations par exemple, les bénévoles utilisent la plupart du temps leur véhicule personnel.

Afin de couvrir le prix de l’essence, des péages, les frais d’assurance ou d’entretien de leur véhicule, les bénévoles peuvent prétendre à une indemnisation de leurs frais kilométriques.

Ils peuvent alors opter entre une déduction fiscale ou un remboursement.

S’ils choisissent le remboursement, ce dernier peut s’effectuer :

  • Sur la base du barème kilométrique : le montant à rembourser est calculé à partir d’un barème fixé par l’administration fiscale, qui prend en compte le type de véhicule (voiture, deux-roues…), sa puissance administrative (en CV), la distance parcourue, etc. ;
  • Sur la base des frais réels : le bénévole présente une note de frais accompagnée des justificatifs de leurs dépenses. Leurs dépenses sont ensuite remboursées à l’euro près.

Quelle que soit la modalité de remboursement choisie, n’hésitez pas à recourir à notre modèle de note de frais pour bénévole associatif.

Les frais de transport, de repas et d’hébergement

Les bénévoles peuvent aussi se déplacer en transports publics (train, avion, métro…). Ces frais de transport sont aisément remboursables à l’euro près, sur présentation du ticket de transport et du justificatif de paiement.

De même, vos bénévoles peuvent avoir à se restaurer sur leur lieu de déplacement. Comme pour les transports, il est recommandé d’opter pour le remboursement des frais de repas sur la base des frais réels, justificatifs à l’appui. 

À noter : sous réserve d’un vote en Assemblée Générale, il est possible d’offrir à vos bénévoles réguliers des titres-restaurants ou des chèques-repas, intégralement pris en charge par l’association.

Enfin, en cas de déplacements sur plusieurs jours, vos bénévoles peuvent avoir à avancer des frais d’hébergement. Ces dépenses doivent aussi faire l’objet d’une note de frais accompagnée des justificatifs de paiement. 

Les frais matériels

Pour remplir leurs missions, vos bénévoles sont peut-être amenés à acheter du petit matériel, des fournitures, de la documentation ou à avancer des frais d’affranchissement. 

Afin d’éviter les redressements, nous vous conseillons de rembourser ces dépenses à l’euro près, sur présentation des factures d’achat ou des reçus.

éléments note de frais

Que doit comprendre une note de frais de bénévole d’association ?

Si vous voulez éviter une requalification des remboursements en salaire, vos notes de frais de bénévole d’association doivent être parfaitement transparentes ! Pour cela, elles doivent comporter quelques mentions et être accompagnées de justificatifs.

Les mentions de la note de frais 

Veillez à faire figurer dans vos notes de frais :

  • Le nom du bénévole ayant engagé les frais,
  • La nature des frais (déplacement, repas, hébergement, matériel…),
  • Une description de la mission ayant occasionné les frais,
  • La date de la dépense,
  • Le montant hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) de la dépense.

Enfin, toutes les notes de frais doivent être signées à la fois par le bénévole concerné et par un responsable associatif. N’oubliez aucune mention en téléchargeant notre modèle de note de frais pour bénévole d’association.

Les justificatifs de note de frais

Une note de frais valide est systématiquement accompagnée de tout justificatif permettant d’attester que la dépense a été acquittée en lien avec l’activité du bénévole.

Ce dernier peut notamment joindre ses tickets de transport, notes de péage, factures d’hôtel, notes de restaurant, tickets de caisse, reçus…

Nous vous recommandons de numériser et d’archiver tous ces justificatifs, afin qu’ils soient facilement consultables par l’administration en cas de contrôle.

antoine assoconnect note de frais

Antoine a été trop généreux avec ses remboursements. Attention au parcours du combattant ! 

risques remboursements bénévolesQuels risques en cas de remboursements trop élevés par rapport aux frais réels ?

Sachez que l’administration fiscale et l’URSSAF contrôlent fréquemment les remboursements de notes de frais en association.

Lors d’un contrôle, des remboursements au-delà des montants fixés par l’URSSAF ou des notes de frais régulièrement dépourvues de justificatifs pourraient rapidement leur mettre la puce à l’oreille.

Ces situations emportent plusieurs conséquences.

Tout d’abord, le statut du bénévole risque d’être considéré comme un contrat de travail, tandis que les remboursements peuvent être requalifiés en salaires soumis au paiement de l’impôt sur le revenu. 

Quant à l’association, elle devra fournir un contrat de travail au bénévole et s’affranchir des cotisations sociales sur les salaires versés. Elle risque en outre de se voir requalifiée en organisme à but lucratif assujetti aux impôts commerciaux (TVA, Impôt sur les Sociétés et Contribution Économique Territoriale 

pourquoi utiliser modèle note de frais

Pourquoi utiliser un modèle de note de frais pour bénévole d’association ?

Vous l’avez compris, il est fortement recommandé d’établir ses notes de frais avec précaution ! Pour ne rien perdre de vue, téléchargez gratuitement notre modèle de note de frais pour bénévole d’association. 

Adaptable en fonction des besoins de votre structure, ce modèle vous permet de préciser toutes les mentions requises et vous rappelle de joindre le justificatif lié à chaque dépense de vos bénévoles. 

Une gestion organisée et transparente de vos notes de frais vous aidera à rester serein en cas de contrôle, tout en évitant les redressements !

faq note de frais pour bénévoleFAQ

🤔 Les bénévoles d’association sont-ils concernés par les notes de frais ?

Comme les salariés, les bénévoles d’association sont autorisés à présenter des notes de frais afin d’obtenir le remboursement des dépenses engagées dans le cadre de leurs activités. En savoir plus

💰 Quelles dépenses de bénévole peuvent être remboursées en note de frais ?

Les bénévoles d’association peuvent prétendre au remboursement de leurs frais kilométriques, frais de transport, de repas, d’hébergement, ainsi que des dépenses liées à l’achat de matériel. En savoir plus

🛑 Quels risques en cas de notes de frais trop élevées ?

Si l’administration fiscale constate que des remboursements dépassent les frais réels engagés ou vont au-delà des montants fixés par l’URSSAF, elle peut les requalifier en salaires déguisés et les soumettre au paiement d’impôts sur le revenu. En savoir plus

conclusion note de frais pour bénévoleConclusion

Vous disposez maintenant de tous les éléments pour établir des notes de frais valides. 

N’oubliez pas qu’une requalification des remboursements en salaires dissimulés aurait des conséquences à la fois pour vos bénévoles et votre association. Pour garder l’esprit tranquille, veillez à établir une note de frais pour chaque dépense et à conserver un maximum de justificatifs.

Souvenez-vous que la bonne gestion de votre association est aussi importante pour le développement de vos activités que pour la motivation et l’engagement de vos bénévoles !

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