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Comment assurer une bonne passation lors d’un changement de bureau d’association ?

Claire

Vous avez compris les règles du jeu du bureau d’association, et il est temps de renouveler les membres qui en font partie ? 

Que toute l’équipe du bureau se renouvelle ou que cela soit seulement de façon partielle, les mesures à prendre sont les mêmes. Nous vous partageons donc dans cet article tous les éléments pour que le changement de bureau de votre association se déroule dans les meilleures conditions

Au programme : 

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Quand changer de bureau d’association ?

Le changement de bureau est un principe démocratique fondamental. Il est en effet judicieux de renouveler régulièrement les membres du bureau pour que le fonctionnement de l’association reste optimal et juste. 

La fréquence de ce renouvellement est normalement précisé dans les statuts de votre association. Ce rythme est souvent de 1, 2 ou 4 ans, mais il est bien évidemment à adapter en fonction des besoins et du contexte de votre association. Par exemple, les associations étudiantes ont souvent l’habitude de changer de bureau tous les ans. 

Par ailleurs, des événements inattendus tels que la révocation, la démission ou le décès d’un ou plusieurs membres, peuvent mettre un terme au mandat

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Comment élire l’équipe du nouveau bureau ?

Le renouvellement du bureau se fait donc de façon démocratique avec la tenue d’élections lors de l’Assemblée Générale. Celle-ci se tient souvent à une période calme de l’année comme mars ou avril - même si chaque association est évidemment libre de l’organiser quand elle le souhaite. 

La procédure des élections des membres est normalement définie dans les statuts. Ils doivent détailler : 

    • la durée du mandat, 
    • le type de scrutin : souvent uninominal à un ou deux tours, 
    • les conditions de vote : par correspondance, à main levée ou par vote électronique.

Un autre critère qui peut être précisé dans les statuts concerne le renouvellement total ou partiel du bureau. 

Nous vous conseillons de le renouveler au fur et à mesure, par exemple par moitié ou par tiers. 

Cela vous permettra d’assurer une continuité stratégique, et de simplifier l’arrivée des nouveaux membres qui pourront par exemple poser leurs questions aux personnes du bureau déjà présentes depuis un moment.

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Quelles sont les mesures administratives préalables au changement de bureau d’association ?

Une fois votre nouvelle équipe élue, celle-ci devra effectuer quelques mesures administratives

La première consiste à rédiger le procès verbal qui acte du changement de bureau de l’association à l’Assemblée Générale. 

D’après l’article 5 de la loi 1901, il faudra par la suite déclarer ce changement au greffe des associations en préfecture ou sous-préfecture. Cette mesure doit être effectuée dans les trois mois à compter de l’élection du nouveau bureau. Nous vous déconseillons de prendre cette étape à la légère : les dirigeants qui ne déclarent pas ce changement encourent une amende pouvant aller jusqu'à 1 500 €, et 3 000 € en cas de récidive.

Cette déclaration doit normalement être effectuée par les dirigeants qui viennent d’être désignés. Si la nouvelle équipe tarde cependant à le faire, les anciens membres du bureau peuvent se permettre d’effectuer cette mesure.   

Concrètement, il suffit de remplir le formulaire CERFA n°13971*03 avec les noms, prénoms, nationalités, professions, adresses de domicile et fonctions des personnes constituant le nouveau bureau. Vous avez également la possibilité d’indiquer ces informations sur papier libre. Il est indispensable de joindre à ce document le procès verbal de votre association.

Cette déclaration peut être envoyée en lettre recommandée avec accusé de réception ou déposée en ligne sur le site www.service-public.fr si votre association y a déjà un compte. Peu de préfectures proposent encore une réception physique pour les associations, pensez-donc à vérifier si cela est encore possible dans l’annuaire de greffe des associations

À l’issue de cette démarche, la préfecture vous enverra un récépissé de déclaration. Tant que cette déclaration à la préfecture n’est pas effectuée, les anciens dirigeants sont toujours responsables, et le nouveau bureau n’a officiellement aucun pouvoir vis-à-vis de tiers

Enfin, si les noms des dirigeants sont inscrits dans les statuts, il faudra donc modifier les statuts de votre association dans les trois mois qui suivent l’élection du nouveau bureau. 

Pour ce faire, les nouveaux arrivants devront remplir le CERFA de modification du bureau d’association n°13972*03 auprès du greffe des associations en préfecture. Il est nécessaire d’y joindre un exemplaire des statuts modifiés et signés par au moins deux des dirigeants ainsi qu’un exemplaire de la délibération.   

La dernière étape consiste à publier la modification des statuts au Journal Officiel des Associations et Fondations d’Entreprises (JOAFE) après avoir reçu le récépissé de la préfecture. 

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Quelles mesures bancaires doivent accompagner la passation avec le nouveau bureau d’association ?

Passées les étapes administratives, restent les démarches à effectuer auprès de votre banque.

Il est en effet indispensable de prévenir votre banque afin de modifier : 

    • Les procurations qui permettent l’utilisation des moyens de paiement,
    • Les contacts et adresses d’expédition pour la réception de chéquiers, carte bancaire, etc.,
    • Les codes d’accès au service de banque en ligne. 

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Pour Bérénice, les formalités bancaires,
ce n'est tout une affaire ! 

Nous vous conseillons de faire ces formalités après avoir reçu le récépissé de la préfecture. Cela permettra à votre conseiller bancaire de s’assurer que le changement d’équipe est officiel. Si vous devez rapidement changer ces éléments, il est conseillé que l’ancien et le nouveau trésorier se rendent ensemble à la banque. Votre conseiller bancaire pourra ainsi confirmer que l’équipe sortante est bien au courant de ses retraits de pouvoirs bancaires

De plus, les engagements de l'association (par exemple : paiements à venir, calendrier des divers paiements obligatoires ou emprunts, etc.) doivent être identifiés et communiqués au nouveau bureau. 

Enfin, il est utile d’informer toutes les personnes devant être mises au courant du changement de dirigeants. Cela peut par exemple concerner vos fournisseurs mais aussi la poste si l’adresse de l’association est celle d’un ancien membre du bureau. Là encore, utilisez le récépissé de la préfecture comme justificatif du changement.

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Quelles sont les obligations des anciens membres du bureau dans le cadre de la passation ?

Avant de quitter pour de bon le bureau de votre association, les anciens dirigeants ont quelques obligations.

Ils doivent notamment restituer sans délai l’ensemble des documents associatifs obligatoires (registre spécial, procès-verbaux des assemblées générales et conseil d’administration, contrats de travail, etc.) ainsi que ceux qui assurent le bon fonctionnement de l’association (registre des adhérents, liste des comptes ouverts dans les établissements bancaires, convention de subvention, instruments bancaires : chéquier, carte bancaire, etc.).

Il est conseillé de faire une signature de procès-verbal de transmission de tous ces documents pour acter de leur réception en intégralité (ou non). 

Nous espérons que vous n’en arriverez pas à cette situation, mais sachez qu’il est possible de sanctionner les anciens dirigeants qui ne délivrent pas tous ces documents en leur envoyant un courrier de mise en demeure.

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Quelles sont les responsabilités des nouveaux dirigeants ? 

Après avoir effectué les démarches administratives et bancaires, les nouveaux dirigeants doivent prendre connaissance de leurs responsabilités

La lecture des statuts de l’association peut apporter des informations précieuses concernant ce qu’ils peuvent et ne peuvent pas faire. Par exemple, si les statuts précisent que les activités lucratives ne sont pas autorisées, le nouveau bureau sera donc au courant de cela et évitera de commencer une activité illégale au vu des statuts. 

Dans le même sens, il est recommandé de consulter le règlement intérieur de l’association. 

conseils-passation-nouveau-bureau-associationBertrand est au taquet,
il connaît toutes ses responsabilités ! 

Lors de la passation des pouvoirs, il est conseillé au nouveau trésorier d’établir les comptes et de vérifier que la comptabilité de l’association est cohérente. 

Si ce n’est pas le cas, nous encourageons le nouveau bureau à faire un audit par un professionnel externe à l’association. C’est d’autant plus recommandé si la passation s’effectue lors d’une période problématique (crise au sein des bénévoles, difficulté financière, corruption). 

Faire un audit permettra d’établir objectivement les faits, les problématiques et de mettre en place des solutions efficaces par la suite. De plus, cela confirmera de façon officielle ce dont le nouveau bureau est ou n’est pas responsable. 

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Instaurer une bonne gestion en amont

Cette dernière partie est davantage un conseil de prévention pour que la passation se passe de façon simple et agréable. 

Une gestion d’association optimale est un atout indéniable qui facilite les passations d’un bureau à l’autre.

Pour ce faire, optez pour des outils centralisés, simples, intuitifs et en ligne. Les informations doivent être partageables avec des personnes identifiées, sécurisées et conservées intemporellement, et trouvables simplement. 

Le nouveau trésorier n’aura plus besoin de passer des heures à décrypter les tableaux Excel de son prédécesseur. L’ancien secrétaire ne partira plus sans laisser les fiches d’adhésions puisque celles-ci seront numérisées. 

Vous l’aurez compris, avoir des outils adaptés simplifie la gestion d’une association et permet à n’importe quel nouveau membre du bureau de comprendre le fonctionnement de l’association

Enfin, pensez à établir une communication simple et bienveillante avec les nouveaux membres du bureau. Ce sont souvent des personnes qui font partie de l’association depuis un moment, mais faire partir du bureau reste tout de même une sacrée étape pour quelqu’un qui était simplement adhérent avant… 

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En Bref 

📆 Quand et comment changer de bureau de bureau d’association ? 

La fréquence du renouvellement du bureau est normalement précisé dans les statuts de votre association. Il est souvent de 1, 2 ou 4 ans. Ce changement se fait de façon démocratique avec la tenue d’élections lors de l’Assemblée Générale. En savoir plus 

📝 Quelles sont les obligations administratives lorsqu’un nouveau bureau est élu ? 

Après avoir rédigé le procès verbal qui acte du changement de bureau de l’association, il faut déclarer ce nouveau bureau au greffe des associations en préfecture dans les trois mois à compter de l'élection. Enfin, si les noms des dirigeants sont inscrits dans les statuts, il faudra modifier les statuts de votre association. En savoir plus 

💼 Quelles sont les responsabilités des nouveaux dirigeants du bureau lors de la passation ? 

Il est recommandé de consulter les statuts de l’association et le règlement intérieur pour prendre connaissance du fonctionnement de l’association. Il est aussi conseillé au nouveau bureau d’établir les comptes voire de faire un audit par un professionnel externe à l’association. En savoir plus

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Vous voilà à jour pour effectuer les prochaines passations de votre bureau d'une main de maître ! Nous espérons que tous ces conseils vous serviront et permettront de faire de ce moment crucial une réussite ! 

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