procès verbal association

Comment rédiger le procès-verbal de son AG d’association ?

Eva

Votre assemblée générale d’association va bientôt avoir lieu ? Bonne nouvelle ! Cette étape cruciale est l’occasion pour les membres de voter les décisions les plus importantes de votre structure.

Au cours de la réunion, pensez à établir un procès-verbal d’AG associative. Ce document permet d’attester la régularité des délibérations adoptées. En plus de constituer une preuve en cas de litige, il fournit aux membres et aux tiers des informations essentielles sur la gestion et l’évolution de l’association. 

Pour être utile à tous, le PV d’AG doit être rempli avec clarté, rigueur et précision. Dans cet article, nous vous dévoilons tout ce qu’il faut savoir pour réussir la rédaction d’un procès-verbal d’Assemblée Générale associative :

Prêt à vous livrer à l’exercice ?

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procès verbal association pourquoi le rédiger

Pourquoi rédiger un procès-verbal d’association ?

La rédaction d’un procès-verbal d’association présente de multiples intérêts, aussi bien pour ses dirigeants que pour ses membres et les tiers.

Pour prouver la régularité des décisions

C’est lors de l’Assemblée Générale (AG) que les membres se réunissent pour adopter les décisions majeures de la vie d’une association. 

Deux formes d’AG peuvent être convoquées :

  • l’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) : elle se réunit au moins une fois par an pour voter les décisions relatives à la gestion courante de l’association (approbation des comptes, fixation des cotisations…) ;
  • l’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) : elle se réunit exceptionnellement pour délibérer sur les décisions touchant à l’organisation de l’association (renouvellement des instances dirigeantes, modification des statuts, fusion, dissolution…).

Qu’il s’agisse d’une AGO ou d’une AGE, l’établissement d’un procès-verbal d’AG est un gage de sécurité juridique. Il sert de preuve en cas de contestation d’une décision par un membre ou un tiers, voire en cas de contentieux. 

Si la contestation concerne les conditions d’adoption d’une décision (quorum non atteint, comptage des bulletins, etc.), le procès-verbal sera également indispensable pour prouver la régularité des délibérations.

Enfin, que vous deviez organiser votre AG d’association à distance ou procéder à un vote électronique pour votre prochaine AG, le procès-verbal électronique constitue un mode de preuve valide, dès lors qu’il contient l’identité du signataire et qu’il ne subit aucune modification après sa signature.

Pour informer les membres et les tiers 

Le procès-verbal d’Assemblée Générale joue un rôle déterminant pour les membres de votre association. Grâce à lui, les absents peuvent rester informés des délibérations adoptées.

S’agissant des tiers, la tenue régulière du procès-verbal d’Assemblée Générale associative est tout aussi fondamentale.

Elle sert à justifier des décisions prises auprès des pouvoirs publics (en cas de subvention) ou des banques (en cas de prêt). Elle peut aussi délivrer des informations intéressantes aux potentiels donateurs ou aux futurs partenaires de l’association. 

Afin d’être opposable à tous, le procès-verbal d’AG doit être établi avec rigueur, clarté et précision. Il doit en outre faire figurer plusieurs mentions obligatoires.procès verbal association

Que doit contenir le procès-verbal d’association ?

Ce sont les statuts de votre association qui déterminent les règles de fonctionnement des Assemblées Générales. Le contenu du procès-verbal dépend donc des dispositions  préalablement définies dans ces statuts.

En l’absence de précision, certaines mentions doivent obligatoirement figurer dans le procès-verbal.

Les mentions obligatoires

Le procès-verbal d’Assemblée Générale associative doit faire apparaître les mentions suivantes :

  • l’identité de l’association (dénomination et adresse du siège social) ;
  • la date, l’heure et le lieu de l’Assemblée Générale ;
  • l’ordre du jour ;
  • l’organe délibérant (l’AGO, l’AGE, le conseil d'administration, le bureau…) ;
  • les noms du président de l’association et du secrétaire de l’Assemblée Générale ;
  • le mode de convocation de l’AG d’association et la date d’envoi de la convocation ;
  • les noms et fonctions des membres présents (pour cela, pensez à remplir la feuille de présence d’Assemblée Générale et à l’annexer au PV) ;
  • les noms et fonctions des membres représentés par procuration et ceux de leurs mandataires ;
  • l’éventuel quorum (s'il est exigé) ;
  • un résumé des débats et des interventions ;
  • le texte des délibérations soumises au vote ;
  • les résultats des votes pour chaque délibération (positifs, négatifs, abstentions, bulletins blancs et nuls) ;
  • l’heure de fin de séance ;
  • les noms et fonctions des signataires du procès-verbal.

Le procès-verbal doit également inclure en annexe l’ensemble des documents adressés aux membres et éventuellement soumis au vote, dont le rapport d’activité de l’association, le rapport financier et le rapport moral.

Il n’est pas nécessaire de transcrire l'intégralité des discussions. Le procès-verbal d’Assemblée Générale vise surtout à rendre compte des points les plus importants des échanges, des délibérations et des résultats des votes.

procès verbal association

Corinne a pris des notes pour n'oublier aucune mention dans son procès verbal !

La forme du procès-verbal d’Assemblée Générale

Pour être valide et bénéficier d’une force probante, le procès-verbal d’AG peut être présenté en version papier ou en version électronique, sous réserve d’être :

  • dûment complété avec toutes les mentions obligatoires ;
  • daté et signé par les membres habilités ;
  • établi sur des feuillets numérotés ;
  • classé et archivé.

Concernant sa valeur juridique, seul un procès-verbal valide aussi bien sur le fond que sur la forme peut servir de preuve devant les tribunaux. 

En cas d’erreur ou d’oubli, les délibérations votées encourent le risque d’être contestées, voire annulées. Cette situation peut être préjudiciable pour l’association si la délibération annulée lui permet de recevoir des subventions. 

Afin de faciliter la rédaction de votre procès-verbal, téléchargez gratuitement notre modèle de PV d'Assemblée Générale d'association loi 1901.contenu procès verbal association

Qui est chargé de rédiger et de signer le procès-verbal d’AG ?

Comme le contenu du procès-verbal d’AG associative, les membres chargés de rédiger et de signer ce document sont désignés par les statuts ou le règlement intérieur de l’association. En l’absence d’indication, quelques règles simples s’appliquent.

La rédaction du procès-verbal d’AG

Le plus souvent, ce sont les statuts ou le règlement intérieur qui définissent la personne censée rédiger le PV. Dans le cas contraire, la rédaction du procès-verbal d’Assemblée Générale est attribuée au secrétaire de l’association. 

La signature du procès-verbal d’AG

De la même manière, en l’absence de précision dans les statuts, la signature du procès-verbal d’Assemblée Générale incombe à la fois au président et au secrétaire de séance. 

En revanche, si votre association est reconnue d’utilité publique, les statuts doivent obligatoirement prévoir que le président et le secrétaire sont les signataires du procès-verbal d’Assemblée Générale.

La jurisprudence admet toutefois qu’en cas d'empêchement d’un signataire, le procès-verbal peut être signé par un représentant de même rang : 

  • le vice-président peut être mandaté pour signer à la place du président ;
  • le trésorier peut signer en lieu et place du secrétaire.

N’oubliez pas que les noms et fonctions du rédacteur et des signataires font partie des mentions à inscrire sur le procès-verbal !

rédaction procès verbal association

La rédaction du procès-verbal d’association est-elle obligatoire ?

L’établissement du procès-verbal d’Assemblée Générale associative n’est pas imposé, mais fortement recommandé. Pour rappel, il constitue la preuve de la régularité d’une délibération si celle-ci venait à être contestée devant un tribunal. 

Sa rédaction est néanmoins obligatoire si les statuts le prévoient ou si votre association :

  • est reconnue d’utilité publique ;
  • est soumise à l’impôt sur les sociétés ;
  • a contracté un emprunt.procès verbal association

Comment conserver et archiver le procès-verbal d’AG ?

Après avoir rédigé, daté et signé le procès-verbal d’AG, nous vous conseillons de le classer et de le conserver au siège de l’association. Les membres doivent pouvoir le consulter sur place à tout moment. 

Si votre association dispose d’un site internet, pensez à publier les procès-verbaux d’Assemblée Générale par voie dématérialisée afin d’en faciliter l’accès à tous.procès verbal association

Bertrand s'est facilité la vie en conservant
tous les procès-verbaux de son asso !

Bien que la tenue d’un registre ne soit pas obligatoire, il est préférable de classer et d’archiver vos procès-verbaux d’Assemblée Générale associative, soit dans le registre des délibérations, soit dans un registre spécialement prévu à cet effet. Idéalement, faites parapher ce registre par le président de l’association.

Veillez enfin à classifier et à ranger les convocations, les feuilles de présence d’Assemblée Générale, les procurations ainsi que les bulletins de vote dans un registre distinct. En cas de contestation ou de litige, ces documents pourraient vous être demandés en appui du procès-verbal.conserver procès verbal association

FAQ

🧐 Pourquoi rédiger un procès-verbal d’Assemblée Générale ?

Le procès-verbal d’AG est utile pour les instances dirigeantes de l’association en cas de contestation ou de litige : il permet de prouver la régularité des délibérations et des conditions dans lesquelles elles ont été votées. En savoir plus

👀 A quoi doit ressembler le PV d’association ?

Le procès-verbal peut être établi en version papier ou électronique et doit comporter plusieurs mentions obligatoires. Seul un procès-verbal valide sur le fond et sur la forme peut servir de preuve devant les tribunaux. En savoir plus

❓ Qui rédige et signe le procès-verbal d’Assemblée Générale ?

Les membres chargés de rédiger le procès-verbal d’AG sont généralement déterminés par les statuts de l’association. En l’absence de précision, la rédaction incombe au secrétaire de l’association, et sa signature revient au secrétaire et au président. En savoir plusquestions procès verbal association

Conclusion

Vous connaissez à présent toutes les obligations et bonnes pratiques pour réussir la rédaction de votre procès-verbal d’Assemblée Générale. Bien qu’il ne soit pas obligatoire, ce document peut devenir un allié précieux pour l’avenir de votre association, à condition d’être soigneusement rempli !

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