Newsletter AssoConnect
Recevez chaque mercredi matin nos infos et astuces pour gérer votre association
rentree associations nouveaute assoconnect

Les nouveautés d’AssoConnect pour faciliter la rentrée 2021 de votre association

Corinne

L’été n’est pas encore terminé que déjà, la rentrée associative se profile. 

Sous la menace d’une 4e vague de Covid, le contexte actuel incertain ne doit pas pour autant nous décourager. Il s’agit au contraire de mettre toutes les chances du côté des associations pour que la rentrée se déroule au mieux.

Pour cela, cet été encore, nous n’avons pas ménagé nos efforts. Nous sommes donc heureux de vous présenter les nouveautés déjà présentes sur vos plateformes AssoConnect pour vous assurer une reprise dans les meilleures conditions.

Voici le programme :  

Suivez la guide !

nouveaute-assoconnect-rentree-associations-septembre-2021

LA nouveauté de la rentrée 2021 : les demandes d'inscription (ou pré-adhésions)

Pourquoi cette nouvelle fonctionnalité ?

La rentrée est un moment crucial pour la majorité des associations françaises : il s’agit de remplir les rangs des adhérents pour les activités proposées. Pour certains secteurs associatifs, les adhésions représentent près de la moitié du budget des structures. Elles sont donc essentielles à leur pérennité.

Or, il existe presque autant de manières de gérer ses adhésions que d’associations. 

Si vous utilisez AssoConnect, vous savez que notre module Adhésions permet déjà de gérer un grand nombre de situations. Mais certains cas complexes ou spécifiques n’étaient pas évidents à supporter. 

C’était par exemple le cas pour : 

    • les associations proposant des cours de "test" avant de s’engager sur l’année, comme les clubs de sport, les associations culturelles, de loisirs, etc.
      • Exemple : je veux inscrire ma fille à un cours de karaté, mais je ne suis pas certaine que ça lui plaise. Je fais une demande d'inscription et je renseigne les informations. Elle participe à un cours d'essai, et victoire, ça lui plait. Je confirme son inscription et procède au paiement de l’adhésion au club pour l’année.
    • les associations ayant des critères de validation pour les adhérents, comme les associations professionnelles ou d’anciens élèves par exemple
      • Exemple : adhérer à l'association requiert d'être labellisé "B-Corp" ou le montant de l'adhésion est calculé sur un critère de chiffre d'affaires. J'envoie donc ma demande d'inscription à l'association professionnelle en renseignant tous les champs demandés. Le comité d'adhésion se réunit et passe en revue toutes les demandes d'inscription. Pour chacune, il refuse ou accepte, et indique le montant de l'adhésion à payer. Une fois le montant de l’adhésion déterminé, je procède à son paiement.
    • les associations dont les processus d'adhésions complexes limitent l'usage du paiement en ligne.
      • Exemples : gérer les adhésions à de multiples activités en même temps, valider des adhésions selon divers critères, gérer des processus de réduction complexes, proposer des listes d’attente pour les adhésions, etc.

nouveaute-assoconnect-rentree-associations-demandes-inscriptionsLes problèmes d'adhésion ? Pas pour Olivier,
AssoConnect est là pour l'aider.

Grâce à la nouvelle fonctionnalité "Demande d’inscription", ces challenges cérébraux ne seront plus qu’un mauvais souvenir. 

Explications.

Comment fonctionnent les demandes d'inscription sur AssoConnect ? 

Mettre en place les demandes d'inscription pour son association

Si votre association est abonnée à l’offre complète d’AssoConnect (ou même en essai gratuit), vous pouvez dès aujourd’hui bénéficier de cette nouveauté : elle est incluse sans surcoût dans votre abonnement.

Pour l’utiliser, activez-la depuis la page de fonctionnalités

Ensuite, il suffit de suivre le parcours classique de création d’une campagne d’adhésion qui démarre désormais par le choix entre "Adhésions"(ce que vous connaissez déjà) et "Adhésions soumises à validation" (LA nouveauté). Elle s’appliquera alors à l’ensemble de votre campagne d’adhésion. La suite, vous la connaissez : remplissez les différents champs et mettez votre campagne en ligne.

Si vous souhaitez que certaines adhésions ne soient pas soumises à votre validation (comme c’était le cas jusqu’à présent), il suffit de créer une seconde campagne. 

De la réception de la demande à sa validation

Une fois votre campagne de demandes d’inscriptions publiée, le parcours est très simple : 

  1. L'adhérent choisit une formule d'adhésion et renseigne les informations que vous lui demandez. Il ne paie pas immédiatement. Son inscription est en attente de validation.
  2. Sur votre plateforme AssoConnect, vous recevez la demande d'inscription. Son statut est "En attente". Vous pouvez alors accéder à l’ensemble des informations renseignées par l’adhérent. Sur la base de ces informations, vous pouvez :
    1. Valider la demande d’inscription,
    2. Modifier la demande d’inscription - et notamment le montant de l’adhésion à payer - et la valider (ou simplement enregistrer ces modifications dans un premier temps),
    3. Refuser la demande d’inscription. Dans ce cas, le processus s’arrête.

      nouveaute-assoconnect-associations-pre-adhesion
  3. Si vous validez la demande d’inscription, vous avez deux possibilités :
    1. Déclencher l’envoi d’un lien de paiement pour que l’adhérent finalise son paiement en ligne par carte bancaire,
    2. Indiquer que vous avez reçu le paiement hors ligne (par chèque, par exemple) ou indiquer que vous le recevrez plus tard.

Voici un schéma récapitulatif du processus : 

nouveaute-assoconnect-associations-pre-adhesion-schema

De la validation de la demande au paiement de l'adhésion

L’étape du paiement est évidemment cruciale dans le cadre d’une collecte d’adhésions. Il en va de la trésorerie de votre association.

Lorsque vous validez la demande d’inscription, deux possibilités s’offrent à vous : 

    • Envoyer un lien de paiement à l’adhérent afin qu’il règle son adhésion en ligne, par carte bancaire. Vous n’avez alors plus rien à faire.
    • Indiquer que le paiement sera effectué d’une autre manière : chèque, espèces, virement bancaire, coupons sport, etc. Dans ce cas, lorsque vous recevrez le paiement, il faudra l’indiquer sur le logiciel afin que l’adhésion soit considérée comme payée et que les écritures comptables liées soient saisies automatiquement. 

Si vous choisissez d’envoyer un lien de paiement, les choix effectués dans vos paramètres s’appliquent. Il est donc possible de proposer du paiement en une ou plusieurs fois, et d’avoir choisi entre les frais de transaction et le pourboire.

Quels sont les avantages pour votre association ? 

Cette nouvelle fonctionnalité disponible sur AssoConnect offre de multiples avantages aux associations qui l’utilisent : 

    • Elle s’adapte parfaitement aux différentes réalités des processus d’inscription,
    • Elle facilite la gestion des cas particuliers par les administrateurs,
    • Elle allie la flexibilité liée à la modification et l’efficacité du paiement : choisir une formule, renseigner des informations, les modifier, puis procéder au paiement en ligne,
    • Malgré un processus d’inscription soumis à validation, elle permet de digitaliser l’étape du paiement et évite donc aux trésoriers de devoir gérer de nombreux chèques,
    • Elle offre un suivi facilité de la rentrée grâce à une vue claire sur l’état des inscriptions (validées, en attente de validation, en attente de paiement, refusées, etc.).

nouveaute-assoconnect-rentree-associations-septembre-2021-yado

Yado, votre nouvel assistant personnel

Avez-vous remarqué l'apparition de notre mascotte en bas à droite de votre écran ?

Il s'agit de Yado, un nouvel assistant personnel qui vous accompagne dans la prise en main du logiciel ou de certaines fonctionnalités.

nouveaute-assoconnect-rentree-associations-septembre-2021-assistant-personnel

Cet accompagnement est composé de deux onglets : 

    • le menu d'aide contextuelle,
    • les tâches à réaliser à l’arrivée sur la plateforme ou une nouvelle fonctionnalité.

Le menu d'aide contextuelle vous permet de naviguer jusqu'à un objectif défini. Nous avons ainsi voulu rendre l'assistance plus concrète en vous orientant directement dans la bonne direction.

Vous vous en doutez, les thèmes abordés avec cette assistance tournent aujourd'hui plutôt autour des adhésions pour vous aider à préparer au mieux la rentrée 2021. De nouveaux contenus variés arriveront rapidement par la suite !

Le menu des tâches peut être utilisé pour de multiples raisons. Parmi elles, la formation de nouveaux arrivants sur la plateforme ou encore la découverte d'applications que vous n'utilisez pas encore.

Vous pouvez participer à l’amélioration de cette assistance en ligne. Yado apprend vite, mais il est encore en pleine croissance. N'hésitez donc pas à nous suggérer des idées pour nous aider à le faire grandir ! Pour cela, rendez-vous sur support.assoconnect.com.

nouveaute-assoconnect-rentree-associations-septembre-2021-suivi-paiement

L'amélioration du suivi des paiements

Jusqu’ici, certains utilisateurs n’avaient qu’un accès limité au suivi de leurs paiements.

C’était notamment le cas des clients de notre offre gratuite, mais aussi de ceux qui bénéficient de l’offre complète mais n’avaient pas activé la comptabilité.

Dans ce cas, lors de l’enregistrement d’une adhésion, il était impossible de suivre l’état d’avancement du paiement lié à cette adhésion.

Pour aider nos clients à avoir une meilleure visibilité sur les paiement reçus et ceux en attente de réception, nous avons créé une nouvelle page dédiée à cet usage.

Exemple

Jean règle son adhésion de 100€ en deux fois, une première par chèque le 1er septembre, une seconde en espèces le 1er octobre. 

Avec l’ancien système, l’association n’avait pas de visibilité sur l’état de ces opérations au travers des différentes campagnes en cours.

Désormais, la fonctionnalité "Suivi des paiement" permet à l’association de trouver facilement les paiements en attente. Elle verra donc qu’au 2 septembre, Jean doit encore 50€ sur les 100€ de son adhésion.

Si l’application "Adhésions" est activée mais que la "Comptabilité" ne l’est pas, un nouvel onglet "Suivi des paiements" apparaît dans le menu en bleu, situé sur la gauche de l’écran.

nouveaute-assoconnect-rentree-associations-suivi-paiement-adhesion

De la même manière, vous pouvez accéder à l’historique des paiements depuis une opération précise. Vous y retrouvez en un coup d’œil les règlements effectués, partiellement effectués et en attente de paiement.

Pratique pour suivre l’état de vos adhésions, dons, achats sur votre billetterie ou votre boutique en ligne !

nouveaute-assoconnect-rentree-associations-septembre-2021-genre

La possibilité de nommer vos modèles d'emailing

Nous savons que nombre de nos clients sont de fervents utilisateurs du module Emailing qui permet d'envoyer facilement des communications efficaces.

Les plus avertis d'entre vous l'auront déjà remarqué, il est désormais possible de gérer plus facilement vos modèles d'Emailing et de les nommer.

L'objectif : vous permettre de gagner toujours plus de temps, notamment pour vos nombreuses communications de la rentrée.

Modèles-emailing-assoconnect

A vos inspirations pour de jolies communications !

nouveaute-assoconnect-rentree-associations-septembre-2021-genre

Une alternative au Masculin / Féminin dans les fiches profil

Au moment d’effectuer une adhésion, un don ou quelque autre inscription sur une plateforme, la question du genre fait partie des questions posées par défaut dans nos formulaires, au même titre que les nom, prénom, adresse et coordonnées.

Pour que notre logiciel permette d’inclure un maximum de personnes, y compris celles qui ne se reconnaissent pas dans l’alternative binaire Homme/Femme, nous avons décidé d’ajouter un nouveau champ de genre : "Autre".

nouveaute-assoconnect-rentree-associations-septembre-2021-genre-autre

Il s’agit, à notre échelle, d’un geste visant à ne pas exclure les personnes ne se considérant ni "homme", ni "femme".

Cette information peut également être modifiée au niveau du profil de la personne. Les personnes dont le compte est antérieur à cette évolution du logiciel peuvent donc modifier leur profil si elles le souhaitent.

Cette évolution est peut-être un détail pour la plupart des utilisateurs, mais à notre niveau, elle constitue un pas supplémentaire vers une société plus inclusive pour tous.

nouveaute-assoconnect-rentree-associations-septembre-2021-standardisation-noms

La standardisation des noms et prénoms dans votre base de membres

Pour vous aider à mieux gérer votre base de membres, nous y avons standardisé l’écriture des noms et prénoms.

Au programme, une règle simple :

    • Les prénoms commencent par une majuscule puis s’écrivent en minuscules,
    • Les noms de famille s’écrivent intégralement en majuscule.

Avec cette amélioration, votre base de données reste propre et standardisée en toutes circonstances.

Il devient ainsi toujours plus simple de retrouver toutes les informations sur vos membres, et votre base gagne en lisibilité !

assoconnect-nouveaute-associations-rentree-septembre-2021

Conclusion

Nous espérons que ces nouveautés et améliorations vous accompagneront dans vos rentrées associatives respectives. 

Dans le contexte actuel, soyez assurés de notre présence à vos côtés pour faire de vos collectes d’adhésions et campagnes de rentrée des succès. 


Toute notre équipe d’accompagnement est mobilisée pour répondre à vos questions. Pour cela, rendez-vous sur https://support.assoconnect.com/fr-fr/ (qui a également fait peau neuve !). Belle reprise à toutes et à tous !

 

Nouveautés AssoConnect
Corinne
Articles recommandés
  • Recherches fréquentes
  • Logiciel club de Football
  • Logiciel club de Basket
  • Logiciel club de Danse
  • Logiciel club de Judo
  • Logiciel club de Tennis
  • Solution associations
  • Solution de paiement en ligne pour association
  • Intranet pour association
  • ERP pour association
  • CRM pour association
  • Logiciel Association Gratuit
  • Logiciel Comptabilité Gratuit
  • Site Internet Gratuit
  • Ressources
  • Blog AssoConnect FR
  • Blog AssoConnect US
  • Formations pour association
  • Guides gratuits pour associations
  • OpenAsso
  • Newsletter d'AssoConnect
  • Entreprise
  • Qui sommes-nous ?
  • Notre engagement
  • L'équipe AssoConnect
  • AssoConnect Recrute
  • Page Presse
  • Contacter AssoConnect
  • Nous aider
  • Partenaires d'AssoConnect
  • Partenariats avec AssoConnect
  • Foire Aux Questions
  • Recherches fréquentes
  • Solution associations
  • Ressources
  • Entreprise

AssoConnect est conçu avec 💙 à ParisMentions légalesCGUVCGVPSPolitique de ConfidentialitéParamétrer les cookies