forum associations 2021 conseils

4 étapes pour préparer le forum des associations 2022

Thâo

Chaque année, c'est la même chose : le mois de septembre est décidément chargé pour votre association ! Avec la rentrée associative, les campagnes d’adhésions et la reprise des activités de votre association après les perturbations dues au COVID-19, vous êtes certainement déjà bien occupé.

Pour autant, ne passez pas à côté du forum des associations le plus proche de chez vous ! Cet événement incontournable de la vie associative locale vous permettra de faire parler de votre association et d’échanger directement avec des personnes potentiellement intéressées par vos projets. 

Le forum des associations est un excellent tremplin pour votre structure, que vous cherchiez à recruter des bénévoles pour votre association et des adhérents, ou tout simplement à vous faire connaître. Et comme tout autre évènement, le forum des associations 2022, ça se prépare ! 

Vous trouverez dans cet article une présentation des différentes étapes ainsi que nos conseils pour organiser au mieux votre participation au forum tout en respectant les consignes sanitaires.

Voici le programme de cet article :

  1. Qu'est ce que le forum des associations ?
  2. Pourquoi participer au forum des associations de votre ville ?
  3. Communiquez sur votre participation au forum des associations 2022
  4. Préparez votre stand au forum des associations
  5. Que faire après le forum des associations ?

Téléchargez la checklist pour organiser vos prochains événements associatifs !

preparer-forum-associations

Qu'est-ce que le forum des associations ? 

Le forum des associations est un événement qui se déroule généralement sur une journée. Il est organisé localement dans toute la France, il y a donc fort à parier qu’il y ait un forum dans votre commune, ou dans une commune proche !

Vous pouvez donc anticiper la rentrée de votre association en préparant cet événement à l'avance. 

Au fil de cette journée, les mairies permettent aux associations de venir présenter leurs activités auprès du public. Chacune d’entre elles dispose d’un "stand" tenu par les responsables et/ou des bénévoles, qui peuvent renseigner les visiteurs. 

preparer-forum-associations-definition

Pourquoi votre association doit-elle participer au forum des associations 2022 de votre ville ? 

Pour les associations, les occasions d’échanger directement avec un public intéressé par vos actions sont rares. Le Forum des Associations est en cela un rendez-vous à ne pas manquer !

En plus d’un moment convivial, c’est effectivement l’occasion pour votre association de se faire connaître auprès d’un public souvent nombreux. Il peut également s’agir d’un bon moment pour nouer des contacts avec le reste du tissu associatif local.

Votre présence sur le forum est un investissement que vous faites pour votre association, à la fois au niveau financier (impression de flyers, création d’affiches, édition d’un kakémono, etc.), mais aussi et surtout en temps.

Pour être sûr que ces investissements en vaillent la peine, il est donc important de bien définir vos objectifs avant de vous rendre au forum.

Il est, par exemple, probable que vos objectifs concernent :

    • Les adhésions à votre association : pour recruter directement de nouveaux adhérents ou des bénévoles,
    • La notoriété : communiquer pour faire connaitre votre association à de potentiels pratiquants ou financeurs,
    • La sensibilisation : pour faire connaître au grand public votre mission et la cause pour laquelle votre association agit.

Participer au forum des associations vous permet de récupèrer non seulemet des adhérents mais aussi de trouver des bénévoles pour votre association.

Mettre ces objectifs au clair vous permet à la fois d’y attribuer les bonnes ressources, mais aussi de pouvoir donner des consignes claires à vos équipes et concentrer vos efforts.

preparer-forum-associations-objectifsPour préparer le forum cette année,
Tristan
ne sait pas par où commencer

Vos objectifs orientent en effet la manière dont vous allez vous préparer pour le forum. Soyez clair et précis dans leur définition, votre discours n’en sera que plus efficace et pertinent le jour J. 

Idéalement, définissez des objectifs chiffrés ! Il est plus facile de suivre leur accomplissement s’il y a un seuil à atteindre. Vous pouvez par exemple avoir des objectifs de recrutement (exemple : recruter 15 bénévoles). Cela donnera aussi un challenge à l’équipe mobilisée lors du forum : c’est un bon moyen de motiver les troupes !

preparer-forum-associations-participation

Communiquez sur votre participation au forum des associations 2022

Vous participez au forum des associations cette année ? Faites-le savoir autour de vous ! 

Pour cela, vous pouvez partager la nouvelle sur vos réseaux sociaux pour prévenir vos contacts, vos adhérents et vos adhérents potentiels de votre présence. Invitez-les alors à venir vous rencontrer et à échanger avec vous autour d’un café !

Plusieurs possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez par exemple lancer des invitations personnalisées par e-mail, mais aussi partager l’information sur vos réseaux pour toucher un maximum de personnes

Enfin, parce que la crise sanitaire n'est pas encore tout à fait derrière nous, n'hésitez pas à partager dans votre communication que votre stand sera compatible avec le contexte sanitaire.

Préparez des supports de communication pour présenter votre association 

Ne venez pas les mains vides ! La concurrence est rude au sein du forum des associations, vous devez chercher à vous démarquer.

Vous voulez que les visiteurs qui s’arrêtent à votre stand se souviennent de votre association. Pour cela, il est important qu’ils puissent conserver une trace de leur passage chez vous. 

Certains éléments de communication peuvent être très pratiques et peu coûteux comme des flyers ou des cartes de visite. Ils donnent aux visiteurs et aux personnes intéressées les informations principales sur votre association et vos actions. N’oubliez pas d’ajouter votre email ou numéro de téléphone pour que les personnes intéressées puissent vous recontacter facilement. 

Si votre association en a les moyens, n’hésitez pas à proposer des stylos, porte-clés, ouvre-bouteilles, et autres goodies (écoresponsables si possible !) que vous pourrez distribuer facilement aux personnes de passage sur votre stand. De quoi garder un souvenir impérissable de votre association !

Vous proposez des formes d'engagement originales comme le service civique ou le contrat de bénévolat ? Mettez-les en avant. En quelques mots : sortez du lot !

Restez visible sur vos réseaux sociaux pendant le forum des associations

Votre communication est tout aussi importante le jour du forum des associations. N’hésitez pas à partager des photos de votre stand et de vos membres à l'œuvre, cela permet de conserver le contact avec votre communauté. 

Les réseaux sociaux sont par ailleurs un excellent outil de diffusion. Ils vous permettent de partager vos actions en temps réel par des vidéos ou des photos. Vous pouvez par exemple publier des stories sur Instagram, Facebook ou encore Snapchat.  

Sur vos photos, assurez-vous de montrer subtilement votre prudence quant aux risques sanitaires. Le simple fait de voir des personnes se tenant à une distance raisonnable, éventuellement masquées, peut rassurer les personnes les plus réticentes.

Cela prouve par ailleurs votre sérieux et peut vous aider à marquer des points auprès d’éventuels adhérents.

De plus, les personnes qui vous suivent vos comptes sur les réseaux sociaux n’ont probablement pas toutes l’opportunité de vous rendre visite au forum des associations. Rendez-vous disponible, profitez-en pour leur offrir la possibilité d’assister à vos interventions et vos actions en direct du forum

Les réseaux sociaux ont cet avantage incontestable de vous offrir une plus grande visibilité, à vous de l’exploiter !   

preparer-forum-associations-communication

Préparez votre stand au forum des associations

Le jour du forum des associations, gardez à l’esprit que votre stand est la vitrine de votre association. C’est ce que les visiteurs voient en premier et ce qui leur donnera potentiellement envie ou non d’échanger avec vous. 

Mettez en avant vos activités, la cause que vous défendez, en bref, ce que vous faites ! Le message doit être clair. Mettez-vous à la place de vos visiteurs : cela doit être évident pour eux.

Il est donc indispensable que la première impression soit la bonne !

Comment mettre en place votre stand au Forum des associations 2022 et le rendre attrayant ?

Voyons maintenant comment faire pour que les visiteurs aient envie de venir vers vous. 

De nombreuses associations seront présentes pour présenter leur projet, pour éviter d’être noyé dans la masse il faut vous différencier. Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour vous permettre de rendre votre stand plus attrayant.

Pour que l’on reconnaisse votre stand au forum des associations, commencez par mettre en avant vos couleurs et votre logo. Vous pouvez par exemple porter le t-shirt de votre association, mettre en avant vos mugs, stylos ou autres goodies floqués. 

Pour afficher votre identité propre, vous pouvez personnaliser le stand en en faire le vôtre. Mettez des affiches, des plantes ou tout autre objet qui caractérise votre association et ce que vous faites. Toutefois, ne surchargez pas votre stand, veillez à garder l’espace suffisamment aéré et ordonné pour accueillir de la meilleure manière les personnes intéressées

Faites de votre stand un endroit accueillant. Quoi de mieux qu’une boisson comme du café ou du thé pour faciliter un premier échange ? Cela contribuera à apporter chaleur et convivialité à votre stand. 

Mettre en place une feuille de recensement peut être également très utile, elle vous permettra de récupérer les coordonnées des personnes intéressées et de les contacter par la suite. 

En bref, vous l’aurez compris, soyez visible

Préparez votre stand dans le respect des gestes barrières

Il est bien entendu impératif de rester vigilant face à l’épidémie du COVID-19. Pour cela, nous vous encourageons à prévoir quelques éléments pour assurer le respect des gestes barrières. 

En matière d’hygiène, disposez des bouteilles de gel hydroalcoolique sur votre stand, de sorte que toute personne puisse se désinfecter les mains à tout moment. 

Si vous attendez du monde et en fonction du contexte sanitaire, pensez à aménager l’espace en conséquence. Vous pouvez par exemple ajouter des bandes adhésives au sol pour délimiter les distances de sécurité d’un mètre entre chaque personne. 

Vous n’aurez en principe pas besoin de penser aux masques pour les visiteurs puisque celui-ci n'est plus obligatoire depuis début-2022. N'hésitez toutefois pas à en prévoir pour votre équipe. Cela peut rassurer les visiteurs les plus fragiles et démontre quoi qu'il arrive votre sérieux.

Comment assurer le bon fonctionnement de son stand au forum des associations 2022 ? 

Maintenant que votre stand est chouchouté et prêt à accueillir les premiers visiteurs, il est temps de répartir les tâches ! 

Il est important de définir le rôle de chacun pour le bon déroulement de la journée. Les visiteurs doivent être bien accueillis et guidés sans être submergés par toute l’équipe en même temps. 

Assurez-vous que chacun des bénévoles présents sur le stand maîtrise son sujet. Il pourra ainsi répondre plus efficacement et précisément aux questions des visiteurs. Vous pouvez par exemple créer des fiches mémo pour que les bénévoles aient accès aux bonnes informations concernant l’association. 

Cela ajoutera de la crédibilité, du sérieux et du professionnalisme à votre association.

preparer-forum-associations-visiteursSalma est parée :
son équipe est surmotivée !

Préparez-vous également aux différentes intensités de flux de visiteurs. Soyez suffisamment nombreux pour être en mesure de vous occuper de plusieurs visiteurs à la fois.

 Être en nombre vous permettre également de faire des pauses ou des roulements pour éviter les moments de mou dans la journée.

Pour rappel : ce moment doit avant tout être convivial et plaisant pour vous et vos bénévoles !

preparer-forum-associations-stand

Que faire après le forum des associations 2022 ?

Rester en contact 

Après le forum, ce n’est pas fini ! Le forum des associations n’est que le début d’un long chemin

Vous avez pu échanger avec des personnes intéressées par ce que vous faites, et c’est maintenant que tout se joue. Reprenez les adresses mails collectées au forum et restez en contact. 

Poursuivez les échanges, ne les considérez pas comme acquis ! Vous pouvez par exemple leur donner plus d’informations sur vos actions, les remercier d’être venus vous voir, partager le lien vers votre campagne d'adhésion en ligne, etc.

Partagez aussi le retour en image du forum des associations sur vos réseaux sociaux, remerciez les participants, envoyez une newsletter pour expliquer la suite… Bref, battez le fer tant qu'il est chaud !

Faites le bilan interne de votre participation au forum des associations 2022

Autre étape importante après le forum : le bilan. C’est le moment de faire le compte-rendu en interne.      

Vous allez maintenant pouvoir revenir sur vos actions et votre gestion de ce forum des associations. 

Demandez-vous par exemple :

    • Quels sont les résultats obtenus ?
    • Les objectifs fixés ont-ils été atteints ?
    • Quels sont les éléments qui ont bien fonctionné ?
    • Quels sont ceux qu’il faudrait améliorer ?

Une fois le bilan établi, vous aurez une idée plus claire de ce qui a fonctionné et ce qui est à améliorer ! Vous pourrez ainsi régler les éventuels problèmes internes, mais également valider votre stratégie en vue des prochains forums et événements associatifs ! 

Cet exercice est un bon indicateur et un réel gain de temps pour préparer vos prochains forums et évènements associatifs. Vous pouvez, par exemple, rédiger une fiche technique ou une checklist de choses à prévoir pour l’organisation de vos prochains évènements. 

preparer-forum-associations-contact

En bref

🎯 Quels supports de communication préparer pour présenter votre association ?

Cherchez à vous démarquer pour que les visiteurs se souviennent de votre association. Optez pour des éléments de communication pratiques et peu coûteux comme les flyers ou les cartes de visite. Si votre association en a les moyens, n’hésitez pas à proposer des goodies (écoresponsables si possible) ! En savoir plus

✅ Comment préparer votre stand dans le respect des gestes barrières ?

Créer un climat sain et sécuritaire en disposant des bouteilles de gel désinfectant sur votre stand. Collez des flèches au sol ainsi que des bandes adhésives pour éviter les croisements et respecter les distances de sécurité. Enfin, prévoyez des masques pour votre équipe. En savoir plus 

💬 Comment rester en contact avec les intéressés après le forum des associations ?

Reprenez les adresses mails que les visiteurs ont pu vous donner et restez en contact en leur donnant plus d’informations sur vos actions, remerciez-les d’être venus vous voir, etc. Partagez aussi le retour en image du forum sur vos réseaux sociaux et dans votre prochaine newsletter… En savoir plus

Téléchargez la checklist pour vous organiser pour le forum des associations !


preparer-forum-associations-reseaux-sociaux

Vous avez maintenant tous les trucs et astuces pour que votre participation au forum des associations 2022 soit une réussite tout en respectant les gestes barrières.

Gardez ces quelques conseils, munissez-vous des t-shirts de votre association, de vos masques et de vos plus beaux sourires (on vous assure que cela se voit !), vous pouvez partir l'esprit tranquille.

Pour en savoir plus sur la communication digitale des associations,
n'hésitez pas à télécharger notre guide gratuit :

Cta-image_Download-guide_communication-digitale-paysage 2

 

AdhésionsVie associative
Thâo
Newsletter AssoConnect
Recevez chaque mercredi matin nos infos et astuces pour gérer votre association
Articles recommandés
ComptabilitéOutils

Choisir son logiciel de comptabilité pour association : 7 critères

7 min
Antoine
GestionVie associative

Association et COVID : 10 ressources utiles pour vous adapter

3 min
Claire
Paiement en ligne

Paiement En Ligne pour Association : 6 Avantages

7 min
Corinne
  • Recherches fréquentes
  • Logiciel club de Football
  • Logiciel club de Basket
  • Logiciel club de Danse
  • Logiciel club de Judo
  • Logiciel club de Tennis
  • Solution associations
  • Solution de paiement en ligne pour association
  • Intranet pour association
  • ERP pour association
  • CRM pour association
  • Logiciel Association Gratuit
  • Logiciel Comptabilité Gratuit
  • Site Internet Gratuit
  • Ressources
  • Blog AssoConnect FR
  • Blog AssoConnect US
  • Formations pour association
  • Guides gratuits pour associations
  • OpenAsso
  • Newsletter d'AssoConnect
  • Entreprise
  • Qui sommes-nous ?
  • Notre engagement
  • L'équipe AssoConnect
  • AssoConnect Recrute
  • Page Presse
  • Contacter AssoConnect
  • Nous aider
  • Partenaires d'AssoConnect
  • Partenariats avec AssoConnect
  • Foire Aux Questions
  • Recherches fréquentes
  • Solution associations
  • Ressources
  • Entreprise

AssoConnect est conçu avec 💙 à ParisMentions légalesCGUVCGVPSPolitique de ConfidentialitéParamétrer les cookies