organigramme association

Comment créer l’organigramme de son association ?

Manar

En tant que responsable d’association, les termes "assemblée générale", "conseil d’administration" ou "bureau d’association ne doivent pas avoir de secret pour vous.

En parallèle et pour y voir plus clair, avez-vous mis tout cela à plat dans un organigramme d’association ? Si aucune obligation légale n’impose sa création, ce document s’avère pourtant très pratique, aussi bien en interne qu’en externe

Envie d’en savoir plus ? Dans cet article, vous trouverez :

C’est parti pour devenir incollable sur le sujet !

définition organigramme associationQu’est-ce qu’un organigramme d’association ?

 

Définition

Un organigramme d’association est une représentation schématique de sa structure interne. Souvent établi sous la forme d’un tableau, diagramme ou graphique, cet outil informatif détaille le mode d’organisation d’une association, ainsi que ses postes-clés (président, trésorier, secrétaire, etc.).

Un organigramme peut aussi mettre en valeur les liens hiérarchiques entre les différents membres d’une structure. Il apporte un éclairage supplémentaire sur le mode de fonctionnement interne d’une association, en détaillant le rôle des individus.

Pour vous donner une idée un peu plus concrète, vous trouverez ci-dessous un modèle d'organigramme d'association, à télécharger gratuitement.

Sa constitution et sa forme sont libres. Chaque association peut y faire figurer les organes et les membres de son choix.

Par ailleurs, cet organigramme peut être disponible en interne, comme en externe. Vous pouvez donc choisir de le rendre consultable en ligne. 

Pourquoi est-il utile de mettre en place un organigramme d’association ?

Légalement, la mise en place de ce document pratique n’est pas obligatoire. La loi du 1er juillet 1901, relative au contrat d’association, n’impose pas la création d’un organigramme pour votre association sportive ou culturelle, par exemple.

Cependant, sa constitution est recommandée. Un organigramme présente plusieurs avantages pour votre structure :

  • Il clarifie les postes et les rôles de chacun en interne. C’est notamment pratique lorsque vous accueillez de nouveaux membres. Ils disposeront d’une photographie à l’instant T du mode de fonctionnement de votre association ;
  • Il peut améliorer la communication et la diffusion de vos messages en interne. Grâce à cet outil, chacun sait précisément qui fait quoi. La prise de décision démocratique peut aussi être facilitée ;
  • C’est un élément de réassurance pour le public qui cherche à se renseigner sur votre association loi 1901 (ou 1905 ou 1908), par exemple pour y adhérer. Le public y trouvera en un coup d’œil l’interlocuteur adéquat, si besoin ;
  • Il renforce votre professionnalisme et votre crédibilité auprès des tiers. Un atout de poids au moment de partir à la recherche de subventions ou de sponsors, par exemple. 

antoine-note

Antoine a noté les bénéfices d'un organigramme, il a hâte de découvrir le reste du programme !

Afin de mettre en place un organigramme d’association efficace, il est d’abord nécessaire de comprendre quels éléments peuvent y figurer. Pour commencer, zoom sur les principaux organes constitutifs d’une association.

organisation associationComment est organisée une association ?

D'après l’article 1er de la loi 1901, une association à but non lucratif est libre de définir ses règles de fonctionnement, édictées au sein de statuts. Le contenu de son organigramme dépend donc de la libre appréciation de chaque structure.

Néanmoins, il est fréquent d’y retrouver trois instances "traditionnelles" : l’assemblée générale (AG), le conseil d'administration (CA) et le bureau.

Si votre association est située en Alsace-Moselle, celle-ci dépend du régime juridique du droit local. La loi impose par exemple à votre association de posséder une direction qui est le représentant légal de l'organisme. Par ailleurs, certaines associations (pêche, protection du milieu aquatique) doivent se conformer à des statuts types.

L'assemblée générale, pour déployer la politique et la stratégie de votre association

L'assemblée générale regroupe tous les membres d’une association. Sa composition et ses attributions sont fixées dans les statuts.

Sauf indication contraire, l’AG a le pouvoir de mettre en œuvre la politique de votre association. Il s’agit du seul organe décisionnel reconnu par la loi 1901. Elle peut notamment prendre les décisions suivantes :  

  • Nommer et révoquer des dirigeants ;
  • Modifier des statuts ;
  • Approuver ou rejeter des comptes ;
  • Exclure un membre ;
  • Acquérir ou vendre des biens immobiliers.

Par ailleurs, la tenue d’une AG est obligatoire pour certaines associations réglementées comme les fédérations sportives agréées, les associations cultuelles ou les associations reconnues d’utilité publique. 

Le conseil d'administration, pour prendre des décisions opérationnelles

Le conseil d’administration d’une association n’est pas obligatoire, à moins que des statuts types l’imposent.

Composé d'administrateurs, dont le nombre est fixé par les statuts constitutifs de votre association, le conseil d'administration (CA) s’assure notamment du bon fonctionnement de votre structure jusqu’à la tenue de la prochaine AG.

Cette dernière peut le mandater pour prendre des décisions opérationnelles à sa place, comme :

  • Préparer le budget prévisionnel, et suivre son exécution ;
  • Définir les orientations principales de votre association ;
  • Nommer les membres du bureau associatif ;
  • Exclure un membre ;
  • Préparer les réunions de la prochaine AG.

Le bureau, pour gérer les affaires courantes

Le bureau associatif est désigné par le conseil d'administration. Là encore, sa mise en place est facultative, mais recommandée.

En effet, le bureau représente généralement l’organe exécutif de votre association. Pour des raisons pratiques, il est souvent indispensable à son bon fonctionnement. Ses missions doivent être distinctes de celles du CA.

Au quotidien, le bureau met en œuvre les décisions prises en assemblée générale et par le conseil d’administration. Les membres du bureau sont élus lors de l’AG, pour une durée fixée dans vos statuts. Tout changement du bureau d’une association doit être déclaré en préfecture.

Le bureau se compose généralement d’un président, d’un trésorier et d’un secrétaire, qui disposent d’un pouvoir décisionnel plus ou moins important. 

Dans la partie suivante, vous allez découvrir ces 3 postes-clés en détails, puisqu’ils sont bien souvent une composante majeure de l’organigramme d’une association.

postes responsables associationQuels sont les principaux postes de responsables au sein d’une association ?

Vous le savez à présent : aucun poste n’est obligatoire au sein d’une association. Cependant, par tradition et usage, la grande majorité des associations - exception faite des associations collégiales - choisissent de constituer un bureau au sein duquel on retrouve au moins 3 membres aux rôles bien distincts. Et aux prérogatives importantes.

D’ailleurs, la responsabilité de ces dirigeants d’association peut même être engagée à certains niveaux (responsabilité financière, pénale et civile).

Le président, pouvoir et responsabilités

Le président est celui qui dispose du plus de pouvoir et de responsabilités. Il figure donc en bonne place sur l’organigramme de votre association. 

Il incarne la responsabilité de l'association, et la représente. Son rôle et ses missions sont pluriels :

  • Généralement, il est le représentant légal de l’association auprès des tiers (banques, administrations, justice etc.), si les statuts de votre association le précisent ;
  • Il se charge des relations publiques ;
  • Il s’occupe des tâches courantes : embauche de personnel, signature de contrats (après approbation du CA), etc. ;
  • Il supervise les actions des autres membres du bureau (trésorier, secrétaire) ;
  • Il applique les décisions prises en AG et par le CA.

S’il est accompagné d’un vice-président, il peut lui déléguer ses pouvoirs en cas d’absence, par exemple.

Le trésorier, maître des finances

Comme le président ne peut pas tout faire, il est accompagné dans le bureau par son trésorier. Ce dernier, qui peut être aidé d’un trésorier-adjoint, est responsable de la gestion financière et fiscale de l’association

À ce titre, il s’occupe entre autres de : 

  • Gérer le(s) compte(s) bancaire(s) de l’association ;
  • Mettre en place le budget prévisionnel ;
  • Gérer les fonds (dépenses, recettes) ; 
  • Tenir une comptabilité de tous les mouvements de fonds ;
  • Présenter les comptes de l’année en assemblée générale.

Le secrétaire, couteau-suisse administratif

Enfin, le secrétaire occupe le troisième rôle majeur d’un bureau associatif. Son domaine réservé ? La gestion administrative.

Dans cette optique, il est amené à réaliser de nombreuses tâches variées (parfois avec l’appui d’un secrétaire-adjoint), telles que :

  • L’établissement des procès-verbaux des réunions ;
  • La convocation des membres aux AG ;
  • La gestion des documents de l’association (stockage, archivage, classement) ;
  • L’organisation de réunions et la convocation aux AG et CA ;
  • Des mises à jour, en cas de modification des statuts de l’association ou des changements de composition du CA.

Vous disposez à présent d’un panorama complet des éléments (organes + membres) à intégrer dans votre organigramme d’association.

Vous pouvez également y faire apparaître les différents responsables de sujets, par thématiques. Par exemple : le financement de l’association, la gestion des bénévoles, l’organisation des événements, etc.

Ces personnes ayant des rôles-clés au sein de votre association, il peut être intéressant de les ajouter à votre organigramme, si vous le jugez pertinent.

corinne-organigrammeTout est plus clair pour Corinne qui n'a désormais plus qu'à télécharger son modèle d'organigramme ! 

guide organigrammeConseils pour créer l’organigramme d’une association (+ un modèle à télécharger)

Préparez en amont la création de l’organigramme de votre association

Avant de vous lancer dans la constitution de l’organigramme de votre association, prenez d’abord le temps de la réflexion. En amont, pensez notamment à :

  • Mettre à plat l’objectif poursuivi à travers la création de ce document. L’organigramme est-il destiné à un usage interne, ou plutôt à développer votre visibilité en externe (ou les deux) ? ;
  • Collecter toutes les informations en lien avec la structure de votre association : organes, postes, membres. Toutes ces informations sont notamment disponibles dans vos statuts ;
  • Identifier les liens hiérarchiques entre les organes et les membres de votre association ;
  • Désigner la personne en charge de la conception de l’organigramme. L’idéal est qu’elle connaisse bien votre structure et ne soit pas rétive à la technique.

Choisissez l’outil adéquat

Pour finir, sélectionnez un outil pour élaborer l’organigramme. Pour cela, plusieurs solutions s’offrent à vous :

  • Créer l’organigramme de votre association sur Word, ou tout autre logiciel de traitement de texte type Open Office, Pages (Mac) ou Google Docs ;
  • Utiliser un logiciel de présentation comme PowerPoint, Keynote (Mac) ou Google Slides ;
  • Opter pour un outil graphique de conception en ligne comme Canva, Venngage, Smartdraw ou GlooMaps.
    Gros avantage de la plupart d’entre eux ? Ils proposent souvent des modèles d’organigrammes prêts-à-l'emploi, que vous n’avez plus qu’à adapter à vos besoins.

Au moment de faire votre choix, priorisez une solution simple d'usage, intuitive et ergonomique.

Elle devra aussi proposer un minimum de fonctionnalités, en particulier si vous désirez ajouter des logos, des photos de vos membres, ou des formes bien précises.

Une option permettant de travailler en collaboration avec d’autres membres de votre association peut aussi constituer un plus, surtout si vous souhaitez partager votre réalisation. 

Pour vous lancer dans le grand bain dès maintenant, téléchargez notre modèle d’organigramme :

résumé organigramme associationFAQ

💡 Un organigramme d’association, c’est quoi ?

L’organigramme d’une association est un document qui représente schématiquement la structure hiérarchique et le mode de fonctionnement interne d’une association. Il présente les postes-clés sous la forme d’un tableau, diagramme ou graphique. En savoir plus

📄 Quelles sont les instances administratives d’une association ?

Si une association est libre de définir son mode de fonctionnement, elle se compose souvent de trois instances « traditionnelles » : l’assemblée générale (AG), le conseil d'administration (CA), et le bureau associatif. En savoir plus

🤝 Qui sont les membres du bureau d’une association ?

Au sein d’un bureau associatif, le pouvoir décisionnel repose entre les mains de trois personnes élues. Le président représente l’association et a le plus de pouvoirs. Le trésorier se charge de la gestion financière et fiscale. Le secrétaire s’occupe de l'administratif. En savoir plus

conclusion organigramme associationConclusion

Si sa conception n’est pas obligatoire, l’organigramme d’une association représente un bon moyen de formaliser l’organisation structurelle et hiérarchique de votre entité.

En tant que responsable associatif, appuyez-vous sur ce document pour clarifier les liens et les rapports hiérarchiques entre les différents membres de votre entité. Et ce, aussi bien pour un usage interne qu’externe.

Pour conclure, pensez à mettre à jour votre organigramme d’association dès que possible, après un changement, par exemple lors du renouvellement du bureau. Cette fois, tout est bon : maintenant, à vous de jouer !

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